Plats C-salen, Växjö kommun Tid Kl. 13.30 14.15 Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Justering Justerare Plats och tid Ulf Hedin (M) Bert Sundström (S) Yvonne Ekaremål (C) Nils-Erik Carlström (FP) Therese Graesén (S) Jonas Danielsson (S) Karl-Erik Nedfors (C) Monica Tengius (V) Lars Svensson, valsamordnare Helen Karlsson Jakobsson, utredningssekreterare Fredrik Pettersson, sekreterare Bert Sundström Kommunkansliet Justerade paragrafer 30 34 Underskrifter Sekreterare.. Fredrik Pettersson Ordförande.. Ulf Hedin Justerare.. Bert Sundström 1 (8)
Bevis av anslag av protokoll s protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag 2014-05-20 Anslaget tas ner 2014-06-11 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift.. Fredrik Pettersson 2 (8)
Förteckning över valnämnds ärenden den 14 maj 2014 30 Information från valkansliet om arbetet med val till Europaparlamentet 2014 31 Nytt personuppgiftsombud för valnämnden 32 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden 33 Meddelanden 34 Skrivelse om partiernas distribution av informationsmaterial inför EP-val och allmänt val 2014 3 (8)
30 Information från valkansliet om arbetet med val till Europaparlamentet 2014 s beslut noterar informationen till protokollet. Lars Svensson informerar om arbetet med val till Europaparlamentet 2014. Det har varit några avhopp bland röstmottagarna, men dessa har ersatts. Förtidsröstningen har kommit igång och till dags datum har cirka 300 400 röster inkommit. Annonsering kommer att ske angående möjlighet till serviceresor vid val, samt om särskild röstmottagning i vissa av landsbygdsdistrikten under valdagen. 4 (8)
31 Nytt personuppgiftsombud för valnämnden Dnr VN/2014:8 s beslut 1. utser Annika Sandström, Regionförbundet Södra Småland, Videum Science Park, 351 96, Växjö till personuppgiftsombud. 2. Uppdraget gäller från och med 2014-04-23. 3. Beslutet anmäls till Datainspektionen och Regionförbundet Södra Småland. Varje nämnd i Växjö kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid myndigheten. För att försäkra sig om att man följer personuppgiftslagen (PuL) ska varje myndighet utse ett personuppgiftsombud. Växjö kommun har avtalat med Regionförbundet Södra Småland att hålla ett personuppgiftsombud för samtliga nämnder i Växjö kommun. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 7 maj 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att Regionförbundet södra Småland i en skrivelse av den 30 april 2014 meddelat att nuvarande personuppgiftsombud för nämnderna i kommunen, Ulf Petersson, från och med den 22 april 2014 entledigats från uppdraget. Regionförbundet har istället gett Annika Sandström uppdraget. måste således besluta att utse Sandström till personuppgiftsombud för valnämnden och anmäla beslutet till Datainspektionen. Beslutet skickas till Datainspektionen Regionförbundet södra Småland 5 (8)
32 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr VN/2014:3 s beslut noterar informationen till protokollet. Valmyndighetens nyhetsbrev 2014:10, 2014:11 samt 2014:12 redovisas för valnämnden. 6 (8)
33 Meddelanden Dnr VN/2014:9 s beslut noterar informationen. Inkomna beslut samt information av intresse redovisas för valnämnden: 1. Kommunfullmäktiges beslut i 72/2014 Motion om meddelarfrihet vid upphandling Åsa Karlsson Björkmarker (S). 2. Kommunfullmäktiges beslut i 75/2014 Årsredovisning för Växjö kommun 2013. 3. Kommunfullmäktiges beslut i 74/2014 Revisionsberättelse 2013 för Växjö kommun samt fråga om ansvarsfrihet. 4. Information om inlämning av valmaterial till Länsstyrelsen den 26 maj 2014. 7 (8)
34 Skrivelse om partiernas distribution av informationsmaterial inför EP-val och allmänt val 2014 Dnr VN/2014:10 s beslut besvarar skrivelsen med att partiernas tillgång till lägenhetsbyggnader för distribution av informationsmaterial inte ligger inom valnämndens ansvarsområde, enligt dess reglemente. Frågan bör snarare lösas i samverkan mellan partierna och respektive bostadsbolag. Monica Tengius (V) och Örjan Mossberg (V) har i en skrivelse av den 14 maj 2014 föreslagit att valnämnden ska vända sig till bostadsbolagen i kommunen, i syfte att underlätta partiernas tillgång till lägenhetsbyggnader för att kunna dela ut informationsmaterial till de boende om EP-valet och de allmänna valen 2014. Yrkanden Bert Sundström (S) med instämmande av Nils-Erik Carlström (FP): besvarar skrivelsen med att partiernas tillgång till lägenhetsbyggnader för distribution av informationsmaterial inte ligger inom valnämndens ansvarsområde, enligt dess reglemente. Frågan bör snarare lösas i samverkan mellan partierna och respektive bostadsbolag. Beslutsordning Ordförande Hedin frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att valnämnden beslutar enligt Bert Sundströms yrkande. Beslutet skickas till Monica Tengius Örjan Mossberg 8 (8)