Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (1) Datum 2014-03-26 Vår referens Anne Mattsson Ekonomichef Anne Mattsson Tjänsteskrivelse Utfallsprognos 1, 2014 KN-KFÖ-2014-01059 Sammanfattning Kulturnämndens prognos för helåret 2014 är ett överskott med 3 500 tkr som enbart beror på fondintäkter som ska finansiera konstinköpen/investeringarna för året. Samtliga institutioners prognos för helåret är +-0. En viss osäkerhet finns kring resultatet på Malmö Museer men det är för tidigt på året att göra en annan bedömning. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att fastställa kulturnämndens utfallsprognos 1, 2014, enligt förslag i ärendet Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Utfallsprognos 1, 2014 Utfallsprognos 1, 2014 Beslutsplanering Kulturnämnden 2014-03-26 Ansvariga Elisabeth Lundgren Kulturdirektör SIGNERAD
Utfallsprognos 1 2014 Kulturnämnden
Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 2(17)
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 5 2 Uppföljning av verksamheten... 6 2.1 Viktiga händelser... 6 3 Uppföljning av ekonomin... 9 3.1 Resultaträkning... 9 Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 3(17)
Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 4(17)
1 Sammanfattning Kulturnämndens prognos för helåret är ett överskott med 3 500 tkr som enbart beror på fondintäkter som ska finansiera konstinköpen/investeringarna för året. Samtliga institutioner följer budget och visar +-0 på helåret. En viss osäkerhet finnas kring resultatet på Malmö Museer men det är för tidigt på året att göra en annan bedömning. Under våren kommer nya klimatiserade magasin bli inflyttningsklara på magasinet som ska rymma Malmö Museers och Malmö Stadsarkivs fotografiska samlingar. Totalt innebär det en flytt av 4 miljoner bilder från Malmö Museer och 3-5 miljoner bilder från Malmö Stadsarkiv. På Bergsgatan har nu lokalerna för det nya Stadsarkivet och biografen färdigprojekterats och bygget är i full gång. Stadsarkivet flyttar in i november 2014 och den nya biografen kommer att invigas i årsskiftet 2014/2015. Arbetet med det nya akvariet och en ny entré på Malmö Museer påbörjades i november 2013 och de berörda avdelningarna stängdes från och med den 4 november 2013. Med undantag för akvariet öppnar dessa delar av museet igen i sommaren 2014. Det nya akvariet beräknas kunna öppnas vid årsskiftet 2014/2015. Arbetet med en ny biblioteksplan för folk- och skolbibliotek i Malmö stad har påbörjats. Inledande samtal har förts med områdesbiblioteken och den nya planen ska i sin utformning innehålla mål som för samman bibliotekens utveckling, Kulturstrategin och Malmökommissionens målsättningar för ett socialt hållbart Malmö. Den nuvarande biblioteksplanen gäller t.o.m. 2014. Barnbiblioteksprojektet den nya benämningen är "Lilla Slottet" arbetar vidare med konceptutveckling av den framtida avdelningen för malmöbarn upp till och med åtta år. Brukarinvolvering är en vital del i projektet och under de senaste månaderna har såväl kvantitativa som kvalitativa undersökningar med barn och deras vuxna genomförts. Enheten Kultur för barn och unga har fått ett nytt och större strategiskt uppdrag att samordna kulturförvaltningens gemensamma barnkulturutbud. Detta uppdrag kommer att implementeras under året, bland annat genom utveckling av de förvaltningsövergripande verktygen kulturproceduren