2014-12-19 Projektplan Dnr LiU LIU-2012-01431 Utgåva: 5.0 1(18) Ny LiU webb Projektplan Mallversion: PP_liu_1.4.doc
2(18) Innehållsförteckning 1. Basfakta... 4 1.1. Godkännande av projektplan och bilagor... 4 1.1.1. Definitioner... 4 1.1.2. Bilagor... 4 1.2. Projektet, sammanfattning... 4 2. Idé och mål... 5 2.1. Bakgrund... 5 2.2. Koppling till effektmål... 6 2.3. Projektmål och målprioritering... 6 2.3.1. Projektmål... 6 2.3.2. Förväntat resultat... 6 2.3.3. Projektets prioritering... 7 2.3.4. Avgränsningar... 7 2.4. Förutsättningar och inberoenden... 7 2.4.1. Legala krav på statliga myndigheters webbplatser... 7 2.4.2. Projektsamband... 8 2.4.3. Inberoenden... 9 2.4.4. Styrande dokument... 9 3. Leverans och överlämning... 9 3.1. Leveransobjekt och godkännande... 9 3.1.1. Leveranser (sista datum)... 9 3.1.2. Mottagande organisation och realiserande av förväntad nytta... 10 3.1.3. Godkännandekriterier... 10 3.2. Överlämning, procedur... 10 4. Organisation... 11 4.1. Projektorganisation... 11 4.2. Bemanning... 12 4.3. Ansvar, befogenheter... 12 4.4. Kompetensutveckling... 13 5. Tidsplan och resursbehov... 13 5.1. Tidslinje... 13 5.2. Beslutspunkter, milstolpar... 13 5.3. Resursbehov... 13 5.3.1. Personresurser... 13 5.3.2. Utrustning... 13 5.4. Inköp... 14 6. Arbetsformer... 14 6.1. Arbetsmetod... 14 6.2. Dokumenthantering... 14 6.3. Avvikelse och ändringshantering... 14 6.4. Kvalitetssäkring, Projektanalys... 14 6.4.1. Projekt... 14 6.4.2. Resultat/Lösning... 14 6.5. Sekretess, säkerhet... 14 6.6. Kommunikationsplan... 14 6.7. Möten... 16 6.8. Kravdialog... 16 6.9. Administrativa rutiner... 16 6.10. Avveckling... 16 7. Risker och riskhantering... 17 7.1. Högst viktade riskerna 2014 03 21... 17
3(18) 8. Projektkalkyl... 17 8.1. Finansiering... 17 9. Referenser... 17 10. Tidslinje... 18 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar 0.1 2012 11 09 Första versionen 0.2 2013 02 18 Version för beslut 1.0 2013 11 05 Reviderad version, kompletterad med: Tid, riskplan och ändringshanteringsplan samt projektbudget. 2.0 2013 11 29 Reviderad version, kompletterad med: Uppdaterad riskplan. 3.0 2014 02 25 Reviderad version, kompletterad med: Förutsättningar och inberoenden; Legala krav på statliga myndigheters webbplatser. Uppdatering av de högst viktade riskerna. 4.0 2014 04 29 Reviderad version: Flyttat datum för beslut av: Effektkartläggning. Start upphandling. Beslut inriktning ny webborganisation. 5.0 2014 12 19 Reviderad version: Uppdaterad tidlinje. Planerade revisionspunkter Utgåva Datum Kommentar 2.0 2013 12 10 Komplettering med tidpunkt för lansering (förankrad hos mottagaren), uppdatering av de högst viktade riskerna. 3.0 2014 02 25 Komplettering avseende legala krav som ställs på en webbplats: PUL, Förordning (2001:526), allmänna offentliga handlingar, arkiveringsprinciper m.m. Uppdatering av de högst viktade riskerna. 4.0 2014 04 30 Uppdaterad tidplan. 5.0 2014 06 18 Komplettering av: effektmål, slutgiltiga projektmål, förväntat resultat (leverans) från projektet med koppling till verksamhetens mål och strategier, nyttokalkyl, identifierade och dokumenterade följdkostnader för projektet (i förvaltning). Uppdatering av de högst viktade riskerna. 5.0 2014 09 29 Komplettering med överenskommelse med mottagaren för realisering av nytta. Uppdatering av de högst viktade riskerna.
