Fastställd den: 061129, RE-beslut 189-06 Ersätter enhetschefsbeslut 1-06 De te fabula narratur Det är om dig det berättas här ARKIVBILDNINGSPLAN för räkenskaper Luleå tekniska universitet Gäller fr.o.m. 2006.01.01
Arkivhjälpen Alpha Håkan Olsson Version 2006-06-05 Innehållsförteckning ARKIVBILDNINGSPLAN... 2 Räkenskapssystem... 2 Räkenskapshandlingar... 2 Bevarande av räkenskapshandlingar... 3 Gallring av räkenskapshandlingar... 3 Verifikationer i EU-projekt... 3 Diarieföring av räkenskapshandlingar... 4 Avställning av räkenskapshandlingar... 4 Bilaga 1. Handlingar som årligen bevaras i årsredovisningar/bokslut med specifikationer, G1A... 5 Bilaga 2. Tillämpningsbeslut av RA-FS 1991:6 (1997:6 ändrad och omtryckt) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse... 6 Arkivbildningsplan: Tablå över serier... 8 1
ARKIVBILDNINGSPLAN Räkenskapssystem Räkenskapssystemet Agresso bestående av grund-/huvudbokföring, leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsregister fr.o.m. 1999, projekt- och tidredovisning, budgetering och budgetuppföljning omfattar huvuddelen av räkenskapsserierna vid LTU sedan införandet 1997, se tablå sid. 7. LTU har egen licens och kör systemet på egna servrar. All redovisning av löner och kostnadsersättningar till anställda går genom Palasso. Detta tillhandahålls av WM-data. Resekostnadsersättningar redovisas i Tur&Retur sedan 1996. Uppgifterna överförs månatligen till Palasso och därifrån likaså månatligen tillsammans med löneuppgifterna in i Agresso. Verifikationsmaterialet är i hög grad digitaliserat genom att alla leverantörs-, kund- och internfakturor finns i antingen digitala original eller som skannade kopior. Leverantörsfakturorna skannas som regel hos ibusiness och för beställning av resor anlitas Diners som skickar resefakturorna via fil till LTU. Fondkapital för stiftelser ingick t.o.m. 1997 i redovisningen för LTU, men övergick 1998-1999 till att bli förvaltningsanknutna stiftelser med egen redovisning skött av LTU. Räkenskaperna för dessa ingår i föreliggande arkivbildningsplan, liksom för två donationsfonder som är en del av myndighetskapitalet, men som det ändå upprättas separata årsredovisningar för, och för några i princip helt självständiga stiftelser, för vilka LTU ändå upprättar årsredovisningarna. Räkenskapshandlingar Handlingar till respektive system finns i form av verifikationer av indata, handlingar i systemen och utdatalistor. För att tillgodose kravet i förordningen om myndigheters bokföring (SFS 2000:606) om att bokföringskedjan ska kunna följas i minst 10 års tid kan handlingarna sparas antingen inom systemen eller genom utdatalistor. Loggning av ändringar i systeminställningar och systemhistorik i Agresso riskerar att gå förlorade i samband med versionsbyten av programmet och givetvis än mer vid ett eventuellt framtida programbyte. För att det ska vara möjligt att förstå bokföringsinformationen över tiden behöver därför vissa rapporter och skärmbilder skrivas ut minst vart 5:te år och bifogas systemdokumentationen, vilka det är framgår av tablån. Inför program- och versionsbyten bör också alla ändringsloggar skrivas ut och bifogas systemdokumentationen. Det finns inget avtal som förbinder WM-data att behålla alla uppgifter i Palasso i minst 10 år, så all information i systemet som behöver sparas under minst 10 års tid behöver skrivas ut. 2
Förutom handlingar direkt knutna till räkenskapssystem finns handlingar knutna till använda betalningstjänster i form av kontoutdrag m.m. Bevarande av räkenskapshandlingar En viktig del av räkenskapshandlingarna skall bevaras för all framtid. Vilka handlingar som skall bevaras framgår övergripande av RA-FS 2004:3: Årsredovisningar/bokslut Specifikationer till årsredovisningar Övriga viktiga rapporter kopplade till redovisningen Räkenskapssystem på datamedium, så att innehållet i grundbok, huvudbok, reskontror och anläggningsregister ska kunna presenteras kronologiskt och systematiskt Systemdokumentation Vid LTU ryms huvuddelen av ovan nämnda handlingar i serierna G1-G2 och G4. Vilka handlingar som bör ingå i serien årsredovisningar/bokslut med specifikationer framgår särskilt av bilaga 1. Dessutom skall årsjournal Palasso och krossreferenslistor till denna som visar personalorganisationen bevaras enligt RA-FS 