Copernicus information

Solutions for Enterprise P roject Management Stureplan 4A 114 35 Stockholm, Sweden Phone: +46 8 506 409 00 Fax: +46 8 506 409 01 VAT no: SE5560953225 www.exicom.se info@exicom.se Copernicus information Årsskifte 2013/2014

Innehållsförteckning ALLMÄNT......... 3 1. RUTINER FÖR NYTT RÄKENSKAPSÅR... 3 NYTT RÄKENSKAPSÅR - ÅRSÖVERFÖRING... 3 KONTOPLAN... 6 PERIODTABELL... 6 GENERELLA PERIODER... 6 TESTDATUM... 7 ANKOMSTNUMMERSERIE... 7 REGISTERVÅRD KODPLAN... 7 SALDOBANKER... 7 2. RUTINER VID ÅRSSKIFTE, OBEROENDE AV RÄKENSKAPSÅR R... 8 BETALNINGSFRIA DAGAR... 8 BANK- OCH PLUSGIROT... 8 KALENDARIUMRUTINER... 8 Rekonstruktion av schemalagd tid... 10 VECKOTABELL... 10 AVSLUTA PROJEKT... 10 RESERÄKNING EVENTUELLA PRISÄNDRINGAR FÖR TRAKTAMENTE ETC.... 10 EXICOM AB Sid 2(10)

Allmänt Det första avsnittet i denna information vänder sig till kunder som påbörjar nytt räkenskapsår 1 januari 2014. Det andra avsnittet vänder sig till samtliga kunder, oberoende av räkenskapsår, och handlar om förändringar som måste göras p.g.a. kalenderårsskifte. 1. Rutiner för nytt räkenskapsår Nytt räkenskapsår - Årsöverföring Denna rutin utförs i samband med att man står inför ett nytt räkenskapsår eller att man behöver öppna upp nästkommande räkenskapsår p.g.a. behov av att budgetera eller t.ex. periodisera in i det nya året. Rutinen för att öppna nytt räkenskapsår finns dels i Copernicus Text under menyval RE27 och dels i Copernicus Grafisk under menyn Redovisning. Var ni gör årsöverföringen beror på om ni tagit grafisk redovisning i drift eller ej. Rutinen består av ett antal steg, som kan delas upp och ske vid olika tillfällen. Rutin i Copernicus Grafisk Redovisning 1. Öppna nytt räkenskapsår Menyval: Redovisning - Verktyg Periodbokslut/Årsbokslut - Öppna nytt räkenskapsår Första steget är att öppna nytt räkenskapsår för 2014. Välj Ja i Kopiera kontoplan, Kopiera styrkoder och Kopiera tabeller. Om man väljer Nej så innebär det att man måste lägga upp kontoplanen manuellt för det nya året. Starta körning genom att klicka OK. Kontrollera därefter EXICOM AB Sid 3(10)

i Jobbkön att jobbet har gått bra. När körningen är klar är det nya året öppet för budgetering och periodisering. 2. Uppdatering verifikationer Menyval: Redovisning - Verktyg - Uppdatering verifikation Innan Årsöverföring görs måste alla verifikationer vara Definitiva. Denna rutin låser alla verifikationer och byter deras status från Preliminär till Definitiv. Efter uppdatering är en verifikation inte längre möjlig att ändra. Observera att ett flertal verifikationstyper är definitiva direkt efter registrering, beroende på parametersättning i Företagsuppgifter. 3. Årsöverföring Menyval: Redovisning - Verktyg Periodbokslut/Årsbokslut - Årsöverföring Nästa steg är att öppna räkenskapsåret för all form av bearbetning, d.v.s. status Löpande Redovisning. Du ska vara inloggad i innevarande räkenskapsår (2013) för att kunna årsöverföra det till nästa (2014). Innevarande räkenskapsår ska ha status Löpande redovisning. Årsöverföringen innebär att de aktuella utgående saldona på balanskontona (med status Definitiv ) överförs till påföljande räkenskapsårs ingående balanser. När man har öppnat ett år för löpande redovisning kommer man vid inloggning i Copernicus automatiskt in i det nya året. Vilket innebär att om man arbetar med båda åren måste vara uppmärksam på att man arbetar i rätt år. När årsöverföringen är gjord kan tidrapportering och registrering av verifikationer ske på det nya året. 4. Löpande IB-överföring Menyval: Redovisning - Verktyg Periodbokslut/Årsbokslut - Löpande IB-överföring EXICOM AB Sid 4(10)