4(18) 1. Basfakta 1.1. Godkännande av projektplan och bilagor Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare: Kent Waltersson Mariethe Larsson Projektledare: Jan Svensson 1.1.1. Definitioner Ord/förkortning/akronym Förklaring CMS Content Management System innehållshanteringssystem med tillhörande Web Content Management System (WCMS, på LiU bl.a. Polopoly)) Lisam Interaktiv lärmiljö för LiU LMS Learning management system/kursskal/lärplattform PPS Praktisk projektstyrning (rekommenderad projektmetod vid LiU). 1.1.2. Bilagor Nr Namn 1. Nya LiU.se en plan 2. Ny LiU webb kalkyl 3. Kommunikationsplan 4. Riskhanteringsplan 5. Ändringshanteringsplan 1.2. Projektet, sammanfattning I projektplanen för den externa webben anges syfte och måldefinition för webbplatsen, målgruppskoncept, teknisk lösning, webbstrategi, informationsarkitektur och innehållsstrategi. Även frågor rörande organisation av webbarbetet och effektivisering och konsolidering av teknisk infrastruktur ingår i detta uppdrag.
5(18) 2. Idé och mål 2.1. Bakgrund LiU:s webb har vuxit organiskt under lång tid, och har i dagsläget en omfattning och användning som är komplex och svåröverblickbar. Omfattningen sträcker sig från startsidan för www.liu.se över flera målgruppsspecifika huvudingångar samt avdelningar för fakulteter, institutioner (motsv.) och centra, ner till skyddade avdelningar på enhets och kursnivå. Inte heller den bakomliggande tekniken är koherent, då flera institutioner driver egna servrar och inte använder samma webbpubliceringsverktyg. Samtidigt kan det konstateras att webben i dag är den viktigaste kommunikationskanalen mot flera av universitetets målgrupper. Det innebär att hur universitetet väljer att synas på webben, vilka uttrycksformer, budskap och funktioner som används får en direkt återverkan på hur LiU:s varumärke uppfattas, i Sverige och i världen. Webben blir härigenom ett av universitetets viktigaste verktyg för att realisera visionen om att vara Sveriges bästa utbildningsuniversitet och adressera de målsättningar som utpekas i LiU:s nya strategikarta. Eftersom LiU webben inte är enhetlig så kommer den bild som ges av verksamheten, och det sätt på vilket LiU kommunicerar med olika målgrupper, inte att vara optimala. För att skapa bättre enhetlighet, öka effektiviteten i arbetet samt i förlängningen bygga LiU:s varumärke starkare behöver därför ett arbete göras vars mål är att lansera en ny och sammanhållen LiU webb. Mallversion: PDI_nyliuwebb_20120119.docx Ett sådant projekt är omfattande och behöver brytas ner i ett antal delprojekt och delmål som dels gör arbetet hanterbart, dels ger tydliga brytpunkter för beslut och förankringsarbete. Arbetet inleddes våren 2012 då utvecklingsrådet beviljade medel för en förstudie (dnr LiU 2011 02062, Ny LiU webb 2013 ), vars uppgift var att undersöka projektets omfattning, arbetsgång och ungefärlig tidsram för när en ny LiU webb kan lanseras. Förstudien redovisas i dokumentet Nya LIU.SE 2014, som föredragits av den centrala webbsamordnaren för kommunikationsdirektören och IT direktören i augusti 2012. I slutet av vårterminen 2012 genomfördes en sedan länge planerad ansiktslyftning av LiU webben som i huvudsak handlade om att anpassa formen på LiU:s webb till den generella grafiska profilen samt göra en ny, mer målgruppsanpassad förstasida. Själva informationsstrukturen i LiU webben förändrades däremot inte utan alla undersidor har behållit sitt innehåll men med ett nytt utseende. Följande projektplan utgår från PDI:n för förstudien samt själva rapporten och föreslår en projektorganisation som kan hantera ett antal delprojekt/mål byggt på den genomförandeplan som rapporten beskriver. Av PDI:n för projektet Ny LiU webb framgår att en uppdelning av publik och intern webb är önskvärd, där den publika webben bör ges en tydlig målgruppsanpassning utifrån Linköpings universitets vision medan den interna webben bör ges karaktären av ett intranät. Samtidigt med förstudien rörande en ny LiU webb har två andra förstudier genomförts (se Ny studentportal respektive Förstudierapport LMS på LiU ). I skärningen mellan dessa tre förstudier framkommer en målsättning för hela arbetet med att strukturera LiU:s webb: ett LiU på webben. Inom ramen för projektet Lisam, som ingår i det pedagogiska språng rektor initierat vid LiU, realiseras nu ett första steg interaktiv lärmiljö. Den långsiktiga målsättningen är att skapa ett virtuellt campus för Linköpings universitet.
