M I C R O S O F T EXCEL 97 Sammanfattning av programmets grundläggande funktioner med steg-för-steg-beskrivningar och begreppsordlista. PerÅ 5/12/96, 11/2/99, 19/11/03 Utskriven 17/11/03, 19:04
Att kunna i Excel - översikt Kalkylbladet... 3 Cellvärden: skriva in och ändra Markera, infoga och ta bort Formler med referenser ( celladresser ), t ex =A1+A2+A3 Formler med referenser och funktioner, t ex =SUMMA(A1:A3) (ger samma resultat som formeln ovan och är oftast bättre, går dock inte alltid att använda) Kopiera och fylla (fylla = kopiera till flera celler samtidigt): dra i fyllningshandtaget Kopiera och fylla formler med absoluta referenser 1 : fyller man =A1+A2+A3 till höger står där =B1+B2+B3, men fyller man =A1+$A2+A3 till höger står där =B1+$A2+B3 Formatera rader (radhöjd) kolumner (kolumnbredd) celler (tal, tecken, kantlinjer & fyllning, justering) Diagram... 7 Markera rätt delar som diagrammet skall visa. Göra inställningar i diagramguidens fyra steg. Ändra i efterhand om det behövs. Databaser... 8 Sortera (efter en eller flera kolumner, t ex efternamn och sedan förnamn) Filtrera (visa bara rader som uppfyller vissa villkor) Övrigt Sidhuvud och sidfot (Arkiv > Utskriftsformat) Fällor att undvika: Glöm inte att alla formler börjar med likhetstecken (=). Decimaltal: skriv kommatecken (3,5) och inte punkt (3.5). Diagram: markera först något i kalkylen, annars blir diagrammet tomt. Sortera och filtrera: klicka först någonstans i listan, inte utanför. Sortera: markera inte hela enskilda kolumner före sortering. Klicka i stället i någon enstaka cell. Annars förvanskas listan och skulle kunna se ut så här: Carl XVI Gustav Bill Clinton president kung Filtrera: blanda inte ihop OCH med ELLER om Du väljer Anpassa. 1 =A1+A2+A3: Kopieringen av celladresserna är relativ kopians innehåll ändras i förhållande till var den hamnar =A1+$A2+A3: Kopieringen av A2 är absolut kopians innehåll räknar alltid med A2, oavsett var den hamnar. Sida 2 (av 2)
Inledning Excel är Microsofts kalkylprogram. Sidorna (kalkylbladen) i dokumentet (arbetsboken) består av ett rutnät med celler, vilket gör det lätt att ställa upp olika kalkyler. Idén sägs komma av utseendet på svarta tavlan i matematikoch fysiksalar. Genom att skriva formler kan beräkningar ske automatiskt av värden som användaren matar in. Programmet används till: kalkylering grafisk presentation av kalkyler i form av diagram hantering av databaser (listor, register) och ibland till programmering. Det här häftet går igenom grunderna i Excel 97 för Windows. Kalkyler Kalkylbladets delar Radrubrik Formelfältet med B7:s formel Kolumnrubrik Aktiv cell Cellens fyllningshandtag Bladflik Sida 3 (av 3)
Varje cell har en referens (A1, A2 osv) - en adress som refererar till cellen, ungefär som på ett schackbräde. Celler kan innehålla följande typer av värden (data): tal (numeriska värden) formler text Skriva in värden i en cell 1. Klicka i cellen. 2. Skriv värdet. 3. Tryck på RETUR 2. Ändra värden i en cell 1. Dubbelklicka i cellen. 2. Ändra och tryck på RETUR. Formler En formel används för automatiska beräkningar. Den inleds alltid med likhetstecken (=) och talar därigenom om att cellens värde skall vara lika med... (någonting). När formeln skrivits in och man tryckt RETUR visas inte formeln, men i stället det värde som formeln räknat ut. Formeln syns alltid i formelfältet. 3 Så här kan man göra kalkylen på förra sidan: 1. Skriv in 4 värdena som i figuren till höger. Kopiera och fylla 2. Formeln skall nu kopieras åt höger. Ett snabbt sätt att kopiera är att fylla. Peka på den svarta fyrkanten (fyllningshandtaget) i hörnet av B7 och dra till C7. Detta kallas relativ kopiering (med relativa referenser): eftersom kopian hamnar i kolumnen C står det C4+C5+C6 (som vi vill ha det) och inte B4+B5+B6. 3. Gör på motsvarande sätt med formeln i D4, dvs fyll nedåt. 2 Det går även att mata in genom att: klicka på acceptknappen eller trycka på piltangenterna eller klicka i någon annan cell. 3 Vill man se formeln även i cellen väljer man Verktyg > Alternativ, sedan fliken Visning och bockar för Formler. 4 Det går att skriva likhetstecken, klicka på varje cell och däremellan trycka på plustangenten. Sida 4 (av 4)
