Koncerninköp Enhet IT och allmänt material

Koncerninköp Enhet IT och allmänt material Heléne Nordström Inköpare Telefon 044-3093428 Helene.U.Nordstrom@skane.se Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 1 (9) Frågor och svar nr 4 Upphandling avseende IT-system för lager, distribution och inköp till Skånetvätt Översänder en sammanställning över de frågor som har inkommit per 2009-09-01 med Region Skånes svar. Med vänlig hälsning Heléne Nordström 1. Fråga avseende vald upphandlingsform i Förfrågningsunderlag Ni skriver att ni valt förenklad upphandling och att upphandlingsformen ej medger förhandling. Är det inte så att denna form medger möjlighet att förhandla? Det har skett en felskrivning och det stämmer att förenklad upphandling ger en möjlighet att förhandla. 2. Fråga avseende integration med webbutiken Av förfrågningsunderlaget framgår att IT-stödet ska integreras med befintlig webbutik. Vidare ställs det flera krav på upphandlande systems funktioner beträffande beställarfunktionen förfrågningsunderlagets avsnitt 2.2.4 kundorder. Är det då korrekt uppfattat att det efterfrågade systemet som ska innehålla dessa funktioner och beställarens åtkomst till beställningsfunktionen sker via en länk i webbutiken? Ja beställaren har bara tillgång till Webbutiken och kommer inte använda det efterfrågande systemet. Men det ska gå att lägga ordrar direkt i systemet (men de ordrarna läggs inte av våra kunder) 3. Fråga avseende Generellt om lager I underlaget framgår att det finns ett lager på annan ort buffertlager där lagersaldo ska noteras. Hur hanteras i lagersammanhang alla tvättgods som cirkulerar i tvätt samt ut till kund. Ska även dessa gods registreras som Koncerninköp inköp och upphandling i Region Skåne 2009-07-14 Postadress: Box 1, 221 00 Lund Besöksadress: Baravägen 1, 222 40 Lund Telefon (växel): 046-15 30 00 Fax: 046-15 35 39 Organisationsnummer: 23 21 00-02-55 Internet: www.skane.se/koncerninkop

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 2 (9) utleveranser när de lämnar tvätterier och inleveranser när de återkommer? Nej in- och utleverans registreras inte i något lager. Det finns ingen spårbarhet i tvättgodsen inne på tvätteriet. 4. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.7 Vi ber om ett allmänt förtydligande av denna fråga - vad menas? Det bör finnas möjlighet att lägga in avtal med kunden där en lagernivå styr och skapar en order vid avvikelser. Kunderna kan ha små mellanlager. Dessa lager går att nivåavläsa (med en annan IT lösning). Möjlighet bör finnas att kunna bestämma lagernivå ute hos kund och att en automatisk order skapas när lager nivån understiger ett förutbestämt antal. 5. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.7 Avses ett kundspecifikt lager sk. mellanlager där in- och utleveranser sker? Ja 6. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.14 Systemet bör föreslå vilka kunder som kan samplockas Vi ber Er förklara på vilka grunder ni önskar funktion, volym, leveranstidpunkt, produktstruktur, geografisk placering etc Geografisk placering framförallt. Det finns kunder som har två kundnummer men samma lagerplats. Dessa kan samplockas i samma vagn. 7. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.16-17 Frågorna 16 och 17 gäller plocklistor. Vi ber Er förtydliga och ge exempel på vilka parametrar och kriterier ni önskar valbara. Plockning efter: artikelsortering, datumsortering, transport-turordning och kundsortering. 8. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.20 Vi önskar få ett förtydligande över vad signering via signaturregister innebär och hur denna signering i så fall skall ske. Finns idag ett sådant register som redan används i andra sammanhang och som ska integreras med upphandlande system? Idag i det gamla systemet signerar packarna de plocklistor som de packar med sin signatur. Det innebär att det dels står på följesedeln vem som packat. Dels kan man göra uppföljning på hur mycket varje packare packat. 9. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.21 Vi har tolkat denna fråga såsom att systemet skall uppdatera och spara information då en order är lagd eller en transaktion är genomförd. Är det korrekt uppfattat?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 3 (9) Ja rätt uppfattat. 10. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.22 Hur önskar Ni att information om vem som har plockat varorna skall ske? Kan det vara en manuell notering (eftersom fråga 20 är ett bör krav?) Att kunna registrera vem som plockat i det efterfrågade systemet är ett bör krav. Funktionen finns i det gamla systemet och används enl. svar (20) ovan. Manuell notering är inte den lösning vi söker. 11. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.25 Vi önskar en förklaring av frågan: Utskrift av tidigare utskriven följesedel skall göras med tydlig markering av att det gäller en kopia och alltid med samma texter för anmärkningar och kommentarer. En utskriven kopia av en följesedel ska man kunna skriva ut men det ska klart framgå med text att den redan har skrivits ut. Den ska se exakt likadan ut som original följesedeln. 12. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.25 Vad skiljer en anmärkning från en kommentar i texten ovan? Ingen skillnad. Men finns det kommentarer eller anmärkningar på följesedeln, skall dessa även finnas på kopian. 13. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.25 I förfrågningsunderlagets kravspecifikation sidan 5 andra stycket finns samma krav men där hänvisas till plocklistan vad gäller? Samma krav på plocklista och följesedel. 14. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.53 Vad avses med en generell prisförändring? På varje artikel finns ett pris. En gång om året görs en generell prisökning på x%. För att slippa gå in på varje artikel och ändra pris, skall det gå att lägga in en prisökning som automatiskt höjer alla artikelpriser. 15. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.55 Under krav 55 har vi uppfattat önskemål om att systemet ska kunna integrera med ert ekonomisystem avseende såväl externa fakturaunderlag som interna bokföringsunderlag, är det korrekt uppfattat? Ja det ska gå att skapa fakturor i systemet men det ska också gå att skapa bokföringsunderlag som går in i ekonomisystemet. 16. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.78 Vi önskar få en teknisk beskrivning (filspecifikation) över det data som ska konverteras från ASW400 TWAS.