6(18) 2.2. Koppling till effektmål En effektkartläggning i syfte att ta fram prioriterade effektmål, målgrupper och intressenter har genomförts under projektets konceptfas. Kartläggningen ska dokumenteras och även ange hur målen ska uppnås och av vem. Nr Effektmål Koppling till LiU:s strategikarta E1 Lyfta fram Linköpings universitets utbildningsutbud på ett konkurrenskraftigt sätt för att guida Attrahera och examinera eftertraktade studenter och doktorer för ett hållbart samhälle i en föränderlig värld. studenter att göra ett välinformerat studieval. E2 Skapa intresse för LiU:s forskning på ett trovärdigt och mer attraktivt sätt. Skapa och sprida forskningsresultat med internationell genomslagskraft. E3 Inspirera och guida till samverkan med LiU. Vidareutveckla och stärka samverkan med det omgivande samhället + Bidra till en samhällsutveckling baserad på kunskap. E4 Lätt att hitta rätt Attraktiva akademiska mijöer. 2.3. Projektmål och målprioritering 2.3.1. Projektmål Projektets målsättning är att skapa en ny och sammanhållen LiU webb samt föreslå och initiera en ny webborganisation som samordnar och stödjer detta. Den nya webbplatsen ska befrämja de övergripande verksamhetsmålen för utbildning, forskning och samverkan som de uttrycks i LiU:s strategikarta. Vidare ska webbplatsen aktivt förmelda universitetets kärnvärden som de uttrycks i varumärkesplattformen. Visionen för nya liu.se är: Nr Projektmål Koppling till effektmål 1 Ett LiU på webben E1,E2,E3,E4. 2 En webbstrategi som aktivit stödjer E1,E2,E3,E4. verksamhetens möjligheter att förverkliga effektmålen. 3 En informationsarkitektur där E1,E2,E3,E4. interaktionsdesign, innehållsstrategi och grafisk form aktivt stödjer identifierade användningsmål som i sin tur stödjer effektmålen. 4 Förslag på en ny webborganisation som tydligt stödjer verksamhetens arbete att förverkliga effektmålen och som är väl förankrad. E1,E2,E3,E4. 2.3.2. Förväntat resultat En ny publik webbplats lanserad senast november, överlämnad till förvaltning senast december.
7(18) Innehåll och lösningar/funktioner som enligt konceptet är högst prioriterat för att uppnå effektmålen. Konceptuellt ramverk (webbstrategi, innehållsstrategi) som syftar till att stödja verksamheten att skapa innehåll som förverkligar användningsmål och effektmål. Förslag på och initierad ny webborganisation. 2.3.3. Projektets prioritering Prioritering: 1 Kvalitet 2 Tidpunkt 3 Kostnad 2.3.4. Avgränsningar Projektet handlar om den publika delen av LiU:s webb, d.v.s. den del som vänder sig till externa besökare. Utgångspunkten är att studenter och anställda vid LiU inte utgör externa målgrupper (bibliotekets webb undantaget). Interaktiv lärmiljö, verktyg för samarbete och andra intranätsrelaterade funktioner hänförs till egna projekt. Däremot ingår det i projektet att motivera och definiera själva avgränsningen till ett framtida intranät. Alla övriga webbtillämpningar med LiU som avsändare och som riktar sig till, eller är tillgängliga för identifierade externa målgrupper, ingår i projektets uppdrag. Det omfattar därmed allt från tillämpningar med s.k. sociala medier till gränssnitt och applikationer som på olika sätt är publikt tillgängliga via internet. Vidare kommer projektet att ta fram och tillhandahålla: Strategier och vägledningar för hantering av innehåll. Utbildning i webbstrategi och utbildningsstrategi. Utbildningar i CMS och tillhörande verktyg för webbpublicering. Övergripande grafisk profil (guidelines) för den externa webbplatsen. Samordning och support för nyproduktion och flytt av innehåll. Projektet kommer inte att: Projektleda respektive verksamhets nyproduktion och flytt av innehåll. Utveckla och etablera ett fullskaligt dokumenthanteringssystem. 2.4. Förutsättningar och inberoenden 2.4.1. Legala krav på statliga myndigheters webbplatser Arkivlag (1990:782) Beskriver hur innehåll på webbplatser ska betraktas som allmänna handlingar och ställer därmed krav på bevarande och tillgängliggörande (s Riksarkivets information). Föreskrift RRA FS 2009:2 (Riksarkivet) Tekniska krav för olika typer av elektroniska handlingar, bl.a. format för bevarande av webbsidor (se Riksarkviets informataion). E delegationens riktlinjer för automatiserad samverkan Syftar till att göra det så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. Handlar i praktiken om utformning av s.k. e tjänster som riktar sig till användare (se E delegationsens vägledningn för Webbutveckling).
