Mikromarc 3 Periodika Version 6.50 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, juni 2016 1
Innehåll Periodika... 3 Periodika i korta drag... 3 Förutsättningar... 3 Arbetsgången för ett periodikum... 4 Huvudskärmbilden för Periodika... 5 Fliken Abonnemang... 5 Fliken Ankomstregistrering... 5 Utgivningsplan... 6 Steg 1 - Frekvens... 6 Steg 2 Justering... 7 Steg 3 Namnge volymer och häften... 7 Steg 4 - Förhandsvisning... 7 Tidskrifter med oregelmässiga utgivningsdatum... 7 Ändra utgivningsplan... 7 Ta bort utgivningsplan... 8 Skapa häften retrospektivt... 8 Abonnemangsdetaljer... 8 Fliken Abonnemangsinställningar... 9 Fliken Ankomstinställningar... 9 Stoppa och ta bort ett abonnemang... 10 Ankomstregistrering och påminnelse... 10 Ankomstregistrering... 10 Exemplar... 11 Häftespost... 11 Påminnelse... 12 2
Periodika Periodika är en del av modulen Inköp/Periodika, och är avsedd för att hantera abonnemang och ankomstkontroll av periodiskt utkommande dokument. Användning av modulen förutsätter att periodika är katalogiserat i Katalog innan det kan knytas en utgivningsplan och abonnemang till dem. Periodikamodulen har funktionalitet för ankomstregistrering och påminnelse av häften som ingår i abonnemangen. Nästa förväntade häfte för abonnemang visas i Katalogmodulen med status Under inköp. Förväntade häften med exemplarstatus Under inköp kan enbart ändra status vid ankomstregistrering eller vid påminnelse/reklamation i Periodikamodulen. Periodika i korta drag Förutsättningar Periodikatitlar som ska administreras av Periodikamodulen måste först vara katalogiserade i Katalogmodulen med kod b eller s i fält 000/07. Leverantören av respektive periodikum som det ska knytas abonnemang till måste vara registrerade under Leverantörer i inköpsmodulen. Behörighet Behörighet att använda modulen periodika ställs in under Administration > Användare och Användargrupper > Användare > Redigera användargrupp (alternativt Ny användargrupp om du vill skapa grupper med tillgång till modulen som enbart en del av personalen ska ha tillgång till i förhållande till de grupper biblioteket redan har). Behörighetsalternativen för periodika finns under huvudrubriken Inköp: Behörigheten Periodika full behörighet ger tillgång till modulens samtliga funktioner, utan begränsningar. Behörigheten Periodika enbart exemplar (ankomstkontroll) ger tillgång till periodikamodulens flik Ankomstregistrering. Användare med denna behörighet har behörighet att se, men inte upprätta, ändra eller ta bort abonnemang behörighet att ändra exemplar men inte poster i periodikamodulen behörighet att se vägvisaren för utgivningsplaner, men inte att skapa eller ändra utgivningsplaner inte behörighet att skapa häften retrospektivt Behörigheten Periodika poster och exemplar (allt undantaget utgivningsplaner) ger tillgång till båda flikarna i huvudskärmbilden för periodika samt inställningar för periodika. Användare med denna behörighet har behörighet att skapa ändra och ta bort abonnemang på egna enheter behörighet att se vägvisaren för utgivningsplaner, men inte att skapa eller ändra utgivningsplaner behörighet att skapa häften retrospektivt behörighet att ändra exemplar och poster i periodikamodulen För att användaren ska kunna lägga till och ändra tidskriftsleverantörer i leverantörsregistret så krävs även behörigheten Leverantörer full behörighet. 3
Arbetsgången för ett periodikum 1. Det måste katalogiseras en periodikapost med kod b eller s i fält 000/07 i Katalog. Väljer du materialtypen Tidskrift eller om du katalogiserar med utgångspunkt ifrån mallen Tidskrift sätts denna kod automatiskt. 2. Det måste skapas en utgivningsplan till periodikumet. Utgivningsplanen skapas under menyvalet Utgivningsplan i fliken Abonnemang. 3. Abonnemang måste knytas till en leverantör. Leverantörer registreras under menyvalet Leverantörer/Periodika i stolpmenyn under inköpsmodulen. Leverantörer måste ha leverantörsvillkor med kundnummer och enhet. 4. Det måste registreras ett eller flera abonnemang för periodikumet. Abonnemang registreras i nedre del av fliken Abonnemang. 5. Nästa förväntade häfte blir automatiskt tillgängligt i fliken Ankomstregistrering. Förväntade häften kan ankomstregistreras genom att klicka på Ankomstregistrera (F2) eller genom att exemplarets streckkod skannas in i fältet Exemplarstreckkod. Status i kolumnen Häftesstatus ändras då automatiskt från Beställt till Mottaget. 6. Förväntat datum blir gul eller röd ett antal dagar efter det att häftet borde varit mottaget. Antal dagar för gul- och röd-markering anges i fliken för Periodika under Inställningar för Inköp/Periodika-modulen. 4