1996:4, vilket sker genom arkivläggning i serie G3. Årsredovisningar för stiftelser bevaras i serien G6 som en del av LTU:s arkiv. Gallring av räkenskapshandlingar Gallring av viktiga räkenskapshandlingar stöder sig på ovan åberopade generella gallringsföreskrifter från Riksarkivet. För räkenskapshandlingar av ringa eller tillfällig betydelse skall myndigheten fatta eget tillämpningsbeslut enligt RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt som RA-FS 1997:6). Tillämpningsbeslut enligt denna framgår av bilaga 2. Vilka gallringsbestämmelser som åberopas för varje särskild serie framgår av tablån. Verifikationer i EU-projekt För att kunna uppfylla de krav som finns för redovisning av EU-projekt har gallringsfristen för huvuddelen av verifikationsmaterialet generellt förlängts från 10 till 13 år. I de fall som originalfakturor krävs vid revision rekvireras de från ibusiness. 3
Diarieföring av räkenskapshandlingar Diarieföring och räkenskapsföring är två alternativa metoder att systematisera information och handlingar, vilka mestadels är åtskilda, men som ibland korsas och då kan framkalla mindre lyckade kombinationer av hur handlingarna ordnas, om inte reglerna för detta är nog tydliga och konsekventa. Följande gäller för hur viktiga rapporter diarieförs och bevaras bland diarieförda handlingar och bland räkenskapsserier. Till regeringen m.fl. myndigheter skickas en kopia av den signerade årsredovisningen. En arkivkopia av denna autenticeras genom påskrift av expedieringsdatum och signatur och läggs till serien diarieförda handlingar. Det av styrelsen signerade originalexemplaret av årsredovisningen läggs i G1A, liksom den av rektor beedigade bokslutstablån. Delårsrapporter, budgetunderlag, verksamhetsplan och budget, budgetuppföljning 1, budgetuppföljning 2 och intern verksamhetsberättelse diarieförs och bevaras bland diarieförda handlingar. Arkivexemplar av mångfaldigade intern verksamhetsberättelse och intern verksamhetsplan och budget arkiveras dessutom under respektive G1A och G1B. Avställning av räkenskapshandlingar LTU har gott om arkivutrymmen och därför goda möjligheter att rumsligt separera handlingar som skall bevaras för framtiden från gallringsbara handlingar. Detta behövs för att minimera risken för gallring av misstag av handlingar som skall bevaras. Handlingar som skall bevaras skall också av samma skäl ordnas och förtecknas så snart som möjligt. Årsredovisningar/bokslut med specifikationer, G1A, får behållas i pärmar i närarkiv under ett år som förlaga till nästkommande års bokslut, men skall omedelbart efter avslutandet av detta avställas i kartonger, förtecknas och slutarkiveras i centralarkivet. Handlingar rörande systemdokumentationen bör avställas minst vart femte år efter utskrifter av de rapporter ur Agresso som gäller detta och som specificeras i tablån. Häri bör också ingå en översiktlig beskrivande systemdokumentation av användandet av Agresso vid LTU, vilken bör vara upplagd historiskt, så att ändringar i användandet beskrivs genom tillägg till texten, så att både tidigare och nuvarande praxis framgår. Rapportutskrifterna kan lämpligen bilda bilagor till översikten. Övrig systemdokumentation som bör ingå för Agresso, Palasso och andra system är manualer och lathundar, framför allt sådana som har funnits utlagda på webben som delar av LTU:s EA-handbok. Omfattande rent tekniska manualer från systemleverantörerna bör däremot ej fogas till LTU:s systemdokumentation, eftersom de ej är specifika för den egna myndigheten. 4
Bilaga 1. Handlingar som årligen bevaras i årsredovisningar/bokslut med specifikationer, G1A Årsredovisningen. Det originalexemplar som styrelsen signerat. Intern verksamhetsberättelse. Arkivexemplar av mångfaldigad version. Anvisningar och tidtabell för institutionernas och andra enheters bokslut/årsredovisning/intern verksamhetsberättelse Vidimerat bokslut, sammandrag och listor enligt innehållsförteckning för revisorerna Årlig systemdokumentation: AG 8 Verifikationsnummerförteckning GL 10 Kontoplan Bokslutsspecifikationer universitetet totalt och centrala förvaltningen enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer institutionerna enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer centrumbildningar enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer universitetsförvaltningens externa projekt enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer arenor och program enligt innehållsförteckning Råd rörande bokslutshandlingarnas registrering, numrering och verifiering: 1. Alla blanketter som används för specifikationerna numreras överst i högra hörnet med fliknummer. 