8(18) E delegationens riktlinjer för webbutveckling Syftar till att webbplatser, e tjänster m.m. inom offentlig sektor kan användas av så många som möjligt på ett så enkelt sätt som möjligt. Ger stöd för att åstadkomma en bättre samverkan i offentlig sektor, förbättrad tillgänglighet, stöd i upphandling och processtöd. E delegationens riktlinjer för sociala medier Vägledande riktlinjer för myndigheter med inventering och tolkning av de lagar och författningar som berörs. Fungerar som stöd till den som arbetar såväl praktiskt som juridiskt med sociala medier. Förordning (2001:526) om de statliga myndigheternas ansvar för genomförandet av handikappolitiken Myndigheterna ska särskilt verka för att verksamhet, information och lokaler är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning, bl.a. i form av inventeringar och handlingsplaner. Gällande krav på information är WCAG 2.0 (Web Accessabiltiy Guidelines) den standard som tillämpas på EU nivå för webbutveckling (EU har ratificerat Konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning ). I Sverige tillämpas E delegationens Vägledning för webbutveckling. Som komplement använd de öppna riktlinjer för utveckling av tillgängliga mobilgränssnitt (framtagna av Funka). Personuppgiftslag (1998:204) (inkl. de s.k. hanteringsreglerna) Styr bland annat hur kontaktuppgifter med text och bild får publiceras på internet, gränsdragningar för publicering av kränkande uppgifter om person och skyldighet att tillhandahålla information om arkiv och register med personuppgifter. Språklag (2009:600) Styr språkanvändning i offentlig sektor, vilken information som ska finnas tillgänglig på minoritetsspråk (de nationella minoritetsspråken är finska, jiddisch, meänkieli, romani chib och samiska) och användning av det svenska teckenspråket. Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk Styr hantering av information riktad till de nationella minoriteterna om deras rättigheter enligt lagen. Övriga legala krav som projektet har att ta hänsyn till: Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk Offentlighets och sekretesslag (2009:400) Tryckfrihetsförordning (1949:105) Yttrandefrihetsgrundlag (1991:1469) 2.4.2. Projektsamband Projektet är i och med avsikten att skapa en sammanhållen LiU webb beroende av flera andra projekt som också utgör delmängder av den samlade närvaron för LiU på internet. Arbetet inom dessa (Lisam, Sesam, Ny studentportal, intranät, systemintegration samt innehållsleverantörerna : kursdatabas, studiehandbok, LPW m.fl.) och kravbilden gentemot innehållshanteringssystem (CMS), teknisk plattform och organisation för webbarbetet är viktiga förutsättningar för projektets genomförande. Även ett nära och väl fungerande samarbete mellan projektet, den centrala webbsamordnar funktionen samt IT avdelningen har avgörande betydelse.