Följande steg, Löpande IB-överföring, bör ske med jämna mellanrum i och med att bokningar görs i det föregående räkenskapsåret som påverkar de ingående saldona som inledningsvis årsöverfördes. Observera att endast definitiva verifikationer medtas i IB-överföringen. Du ska vara inloggad i räkenskapsår 2013 när överföring ska ske till räkenskapsår 2014. 5. Lås periodtabellen Menyval: Redovisning Tabeller - Periodtabell Om du inte har gjort det löpande under året, så bör du låsa periodtabellen. Genom att ändra en periods status till Låst, är det inte längre möjligt att registrera verifikationer på perioden. Se till att all bokföring för aktuell period är bokförd och uppdaterad innan du låser perioden. 6. Lås bokslut Menyval: Redovisning - Verktyg Periodbokslut/Årsbokslut - Låsning bokslut När årsbokslutet för det föregående räkenskapsåret är färdigt finns möjlighet att låsa det så att inga värden hädanefter kan påverkas. Observera att ett räkenskapsår ej kan låsas om inte alla verifikationer är uppdaterade och definitiva. Kontrollera att tidrapporter, fakturor och verifikationer (kontrollera även i periodtabellen för räkenskapsår 2013 att inga perioder ligger märkta med asterisker) är uppdaterade innan Låsning bokslut körs. Rutin i Copernicus Text RE27 1. Öppna nytt räkenskapsår RE2711 Första steget är att öppna nytt räkenskapsår för 2014 i RE2711, Öppna nytt Räkenskapsår, genom att välja JA. Svara JA om du vill kopiera kontoplan, styrkoder och tabeller. Om man svarar NEJ på denna fråga innebär det att man måste lägga upp kontoplanen manuellt för det nya året. Nu är det nya året öppet för budgetering och periodisering. 2. Uppdatering verifikationer RE16 Denna rutin låser alla verifikationer och byter status från Preliminär till Definitiv. Efter uppdatering är en verifikation inte längre är möjlig att ändra. Observera att ett flertal verifikationstyper är definitiva direkt efter registrering, beroende på parametersättning i RE01. EXICOM AB Sid 5(10)

3. Årsöverföring RE2712 Nästa steg är att öppna räkenskapsåret för all form av bearbetning, d.v.s. status Löpande Redovisning. Årsöverför innevarande räkenskapsår i RE2712, Årsöverföring. Du måste stå i innevarande räkenskapsår (2013) för att kunna årsöverföra det. Innevarande räkenskapsår ska ha status Löpande redovisning. Årsöverföringen innebär att de aktuella utgående saldona på balanskontona (med status Definitiv ) överförs till påföljande räkenskapsårs ingående balanser. När man har öppnat ett år för löpande redovisning kommer man vid inloggning i Copernicus automatiskt in i det nya året. Vilket innebär att om man arbetar med båda åren måste vara uppmärksam på att man arbetar i rätt år. När årsöverföringen är gjord kan tidrapportering och registrering av verifikationer ske på det nya året. 4. Löpande IB-överföring RE2713 Följande steg, Löpande IB-överföring, RE2713 bör ske med jämna mellanrum i och med att bokningar görs i det föregående räkenskapsåret som påverkar de ingående saldona som inledningsvis årsöverfördes. Observera att endast definitiva verifikationer medtas i IBöverföringen. Du ska vara inloggad i räkenskapsår 2013 när överföring ska ske till räkenskapsår 2014. 5. Lås periodtabellen RE0104 Om du inte har gjort det löpande under året, så bör du låsa periodtabellen i RE0104 genom att ändra en periods status till Låst, är det inte längre möjligt att registrera verifikationer på den. Se till att all bokföring för aktuell period är bokförd och uppdaterad innan du låser perioden. 6. Lås räkenskapsår RE2714 När årsbokslutet för det föregående räkenskapsåret är färdigt finns möjlighet att låsa det så att inga värden hädanefter kan påverkas, vilket sker i RE2714. Observera att ett räkenskapsår ej kan låsas om inte alla verifikationer är uppdaterade och definitiva. Kontrollera att tidrapporter, fakturor och verifikationer (kontrollera även i periodtabellen, RE0104, för räkenskapsår 2013 att inga perioder ligger märkta med asterisker) är uppdaterade innan RE2714 körs. Kontoplan Tänk på att kontoplanen kopieras vid det tillfälle det nya räkenskapsåret öppnas. Om det är öppnat tidigt (för budgetering t.ex.) så innebär det att nyupplägg/ändring av konton efter det tillfället måste göras både i pågående och kommande räkenskapsår. Periodtabell Menyval RE0104 i Copernicus Text. Menyval Redovisning Tabeller Periodtabell i Copernicus Grafisk. Öppen = öppen för all registrering i perioden. Stängd = stängd från integrerade system som PR, LR, KR i aktuell period. Låst = låst för all registrering för låst period gäller även manuell registrering av verifikationer. PR Öppen = Projektföring via RE04 är öppen. PR Stängd = Projektföring via RE04 är stängd. Generella perioder Om ni använder tabellen Generella perioder så ska nya räkenskapsårets perioder läggas upp. Funktionen Generella perioder nås i PR Företagsuppgifter, flik Adress och i menyval Tabeller Generella perioder. EXICOM AB Sid 6(10)