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 4 (9) Det kommer att gå att få ut data från ASW i olika format beroende på vad det nya systemet kräver. Därför finns inte den filspecifikationen. Det som skall läsas över är: Artiklar med pris, kundregister, transportturer osv. 17. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.96 Under punkten 96 definieras avbrottstiden, vi antar att detta inte avser avbrott föranlett av driftsstörningar då upphandlande enhet själv avser drifta systemet i alla fall inledningsvis. Är det korrekt uppfattat? Avser avbrott som kräver leverantörens support. Allt som leverantören ansvarar för enligt avtal skall garanteras (om drift ingår i lösningen skall detta krav uppfyllas i driften) 18. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.98 Avser tillgängligheten, på 99 % per år, själva systemet eller supporten? Hur ska frågan tolkas mot bakgrund av ovan ställd fråga dvs ansvar för driften? Avser supporten och eventuell annan driftsform om det är ett alternativ. 19. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.100-102 Förfrågningsunderlaget innehåller tydliga och omfattande krav på loggningsuppgifter/regler vilket är ovanligt för ett verksamhetssystem av denna karaktär. Är det rätt uppfattat att upphandlande system ska logga alla beställares (av tvätt) läsningar, förändringar och borttagningar? Ska loggningsuppgifter hämtas från webbutiken eller från upphandlande IT stöd för tvätten? Beställningar som görs i webbutiken loggas. Alla förändringar som görs i efterfragat system skall man kunna spåra (till användare och vad det rä för förändring). 20. Fråga avseende förtydligande av integration med webbutik Av svaret på fråga 2 framgår att beställaren enbart har tillgång till webbutiken. Samtidigt ställs ett antal krav i förfrågningsunderlaget beträffande funktioner som beställaren/kunden ska ha tillgång till. Vi önskar ett förtydligande beträffande rubricerad integration. Vilka olika roller ska de olika systemen ha? Kan det vara så att beställaren/kunden går in via webbutiken men sedan i själva verket länkas vidare till beställningsfunktioner i det upphandlande systemet och därmed använder det efterfrågade systemet? Var sker i så fall kontroll av behörighet etc? All beställning från kunden skall ske via webbutiken. Men det bör finnas ett webgränssnitt där vi i framtiden kan lägga ut information som vi vill att kunden ska kunna se (tex orderstatus, budget). Det bör i systemet finnas behörighetssystem där man kan gruppera användarna med olika behörigheter (Punkt 86-89). 21. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.3 Kontroll skall finnas som omfattar tex att kund är behörig att beställa Eftersom kunderna enbart ska jobba med webbutiken sker då denna kontroll där och inte i det efterfrågade systemet?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 5 (9) När filen med information om beställningar läses från webbutiken in till det efterfrågade systemet, skall en sådan kontroll göras och en fel-lista skapas. 22. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.4 Systemet bör spärra. samma fråga här, sker då detta i webbutiken? Till 90% stoppar webbutiken kunden från att beställa men samma svar som ovan. En fellista skall skapas där det syns om någon beställt fel artikel. 23. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.7 Vi har uppfattat att det förekommer sk mellanlager hos kund vars nivå ska kunna styra och skapa en order. Är det då avsikten att kunden i webbutiken gör en utleverans av en vara när ett tvättgods nyttjas? Samt att webbutiken skapar en order när lagernivån understiger en förutbestämd nivå en order som sedan skickas vidare till efterfrågat system? Detta är inget vi använder idag men vi ser positivt (börkrav) på om det i det efterfrågade systemet finns en möjlighet att skriva in ett lagersaldo (per månad eller år eller vecka). Tanken är att då koppla ihop det efterfrågade systemet med ett system som läser av hyllor ute hos kund. Det systemet skulle sedan skicka saldoinformation till det efterfrågade systemet som skapar en beställning/order. 24. Fråga avseende kapitel E förfrågningsunderlag, villkor för avtalstecknande Vi noterar att avtalet helt saknar bestämmelser om felansvar, försening samt licens. Vad gäller för dessa delar? Är det tänkt att dessa bestämmelser skall förhandlas vid någon form av avrop under avtalet? I förfrågningsunderlaget kapitel E punkt 2 övrigt står att ytterligare punkter kan tillkomma, detta avser bland annat fel-ansvar, försening samt licens och innebär att de kan bli aktuella för en diskussion. 