9(18) 2.4.3. Inberoenden Nr. Beskrivning Ansvarig Slutdatum Kommentar 1 LISAM Peter Dalenius 2012 01 31 I förvaltning. 2 Sesam Fredrik Olsson 2014 01 31 I förvaltning. (Sogeti) 3 Studentportal Teddy Fredriksson 2012 09 30 Förvalningsansvarig (innehåll) av Studentportalsdelen i LISAM. I förvaltning. 4 Intranät 5 Bilda Erik Odell 2014 09 30 2.4.4. Styrande dokument Beslut Dnr LiU 2012 01431: Ny LiU webb 2014 (2013 02 25) LiU:s strategikarta Nya LIU.SE 2014 en plan Ny LiU webb 2014 Projektdirektiv 3. Leverans och överlämning 3.1. Leveransobjekt och godkännande 3.1.1. Leveranser (sista datum) Lev. nr. Beskrivning Datum 1 Analys 2014 02 26 2 Koncept (effektkartläggning) 2014 04 30 3 Förvaltningsplan 2014 09 29 4 Delleverans utbildnings och produktionsmiljö 01 31 5 Lansering 06 31 Enligt förstudiens genomförandeplan ska följande delprojekt genomföras, vilka i sin tur innehåller flera delmoment: Fas 1 analys: analys av verksamheten, analys av personella resurser, generell input från organisationen, målgruppsanalys, analys av konkurrenters webbplatser, teknisk analys. Fas 2 koncept: syfte och måldefinition för webbplatsen, målgruppskoncept, idéarbete, tekniska koncept, val av CMS, webbstrategi koncept, informationsarkitektur, wireframes, innehållsstrategi, förvaltningsplan, förankring av ny webborganisation, utbildningsplan. Fas 3 utveckling och produktion: innehåll, design, utveckling, test, lansering. I fas 3 ingår även samordning av nyproduktion och flytt av innehåll samt utbildning av användare (webbansvariga, webbredaktörer m.fl.) samt de som svara för drift och underhåll.
10(18) Inom varje fas finns en progression där de olika momenten utgör förutsättning för nästa steg i genomförandet (se bilaga 2 för detaljerad beskrivning av varje moment) medan andra moment löper parallellt. 3.1.2. Mottagande organisation och realiserande av förväntad nytta I projektets uppdrag ingår att föreslå en ny webborganisation. Det innebär i praktiken att mottagaren av projektets resultat inte från början är tydligt definierad. I takt med att arbete med förvaltningsplanen avslutas, kommer även mottagare av projektets resultat att behöva identifieras och i samband med det, dennes åtaganden för att realisera projektets förväntade nytta förtydligas och bekräftas. 3.1.3. Godkännandekriterier Styrgruppen godkänner slutrapport samt ingående leveranser. 3.2. Överlämning, procedur Projektet ska följa mallen för överlämning enligt PPS (Överlämningsdokument Slutgiltig). När denna checklista är godkänd kan projektet avvecklas.
11(18) 4. Organisation 4.1. Projektorganisation Beställare Universitetsdirektör: Kent Waltersson Kommunikationsdirektör: Mariethe Larsson Styrgrupp Universitetsdirektör: Kent Waltersson (ordf.) Projektledning Jan Svensson (projektledare) Fredrik Carlén (biträdande) Leverantörens projektledare Referensgrupp 1 Förvaltningsperspektiv Referensgrupp 2 Produktperspektiv Projektgrupp Sussanne A. Larsson Micaela Sjöberg Filip Wiltgren Charlotta Wångblad Arbetsgrupp 1 Projektgruppens deltagare sammankallar till grupper beroende på område, behov och aktiviteter Arbetsgrupp X Projektgruppens deltagare sammankallar...
12(18) Projektet organiseras enligt figuren ovan. Universitetsdirektör Kent Waltersson är tillsammans med kommunikationsdirektören Mariethe Larsson beställare av projektet. I styrgruppen sitter förutom dessa Anna Bergek, universitetslektor IEI, Lena Bernström, administrativ chef ISV, Roger Klinth, universitetslektor TEMA, Viktor Kraft, student ITN, Joakim Nejdeby, IT direktör LiU IT, Folke Sjöberg, professor, KLINV. Till projektledningen knyts två referensgrupper med uppdrag att vara rådgivande och att förankra. De ska fortlöpande ges möjlighet att lämna synpunkter på projektet och representerar olika intressegrupper i verksamheten. De båda referensgrupperna har varsitt fokus på dels förvaltningen av den nya webbplatsen, dels produkten Ny LiU webb. Referensgrupp för förvaltning av Ny LiU webb: