Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Kontaktperson Michal Kasina E-post michal.kasina@polisen.se Datum Diarienr (åberopas vid korresp) A194..707/2013 Saknr 928 Sista anbudsdag: 2014-06-09 UPPHANDLING AV TJÄNSTER AVSEENDE FÖRSÄLJNING AV GODS (4 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 1.1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- i nuläget förutom Rikspolisstyrelsen, Statens och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisationn ingår kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Riksdagen har dock beslutat attt en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari 2015. Polismyndigheten övertar verksamheterr från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i läns ( Polisen ) räkning och inbjuder till anbudsgivning. Skåne 1.2 KARAKTÄR OCH OMFATTNING Polisen tar emot hittegods och även så kallat allmänt gods som i många fall inte går att spåra till någon ägare. Vidare hanteras i beslag tagnaa föremål som efter beslut har förverkats till Staten. Överskottsmaterialet säljs efter viss tid eller skrotas. Upphandlingen avser försäljning, med därtill hörande hämtning och förvaring, av gods som Polisen anvisar och som; a) tillfallit staten på grund av förverkande, b) tillfallit staten enligt lagen (1938:121) om hittegods, c) tagits i förvar enligt lagen (1974:1065) om visst stöldgods m.m., d) omhändertagits med stöd av 24 a polislagen (1984:387), e) omfattas av 27 kap. 8 a andra stycket rättegångsbalken (1942:740), eller f) utgörs av statens egna lösa egendom, nedan kallat Anvisat gods, i enlighet med vad som anges i bilaga 4 Avtalsunderlag ( Tjänsten ). 1 (10)
Anvisat gods omfattar ej egendom som enligt gällande föreskrifterr ej får säljas, t.ex. djur eller egendom som är utsattt för snar försämring, såsom exempelvis livsmedel, eller har så ringa värde att den inte har något saluvärde. Egendom av denna karaktär kommer således ej att vara föremål för försäljning inom ramen för förevarande upphandling. Polisens Anvisat gods har tidigare oftast utgjorts av följande varukategorier: 1. Cyklar och mopeder 2. Hemelektronikk 3. Verktyg 4. Musikinstrument 5. Smycken 6. Diverse lösöre, såsom kläder, väskor, barnvagnar m.fl. Det uppskattas för närvarande att de ovan angivna varukategorierna kommer att vara de vanligast förekommande även under avtalstiden. Den faktiska förekomsten under avtalstiden kan dock komma att skilja sig från de ovan angivna och Polisen lämnar därför ingen garanti i detta hänseende i förevarande upphandling. I dagsläget sker hämtningar av Anvisat gods ungefär en (1) gång per vecka, med undantag för cyklar som hämtas i större partier ungefär sex (6) gånger per år. Beroende på i vilken omfattning tillströmningen av egendom kommer att ske under avtalstiden kan den faktiska hämtningsfrekvensen av Anvisat gods dock komma att skilja sig från den ovan angivna. Polisen avser att teckna ramavtal med en (1) leverantör. 1.3 VOLYM Det uppskattas för närvarande att försäljningen kommer att uppgå till cirka 1,5 miljoner kronor per år under avtalstiden. Angiven volym är dock en uppskattad volym från Polisen och faktisk försäljningsvolym kan komma att understiga alternativt överstiga det angivna värdet. Polisen lämnar ingenn volymgaranti i förevarandee upphandling. 1.4 AVTALSTID Ramavtalett träder i kraft den dag då ramavtalet undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år från och med datumet för dess ikraftträdande. Polisen äger rätt men har inte skyldighet attt förlänga ramavtalet med upp till ett (1) år i taget upp till sammanlagt två (2) år med i övrigt oförändrade villkor. 2 (10)
2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.2 ANNONSERING Annonsering sker i elektroniska databasen Mercell, www.mercell.se. 2.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av anbudsförfrågan jämte bilagor ( Förfrågningsunderlag ). denna Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.4 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas tilll ansvarig upphandlare per e- post till följande adress; michal.kasina@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 28 maj 2014. Frågor och svar, kompletteringarr och förtydliganden samt annan för upphandlingen relevant informationn publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil på www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/ fram till och med den 3 juni 2014. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.5 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skalll all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för informationn som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.10 nedan. 3 (10)
Använd hålat A4-papper och undvik plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. - ANBUD Försäljningstjänster avseende gods 2.6 ANBUDETS GILTIGHETT Anbud skall vara undertecknatt av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 8 december 2014 om inte annat överenskommes. Överenskom mmelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. Av behörig företrädare undertecknad sanningsförsäkran i bilagaa 1 Formulär för anbudsgivare godtas som undertecknat anbud och som accept av anbudets giltighetstid enligt föregående stycke. 2.7 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 9 juni 2014. Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligenn eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:000 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.8 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.9 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett av båda parterna undertecknat kontrakt efter att avtalsspärren löpt ut. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parternaa eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 4 (10)
2.10 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera: a) vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig; och b) vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska fullgöra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att fullgöra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilaga 2 Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare skall lämna sina egna och underleverantörers förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och bilaga underleverantör samt bifoga dem till anbudet. företagsuppgifter 2 Formulär för Det är önskvärt att anbudsgivaren i sitt anbud, förslagsvis i bilagaa 1 Formulär för anbudsgivare och bilaga 2 Formulär för underleverantör, lämnar en företagspresentation som innehåller en beskrivning av företaget och dess verksamhet, ägar- och organisationsstruktur, resurser och utvecklingsplaner samt kort historik inklusive utveckling till dags datum. 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger genom att underteckna och till anbudet bifoga bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och bilaga 2 Formulär för underleverantör. Undertecknandee skall göras av behörig företrädare för anbudsgivaren respektive underleverantör. 5 (10)
