= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat Heroma är ett digitalt system för rekryteringssystem (från och med hantering av personaldokument, 2014) hanteras av KS-Personalkontor. Offentliga jobb hanteras av Barnoch Ungdomsnämnden 10 Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande. Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst. IT It-system Dnr i Heroma Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens löneavdelning Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten It-system Dnr i Heroma 3 år -------- Begärd handling återsänds Ansökningar (tidigare hantering till och med 2014)
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 11 Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande. Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst. Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten s rum Syst. ordn. 3 år -------- Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst s rum Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Begärd handling återsänds Personalhandlingar Anställningsbeslut och löneöverenskommelse O s rum Chef/lönekon tor Syst. ordn. pärm, IT Pers.akt. Vid inaktualitet -------- en finns på kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning Syst.ordn. Insändes till KS lönekontoret Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning ar rörande löneutbetalning, ledigheter etc. via självservice Årsvis Bevaras Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från KS personalkontor Se KS: F 8 Olika rum Syst.ordn. Vid inaktualitet, se anm. överförs till kommunstyrelsens lönekontor Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Diariet Närarkiv / Dnr Vid inaktualitet Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. OSL kap. 2 1. Diarieförs och bevaras för
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 förtroendevalda Utdrag ur belastningsregistret Papper O Närarkiv Pers-nr, Tidigast efter 1 --------- Hanteras av resp. förvaltning/avdelning/ Akt år. enhet. återlämnas vid begäran, ar rörande frånvaro, uppgifter om. Medarbetarsamtal, protokoll/anteckningar Avgångssamtal, protokoll/anteckningar Chef, handläggare efter notering i akt e.d. Syst.ordn. 2 år ar rörande arbetsskada, rehabilitering, se dhp kommunstyrelsens personalkontor. Ev. läkarintyg återlämnas till individen. O Chef Syst.ordn. 2 år OSL kap. 39 12 Lönesamtal anteckningar Tjänstgöringsbetyg/intyg Rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande, se Ks personalkontor O Chef Syst.ordn. 2 år K Administrativ avdelning Chef / Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs till personakt kommunstyrelsens löneavdelning. Intyg under pågående anställning gallras vid inaktualitet. Utfärdas från 2014.05 av löneavdelning. Pers.nr.ordn. Utskrift för arkivering sker från respektive förvaltning. Ärendet gallras i IT-systemet i samband med utskrift. Företagshälsovården, rekvisition Papper Chef / personalsekr. Syst.ordn. Vid inaktualitet, --------- Se även: Kommunstyrelsen: Personalkontoret: Rehabilitering Incident- och skadeanmälan, med bilagor Syst.ordn. Vid inaktualitet et översänds till kommunstyrelsens säkerhetssamordnare LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Tidsbegränsad anställning O Pers.nr.ordn. 1 år
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 13 Uppsägningar och avsked LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut O Pers.nr.ordn. O Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Vid inaktualitet Disciplinåtgärder, skriftlig varning Papper Personalsekr. se lönekontor Disciplinåtgärder, bakgrundsmaterial Personalsekr. inklusive kopia av skriftlig varning / Chef Kravspecifikation: Arbetsmiljöarbetsuppgiftsfördelning (för politiker, chefer m.fl.) Papper O Diariet, Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Syst.ordn. Tidigast efter 4 år, senast vid pensionering. Dnr Bevaras 4 år Diarieförs i kommunstyrelsens diarium Protokoll, rörande arbetsmiljö, skyddsronder O Närarkiv Dnr Bevaras 4 år ÖVRIGT Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o.d., interna verksamhetsmöten Kron. Ordn Vid inaktualitet (4 år) se anm. Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. O Syst.ordn. Vid inaktualitet, se anm. Väsentlig information bevaras
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 14 Projektgruppshandlingar, av större art O Diariet, Dnr. Bevaras 4 år Underlag kan gallras vid inaktualitet Syst.ordn Projektgruppshandlingar, av mindre art O Syst.ordn Vid inaktualitet Underlag kan gallras vid inaktualitet Postlistor O Syst.ordn. Vid inaktualitet Hanteras från kommunstyrelsens kommunkansli Rekvisitioner, kvittenser o.d. Div. rum Syst.ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges Närarkiv e.d. E-post, Sms, bloggar, cockiefiler e.d. Digitalt O Syst.ordn. Vid inaktualitet, se anm. Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Röstbrevlåda, e.d. Ljudfil O Syst.ordn. Vid inaktualitet, se anm. Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Fotografier från miljöerna, ett urval e.dyl Närarkiv Kron.ordn., IT e.d. Bevaras 4 år Dokumenteras, dateras. Övriga gallras vid inaktualitet Ljudupptagningar/filmmaterial av betydelse Magnetband, IT, Närarkiv Diariet Syst.ordn. Dnr. Bevaras 4 år Kan ingå i diarieförda handlingar/personakt. Ljudupptagningar/filmmaterial av ringa eller tillfällig betydelse Egenproducerat informationsmaterial e.d. Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi etc. Magnetband, IT, etc. O Olika rum Närarkiv Närarkiv. Alla rum Närarkiv Personakt Syst.ordn. eller Dnr, Personakt OSL Vid inaktualitet Kan ingå i diarieförda handlingar, personakt. OSL Ett urval bevaras. Jfr Fotografier från miljöerna Syst.ordn. Bevaras Omedelbart Dateras Syst.ordn. Bevaras 4 år Dateras Skrifter, kataloger, broschyrer, info, utredningar, författningar, cirkulär m.m. från andra myndigheter, företag, föreningar och förbund K Olika rum Syst.ordn. Vid inaktualitet
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 Inventarieförteckningar över O Objektsvis Bevaras 10 år 1:a förteckningen och sedan vart 10:e specialmateriel för verksamheterna jämna år bevaras. Samlas hos administrativa avdelningen. Dokumentation rörande brandsyn, e.d. O Diariet Dnr. Bevaras 4 år Samlas på administrativa avdelningen Ritningar och handlingar angående byggnader samt fastighetsskötsel och uthyrning Akt Olika rum Objektsvis Kron.ordn. m.m. Vid inaktualitet finns hos fastighetsenheten 15 Körrapporter ar rörande fordon, servicebok m.m. Dokumenthanteringsplaner HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse O Syst.ordn. 2 år O Syst.ordn. Hanteras på samma sätt som för kommunens övriga fordon, se kommande dhp för samhällsbyggnadsnämnden. Arkivredogörare/ ansvarig Dnr. Olika rum Vid inaktualitet bevaras i diarieförda handlingar. Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. Syst.ordn. Kontrollera först var originalhandling finns Inkomna, upprättade eller expedierade Syst.ordn.
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 framställningar, förfrågningar och Jfr. Diarieförda handlingar meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 16 ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Syst.ordn. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegrip-liga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Syst.ordn. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. Syst.ordn. Syst.ordn.
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 17 ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har in-kommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämnings-kvitto och kvittoböcker för avgående post. Syst.ordn. Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. Syst.ordn. ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. (exempelvis IT-systemen Stratsys och Netigate) Syst.ordn., Se amn Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. Används av flera förvaltningar inom kommunen.
= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av byggnadsnämnden 2014-09-24, rev 2015-07-02 18 B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. Syst.ordn. 1. ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse ( till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.