Uppgifter: Rådgivande avseende resultatets inre struktur och uppbyggnad: Bakomliggande förvaltning som driftar webbplatsen, både innehållsmässigt och tekniskt. Successivt förankra resultatet i användarorganisationen. Ge råd och förslag till hur förvaltning och produktion ska utformas med hänsyn till gällande förvaltningsprinciper för Liu och teknisk plattform. Referensgrupp för produkten Ny LiU webb: Uppgifter: Rådgivande avseende resultatets funktionella innehåll och användning, d.v.s den webbplats som ska lanseras. Fokus på ett slutanvändarperspektiv, d.v.s. externa besökare. Ge råd och förslag till utformning och lösningar för webbplatsen inom ramen för kravbeskrivningen. Successivt förankra resultatet i förvaltningsorganisationen. 4.2. Bemanning Den operativa projektgruppen består av huvudprojektledaren (100 procent) och två biträdande projektledare (varav ena på 50 procent) som fungerar som stöd i genomförandet av projektplanens olika moment i främst analys och konceptfasen. I projektgruppen ingår fyra delprojektledare som ansvarar för följande områden: Struktur och innehåll: Charlotta Wångblad (100 procent). Organisation/förvaltning: Sussanne A. Larsson (100 procent). Teknik: Filip Wiltgren (80 procent). Ansvarig för respektive område kommer under projektets gång knyta medarbetare till arbetsgrupper i den omfattning som behövs för genomförandet. Verksamhetsansvariga kommer tidigt i projektet att kontaktas för de olika resursåtaganden som behövs. I takt med att projektet fortskrider och övergår i nya faser, kommer viss omfördelning av arbetsuppgifter och ansvarsområden i projektgruppen behöva göras. För att projektet ska kunna genomföras inom den föreslagna tidsplanen är det dock avgörande att projektgruppen kan jobba på heltid i projektet. 4.3. Ansvar, befogenheter I projektet används i stort sett PPS som styrmodell varför standardrollerna i PPS gäller. Beställaren ansvarar för ekonomi.
13(18) 4.4. Kompetensutveckling Projektet kommer resultera i en lösning som ska användas för hela LiU:s externa webb. Därför är utbildnings och kompetensutvecklingsinsatser för webbansvariga, webbredaktörer (motsv.) en särskild punkt i projektet. Projektet kommer eventuellt att resultera i nytt innehållshanteringssystem (CMS) med tillhörande webbpubliceringsverktyg, samt ny teknisk infrastruktur. Därför kan särskilda kompetenshöjande insatser för LiU:s webbtekniker (techweb) behöva genomföras. I synnerhet i samband med överlämnandet till förvaltning. 5. Tidsplan och resursbehov 5.1. Tidslinje Se bil. med uppdaterad tidslinje utifrån styrgruppbeslut 2014 12 10. 5.2. Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar gäller för projektet: Datum BP MS Beskrivning 2013 11 05 3 Reviderad projektplan 2014 02 26 5.1 1 Resultatet av analys 2014 06 18 5.2 Effektkartläggning 2014 06 18 5.3 Start upphandling 2014 06 18 5.4 Ny webborganisation inriktningsbeslut 2014 09 29 5.5 2 Avtal leverantör + Förvaltningsplan 01 31 5.6 Delleverans miljö för utbildning och innehållsproduktion 05 31 5.7 Slutleverans + Acceptanstest + Beslut om lansering 06 30 6 3 Godkänt projektresultat 08 31 7 + 8 Överlämning till förvaltning + Avslut 5.3. Resursbehov 5.3.1. Personresurser Projektet kommer, förutom projektgruppen, att dra nytta av resurser vid Kommunikations och marknadsavdelningen (central webbsamordnare, webmaster), LiU IT (teknisk webmaster, techweb) samt externa konsulter. Samtliga institutioner/enheter (motsv.) samt fakulteters webbansvariga och webbredaktörer kommer att bli inblandade i projektet. Likaså ett flertal medarbetare i olika funktioner som kommer att beröras genom deltagande i fokusgrupper, workshops m.m. 5.3.2. Utrustning Projektet har behov av att samla medarbetare och även inhyrda konsulter, därför behövs särskilda lokaler för detta. Övrig utrustning är begränsad till normal kontorsverksamhet för projektgruppens deltagare så som laptops, mobiltelefoner, tv skärm till projektkontoret och diverse programvara.