Markera, infoga och ta bort Vill man i kalkylexemplet ha ytterligare en butik mellan ICA och Konsum behövs en kolumn till. 4. Markera kolumnen C genom att klicka på kolumnrubriken. 5. Välj Infoga > Kolumn. 6. Skriv sedan värdena i C4 t.o.m C6 och kopiera någon av formlerna i B7 eller D7 genom att fylla till höger/vänster. Ett problem är att formlerna för medel därefter inte tar med värdena i den nya infogade kolumnen (se bilden till höger). Sådana gånger är det effektivare att använda s k kalkylbladsfunktioner. 7. Ta bort den nya C-kolumnen igen genom att markera den och välja Redigera > Ta bort. Formler med s.k. funktioner 8. Ändra formlerna för summa till =SUMMA(B4:B6) osv och för medel till =MEDEL(B4:C4) osv. Det som står inom parenteserna betyder fr.o.m B4 t.o.m B6 respektive fr.o.m B4 t.o.m C4. 9. Infoga på nytt en kolumn för Hemköp. Formlerna för medelvärdet lyder nu =MEDEL(B4:D4) och vi slipper ändra i den. En annan fördel med funktioner skulle i det här exemplet vara om man har femton fruktsorter och första gången skriver formeln för att summera dessa. Då slipper man skriva/klicka på femton rader eftersom man bara behöver ange första och sista raden. Man bör alltså använda funktioner när det är möjligt. Sida 5 (av 5)
Format Alla format kan ställas in från Formatmenyn. Man kan bl a formatera: rader kolumner och enskilda celler Bland formaten hos enskilda celler kan man t ex välja antal decimaler i tal, valutaformat (med kr efter beloppet), tusentalsavgränsare (2 345 kr i st f 2345 kr) osv. Många av formaten nås från verktygsfältet Format: Prova själv genom att ge övningskalkylen samma format som på sidan 2. Relativa och absoluta referenser När man i exemplet kopierar formeln =SUMMA(B4:B6) ändras kopians innehåll i förhållande till ( relativt ) var den hamnar. Orginalet finns i kolumn B, men kopian hamnar i C och lyder därför =SUMMA(C4:C6). Detta kallar man relativ referens och relativ kopiering. I vissa fall vill man inte ha relativ kopiering. Exempel: värdet i B8 skall räknas ut av en formel som multiplicerar summan (i B7) med momssatsen (i B10). Om formeln är =B7*B10 och kopieras till höger kommer kopian att vara =C7*C10. Problemet är att C10 är tom och multiplikation med noll blir noll. För att kopiorna alltid skall multiplicera med B10 måste orginalet ha ett dollartecken framför B, alltså vara =B7*$B10. Detta kallas absolut referens och absolut kopiering 5. 5 I detta exempel gjordes kopiering åt höger och dollartecknet står därför framför kolumnbokstaven. Vid liknande exempel där man kopierar nedåt måste dollartecknet i stället stå framför radnumret. Sida 6 (av 6)
Diagram Gör så här för att skapa ett diagram: 1. Markera de delar av kalkylen som diagrammet skall visa. 2. Klicka på knappen Diagramguiden. 