Observera! Vi rekommenderar att man lägger upp generella perioder för hela det kommande räkenskapsåret på en gång även då man har brutet räkenskapsår eftersom t ex en rekonstruktion som selekteras enligt generella perioder endast körs för de perioder som finns upplagda här som generella perioder. Testdatum För att undvika oönskade bokningar i det årsöverförda räkenskapsåret kan testdatum i: Leverantörsreskontra Kundreskontra Projektredovisning Anläggningsredovisning Internreskontra LR0102 KR0102 PR Företagsuppgift, flik Parametrar AR0102 IR02 sättas till 14/01/01 14/12/31 så att bokningar kan ske för det nya räkenskapsåret. Det innebär att ingen bokföring kan ske från de integrerade delsystemen till redovisningen på fel år. Periodtabellen i redovisningen måste vara öppen för att registrering ska kunna göras i det nya räkenskapsåret. Övriga perioder kan öppnas respektive stängas efter hand. Ankomstnummerserie Tänk på att nummerserier som används vid t.ex. ankomstbokning av leverantörsfakturor inte är bundna till räkenskapsår. Det innebär att fakturor med fakturadatum i det gamla respektive nya räkenskapsåret får nummer ur serien i den ordning de registreras under den tid då både det gamla och nya räkenskapsåret är öppet för registrering. För att i möjligaste mån undvika detta kan man rapportera in allt på det gamla året innan man börjar med det nya och eventuella sent inkomna leverantörsfakturor kan läggas in på det nya året. Om nya nummerserier ska läggas upp för det nya räkenskapsåret så görs även detta när man är klar med rapportering i det gamla räkenskapsåret. Ankomstnummerserie för Leverantörsfakturor läggs upp i LR0109. Registervård kodplan Kontrollera att slutdatum inte är satt tidigare än förväntat på konto, kostnadsställe och kostnadsbärare. Då det nya räkenskapsåret öppnats är det möjligt att gå in i kontoplanen och ändra huruvida kontot kräver kostnadsställe och/eller kostnadsbärare. Detta för att det inte finns någon balans på kontot. Så fort transaktioner registrerats på kontot försvinner möjligheten att ändra. Om ni avser att göra en ändring enligt ovan, kontakta Exicom för konsultation då detta kräver en del manuell hantering av IBvärden (om regel ändras på balanskonton) på det nya räkenskapsåret. Saldobanker Saldobanker skapas med automatik för det nya räkenskapsåret när bearbetningar som använder saldobankerna körs. Saldobanker behöver inte läggas upp manuellt vid räkenskapsårsskifte. EXICOM AB Sid 7(10)

2. Rutiner vid årsskifte, oberoende av räkenskapsår Betalningsfria dagar LR0108, Betalningsfria dagar. För varje betalningssätt ska betalningsfria dagar läggas upp. Ange betalningssätt och år 2014. Nollställ registret genom att trycka N på valraden, ange första dag för lördag och komplettera sedan manuellt med övriga betalningsfria dagar än lördag/söndag. Det är viktigt att man genomför denna rutin för alla betalningssätt som inte kan ske på helger, exempelvis bankgirot och plusgirot. I annat fall kan man få differenser mellan Copernicus och dessa system. Bank- och PlusGirot Kontrollera giltighet för sigillnycklar för leverantörsbetalningar/löneutbetalningar med Bank- och PlusGirot. Kalendariumrutiner Skapa nya schemamallar för år 2014 och kopiera ut dessa till medarbetarna. Om Copernicus Planering används ska även de scheman som används för projekt- och resursplanering uppdateras för år 2014. Registrera generella kalenderdagar ar för år 2014 (t ex nyårsdagen, påsk, midsommar, julafton). Generella kalenderdagar nås från Kalendarium Tabeller Generella kalenderdagar. Välj 2014 i Typ och klicka på Sök. Därefter kan du lägga till dagar för 2014. EXICOM AB Sid 8(10)

