Handledning hantera förfrågan och lämna offert i IBX Quote Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support. Email: support@ibxgroup.com Telefon: +46 8 5534 6000
Innehåll Handledning hantera förfrågan och lämna offert i IBX Quote...1 Hur loggar jag in i IBX Quote första gången?...3 Lösenordspolicy...4 Inloggning för befintliga leverantörsanvändare...4 Direktinloggning...5 Hämta Förfrågan...5 Uppgifter om förfrågan...6 Hantera Förfrågan...8 Informera om att besvara förfrågan...8 Tacka nej till förfrågan...9 Anslagstavla...9 Skapa Offert...10 Offert... 10 Frågor... 12 Offertuppgifter... 13 Ange pris för en vara/tjänst... 13 Bilagor... 14 Granska och Skicka... 15 Skickad offert...16 Påbörjade offerter...16 Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 2
Detta dokument innehåller en grundläggande översikt av hur en förfrågan hanteras i IBX Quote, instruktion om hur du loggar in i IBX Quote samt lämnar svar på en förfrågan. Hur loggar jag in i IBX Quote första gången? Nedan beskrivs arbetsgången för att första gången logga in till IBX Quote och nå en förfrågan från Skanska. 1. Första gången du får en elektronisk förfrågan från Skanska så når du förfrågan genom att klicka på den länk som finns i mailet. Klickar du på länken kommer du till en inloggningssida. 2. På inloggningssidan så anger du a. Username = den mailadress som förfrågan skickades till b. Password = egendefinierat lösenord enligt nedanstående lösenordspolicy 3. På inloggningssidan kan du även bestämma om du för framtida förfrågan vill kunna logga in via en direktinloggningslänk. Om du accepterar direktinloggningslänk så måste du även ange hur länge en länk skall vara giltig för en förfrågan. Valet är 5-30 dagar räknat från sista svarsdatum eller från det att länken skapades. Rekommendationen är att sätta 30 dagar, vilket gör att du utan att ange användarnamn och lösenord kommer att kunna nå framtida förfrågan 30 dagar efter att du fått mailet eller att förfrågan gått ut. 4. Avslutningsvis klicka på fortsätt så kommer du in i IBX Quote. Skärmbild mail med förfrågan Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 3
Skärmbild inloggningsruta för ny användare i IBX Quote Lösenordspolicy Kravet för ett lösenord är att det måste bestå av minst 8 tecken måste innehålla åtminstone tecken från följande fyra kategorier: Versaler, gemener, siffror och specialtecken (t.ex. Passw0rd* men inte Password eller password) är giltigt i 90 dagar. Om lösenordet utgår får användaren vid första inloggningen automatiskt ett erbjudande om att ändra lösenord. Tillgång till förfrågningar och offerter kan inte garanteras om lösenordet inte ändras. Inloggning för befintliga leverantörsanvändare Om du har fått en förfrågan från Skanska tidigare så har du redan en inloggning till IBX Quote. Använd länken i mailet för att nå förfrågan och skapa din offert. Har du glömt ditt lösenord så kan du beställa ett nytt tillfälligt. Klicka på länken jämte Forgot Password, så skickas ett tillfälligt lösenord till dig. Det tillfälliga lösenordet är det enklast att kopiera och klistra in. Du uppmanas sedan att ändra det till ett nytt lösenord när du loggar in. Användarkontot är låst i 15 minuter efter 3 på varandra misslyckade försök att logga in inom de senaste 5 minuterna. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 4
Direktinloggning Om du för framtida förfrågan vill undvika att ange användarnamn och komma ihåg lösenord så kan du ange att du för framtida förfrågan vill kunna logga in med direktinloggning. Med direktinloggning avses att via en länk i mail direkt kunna nå förfrågan i IBX Quote utan att ange vare sig användarnamn och lösenord. Länken kan förmedlas vidare till kollegor. Vill du använda direktinloggning gå till fliken för användarprofil i IBX Quote och kryssa i valet för direktinloggning. Om du accepterar direktinloggningslänk så måste du även ange hur länge en länk skall vara giltig för en förfrågan. Valet är 5-30 dagar räknat från sista svarsdatum eller från det att länken skapades. Rekommendationen är att sätta 30 dagar, vilket gör att du utan att ange användarnamn och lösenord kommer att kunna nå framtida förfrågan 30 dagar efter att du fått mailet eller att förfrågan gått ut. Skärmbild användarprofil IBX Quote. Hämta Förfrågan Under fliken Förfrågningar visas förfrågningar med olika status. Du kan filtrera förfrågningarna genom att välja önskad status i rullgardinsmenyn och klicka på Sök. Om filtrering på Ny görs visas förfrågningar i datumordning. Förfrågningar som inte tidigare öppnats är markerade med *. Klicka på id-numret för att öppna önskad förfrågan. Även om sista svarsdatum har passerats och förfrågan har status Har gått ut, så är det fortfarande möjligt att besvara förfrågan. Vi ser dock helst att angivet sista svarsdatum beaktas och att kontakt med köparen på Skanska tas om önskemål finns att komma några dagar sent med en offert. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 5