2. Alla blad numreras nederst i löpnummerordning per flik. 3. Antal blad per flik skrivs in i innehållsförteckningen för varje enhet. 4. Verifiering av specifikation i förhållande till underlaget sker genom hänvisning till handlingstyp och handlingens nummer (verifikationsnummer för verifikation och till diarienummer för avtal, regeringsbeslut m.fl. diarieförda handlingar). Råd rörande pärmsystem: Använd två pärmar per enhet: ett för specifikationerna och ett för det kopierade underlaget; så att specifikationerna under ett fliknummer i ena pärmen motsvaras av underlag under samma fliknummer i den andra pärmen. (Om materialet är litet så kan istället två flikregister användas i en pärm.) 5
Bilaga 2. Tillämpningsbeslut av RA-FS 1991:6 (1997:6 ändrad och omtryckt) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I tablån anges serierubriker för gallringsbara handlingar jämte RA-FS 1991:6 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Här beskrivs innehåll och motiv för denna gallring. GU Ordning och reda pärm för centrala förvaltningen vid årsredovisning/bokslut innehåller ingen unik bokföringsinformation, men uppgifter om av förvaltningen verkställda åtgärder som bör ha relevans för kontrollen av bokföringen under 10 år. GU Kopierat bokslutsunderlag gallras efter 10 år. Under förutsättning att bokslutsspecifikationerna innehåller sökbara hänvisningar till verifikationsnummer och/eller diarienummer till ursprungliga avtal och regeringsbeslut, så kommer uppgifter om de förra att för framtiden kunna sökas på datamedium som transaktion i Agresso, G2 och de senare bland diarieförda handlingar, F1. GU Följande underlag för verksamhetsbeskrivning från institutionerna till årsredovisning och intern verksamhetsberättelse: Prestationer grundutbildningen från Ladok, prestationer forskarutbildningen från Ladok och manus/beskrivningar. Uppgifterna i LADOK bevaras dels tills vidare inom systemet och dels på papper i form av utdatalistor för hela kurser. Övrig in- och utdata till LADOK är enligt RA-MS 2001:50-51 gallringsbar med kortare frist än 10 år. Med hänsyn till uppgifternas funktion i detta sammanhang kan dock 10 års gallringsfrist vara mer lämplig. Manus och beskrivningar tas i redigerad form in i årsredovisning och intern verksamhetsberättelse och behöver därför ej bevaras, utan kan gallras efter 10 år. Rapporterad forskningsaktivitet bevaras däremot i G1C. GU Datalistor avstämningar och korrigeringar av prestationer forskarutbildningen mellan LADOK och SCB:s register gallras av samma skäl som ovan med 10 års frist. GU Rapporterade årsresultat till Högskoleverket: Ekonomiska mallen, Tekniska mallen gallras med 10 års frist. Uppgifterna är hämtade ur årsredovisning och intern verksamhetsberättelse och finns därför bevarade i dessa. GU Övriga utdatalistor Agresso gallras vid inaktualitet; utdatalistor som är specifikationer till årsredovisningar bevaras under G1A; listor som är av betydelse för behandlingshistorik och systeminställningar bevaras under G5. GU Avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso gallras vid inaktualitet. Avstämningslistor som ingår i specifikationer till årsredovisningar bevaras under G1A. GU Interna fakturakopior vid serviceenheterna gallras med 2 års frist. Originalfakturorna finns elektroniskt i Agresso i 13 år. 6
GU Bevakade betalningar plusgirot gallras vid inaktualitet (efter utförd betalning). Betalningar framgår av kontoutdrag och listor över beordrade betalningar som gallras med 10 års frist. GU Bevakade leverantörsbetalningar bankgirot gallras vid inaktualitet (efter utförd betalning). Betalningar framgår av kontoutdrag och listor över beordrade betalningar som gallras med 10 års frist. GU Flextidsredovisningssystemet gallras med 2 års frist. Uppgifterna är enbart av tillfällig betydelse för tidkontrollen. Tjänstgöringsuppgifter framgår av lönelistor som gallras med 13 års frist eller bevaras (årsjournalen). 7
Arkivbildningsplan: Tablå över serier 8