3. I diagramguiden gör man inställningar i fem steg (efter varje steg, klicka på Nästa): Steg 1: Val av diagramtyp (stapeldiagram, cirkeldiagram m fl). Steg 2 går vi inte igenom i denna kurs. Steg 3: Här kan man skriva rubriker, välja stödlinjer och ställa in andra detaljer. Steg 4: Placering av diagrammet: på samma kalkylblad som kalkylen, eller i ett eget blad. Klicka sedan på knappen Slutför. Diagrammets delar Skalstrec Pris Värdeaxel 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Apelsiner 4 Stödlinje 7 3 Bananer Fruktpriser 6 Etikett 2 Päron Frukt Diagram -rubrik 5 Summa: Rityta 18 9 Etikett Förklaring ICA Konsum Kategori -axel Axelrubrik Diagramyta Axelrubrik Ändra ett befintligt diagram Ändra storlek och placering: musen och dra t ex i hörnhandtagen för att förminska/förstora diagrammet. Övriga ändringar (t ex färger): högerklicka på den del i diagrammet som skall ändras. Välj ett kommando i snabbmenyn som kommer upp. Fyra av dessa kommandon motsvarar de fyra stegen i diagramguiden. använd Sida 7 (av 7)
Databaser En databas är en lista, ett register. Innehållet är organiserat i rader och och kolumner 6. Databasen kan hanteras på olika sätt för att hitta den information man är ute efter. Man kan sortera och filtrera (göra ett urval av rader så att endast de som uppfyller vissa villkor visas). Exempel: Sortera Från meny: 1. Klicka någonstans i listan. 2. Öppna Datamenyn. 3. Välj Sortera. Man kan använda en eller flera sorteringsnycklar. Om man i exemplet ovan sorterar efter Efternamn kommer listan att se ut så här: Andersson Nina 16 000 Andersson Lars 17 000 Persson Fred 14 000 Persson Elin 15 000 Om man sorterar efter Efternamn och sedan efter Förnamn kommer resultatet att bli: Andersson Lars 17 000 Andersson Nina 16 000 Persson Elin 15 000 Persson Fred 14 000 Listan är fortfarande sorterad efter Efternamn, men dessutom är alla med samma efternamn sorterade på Förnamn. Ett snabbt att sortera efter en kolumn: 1. Klicka någonstans i kolumnen Du vill sortera efter. 2. Klicka därefter på någon av knapparna: 6 Rader och kolumner kallas ofta i databassammanhang för poster resp fält. Sida 8 (av 8)
Filter Filter innebär ett urval ur databasen. Man väljer att databasen bara skall visa rader som uppfyller ett visst villkor, t ex alla som heter Larsson och tjänar mellan 20 000 kr och 30 000 kr. Övriga rader finns kvar, men döljs tills man väljer att visa alla igen. 1. Öppna Datamenyn. 2. Välj Filter och sedan 3. Autofilter. 4. Klicka på listpilen vid respektive fält för att öppna listan och välja värde som skall visas. Om flera värden skall visas, välj i stället Anpassa och ange villkor. Om man exempelvis vill se alla som tjänar högst 15 000 kr ställer man in dialogrutan som på bilden nedan: Visa hela listan igen: 1. Datamenyn 2. Filter 3. Visa alla Formulär är ett visningsläge där listan liknar ett kortregister. Ett kort motsvarar en post (rad) i listan. 1. Datamenyn 2. Formulär Sida 9 (av 9)
Ordlista Arbetsbok Datumformat Decimaler Format Formel Funktion Fylla Justering Kalkylblad Så kallas dokument i Excel. Kan delas in i flera (kalkyl)blad. FORMATmenyn Tal Datum Här skulle kunna stå hur man gör, men i stället har Du tillfälle att bekanta Dig med Excels utförliga hjälpfunktion, som många försummar i onödan. Med detta avses precis som i Verktygsfältet Format. FORMATmenyn Word teckensnitt, kantlinjer, mönster osv, men också talformat, som antal decimaler, tusentals-avskiljare, tidformat m m. En formel börjar med likhetstecken (=) och visas alltid i Formelfältet. Efter att en formel skrivits in i en cell visar cellen i fortsättningen det värde som formeln räknat ut. En slags fördefinierad del av en formel som fungerar som en mall för att snabbare och lättare kunna skapa komplexa formler. I exemplet ovan kan man i stället för =C4+C5+C6 skriva =SUMMA(C4:C6) eller klicka på Autosummaknappen. Funktioner att kunna i kursen Datorkunskap: SUMMA PRODUKT MEDEL MAX MIN ANTAL ANTALV ANTAL.OM OM Se programmets hjälpfunktion för närmare beskrivning. Att kopiera, fast till flera celler samtidigt. Högerklickar man och drar i fyllningshandtaget