och natur- och kulturbussarna. Enhetschefen för Kultur för barn och unga kommer att vara sammankallande för kulturförvaltningens barn- och ungdomskulturansvariga, för att lyfta övergripande frågor som rör alla. Under årets första månader har viktiga kontakter knutits med grundskoleförvaltningen och förskoleförvaltningen, i syfte att hitta nya fördjupade samarbetsformer. E-arkivsprojektet genomförs enligt tidplan. Installation av e-arkiv klient är genomförd, i samverkan med fritidsförvaltningen genomförs tester av överföring av stadens äldre dokumenthanteringssystem DocuLive. Arbete med att förbereda upphandling av förvaltningslösning av det permanenta e-arkivet pågår. Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 5(17)
2 Uppföljning av verksamheten 2.1 Viktiga händelser Lokalprojekt På centralmagasinet kommer under våren nya klimatiserade magasin bli inflyttningsklara som ska rymma Malmö Museers och Malmö Stadsarkivs fotografiska samlingar. Totalt innebär det en flytt av 4 miljoner bilder från Malmö Museer och 3-5 miljoner bilder från Malmö Stadsarkiv. Det är olika materialtyper och tekniker som nitratnegativ, visitkort, album, papperskopior och dia. Att ha gemensamma lokaler för museets och stadsarkivets fotografiska samlingar kommer att ge synergieffekter ekonomiskt, lokalmässigt, personalmässigt framöver men även öka tillgängligheten. Färdigställandet av fotoarkiven har tvingats att tidigareläggas då ombyggnaden på Malmö Museer gör att fotosamlingen inte kan vara kvar i nuvarande lokaler. Att också flytta Stadsarkivets samling till magasinet gör att det inte byggs klimatiserade fotoarkiv på Bergsgatan. Samtidigt har ytterligare ett magasin om 1 500 kvm anpassats för de samlingar på Teknikens och Sjöfartens hus som flyttats under 2013. Lokalen som även omfattar en karantän för mottagning av föremål står nu inflyttningsklar. På Bergsgatan har nu lokalerna för det nya Stadsarkivet och biografen färdigprojekterats och bygget är i full gång. Stadsarkivet påbörjar sin flytt under sommaren 2014 och den nya biografen kommer att invigas i årsskiftet 2014/2015. Enligt de ursprungliga beräkningarna i ärendet skulle Folkets Bio investera i den verksamhetsspecifika inredningen och teknik i biografen men det har nu framkommit att de inte har de ekonomiska resurserna. Det har även krävts ändringar i bygget av både biografen och stadsarkivet och det mest ekonomiskt fördelaktiga är att förvaltningen tar dessa investeringar istället för att tilläggen läggs på hyran. Kulturskolan I den rapport som stadsrevisionen genomförde hösten 2010 togs de långa köerna upp, framförallt till pianoundervisningen. Under årets första månader har en digital pianostudio skapats för att bättre kunna möta behoven från malmöborna. Den digitala studion har flyttat in i det gamla teaterförrådet, som i sin tur har moderniserats med ett nytt funktionellt hyllsystem. En digital pianostudio innebär att fler elever kan spela samtidigt, vilket innebär att fler pojkar och flickor får plats på Malmö Kulturskola. Den digitala tekniken medger också att nya pedagogiska tekniker kan utvecklas. Stadsbiblioteket Arbetet med en ny biblioteksplan för folk- och skolbibliotek i Malmö stad har påbörjats. Inledande samtal har förts med områdesbiblioteken och den nya planen ska i sin utformning innehålla mål som för samman bibliotekens utveckling, Kulturstrategin