Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 1 IT-student, Projektledare Distansmöten



Relevanta dokument
Projekt: Säkra och effektiva webbmöten inom socialförvaltningen.

Slutrapport Distansmöten

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum:

Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Projektparaden. Välkomna

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

Regionalt befolkningsnav Utgåva P Anders Henriksson Sida: 1 (6) Projektdirektiv

Välkommen! IT-chefsnätverk Verksamhetsutveckling med stöd av IT. GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND

Delprojektbeskrivning

Anteckningar från Strategiska styrgruppen SSVIT Tid: klockan 9:30-12:30 Plats: Gullbergsvass

SKAPAD AV

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Inrättande av en gemensam - centraliserad stödorganisation - genomförandeplan

Projektplan Från antagning till välkomnande

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6)

Ladok3 på GU. Rollbeskrivning i projektorganisationen

Digitala trygghetslarm i Sundbybergs stad

Slutrapport Teknikprojekt mobilitet

Projekthandbok. Riktlinjer och förhållningssätt

Projektplan. Ersätta fax av epikriser med NPÖ. Projektplanen godkänns: Namnförtydligande Koncernkontoret. Namnförtydligande Fyrbodals Kommunalförbund

Samhällsorientering Struktur, samverkan och helhet inom Fyrbodal Styrgruppsmöte

Projekt Ny bibliotekssystemmiljö

En kort inledande sammanfattning av projektplanen. Bör vara på en egen sida och placeras först i projektplanen.

UFV 2014/1186. Arbetssätt Projektplan. Fastställd av universitetsdirektören Reviderad

Startbesked för genomförandefas för exploateringsprojekt Biskopskvarn

Insatsområde Säker roll- och behörighetsidentifikation. ehälsa 2014 Västra Götaland

Projektplan. Mål Resultatet projektet ska leverera, dvs. vad som ska vara uppnått när projektet är genomfört, (se dokument Uppdragsbeskrivning ).

Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd

Inför Verksamhetsutveckling med stöd av IT

Trygg och säker i hemmet

ANTECKNINGAR. Styrgrupp IT i Väst - SITIV

Ramverk för projekt och uppdrag

Projekthandbok. administrativa utvecklingsprojekt

Projektplan - Dagvatten

Rapport till Internetstiftelsen

Välkommen till ehälsa Informations- och erfarenhetsdag kl 9:30 16:00

Prioriterade nyckeltal

Projectbase Projektplan

Protokoll Styrgruppsmöte för insatsområde Säker roll- och behörighets-

Rapport inför möte med styrgruppen för Fyrbodals fordonskommuner - Omställningsprojektet den 7 maj 2010

Projektplan: Gemensam Rekryteringsdag RäddsamVG

Projektdirektiv Säkerställa införandet av digitala trygghetslarm

Information kring det gemensamma arbetet för Verksamhetsutveckling med stöd av IT

DoÄr E-arkivering. Projektplan

Intressent- och behovskarta

Projektplan: Standardiserad hantering av SLU:s användaridentiteter, SLU-identiteter

Projekt Informationssäkerhet

Teknisk fysik Institutionen för fysik Maria Hamrin Krister Wiklund. Hej,

Ärende 1 Genomgång av minnesanteckningar från föregående möte i arkitekturgruppen

Handläggare/Kommun Thore Andersson, Britt-Inger Berntsson, Uddevalla kommun

INFÖRANDE, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING. Agneta Bränberg

Projektprocessen. Projektprocess

Snabbguide - Region Skånes projektmodell webbplats:

Förstudie kring förutsättningar för införande av Mina meddelanden

Riktlinjer för projekt i Nacka kommun

Mötesanteckningar. Strategiska styrgruppen för verksamhetsutveckling med stöd av IT - SSVIT

Projekt Brukarrevision. Den samlade handikapprörelsen i Göteborg tillsammans med Göteborgs Stad

Vägledning för att arbeta fram handlingsplan för trygghet, service och delaktighet i hemmet 1