Uppgifter om förfrågan Efter att ha klickat på förfrågans- id så visas information om den aktuella förfrågan. Viktig information om förfrågan är: Information och kontaktuppgifter till köpare Senaste svarsdatum för förfrågan Igångsättningstid för en entreprenad alternativt första leveransdag Upphandlingsföreskrifter Utkast till bekräftelse av avtal AF- del Ritningar och övriga bilagor Frågor som köparen på Skanska vill få besvarade Vilka poster som Skanska önskar få prissatta Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 6
Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 7
Hantera Förfrågan För en förfrågan så finns följande valmöjligheter: Informera om att du kommer att besvara förfrågan Tacka Nej till förfrågan Skapa Offert Importera offert (tidigare gjord offert) På kommande sidor beskrivs några av valmöjligheterna. Informera om att besvara förfrågan För att visa att du kommer att besvara förfrågan, klicka på knappen Jag skall besvara denna förfrågan och ange eventuellt gärna ett meddelande. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 8
Tacka nej till förfrågan För att visa att du inte avser att besvara förfrågan klicka på knappen Tacka Nej till förfrågan och ange gärna ett meddelande. Anslagstavla Längst ned i förfrågan finns en Anslagstavla, vilken möjliggör att besvara och skicka meddelanden till köparen. Vill du ställa en fråga till köparen ange ämne och meddelande. Kryssar du i Meddela mottagare via e-post går det ett mail till köparen. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 9
Skapa Offert Efter att du klickat på Skapa Offert så kommer du in i en steg för steg guide gällande vilka uppgifter som behövs för att besvara förfrågan. Nedan följer en beskrivning av respektive steg. Offert Under fliken offert finns möjlighet att ange En kort beskrivning av offerten Giltighetstid för offerten Om offerten avser en sidooffert eller inte. OBS: Det är möjligt att ange flera offerter för en förfrågan, ex en sidooffert och en vanlig offert. Kontaktinformation hos leverantören Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 10
Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 11
Frågor Under frågor så skall Skanskas frågor besvaras. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 12
Offertuppgifter Under offertuppgifter finns de varor/tjänster där Skanska efterfrågar priser. Klicka på länken för att nå prisformuläret. I exemplet nedan målningsentreprenad. Egna varor/tjänster kan även inkluderas i detta formulär. Möjlighet ges även att exportera samtliga poster till Excel, prissätta dessa i Excel och därefter importera informationen tillbaka igen. När import av prissatta poster görs så måste Excelfilen sparas som semikolon- (SKV) eller kommaseparerad (CSV) fil. Ange pris för en vara/tjänst För varje vara/tjänst ange pris och första leveransdag. Som alternativ till första leveransdag kan ledtid anges, dvs antal arbetsdagar från lagd order som leverans kan ske. Möjlighet finns även att komplettera med en bilaga, förtydliga med en beskrivning eller avslå en vara/tjänst. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 13
Nedan visas prissatt vara/tjänst. Bilagor Under bilagor kan bilagor gällande offerten inkluderas. Nedan visas hur det ser ut när en bilaga har inkluderats i offerten. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 14
Granska och Skicka Sista steget av arbetet med offerten innehåller en sammanställning över uppgifter om offerten. Är det något som justeras är det bara att gå tillbaka till en tidigare flik och ändra. Om du är nöjd med informationen klicka på Skicka Offert. Möjlighet finns även att spara offerten som en pdf- fil genom att klicka på Skriv ut. Efter att du klickat på Skicka Offert, så ges ett meddelande att offerten är skickad. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 15
Skickad offert Skickade offerter når du under Menyvalet Offerter. Påbörjade offerter Om du har påbörjat en offert så kan du antingen nå dessa längst ned i formuläret för förfrågan eller under Menyvalet för Offerter. Nedan har en filtrering på utkast gjorts i Menyvalet för Offerter. Vid frågor kring IBX Quote kontakta IBX Support, support@ibxgroup.com, +46 8 5534 6000 Sida 16