25. Fråga avseende kapitel E förfrågningsunderlag, villkor för avtalstecknande Skall leverantören lämna förslag på övriga leveransvillkor i samband med anbudet? Hur bedöms lämnade villkor i upphandlingen erbjudna leveransvillkor finns ju inte med som bedömningskriterium enligt förfrågningsunderlaget? Man behöver inte lämna förslag på övriga leveransvillkor, detta kommer att diskuteras specifikt med den anbudsgivare som får uppdraget. Eftersom vi inte har specificerat detta som ett bedömningskriterium, kommer vi inte heller att bedöma det. 26. Fråga avseende licensform Ang. licensformen: Många av de IT-system som säljs på marknaden ägs av internationella bolag, men säljs av lokala återförsäljare. Licensavtalen tecknas dock ofta direkt mellan slutkund och produktägaren. Kan Beställaren i detta fall tänka sig att teckna själva licensavtalet (till skillnad

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 6 (9) från leveransavtalet som tecknas med anbudsgivaren) med en tredje part, eller måste licensen i så fall tecknas som en underlicens från anbudsgivaren? Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer och licensen måste alltså tecknas som en underlicens från anbudsgivaren. 27. Fråga avseende fullgörandegaranti Ang. punkt 13, andra stycket: Avtalet skall tillförsäkra Beställaren tillgång till källkod. Beträffande standardprodukter är det många gånger inte möjligt att få en deposition av källkod (risken är dock minimal eftersom större internationella programvarutillverkare knappast går i konkurs). Kan Beställaren nöja sig med ett avtal som bara ger Beställaren tillgång till källkoden för de anpassningar som anbudsgivaren/leverantören utför? Ja, vi kan tänka oss att nöja oss med ett avtal där vi enbart får tillgång till källkoden för de anpassningar som anbudsgivaren utför. 28. Fråga avseende punkt 14 i villkor för avtalstecknande Ang. punkten 14: Den nuvarande skrivningen innebär inte att Beställaren behöver gå med på en justering av de angivna beloppsgränserna och anbudsgivaren måste följaktligen räkna med att bli bunden av de värden som anges. De mycket höga beloppen i förening med det faktum att skadeståndsansvaret även inkluderar indirekt skada och tredjemansskada, innebär en extrem risk som i princip är omöjlig att prissätta för anbudsgivaren. Det inte sällan otillåtet för företagsledning och försäkringsgivare att lämna anbud i affärer som innebär sådana risker. Kan Beställaren tänka sig att ändra skrivningen i denna punkt så att skadeståndsansvaret begränsas till ett belopp motsvarande kontraktssumman och att ansvar för indirekta skador exkluderas? Skrivelsen under punkt 14 kommer inte att ändras, dock kommer vi att föra en diskussion med den vinnande anbudsgivaren angående beloppsgränserna. 29. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.2 Citrixklienter: Skall klientlicenserna ingå i anbudet? Nej 30. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.30 Vagnreturer, hur gör ni i denna rutin idag? Separat/manuell hantering eller har ni artiklar som ni fakturerar och levererar ut/in? Separat Accessprogram håller reda på antal dagar. Fakturaunderlag plockas därifrån och läggs in som en artikel med en artikelrad (med antal dagar) på den samlingsfakturan som skickas till kunden. 31. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.30 Vagnreturer: Hur definierar ni "körtur"? Är det ett datum med klockslag när vagnen ska vara framme? Eller är det en speciell rutt? Eller annat?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 7 (9) Körtur= transporttur med lastbil ut till våra kunder. Vi har fasta turer med vår transportorganisation när vår tvätt körs ut resp hämtas. Vi levererar till 8 sjukhus. 32. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.3 Behörighet - Kontrollfråga: Gäller både i applikationen och via i befintlig weblösning? Är det i såfall förberett i weblösningen? Vilken webbplattform gäller idag? Kontroll sker dels i webbutiken men när ordrar läses över från webbutiken till det nya efterfrågade systemet, skall en kontroll ske och fellista skapas om en kund beställt fel artikel. 33. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.4 Behörighet: Är det förberett i befintlig weblösning? Det är det men bör även finnas i det efterfrågade systemet eftersom det kan bli fel i weblösningen 34. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.9 Förklara begreppet turhantering. Vad betyder för er? Vi levererar fasta turer dvs kunden beställer till sin leveransdag. Ibland behöver kunden kunna lägga in extra ordrar o även extraturer (snabborder). 35. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.12 Kan man blanda sterila och osterila orderrader på samma order, så länge det blir olika plocklistor och leveranser? Ja det ska man kunna. 36. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.17 Plocklista utskrift ska ske med olika val. Kan ni ge exempel på detta? Man ska kunna ställa in i programmet, i vilken ordning man vill ha artiklarna. Bokstavsordning eller efter artikelgrupp osv. 37. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.26 Är behörighet förberett i befintlig weblösning? Nej går inte att lägga in i befintlig webbutik utan kräver ett annat webgränssnitt i det efterfrågade systemet. 38. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.27 Är behörighet/funktion förberett i befintlig weblösning? Beskriv vilken budget skall registreras. Nej går inte att lägga in i befintlig webbutik utan kräver ett annat webgränssnitt i det efterfrågade systemet. Kunden vill arbeta med avvikelser i budget. Kunden lägger in ett års- eller månadsförbrukning som ligger till grund för beställningarna.

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 8 (9) 39. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.32 Vagnreturer - Förtydliga med exempel! Det packas flera vagnar till en och samma kund. Idag stansar man in varje vagnsnummer med ett kundnummer. I det nya systemet ska man kunna registrera in en kund och sedan direkt kunna skriva in flera vagnsnummer på samma kund. 40. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.36 Handdator/scanner - skall dessa vara mobila eller fast anslutna till PCarbetsplats? Båda lösningarna accepteras. 41. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.38 Utskrift av elektronisk följesedel: Beskriv format och meddelandetyp? Är det via e-mail eller EDI och vilken meddelandetyp gäller isåfall? Både e-mail och EDI accepteras som lösning. Men den måste vara automatisk. Dvs när plocklistan är klarsignerad går det iväg ett meddelande att den är plockad och vilka artiklar som packats. 42. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.39 Streckkod/ chip: Menar ni att mottagaren ska göra en avläsning som automatiskt uppdaterar systemet och ändrar status till "mottagen"? Ja samt datum och tid när det är mottaget. 43. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.48 Integration Koncerninköp: Beskriv vad skall integreras och i vilken tillämpning. Det ska finnas möjlighet att dels lägga in kunder manuellt men det ska också gå att via fil läsa in (automatiskt) och uppdatera kundregistret (på natten till exempel). 44. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.51 Kodning av körturer av leveransschema: Förklara hur det kan se ut idag. Vilken typ av kodning, finns det undantag från reglerna? Se även fråga på er kravpunkt 9. Idag lägger vi in i systemet vilka leveransdagar kunden har (turer). Den informationen behöver vi ha i framtiden också för att styra så att kunden inte lägger in felaktiga önskade leveransdagar. Dessutom packas vagnar efter dessa turer. 45. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.63 Stöd för fem år gamla versioner: Kan definiera vad ni menar med "stöd" i denna frågan?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 9 (9) Support på fem år gamla system. 46. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.72 Anbudsgivaren bör som option kunna installera programvaran - Beskriv exempel. Idag sköter vår IT organisation all hård- och mjukvara. De underkontrakterar ofta leverantören av systemen för hjälp med installation. 47. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr. 97 Support - Vilken delar avses? Drift, databas, applikation etc. Vilken svarstid på ärende gäller? Skall alla användare kunna nå denna tjänst eller hur många superusers gäller det? Felavhjälpning skall påbörjas omgående alternativt senast inom 15 minuter och felet skall vara åtgärdat inom 4 timmar under tiden 07.30 16.30 helgfria vardagar. Gäller en eller två superuser som anmäler felen. Gäller applikationen. 48. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr. 99 99% tillgänglighet, På vilka delar? Om systemet driftas själv är plattformen då exkluderad? Ja hårdvarufel sköter IT organisationen. Detta gäller endast applikationsfel. 49. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr. 100 Spårbarhet, gäller det även läsning av information (fråga på post) förutom uppdatering av post? Nej gäller inte läsning.