och Malmökommissionens målsättningar för ett socialt hållbart Malmö. Den nuvarande biblioteksplanen gäller t.o.m. 2014. Arbetet fortsätter i entrén. Den nya karuselldörren mot söder och flytten av Café Arom från Cylindern var startskottet för att förbättra miljön i entrén för såväl personal som besökare. Ny reception kommer på plats sista veckan i april, då finns också det nya kassahanteringssystemet från Axlon installerat. Beställda medier flyttas ut i entrén och blir på så sätt mer lättillgängliga för besökarna. En ny bänk för väggfasta datorer är beställd och nya soffor kommer att placeras längs cylinderns ena vägg. Det återstår att möblera utrymmet mot Regementsgatan. Förberedelser för den nya serveringen har börjat och nu planeras en glasdörr som ska avgränsa serveringslokalen mot bibliotekets övriga lokaler. Dörren ska vara på plats under maj månad. Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 6(17)
Barnbiblioteksprojektet den nya benämningen är "Lilla Slottet" arbetar vidare med konceptutveckling av den framtida avdelningen för malmöbarn upp till och med åtta år. Brukarinvolvering är en vital del i projektet och under de senaste månaderna har såväl kvantitativa som kvalitativa undersökningar med barn och deras vuxna genomförts. På den nuvarande avdelningen syns arbetet med Lilla Slottet via en önskevägg där besökare kan beskriva eller illustrera hur man vill ha sitt bibliotek i framtiden. Ute i den publika miljön arbetar även två studenter som läser masterutbildningen Child Culture Design på HDK i Göteborg. Tillsammans med projektgruppen ansvarar de för att ta fram konceptbeskrivningen för det fysiska rummet. Malmö Museer Under 2014 kommer följande aktiviteter att prioriteras: Nytt akvarium och ombyggnader på Slottsholmen: Arbetet med det nya akvariet och en ny entré påbörjades i november 2013 och de berörda avdelningarna stängdes från och med den 4 november 2013. Med undantag för akvariet öppnar dessa delar av museet igen i sommaren 2014. Science Center Malmö: Museets övergripande program Science Center Malmö med stöd av EU:s strukturfond fortsätter enligt plan. Under 2013 färdigställdes de nya basutställningarna på Teknikens & Sjöfartens hus med den sista etappen av den vetenskapshistoriska utställningen. En invigningsfestival med en mängd olika aktiviteter planeras till den 26-29 juni och då invigs även den nya naturutställningen. Övriga utställningar: Minnesåret 1914-2014 kommer att uppmärksammas genom två utställningar. I maj öppnar "Baltiska utställningen; in situ" med foton från 1914 i storformat placerade i Pildammsparken. Under hösten invigs en utställning på Slottsholmen med temat 1914-hur levde vi då? Aktiviteterna samordnas med flera andra institutioner i staden som planerar aktiviteter med tema 1914. Kvinna 100: Projektet Kvinna 100 är en dokumentation av immigrantkvinnors liv och arbete i Malmö och till projektet har knutits Malmös första fristadsförfattare Parvin Ardalan. Arbetet kommer att presenteras i en utställning som kommer att färdigställas till Nordiskt Forum där projektet deltar. Enheten Kultur för barn och unga Kultur för barn och unga har fått ett nytt och större strategiskt uppdrag att samordna kulturförvaltningens gemensamma barnkulturutbud. Detta uppdrag kommer att implementeras under året, bland annat genom utveckling av de förvaltningsövergripande verktygen kulturproceduren