kan man välja att kopiera endast värde, endast värde, allt, osv. Avser liksom i Word t ex höger- och vänsterjusterade värden, men även justering i höjdled, radbyte m m. Exempel: =A1+A3 Värdet i cellen är lika med summan av värdena i A1 och A3. =SUMMA(A1:A3) Värdet i cellen är lika med summan av värdena i cellerna fr.o.m A1 t.o.m A3. leder till en lista med olika funktioner att välja bland. Den vanligast använda funktionen är SUMMA och har därför en egen knapp: Peka på fyllningshandtaget. När pekaren blir ett kors, dra till de celler där kopiorna skall hamna. Själva arbetsytan i programmet. Här skapar man kalkylerna och växlar mellan olika blad genom att klicka på flikarna längst ned. Kan även visas i cellen (i stället för beräknat värde): 1. VERKTYGsmenyn 2. ALTERNATIV 3. VISAfliken 4. FORMLER Från meny: 1. INFOGAmenyn 2. FUNKTION Från meny: 1. FORMATmenyn 2. CELLER 3. JUSTERINGsfliken Sida 10 (av 10)
Kolumnbredd Kopiera Markera Namn Radbyte Peka mellan kolumnrubrikerna och dra. För automatisk anpassning till cellen med det längsta innehållet: peka mellan kolumnrubrikerna och dubbelklicka. Från meny: 1. FORMATmenyn 3. KOLUMN 4. BREDD För att slippa skriva samma formel på flera ställen kan man kopiera den i stället. Om man i exemplet på sidan två kopierar formeln i C7 till D7 kommer där att stå =D4+D5+D6 (inte C4+C5+C6). Detta kallas relativ kopiering resp relativa referenser eftersom kopians innehåll ändras relativt (i förhållande till)läget av den cell där den hamnar. Vill man däremot kopian skall vara =C4+C5+C6 måste bokstaven i originalets cellreferens (adress) föregås av ett dollartecken ($C4+$C5+$C6). Det kallas absolut kopiering resp absoluta referenser. Se även Fylla. rad: kolumn: hela kalkylbladet: diskontinuerligt: (dvs celler/cellområden som inte ligger direkt bredvid varandra) klicka på radrubriken. klicka på kolumnrubriken. klicka i allmarkeringsrutan. markera det första cellområdet som vanligt. Håll sedan ner CTRL-tangenten medan övriga markeras. I stället för att använda referenser för celler kan man definiera namn för dem och t ex skriva ica.äpplen i stället för B4. Radbyte inom en cell kan antingen göras manuellt (ALT+RETUR) eller automatiskt. Diskontinuerlig markering: 1. INFOGAmenyn 2. NAMN 3. DEFINIERA Automatiskt radbyte: 1. FORMATmenyn 2. CELLER 3. JUSTERING 4. RADBYTE Radhöjd Gör på motsvarande sätt som för kolumnbredd (se detta ord). 1. FORMATmenyn 2. RAD 3. HÖJD Referens Rutnätet Serie Sidhuvud och sidfot Varje cell har precis som rutorna i ett schackbräde en s k referens (adress), t ex B7, C12 etc. Genom att använda dessa i en formel räknas resultatet om automatiskt om deras värden ändras. Det finns två sorters referens: relativ och absolut. Se "Kopiera" för närmare beskrivning av detta. Visa/dölja 1. VERKTYGsmenyn på bildskärmen: 2. ALTERNATIV 3. VISAfliken Visa/dölja på utskriften: 4. RUTNÄT 1. ARKIVmenyn 2. UTSKRIFTSFORMAT 3. BLAD 4. RUTNÄT Man kan automatiskt skapa en serie av värden genom att fylla. Skriver man t ex ett värde med datumformat, exempelvis 01-JAN och fyller detta värde till tre celler nedanför, kommer dessa att få värdena 02-JAN, 03-JAN och 04-JAN. Skriver man ett vanligt tal, t.ex. "1" och vill skapa en serie på "12345..." måste man markera de två första talen innan man fyller, för att Excel skall förstå hur mycket värdet skall öka varje gång. är något som visas högst upp resp längst ned på varje utskriven sida. Innehållet bestämmer man i dialogrutan som man kommer till genom att välja Arkiv > Utskrifsformat och välja fliken Sidhuvud/sidfot. Tusentalsavgränsare Dessa exempel har tusentalsavgränsare: 5 000; 12 500 125 kr Dessa har inte det: 5000; 12500125 kr Sida 11 (av 11)