14(18) 5.4. Inköp Med utgångspunkt i resultatet av projektets analysfas, ska en kravspecifikation tas fram. Kravspecifikationen utgör i sin tur grunden för upphandling av bl.a.: Leverantör för teknisk implementering och utveckling av innehållshanteringssystem, CMS. Licenser för CMS (ev.) Grafisk design. Utbildningar i webbpublicering i CMS. Först när kravspecifikationen är klar går det att mer detaljerat bestämma kostnaderna för ovanstående punkter. Nuvarande version av projektbudget (se bil. 1: Ny Liu webb kalkyl) grundar sig därför på en uppskattning av det som behöver upphandlas samt projektets övriga kringkostnader, varför totalbeloppet kan komma att revideras. 6. Arbetsformer 6.1. Arbetsmetod Projektet följer i huvudsak LiU:s vedertagna projektmetod Praktisk projektstyrning (PPS). Särskild vikt läggs vid överenskommelser med mottagande förvaltning och styrgruppens beslutspunkter. De delar i projektet som omfattar funktionsutveckling kommer att kräva mer lättrörliga tillämpningar i syfte att undvika statiska inlåsningseffekter. Projektet genomförs enligt arbetsplanen i ett antal delmoment som leder fram till tydliga beslutspunkter. Enkät till besökare på befintlig webbplats, medarbetare och studenter, workshops med kravställare kommer att genomföras. Det övergripande syftet är att för LiU:s verksamheter skapa transparens och god insyn i projektet och möjlighet att aktivt delta och påverka projektets utformning. Sammantaget borgar tillvägagångssättet för en fortlöpande god förankringsprocess. 6.2. Dokumenthantering Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Statusrapport tas fram i samband med styrgruppsmöten. Fastställda dokument (t ex projektdirektiv, projektplan, protokoll, leveranser och slutrapporter) inom projektet diarieförs. 6.3. Avvikelse och ändringshantering Planering och uppföljning av tillkommande funktionalitet bestäms allteftersom projektet fortskrider. Större avvikelser från plan hanteras i styrgruppen. 6.4. Kvalitetssäkring, Projektanalys 6.4.1. Projekt Kvalitetssäkring genomförs av styrgruppen. 6.4.2. Resultat/Lösning Se Avsnitt 3. 6.5. Sekretess, säkerhet Ingen sekretess förutses. 6.6. Kommunikationsplan Kommunikationsplanen behandlar projektets förankringsprocess, inte kommunikationen för projektets aktiviteter och genomförande.
15(18) Målgrupp Aktivitet Budskap/mål Kanal När Ledningsrådet Informera och föra dialog Ledningsrådsmöte med ledningsrådet. Prefekter (prefektmöte) Informera och föra dialog med prefektrådet. Fakultetsledningar Informera och föra dialog med fakultetsstyrelserna på minst ett möte per fakultet (4 st) Institutionsledningar Informera och föra dialog med institutionsstyrelserna, minst en gång per institution (14 st) LiU IT Dialog, diskussion, förankring Övrig IT personal vid LiU med koppling till webb Kommunikationsoch marknadsavdelning en Informatörer/ kommunikatörer Webbredaktörer, webmasters/webban svariga Särskilt identifierade enheter. Övriga anställda och intressenter de som är intresserade eller Dialog, diskussion, förankring Dialog, diskussion, förankring Dialog, diskussion, förankring Dialog, diskussion, förankring Dialog, diskussion, förankring Information, förankring, fråge och idéformulär Ny LiU webb ett stöd för LiU:s strategiska mål Ny LiU webb ett stöd för LiU:s strategiska mål Ny LiU webb ett stöd för LiU:s strategiska mål Ny LiU webb ett stöd för LiU:s strategiska mål Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Prefektrådsmöte Möte fakultetsstyrelser Möte institutionsstyrelser Informationsmöten, personliga möten, arbetsgrupper, referensgrupper, projektets webbplats Informationsmöten, personliga möten, arbetsgrupper, referensgrupper, projektets webbplats Avdelningsmöten, arbetsgrupper, projektets webbplats Informatörsmöten, personliga möten, arbetsgrupper, referensgrupper, projektets webbplats Polopolys förvaltningsråd, webbmöten på tek fak, work shops, arbetsgrupper, referensgrupper, projektets webbplats Personliga möten, arbetsgrupper, referensgrupper Projektets webbplats, personliga möten, 1 2 ggr år 2014, 1 gång år 1 2 ggr år 2014, 1 gång år 2014 02 01 till 04 30 2014 02 01 till 04 30 Okt 2013 till juni Okt 2013 till juni Okt 2013 till juni Okt 2013 till juni Okt 2013 till juni Okt 2013 till juni Okt 2013 till juni