och natur- och kulturbussarna. Enhetschefen för Kultur för barn och unga kommer att vara sammankallande för kulturförvaltningens barn- och ungdomskulturansvariga, för att lyfta övergripande frågor som rör alla. Under årets första månader har viktiga kontakter knutits med grundskoleförvaltningen och förskoleförvaltningen, i syfte att hitta nya fördjupade samarbetsformer. I grundskoleförvaltningen är kultur i skolan en viktig utvecklingsfråga där ett samlat grepp kommer att tas kring kultursamordning och Skapande skola. Mellan kulturförvaltningen och förskoleförvaltningen diskuteras samarbeten bland annat kring fortbildning av pedagoger. Stadsarkivet E-arkivsprojektet genomförs enligt tidplan. Installation av e-arkiv klient är genomförd, i samverkan med fritidsförvaltningen genomförs tester av överföring av stadens äldre dokumenthante- Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 7(17)
ringssystem DocuLive. Arbete med att förbereda upphandling av förvaltningslösning av det permanenta e-arkivet pågår. Ett ökat antal förfrågningar från såväl staden som allmänheten på vårt material har kommit under vintern. Detta kan delvis förklaras i att Stadsarkivet tagit in helt nytt/modernt material efter stadens omorganisation sommaren 2013. Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 8(17)
3 Uppföljning av ekonomin 3.1 Resultaträkning Resultaträkning Tkr Prognos 2014 Budget 2014 Avvikelse Intäkter Statliga/Regionala bidrag 30 519 30 414 105 Utförda tjänster 13 354 13 354 0 Fonder 2 455 2 455 0 Fonder, till inköp av konst 3 500 0 3 500 Entré 2 650 2 650 0 Avgifter 2 260 2 260 0 Försäljning 1 560 1 560 0 Elevintäkter 1 720 1 720 0 Övriga bidrag 33 951 29 176 4 775 Totala intäkter 91 969 83 589 8 380 Lönekostnader -133 989-133 347-642 PO-Pålägg -51 249-51 006-243 Övriga personalkostnader -185 238-184 353-885 Övriga kostnader -170 046-166 051-3 995 Lokalkostnader -85 269-85 469 200 Avskrivningar -8 671-8 521-150 Totala övriga kostnader -263 986-260 041-3 945-357 255-360 805 3 550 Kommunbidrag 363 384 363 384 0 Finansiella kostnader -2 629-2 579-50 Resultat 3 500 0 3 500 Nettokostnad -359 884-363 384 3 500 Totalt för förvaltningen Samtliga verksamheter visar för året ett +-0 resultat. Överskottet är summan av de avrop ur fonderna som kommer att göras för konstinköp. De verksamheter som prognosiserar budgetavvikelser finns förklarat efter respektive verksamhets resultaträkning. Fondmedel, till inköp av konst Tkr Prognos 2014 Budget 2014 Avvikelse Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 9(17)
Tkr Prognos 2014 Budget 2014 Avvikelse Utdelning ur fond januarifebruari 3 500 0 3 500 Resultat 3 500 0 3 500 En första uppskattning på hur mycket medel vi kommer att hämta ur fonderna i år. Malmö Stadsbibliotek Avgifter 2 190 2 190 0 Regionala, statliga bidrag 2 875 2 875 0 Utförda tjänster/ersättningar 2 060 2 060 0 Fonder 80 80 0 Försäljning 40 40 0 Övriga bidrag 2 475 2 475 0 Totala intäkter 9 720 9 720 0 Lönekostnader -39 285-39 085-200 PO-Pålägg -15 102-15 032-70 Övriga personalkostnader -54 387-54 117-270 Övriga kostnader -24 220-24 490 270 Lokalkostnader -24 010-24 210 200 Avskrivningar -2 940-2 790-150 Totala övriga kostnader -51 170-51 490 320-95 837-95 887 50 Kommunbidrag 96 637 96 637 0 Finansiella kostnader -800-750 -50 Resultat Nettokostnad -96 637-96 637 0 Malmö Stadsbibliotek Personalkostnaderna beräknas bli något högre än budget. Ett nytt städavtal beräknas minska kostnaderna dessutom har byggprojektet av den nya serveringen blivit fördröjd vilket innebär lägre lokalkostnader än vad som budgeterats. Årets kapitalkostnader prognosiseras att blir högre än budget då några investeringar kommer att ha kortare avskrivningslängd. Malmö Kulturskola Statliga och regionala 105 0 105 Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 10(17)
