S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2009-05-07 DNR 9.3-2369/09 SSA 2009:10 Adolf Fredriks Musikklasser, Att: Lars-Göran Jacobsson Kopia: Agnetha Styrwoldt-Alfheim, Utbildningsförvaltningen samt Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ADOLF FREDRIKS MUSIKKLASSER Närvarande från Adolf Fredriks Musikklasser: Lars-Göran Jacobsson Rektor Robert Öberg Bitr. rektor Eva Rederkrans Skolkanslist Närvarande från stadsarkivet: Martin Ståhl Martin Lindberg Inspektionsförrättare Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Jaan Pannel, arkivarie, samt Kerstin Wall, arkivassistent. Jaan Pannel ersatte Agnetha Styrwoldt-Alfheim, arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Adolf Fredriks Musikklasser 2009-03-30. Skolan är en kommunal 4-9 skola med musikinriktning. Skolan inspekterades senast 1996. Stadsarkivet kunde vid inspektionen konstatera vissa brister i skolans hantering av allmänna handlingar, t.ex. gällande gallringen, arkivredovisningen och förvaringen. På andra områden hade skolan dock bättre rutiner. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Adolf Fredriks Musikklasser att: - Fastställa ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och koncept av betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter. - Förstöra handlingar under kontroll. - Verkställa gallring. - Använda papper, pennor, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos skolan. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Adolf Fredriks Musikklasser ska senast den 2009-12-31 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats.
Stadsarkivet rekommenderar Adolf Fredriks Musikklasser att: - Fastställa rektors ansvar. - Fastställa ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och skolan. - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. - Registrera e-post (och fax) i högre grad. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning ska endast göras om skolan själv har nytta av det.
ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts delvis Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Agnetha Styrwoldt-Alfheim, chef för administrativa avdelningen och direkt underställd förvaltningschefen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Jaan Pannel som förvaltningens representant. Rektorn för Adolf Fredriks Musikklasser, Lars-Göran Jacobsson, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Detta förhållande behöver fastställas formellt i skolans arkivinstruktion. Överlag bör ansvarsfördelningen mellan skolan och Utbildningsförvaltningen tydligt fastställas, t.ex. i delegationsordningen. Arkivinstruktionen har tagits fram centralt av Utbildningsförvaltningen. Här uppmanar stadsarkivet att man justerar arkivinstruktionen så att den stämmer överens med skolans organisation och arbetssätt. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Skolan har enligt uppgift ingen fastställd fördelning av arbetsuppgifterna som rör arkivet. Stadsarkivet uppmanar att man tar Utbildningsförvaltningens mall för detta till hjälp och i detta arbete specificerar vad var och en har för uppgifter och ansvar. Arkivorganisationen är ändå hanterbar och man vet vem som skall göra vilket arbete. Skolkanslisten fungerar som registrator och arkivhandläggare, med bistånd av en kollega vid behov. Den övriga personalen känner till fördelningen. Adolf Fredriks Musikklasser ska fastställa ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Skolan bör fastställa rektors ansvar. Skolan bör fastställa ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och skolan. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms av skolan som godtagbar inom administrationen, medan den övriga personalens kunskap om hur man handskas med allmänna handlingar bör fördjupas. Nyanställda och vikarier får ingen information om rutinerna kring hanteringen av allmänna handlingar.
Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Adolf Fredriks Musikklasser använder den dokumenthanteringsplan som är framtagen av Utbildningsförvaltningen och som finns för skolorna. Dokumenthanteringsplanen innehåller i dagsläget vissa brister och vid en inspektion av Utbildningsförvaltningen den 26 februari i år fick förvaltningen ett föreläggande att uppdatera planen. När dokumenthanteringsplanen är klar kommer skolan att informeras om detta. Skolan måste då se till att ta planen i bruk. Fastställda diarieföringsrutiner finns delvis Rutinerna för postöppning och registrering av allmänna handlingar har vissa brister. Postöppningen och diarieföringen i Diabas är central utan ersättare vid registrators frånvaro. Skolan använder sig inte av fullmakter för postöppning utan den sker på en oregelbunden basis. Viss post öppnas av registrator och viss post skickas vidare direkt till adressaten. Det finns inga regelbundna rutiner för att öppna och ta om hand medarbetarnas e-post under längre frånvaro, speciellt under sommaren. Både inkomna, upprättade/utgående och sekretessbelagda handlingar diarieförs. Adolf Fredriks Musikklasser behöver se till att all post, oavsett medium, tas om hand och ev. registreras samma dag den kommer in. Skolan bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Skolan bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. Skolan bör registrera e-post (och fax) i högre grad. Rutiner för arkivläggning finns inte Skolan anser sig inte ha rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmänna handlingar. Skolan bedömer också att det finns tveksamheter i rutinerna hur ett ärende kan följas.