TILLVÄXTPROGRAM FYRBODAL HANDLEDNING/DISKUSSIONSUNDERLAG

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Slutrapport AD-inloggning med SITHS-kort

Projektnamn: Nyanlända barn och elevers utbildning. Checklista inför beslut, BP1 JA NEJ

Delprojektbeskrivning

Projektplan för projekt EBH och fysisk planering

MÅLDOKUMENT Regional utveckling av esamhället i Västra Götaland

Projektplan Utbildningsadministration och studentstöd

HANDLINGSPLAN DIGITALISERING 2018

Projektplan: Utveckling av kvalitetssäkringssystem för utbildning

E-tjänst Särskilt boende Projektplan Version 1.0

Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad

Kunskapsutveckling om och effektivisering av rehabilitering för personer med psykisk ohälsa

Rubrikförklaringar till projektmallar

Projektplan för Vision 2025

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Linn Wallér Odette Escobar

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1

Slutrapport Analys organistion och planering införande i Grästorps kommun

Projektstyrningsmodell

Projektplan Ramprojekt för Vatten på Gotland projektledning och kommunikation

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Beskrivning av teknikprojekt inom kommunerna Strömstad och Tanum

FÖRPROSJEKTRAPPORT. Simuleringsmodell för mikro regenerativa applikationer i fastigheter

Policy för projektarbete

ARIKTEKTLEDNINGSGRUP PEN 20 OKTOER GÖTEBORG. Mötets öppnande. Ordf. Joakim hälsar alla välkomna, därefter presenteras dagens agenda.

RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING INFÖRANDET BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? PLANERING INFÖR INFÖRANDET

Styr- och handledningsdokument

Lilla Ratten STOCKHOLMS STADS PROJEKTMODELL

Specifikt Mätbart Accepterat Realiserbart Tidssatt

STATUSRAPPORT för Samordnad vårdplanerings implementationsprojekt i Västra Götaland

Projektdokument Namn på projekt Nummer för projekt Dokumentbeskrivning:

Anteckningar från SSVIT

FÖRFATTNINGSSAMLING Flik Projektmodell för Vingåkers Kommun

Guide till projektmodell - ProjectBase

Verksamhetsberättelse socialjouren 2016

Projektplan för Stärkt grön tillsyn II nationella tillsynsinsatser inom naturskyddade områden

Projektdirektiv för Samordnad vårdplanering på distans fortsatt införande i Örebro län

Nya Ladok införandeprojekt på Malmö högskola

PROJEKTDIREKTIV. Ny webblösning för extern och intern kommunikation / Uppdaterad Ann-Sofie Mårtensson

Ärende 1 Uppstart: genomgång av senaste anteckningar, sammanfattning av vårens arbete och en blick in i höstens arbete

Beredningen Utbildning Minnesanteckningar Beredningsansvarig: Karin Jansson

Resultat, avslut och uppföljning

Transkript:

(1)9 Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 1

(2)9 Projektidé 140104-eTjänster Distansmöten Syftet med projektet är att minska resorna som görs i jobbrelaterade ärenden och möten. Finansiering (Uppskattad) Kommun: Uppskattat antal timmar: Skövde 710 Kommentar: Trollhättan 160 Inkl. Uddevalla (endast konsulttid) Uddevalla 40+20 Enskilda+grupptimmar Tidaholm 282 Projektledning 516 75 % av heltid Summa: 1728 Kommun: Projektledning: Budget: Kommentar: Skövde ( Mari Johansson) 355 000kr Trollhättan (Konsult, Bo Törnqvist) 160 000kr Inkl. Uddevalla Uddevalla (Konsult, Bo Törnqvist) 30 000kr Endast Uddevalla Tidaholm (Bengt Höglander) 141 000kr Fyrbodal Emanuel Bramfors 258 000kr 75 % av heltid Summa: 944 000kr Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 2