3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och eventuella underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende nbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom attt inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skalll styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För informationn om de uppgifter som avses hänvisas till bilaga 3 Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete attt kravet uppfylls. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive eventuella underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skalll vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande registerr som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och eventuella underleverantörer är skyldiga att vara registreradee i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och eventuella underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från behörig svensk myndighet. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 6 (10)
3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklasss 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomiskk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti. 3.6 TIDIGARE ÅTAGANDEN Anbudsgivaren skall ha erfarenhet att bedriva verksamhet som till sin karaktär motsvarar det uppdrag som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag, alternativt andra försäljningsuppdrag avseende gods. För att säkerställa att anbudsgivar ren har efterfrågad erfarenhet inom efterfrågat område skall minst två (2) referensuppdrag lämnas tillsammans med anbudet. Referensuppdragen skall ha påbörjats eller slutförts inom tre (3) år från och med sista anbudsdag eller vara nu pågående. Anbudsgivaren skall styrka att kravet enligt föregående stycket uppfylls genom att bifoga anbudet, förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare, nedanstående uppgifter för varje angivet referensuppdrag: firma (företagsnam mn) och/eller organisationsnummer på företaget för vilket uppdraget fullgjorts, kontaktuppgifter till kontaktperson hos företaget för vilket uppdraget fullgjorts, t.ex. namn och telefonnummer, samt kort beskrivning av uppdragets omfattning och karaktär, inklusive uppdragets värde och tidsperiod för uppdraget. Anbudsgivare eller i anbudet medverkande avtalspart gentemot respektive referenskund. underleverantör skall ha varit ansvarig Polisen kommer att kontakta kontaktperson(erna) för att verifiera att de lämnade beskrivningarna är korrekta. Det är således viktigt att kontaktuppg gifterna är aktuella och kontaktperson(erna) bör vara underrättadd om att Polisen kan komma att kontakta dem. 7 (10)
3.7 UNDERLEVERANTÖR Avser anbudsgivaren att anlita underleveran ntörer för att utföra delar av uppdraget skall dessa anges i anbudet genom att bifoga bilaga 2 Formulär för underleverantör med uppgift om underleverantörens firma (företagsnamn) och/eller organisationsnummer samt en beskrivning över vilka delar av uppdraget som underleverantören kan komma att utföra och i vilken omfattning. Bilagan skall vara undertecknad av behörig företrädare för respektive underleverantör. Underleverantörer som anbudsgivaren anlitar för att utföra tjänsterna skall uppfylla kraven i punkterna 3. 2 3.4, vilket kommer att kontrolleras av Rikspolisstyrelsen genom kontakt med behöriga officiella myndigheter i Sverige. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET FÖR UPPHANDLINGEN 4.1 KRAVSPECIFIKATION De krav som i förevarande upphandling ställs på Tjänsten framgår av punkten 6.2 Hämtning och försäljning av Anvisat gods och punkten 6.3 Förvaring av Anvisat gods i bilaga 4 Avtalsunderlag. Anbudsgivaren skall, förslagsviss i bilaga 1 Formulärr för anbudsgivare, beskriva hur anbudsgivaren kommer att organiseraa och utforma sin verksamhet för att uppfylla de ställda kraven. Det är viktigt att anbudsgivaren anger hur denne disponerar sina resurser över dygnet samt vilka hämtnings- och förvaringsrutiner som tillämpas och beskrivning av dessa. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för attt styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser genom angivande av dels provision i procent (%) dels timersättning i svenska kronor (SEK), i enlighet med bilagaa 1 Formulär för anbudsgivare. Priserna skall omfattaa ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av åtaganden enligt bilaga 4 Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilaga 4 Avtalsunderlag anges samtligaa kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. 8 (10)
Anbudsgivaren skall skriftligen accepteraa samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad bilaga 1 Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilaga 4 Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Endast de krav som ställts i Förfrågningsunderlaget kommer att utvärderas. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skall-krav och en förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i två på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis formalia, dvs. om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda, om inlämnade anbud innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats, samt om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren enligt 10 kap. LOU. Därefterr sker en kvalificeringsprövning där det kontrolleras om kraven som ställs i punkten 3 Krav på anbudsgivare uppfylls. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla samtliga kraven enligt ovan kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASENN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen enligt punkten 4 Krav på föremålet för upphandlingen samt de kommersiella kraven enligt punkten 5 Kommersiella krav. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan beskrivna utvärderingsmetod och utifrån de prisuppgifter som anbudsgivare lämnat i enlighet med bilagaa 1 Formulär för anbudsgivare. Efterfrågade prisposter i enlighet med bilaga 1 Formulär för anbudsgivare i respektive anbud multipliceras med det totala uppskattade försäljningsbeloppet (Anbudspris 1) respektive det totala uppskattade antalet hämtningstimmar (Anbudspris 2) under en tidsperiod om ett (1) år av avtalsperioden. De värden som erhålls efter multipliceringen adderas därefter samman till ett utvärderingspris. Utvärderingsmetoden kan såledess illustreras enligt följande: 9 (10)
1 500 000 SEK x Provision (Anbudspris 1) + 150 timmar x Timtaxa (Anbudspris 2) = Utvärderingspris Det anbud som har det lägsta utvärderingspriset kommer att anses vara anbudet med lägst pris. För det fall två eller flera anbud har samma och lägsta utvärderingspris kommer lottning att ske dem emellan för att fastställa vilket anbud som vinner anbudsutvärderingen. Observera att ovanstående är en beräkningsmodell för utvärdering av anbud och inte en indikation på hur avropmöjligheterna kommer att nyttjas. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) 4. Avtalsunderlag 10 (10)