Skolan ska upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Skolan ska upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och koncept av betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Inga förändringar i verksamheten är inplanerade. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Adolf Fredriks Musikklasser tillämpar de gallringsbeslut som finns för Utbildningsförvaltningen samt de generella gallringsbeslut som gäller för staden. Vid tidigare omnämnd inspektion av Utbildningsförvaltningen fick förvaltningen även ett föreläggande att värdera den information som finns på förvaltningen och på skolorna och som ännu inte utretts i gallringshänseende. Bl.a. handlar det om information i gemensamma system. När gallringsbeslut har fattats uppmanas Adolf Fredriks Musikklasser att börja tillämpa dessa. Gallringsbeslut tillämpas delvis Adolf Fredriks Musikklasser gallrar inte helt i enlighet med de beslut som hittills har fattats för Utbildningsförvaltningen. Det råder stor osäkerhet rörande det äldre materialet. Nyupprättat material ställs ned i arkivet i väntan på gallring, endast en del av detta tuggas i skolkanslistens rum. Stadsarkivet uppmärksammade skolan på att gallringsprotokoll inte längre behöver föras. Stadsarkivet tog också upp det faktum att typbevarandet av nationella prov nyligen har upphävts. Adolf Fredriks Musikklasser var tidigare typskola och har informerats om de nya gallringsbestämmelserna (se SSA 2009:5) av Utbildningsförvaltningen. Stadsarkivet underströk att gallring av provsvaren, utom de i svenska, förutsatte att resultatsammanställningar upprättades. Vill man gallra retroaktivt måste man alltså ta fram sådana sammanställningar om detta inte redan har gjorts. Möjligtvis kan skolan undantas ansvaret för att upprätta egna sammanställningar för de senaste åren eftersom dessa redan finns i Bosko, men detta måste först utredas med Utbildningsförvaltningen.
Skolan ska förstöra handlingar under kontroll. Skolan ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Adolf Fredriks Musikklasser har inga egna system utan använder de som förvaltas centralt, av stadsledningskontoret och Utbildningsförvaltningen. Arkivbeständiga produkter används delvis Skolan kunde inte med säkerhet ange om de papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer etc. som används lever upp till de tekniska krav som ställs i regelverket. Skolan måste därför försäkra sig om att rätt materiel används. Skolan ska använda papper, pennor, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Skolan bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns inte Adolf Fredriks Musikklasser har inte upprättat en arkivbeskrivning. En arkivförteckning finns delvis Adolf Fredriks Musikklasser har upprättat två arkivförteckningar. Den första förteckningen (Adolf Fredriks rektorsområde 1958-1981), är förd i sin helhet och en del av materialet är levererat till Stadsarkivet. Inget ytterligare leveransbehov finns. Förteckningen fr.o.m. 1981/82 är en bra början och utgångspunkt men den är inte förd så långt fram i tiden som det är möjligt, d.v.s. fram till utgången av år 2007, och omfattar heller inte alla de handlingar som ska redovisas. Intrycket är att den egentligen är en förteckning för Adolf Fredriks Musikklasser från tiden mellan 1981 och 1992. Skolan behöver se över strukturen i förteckningen och justera en del småfel. Alla organisationsförändringar måste synas i både arkivbeskrivningen och arkivförteckningen.
Gallringsbara handlingar redovisas inte De gallringsbara handlingarna måste redovisas överskådligt och förenklat tillsammans med arkivredovisningen. Detta kan ske på olika sätt, t.ex. genom att bifoga hanteringsanvisningarna eller de gällande gallringsbesluten till arkivförteckningen. Skolan ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos skolan. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik. Skolan ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Skolan ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Skolan bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning ska endast göras om skolan själv har nytta av det. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Adolf Fredriks Musikklasser förvarar allmänna handlingar i en arkivlokal samt i fyra dokumentskåp. Arkivlokalen levde upp till kraven i regelverket. Av de skåp som granskades var ett (skolkanslistens) i godkänd brandklass EI 120. De övriga tre levde inte upp till kraven då två skåp var i brandklass EI 60 och ett skåp var ett mer ordinärt dokumentskåp. Skolan måste införskaffa tre nya dokumentskåp som motsvarar kraven på rätt brandklass. Skolan ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv 2009-05-07
Martin Ståhl Inspektionsförrättare