(3)9 Deltagare Fyrbodals kommunalförbund (Projektägare) Emanuel P Bramfors, IT-student (Projektledare) Skövde kommun (Pilot) Sara Salegård, e-strateg, Marie Johansson, IT-samordnare, (Projektledare delprojekt) Trollhättans kommun (Deltagande) Thomas Wennersten, IT-chef Uddevalla kommun (Deltagande) Britt-Inger Berntsson, IT-chef Tidaholm kommun (Deltagande) Lena Arnoldsson, IT-chef Bengt Höglander, IFO-chef Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 3

(4)9 Projektplan Introduktion Distansmöten är ett viktigt område när det gäller att öka kommunikationsmöjligheterna mellan brukare, anhöriga, verksamheter, externa vårdgivare med flera. Hälften av alla resor som görs i Sverige är jobbrelaterade och med bilen som färdsätt. En investering i teknik för digitala möten har oftast en kort återbetalningstid. Video- och distansmöten effektiviserar också möten av mer administrativ karaktär och gör att personal kan utnyttja sin arbetstid på ett mer effektivt sätt. Det finns många exempel på hur verksamheter sparat miljontals kronor i bara resekostnader på att använda videomöten. Minskat resande ger dessutom positiva effekter på miljön. Bakgrund och syfte Syftet med projektet är att införa digitala möten som skapar möjlighet till minskat antal resor för handläggarna inom socialtjänsten, bättre förutsättningar för effektivare möten och mer tid för värdeskapande och kvalificerat klientarbete. Projektet syftar också till att utreda tekniker och verktyg som gör det möjligt att kommunicera oavsett vilken plattform man använder. Beskrivning Projektets omfattning (Skövde) Utreda förutsättningar för distansmöten mellan handläggare och HVB-boenden Genomföra distansmöten Starta upp webbmöten för HVB-hem, familjehem, socialjour, barnahus och externa boenden inom socialpsykiatrin. Projektets omfattning (Trollhättan & Uddevalla) Delprojektet ska skapa ett beslutsunderlag som ska beskriva de tekniker och verktyg som kan göra det möjligt att kommunicera oavsett vilken teknisk plattform kommunerna använder. En användarmanual för hur respektive system kan federera med varandra ska också skapas. Förutsättningar för gemensam adresslista Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 4

(5)9 Projektets omfattning (Tidaholm) Genomföra en förstudie som säkerställer att kommunikationen med medborgarna via Chatt sker på ett för medborgarna säkert och rättssäkert sätt. Test av chattverktyg Genomföra chatt inom socialtjänsten senast första september 2014. Avgränsning (Skövde) Skövde kommer att avgränsa sig kring uppstart av webbmöten för HVB-hem. Sedan löpande under perioden starta upp webbmöten för familjehem, socialjour, barnahus och externa boenden inom socialpsykiatrin. Avgränsning (Trollhättan & Uddevalla) Delprojektet kommer avgränsas kring en förstudie gällande testning av teknik och verktyg för distansmöten. Avgränsning (Tidaholm) Delprojektet kommer att avgränsa sig kring en förstudie inom teknik- och chattverktyg gällande chatt för socialtjänsten. Avslutning och Utvärdering (Skövde) Vid projektets avslut ska en slutrapport tas fram och godkännas. Projektet ska efter avslut överlämnas till en förvaltningsorganisation. I projektets avslut ingår att informera övriga kommuner inom Västkom om projektet och lösningen. Seminarie- samt informationsmöten kommer att hållas och dokumentationen kommer även att tillgängliggöras för intresserade kommuner. Etablering av förvaltningsorganisation ingår i projektet. Avslutning och Utvärdering (Trollhättan & Uddevalla) Vid projektets avslut ska en slutrapport tas fram och godkännas där det framkommer om vad/vilka tekniker som lämpar sig bäst för distanskommunikation. Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 5

