RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Stefan Berglund
Projektet närmar sig sitt slut men vad händer då? och sedan?
INFÖRANDET Avslutande del av genomförandefasen? Egen fas? Inledande del av projektavslutet? Utanför projektet? -Viktigt att detta planeras! Införandet specificeras i en kravspecifikation
PLANERING INFÖR INFÖRANDET - Vem är mottagare? Vilka var intressenterna? - Ansvarig för införandet? - Vilka krav ställdes i kravspecifikationen? - Störningsminimering? - Budget för drift? - mm
BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? Behov av andra kompetenser! Behov av annan styrning!
ÄNDRINGSKOSTNADER
REFERENSGRUPP Nyckelpersoner för lyckat införande -En positiv, delaktig, representativ referensgrupp och införandet går som en dans! Rationaliseringsprojekt extra känsliga vad gäller referensgrupp
AVSLUTA PROJEKTET Exempel på aktiviteter: 1) Överlämna projektets resultat 2) Uppföljning av tidplan 3) Uppföljning av förbrukade resurser Efterkalkyl 4) Utvärdera projektmetoder och samarbete Punkt 2, 3 och 4 ger värdefulla erfarenheter!
AVSLUTA PROJEKTET 5) Utvärdera individers insatser Ge feedback! 6) Avveckla projektgruppen KickOut! 7) Avsluta projektkonton 8) Dokumentera och arkivera
ÖVERLÄMNANDET En leverans eller flera delleveranser? Leveransrapport - Leveransgodkännande Bedömning av resultat
EXEMPEL PÅ DELLEVERANSER Förstudie Planering Uppdragsbeskrivning, Förstudierapport, Lösningsförslag, Pilotprojekt, Kravspecifikation Projektplan, Budget, Underlag för resursanskaffning
EXEMPEL PÅ LEVERANSER Genomförande Avslut Uppdaterad projektplan, Prototyp, Statusrapporter, Produkt, Dokumentation, Införd produkt, Testprotokoll, Leveransgodkännande Slutrapport
SLUTRAPPORTERING Skilj på följande dokument: Leveransgodkännande - Rapport till beställaren, för underskrift Slutrapport - internt dokument med erfarenheter från projektarbetet
SLUTRAPPORT Bakgrund, syfte och effektmål Projektmål och avgränsningar Beställare och projektledare Utvärdering om av mål * Analys av projektförlopp * Kvalitetsuppföljning * * Förklaras ytterligare
UTVÄRDERING AV MÅL Har vi tillfredställt beställaren? - Projektmål - Pris (efterkalkyl kontra förkalkyl) - Leveranstid (verklig kontra uppskattad) - Effektmål???
ANALYS AV PROJEKTFÖRLOPP Milstolpar och beslutspunkter Tidsplan Resurser Riskhantering Verifiering av beslut Kommunikation och rutiner Projektorganisation
PROJEKTORGANISATION Projektmodell Projektgrupp Styrgrupp Referensgrupp Linjeorganisationen Lokalisering
PROJEKTORGANISATION Projektmodell Projektgrupp Styrgrupp Referensgrupp Linjeorganisationen Lokalisering Reflektera över: Gruppsammansättning Samarbeten Kommunikationsflöden Beslutsprocesser Gruppens utveckling - Kommentera och rekommendera!
KVALITETSUPPFÖLJNING Resultat - Produktkrav - Kundens upplevelse Projektet - Projektkrav - Utvärdera metodik - Utvärdera strategier
AVVECKLA PROJEKTGRUPPEN Förbered projektgruppen Återlämna interna resurser Avskaffa externa resurser Avveckla dig själv!?
KÄNSLOMÄSSIGT VAKUUM Viktigt att förbereda projektdeltagare - Upplevelse av förlust - Personligt misslyckande - Dåligt självförtroende Vid nedläggning av projekt, synliggör motiv!
FÖRVALTNING Förvaltningsarbetet ej en del av projektet Planeringsarbete inför förvaltning? Processer Roller och ansvar Dokument och mallar Undervisning Budget för förvaltning!
UPPFÖLJNING Effektmätning sker en tid efter avslutat projekt När? Vem? Hur? Projektledaren eller beställaren? Referensmätning - Fungerar projektet? - Är rätt projekt beställt?
DOLDA BRISTER Slarvigt utförda moment görs om Garantibesiktning avslöjar fel som ska åtgärdas Användning och slitage kan ge fel Tids- och kostnadsjakt kan ge problem - Kvalitet kostar!
EKONOMI
LÄGGA NER PROJEKT Det läggs ner för få! Bristfälliga projekt Orealistiska projekt Omprioriteringar Omvärldsfaktorer Dokumentera även misslyckade projekt!!!
HINDER ATT LÄGGA NER PROJEKT Prestige Dålig uppföljning av kostnader och mål Beställare, Projektledare och framför allt Styrgruppen vågar ej fatta beslut! Projektdeltagare förälskade i projektet
MERFÖRSÄLJNINGSSTRATEGI Detta ska finnas med från första början! - Går det att sälja något mer till beställaren efter projektet? - Går det att sälja samma produkt till någon annan? - Behöver de hjälp även med förvaltningen?
NYA PROJEKT Ett lyckat projekt kommer sällan ensamt - Lycka till!