Skapa schemamallar för år 2014 Schemamallar nås från Kalendarium Tabeller Schemamallar. Välj 2014 i Typ och klicka på Sök. Därefter kan du skapa Schemamallar för 2014. Ange schemanummer för vilken du vill skapa en mall och klicka Spara. Gå till cykler och ange den cykel som ska gälla för schemamallen. Vid generering av nya schemamallar med veckocykel anger du from årets första måndag (= 6/1 2014) tom årets sista dag 31/12 2014. Därefter väljer man Generera på flik Allmän. Efter generering av scheman får du komplettera med den dag som ligger utanför genereringen (1/1 2014), samt ändra de dagar som inte stämmer (exempelvis dag före helgdag). Kopiera ut scheman till medarbetarna för år 2014 via Kopiering av schema Kalendarium Verktyg Kopiering av schema. Funktionen ger möjlighet att kopiera ut schema till alla/flera medarbetare i en bearbetning. Rutinen är att man lägger till många medarbetare i ett förslag för att vid ett senare tillfälle verkställa utkopieringen av schema till samtliga medarbetare i förslaget. Via en knapp Lägg till medarbetare i lista genereras ett nytt förslag av medarbetare för kopiering av schema. I selektering anges: Kalenderår Schemamall from tom Datumintervall from tom Kontor EXICOM AB Sid 9(10)

Avdelning from tom Medarbetarform Ersätt redan genererat schema Ja/Nej. Nollställ Ja/Nej. Möjlighet att nollställa alla scheman enligt angiven selektering. Efter att förslaget är kontrollerat och eventuellt redigerat väljer man Verkställ kopiering via en knapp. Schemamallar enligt förslaget kopieras då ut per medarbetare enligt respektive schemamall. Kopiering sker endast för det datumintervall man angivit vid selekteringen Lägg till medarbetare i lista. För respektive medarbetare kopieras kopplad schemamall, enligt inställning i fältet Schema i medarbetarregistret, ut utifrån schemamallens cykler och generella kalenderdagar samt schemamallens uppgenererade arbetstid för kalenderåret. Fältet Kopiera schema i medarbetarregistret måste vara satt till Ja för att medarbetaren ska medtas. För ytterligare information om funktionen, se separat dokumentation Kalendarium Avstämning utkopierat schema För att stämma av att alla medarbetare har fått ett utkopierat schema så kan man ta ut rapporten schemalagd tid som man hittar under Kalendarium rapporter schemalagd tid. Där kan man välja hur man vill selektera rapporten på medarbetare, avdelning, kortnamn eller personalkategori. I rapporten ser man om en medarbetare saknar schema genom att det står 0 dagar och 0 timmar. Rekonstruktion av schemalagd tid Då Copernicus Resursplanering används ska rekonstruktion av schemalagd tid köras då schema genererats för samtliga medarbetare. Rekonstruktionen krävs för att schemalagd tid ska aggregeras i organisationsstrukturen i resursuppföljning, resurshistogram och planering linje. Rekonstruktionen nås i Verktyg Rapporter Rekonstruktion PPST/PPSM/PPST PR och ska köras för det nya räkenskapsåret. Veckotabell Menyval PR Företagsuppgift Tabeller - Vecka Om tabellen Vecka används ska denna kompletteras med veckor för 2014. Tabellen används då man vill att alla tidstransaktioner för en given vecka ska få ett givet transaktionsdatum. Detta kan t ex användas för veckor som sträcker sig över månadsbryt då man vill att hela veckan ska tillhöra en av månaderna. Det kan även användas för att lägga upp veckor som ska hänföras till annan period än kalendermånad. Avsluta projekt Inför varje årsskifte är det bra att gå igenom vilka projekt man ska avsluta i och med årsskiftet. Se separat dokument om Ändra status projekt. Reseräkning eventuella prisändringar för traktamente etc. För kunder som använder Reseräkningsmodulen är det viktigt att tänka på att eventuella prisförändringar för traktamenten etc. måste vara inlagda innan registrering av reseräkningar, som ska prissättas enligt nytt pris, påbörjas. För vidare information om registervård Reseräkning se dokumentation för Reseräkningsmodulen. Om ni har några frågor kring ovanstående information är ni välkomna att kontakta oss på Exicom Support via e-post, support@exicom.se, eller på telefon 08-506 409 50. Med vänlig hälsning Exicom Support EXICOM AB Sid 10(10)