(6)9 Avslutning och Utvärdering (Tidaholm) Vid projektets avslut ska en slutrapport tas fram och godkännas där det framkommer om vad/vilka verktyg som lämpar sig bäst för chatt inom socialtjänsten. Vidare skall utvärderingen visa i vilken utsträcknings chattverktyget bidragit till medborgarna i större utsträckning tar kontakt med socialtjänsten för råd och stöd. Utvärderingen ska också ge svar på vilken uppfattning medborgarna har om den nya möjligheten chatten ger att kommunicera med socialtjänsten. Genomförande (Skövde) Säkerställa en fullgod säkerhetsnivå Tekniska förutsättningar: Licens, programvara, dator, kommunikations-kit Utbildning av personal Erbjuda samarbetspartners att delta i webbmöten Löpande under perioden starta upp webbmöten för: HVB-hem, familjehem, socialjour, barnahus och externa boenden inom socialpsykiatrin. Det är mycket viktigt för deltagarna att tekniken fungerar väl vid uppstart, därför erbjuds både socialförvaltningens personal samt extern part stöd vid uppstart genom att en ITtekniker är på plats ute i verksamheten. Genomförande (Trollhättan & Uddevalla) Analys Vilka möjligheter finns med dagens utrustning, behövs uppgradering eller nyanskaffning för att möjliggöra ökad användning? Vilka möten kan med fördel ersättas av tele-/videomöten? Förutsättningar för distansutbildning. Ekonomisk analys av kostnader för möten Sammanställning av de största hindren/problemen för att användarna skall se videomöten som det naturliga valet vid mötesbokningar. Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 6

(7)9 Levererat resultat Sammanställning av nuläget gällande utrustning med tillhörande adresslista för uppkoppling samt med kommentarer om användbarhet. Förslag på riktlinjer för användning av tele- och videomöten. Motivation för att använda distansmöten Förslag på basnivå av teknisk utrustning för enskilda användare samt konferensrum Förslag på rutin för bokning och uppkoppling av möten. Förslag på manual för uppkoppling av videomöten internt/externt anpassat för respektive kommun. Förslag utbildningsplan för användare. Genomförande (Tidaholm) Säkerställa en fullgod säkerhetsnivå Utreda förutsättningar för chatt inom socialtjänsten Projektgruppens uppdrag är att genomföra en förstudie. En förstudie som säkerställer att kommunikationen med medborgarna via Chatt sker på ett för medborgarna säkert och rättssäkert sätt. Socialförvaltningen och IT-avdelningen beräknar att förstudien kan inledas under december 2013. Socialförvaltningen och IT-avdelningen beräknar att chattfunktionen skall vara i drift senast första september 2014. Kommunikation Projektgrupperna informerar regelbundet projektledaren samt styrgruppen om projektets status. Intresserade kommuner inom Västkom får regelbundet statusrapporter från projektet under projekttiden. Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 7

(8)9 Riskanalys Positiva faktorer Negativa faktorer Interna faktorer Styrkor Styrkor Stöd från ledning Svagheter Kort tidsplan Externa faktorer Möjligheter Projektpengar Hot Driftsäkerhet Internetåtkomst Grundläggande IT-kunskap Bristande förankring Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 8

(9)9 Mål Beskriva en modell av distansmöten som kan stödja åtminstone kommuners socialtjänster. Minska antalet resor, skapa effektivare möten samt frigöra mer tid för personalen för värdeskapande och kvalificerat klientarbete. Målet med teknik- och verktygsutredningarna är att testa tekniken och verktygen samt skapa ett underlag för vidare åtgärder. Uppdragsbeskrivning projektledare Arbetsuppgifterna består i att: Samordna, stödja och driva arbetet med e-hälsoprojektet Distansmöten, tillsammans med företrädare från de kommuner som är delaktiga i projektet Koordinera och samordna aktiviteter Ansvara för att projektet genomdrivs inom angivna ramar Rapportera och sammanställa underlag Kontinuerligt uppdatera projektverktyget (excel) och projektplaneraren Sammanställa statusrapporter varannan vecka Sprida vunna erfarenheter inom Västra Götalands kommuner Rapportera till styrgruppen vid styrgruppsmöten Emanuel P Bramfors 2013-11-01 Sidan 9