16(18) Målgrupp Aktivitet Budskap/mål Kanal När berörda för utvalda arbetsgrupper, delar av processen referensgrupper Biblioteket Dialog, diskussion, förankring Att bidra till utvecklingen av ny webbplats Informationsmöten, arbetsgrupper, referensgrupper Okt 2013 till juni Projektets webbplats utgör noden i kommunikationen med medarbetare. Här har de möjlighet att kontinuerligt uppdatera sig med hur projektet fortskrider, återkoppla med idéer och synpunkter och anmäla sitt intresse för att delta. 6.7. Möten Styrgruppen träffas ungefär en gång per månad eller vid större projektavvikelser. Projektgruppen träffas minst en gång varje vecka eller vid behov. Projektledaren och/eller delprojektledarna har fortlöpande avstämning med centrala webbsamordnaren. 6.8. Kravdialog Kravdialog sker vid projektledarens möten med referensgrupperna och med beställaren. 6.9. Administrativa rutiner Grov tidsuppskattning görs fortlöpande i relation till projektets genomförandeplan. Tidrapporter/fakturering görs kvartalsvis till projektägaren. Externa leverantörer: Tid och resultatrapporter lämnas in av samtliga externa leverantörer varje månad (detta ska regleras i ingångna avtal) och redovisas regelbundet i projektets statusrapport. Attestregler: Samtliga kostnader (resor, material, konsultarvoden etc) inom projektet belastar projektnumret. Projektägare (Mariethe Larsson) godkänner faktureringsbelopp över 50 000 kr enligt särskild rutin i projektet. Projektnummer 2740990634 Projektekonom Anne Marie Fleetwood Attestordning Projektledare: Granskar och godkänner. Projektekonom: Attesterar. 6.10. Avveckling Projektet ska följa mallen för överlämning enligt PPS (Överlämningsdokument Slutgiltig). När denna checklista är godkänd kan projektet avvecklas.
17(18) 7. Risker och riskhantering Hantering av risker i projektet sker enligt särskild riskhanteringsplan (se bil. 4). 7.1. Högst viktade riskerna 2014 03 21 Värderingen av risker varierar över tid och uppdateras kontinuerligt. Nr Risk Sann. Kons. Total 18 Utvecklarresurs, tillgång och omfattning. 4 5 20 39 Att verksamheten flyttar över internt material 4 5 20 eftersom det inte finns tydliga alternativ 50 Bilda/Bilda på webb 4 5 20 5 Saknas mottagande organisation Innehåll 4 4 16 22 Att vi inte skriver en korrekt/tillräcklig teknisk 4 4 16 kravspec. 23 Otillräcklig ev extern teknisk resurs/leverantör. 4 4 16 24 Otillräcklig ev extern design resurs/leverantör 4 4 16 32 Att någon ur projektgruppen faller bort. 4 4 16 41 Saknas mottagande organisation teknik 4 4 16 42 Otillräckligt med tid för verksamheterna att 4 4 16 ställa om och planera sina insatser. 43 Svårt att få loss folk till projektarbete p.g.a. kort 4 4 16 framförhållning 47 Att Sesam inte blir klart eller otillräckligt för 4 4 16 webbprojektets behov 51 Att vi lanserar en minisajt 4 4 16 52 Att vi inte får en tillräcklig handskakning på vad som ska göras av andra delar av förvaltningen. 4 4 16 8. Projektkalkyl Se bilaga 2 Ny LiU webb kalkyl. 8.1. Finansiering Projektet finansieras med 12 mkr genom indraget balanserat kapital enligt beslut dnr LiU 2013 00528. 9. Referenser Dokument som projektplanen refererar till: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Ny studentportal 2012 2 Förstudierapport LMS på LiU 2012 3 Projektplan LISAM steg 1 2012
18(18) 10. Uppdaterad tidslinje Uppdaterad tidslinjen utifrnå styrgruppens beslut 2014 12 10 om förlängning av projektet. 2013 2014 Kv. 3 Kv. 4 Kv. 1 Kv. 2 Kv. 3 Kv. 4 Kv. 1 Etablering Analys Koncept Etablering 2013-10-09 2014-02-28 14-06-18 Förankring 15-01-30 Reviderad projektplan Resultat analys Effektkartläggning Kv. 1 Kv. 2 Kv. 3 Kv. 4 Utv. och produktion Avslut Etablering -04-30 Delleverans av miljö för utbildning och produktion Förvaltningsplan 14-10 Slutleverans + Acceptanstest 15-11 Lansering 15-12 Överlämning till förvaltning