bidrag Utförda tjänster och ersättning 125 125 0 Entré Avgifter 70 70 0 Elevintäkter 1 720 1 720 0 Övriga bidrag 1 050 400 650 Totala intäkter 3 070 2 315 755 Lönekostnader -23 037-22 767-270 PO-Pålägg -8 675-8 590-85 Övriga personalkostnader -31 712-31 357-355 Övriga kostnader -4 285-3 885-400 Lokalkostnader -4 055-4 055 0 Avskrivningar -559-559 0 Totala övriga kostnader -8 899-8 499-400 -37 541-37 541 0 Kommunbidrag 37 609 37 609 0 Finansiella kostnader -68-68 0 Resultat Nettokostnad -37 609-37 609 0 Malmö Kulturskola Intäkterna beräknas bli högre p.g.a. nya lönebidrag och extra bidrag från Postkodlotteriet till El Sistema. Kostnaderna beräknas överstiga budget men det beror på satsningar i El Sistema som finansieras av extra intäkter. Malmö Museer Entré 2 300 2 300 0 Försäljning 900 900 0 Regionala och Statliga bidrag 22 169 22 169 0 Övriga bidrag 21 632 21 632 0 Utförda tjänster/ersättningar 1 821 1 821 0 Fonder 2 125 2 125 0 Avgifter Totala intäkter 50 947 50 947 0 Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 11(17)
Lönekostnader -33 850-33 850 0 PO-Pålägg -12 986-12 986 0 Övriga personalkostnader -46 836-46 836 0 Övriga kostnader -15 889-15 889 0 Lokalkostnader -24 778-24 778 0 Avskrivningar -3 822-3 822 0 Totala övriga kostnader -44 489-44 489 0-40 378-40 378 0 Kommunbidrag 41 827 41 827 0 Finansiella kostnader -1 449-1 449 0 Resultat Nettokostnad -41 827-41 827 0 Malmö Museer Förvaltningen väljer att inte ändra något i den budget som lagts och lägger prognosen på 0. Det är för tidigt på året för att göra en annan bedömning och förvaltningen återkommer i Dr1 när verksamheten varit igång i fyra månader. Malmö Konstmuseum Entré 350 350 0 Regionala och Statliga bidrag Utförda tjänster/ersättningar 2 699 2 699 0 510 510 0 Avgifter Försäljning Övriga bidrag 669 669 0 Fonder 250 250 0 Totala intäkter 4 478 4 478 0 Lönekostnader -4 802-4 802 0 PO-Pålägg -1 839-1 839 0 Övriga personalkostnader -6 641-6 641 0 Övriga kostnader -1 635-1 635 0 Lokalkostnader -63-63 0 Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 12(17)
Avskrivningar -74-74 0 Totala övriga kostnader -1 772-1 772 0-3 935-3 935 0 Kommunbidrag 3 935 3 935 0 Finansiella kostnader Resultat Nettokostnad -3 935-3 935 0 Malmö Konsthall Försäljning 600 600 0 Utförda tjänster/ersättningar Statliga bidrag/regionala bidrag 525 525 0 300 300 0 Övriga bidrag Totala intäkter 1 425 1 425 0 Lönekostnader -6 265-6 265 0 PO-Pålägg -2 398-2 398 0 Övriga personalkostnader -8 663-8 663 0 Övriga kostnader -6 245-6 245 0 Lokalkostnader -7 356-7 356 0 Avskrivningar -400-400 0 Totala övriga kostnader -14 001-14 001 0-21 239-21 239 0 Kommunbidrag 21 339 21 339 0 Finansiella kostnader -100-100 0 Resultat Nettokostnad -21 339-21 339 0 Malmö Stadsarkiv Statliga/regionala bidrag 2 266 2 266 0 Utförda tjänster/ersättning 1 490 1 490 0 Avgifter Försäljning 20 20 0 Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 13(17)
Övriga bidrag Totala intäkter 3 776 3 776 0 Lönekostnader -6 618-6 618 0 PO-Pålägg -2 495-2 495 0 Övriga personalkostnader -9 113-9 113 0 Övriga kostnader -2 254-2 254 0 Lokalkostnader -7 653-7 653 0 Avskrivningar -300-300 0 Totala övriga kostnader -10 207-10 207 0-15 544-15 544 0 Kommunbidrag 15 584 15 584 0 Finansiella kostnader -40-40 0 Resultat Nettokostnad -15 584-15 584 0 Kulturstödsenheten Entré Utförda tjänster/ersättningar 2 953 2 953 0 Övriga bidrag Totala intäkter 2 953 2 953 0 Lönekostnader -1 810-1 810 0 PO-Pålägg -700-700 0 Övriga personalkostnader -2 510-2 510 0 Övriga kostnader -68 833-68 833 0 Lokalkostnader -503-503 0 Avskrivningar -27-27 0 Totala övriga kostnader -69 363-69 363 0-68 920-68 920 0 Kommunbidrag 68 930 68 930 0 Finansiella kostnader -10-10 0 Resultat Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 14(17)
Nettokostnad -68 930-68 930 0 Kultur för barn och unga (KBU) Statliga/regionala bidrag 105 105 0 Utförda tjänster/ersättning Avgifter Övriga bidrag 1 400 0 1 400 Totala intäkter 1 505 105 1 400 Lönekostnader -3 662-3 662 0 PO-Pålägg -1 393-1 393 0 Övriga personalkostnader -5 055-5 055 0 Övriga kostnader -8 577-7 177-1 400 Lokalkostnader -845-845 0 Avskrivningar -49-49 0 Totala övriga kostnader -9 471-8 071-1 400-13 021-13 021 0 Kommunbidrag 13 039 13 039 0 Finansiella kostnader -18-18 0 Resultat Nettokostnad -13 039-13 039 0 Kultur för barn och unga (KBU) Avvikelserna på intäkterna har att göra med subventioner från Riksteatern Skåne som också påverkar årets programinköp med motsvarande belopp. Sommarscen Statliga/regionala bidrag Utförda tjänster/ersättning 350 350 0 Avgifter Övriga bidrag 2 725 0 2 725 Totala intäkter 3 075 350 2 725 Lönekostnader -2 350-2 178-172 PO-Pålägg -926-838 -88 Övriga personalkostna- Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 15(17)
der -3 276-3 016-260 Övriga kostnader -9 448-6 983-2 465 Lokalkostnader -286-286 0 Avskrivningar -61-61 0 Totala övriga kostnader -9 795-7 330-2 465-9 996-9 996 0 Kommunbidrag 10 015 10 015 0 Finansiella kostnader -19-19 0 Resultat Nettokostnad -10 015-10 015 0 Sommarscen Budgetavvikelserna beror på bidrag från Malmö Stad till Nordisk Forum som påverkar både kostnader och intäkter. Kulturkansli Statliga/regionala bidrag Utförda tjänster/ersättning 3 520 3 520 0 Avgifter Försäljning Övriga bidrag 4 000 4 000 0 Totala intäkter 7 520 7 520 0 Lönekostnader -12 310-12 310 0 PO-Pålägg -4 735-4 735 0 Övriga personalkostnader -17 045-17 045 0 Övriga kostnader -28 660-28 660 0 Lokalkostnader -15 720-15 720 0 Avskrivningar -439-439 0 Totala övriga kostnader -44 819-44 819 0-54 344-54 344 0 Kommunbidrag 54 469 54 469 0 Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 16(17)
Finansiella kostnader -125-125 0 Resultat Nettokostnad -54 469-54 469 0 3.1.1 Prognos Kulturnämndens prognos är ett överskott med 3 500 tkr vilket enbart beror på fondintäkter som ska finansiera konstinköpen som nu bokförs som en investering och tillförs anläggningstillgångarna. Samtliga institutioner lämnar en prognos på +-0 för helåret. En osäkerhet finns kring Malmö Museers resultat men det är i nuläget inte möjligt att göra en annan bedömning och förvaltningen återkommer i DR1, då verksamheten då varit igång fyra månader, och om man då ser en utveckling som gör att prognosen för helåret måste justeras. Kulturnämnden, Utfallsprognos 1 2014 17(17)