7. När du har påmint häften som inte har ankommit som förväntat, ändrar du status från Beställt till Påmint i kolumnen för Häftesstatus i fliken Ankomstregistrering. Nästa förväntade häfte blir då tillgängligt. Du kan också dubbelklicka på häftet för att göra en notering om påminnelsen. Huvudskärmbilden för Periodika Huvudskärmbilden för Periodika har två flikar; Ankomstregistrering och Abonnemang. Fliken Ankomstregistrering används för ankomstregistrering och uppföljning av abonnemangens leveranser och blir aktiv när Periodikamodulen startas. Abonnemangen visas överst i skärmbilden och häftena visas nederst. Fliken Abonnemang används för hantering av abonnemang och utgivningsplaner. Periodikatitlarna visas överst i skärmbilden och abonnemangen nederst. Fliken Abonnemang Fliken Abonnemang har 4 sökfilter överst: avgränsning till biblioteksenhet, avgränsning för sökfält (titel är standard), sökbegrepp och sökbegrepp och abonnemangsstatus. Avgränsningen gäller både övre och nedre delen av skärmbilden. Lista över titlar Periodikatitlar som överensstämmer med alla sökfilterinställningar visas i övre delen av skärmen. I nedre delen av skärmen visas abonnemangen som tillhör den valda titeln. Periodika som har utgivningsplan länkad till sig markeras längst till höger om titellistan med en ikon för utgivningsplan. Framsökt periodikalista kan skrivas ut genom att trycka på knappen med skrivarsymbol över listan med periodikatitlar. Lista över abonnemang Det kan enbart registreras abonnemang för periodika med utgivningsplan. Över abonnemangslistan finns det tre ikoner för registrering av nytt abonnemang, ändring av ett valt abonnemang och borttag av ett valt abonnemang. Det är samma skärmbild som öppnas för Nytt abonnemang som för Ändra abonnemang. För att ett abonnemang ska kunna tas bort så måste abonnemangets sista häfte vara ankomstregistrerat och inga nya häften vara upplagda som förväntade. Det kommer ett meddelande om så inte är fallet. Fliken Ankomstregistrering Utgivningsplanen delas av alla biblioteksenheter i databasen. Alla undantag från utgivningsplanen ska göras i ankomstregistreringsfliken i huvudskärmbilden. Om du ändrar eller tar bort ett häfte kommer ändringen att gälla alla enheter i databasen. Om du ändrar eller tar bort ett exemplar så gäller det för ditt eget abonnemang. Detta beskrivs närmare under rubriken Ankomstregistrering och påminnelse. Fliken Ankomstregistrering har fem sökfilter överst: avgränsning på enhet, avgränsning på sökfält (titel är standard men de val användaren själv gjort sparas), sökbegrepp, exemplarstatus och väntat datum. Abonnemang som överensstämmer med alla sökfilter visas i översta del av skärmen. I skärmens nederdel visas de häften som tillhör det valda abonnemanget. Notera att den övre listan kommer att innehålla flera lika titlar om det finns flera abonnemang på titeln som faller ut i förhållande till filterinställningen. 5
Framsökt abonnemangslista kan skrivas ut genom att klicka på knappen med skrivarsymbolen ovanför abonnemangslistan. Häfteslistan till ett valt abonnemang kan skrivas ut genom att klicka på knappen med skrivarsymbolen ovanför häfteslistan. Häfteslistan i nedre delen av skärmen används främst för ankomstregistrering av häfte, samt till påminnelse och reklamation. Om du gallrar en årgång av en tidskrift i fliken F10 Länkar i katalogen, så försvinner exemplaren även från listan över häften i periodikamodulen. Utgivningsplan Ett periodikum måste ha en utgivningsplan innan det är möjligt att knyta ett abonnemang till titeln. För att skapa en utgivningsplan går du till fliken Abonnemang, söker upp den titel du vill skapa en utgivningsplan för och klickar på knappen Utgivningsplan i verktygsraden. Detta startar en vägvisare som underlättar registreringen. Om det finns en utgivningsplan sedan tidigare, så öppnas utgivningsplanen i vägvisarens sista steg. Steg 1 - Frekvens I första steget anges utgivningsfrekvens. Det finns sex alternativ i skärmbilden för att ange typ av regelmässighet: Dagligen/veckovis, Månatliga (veckodag), Månatliga (datum), Årligen och Annan regelmässighet. För alternativet Annan regelmässighet kan du välja mellan önskat antal dagar mellan varje häfte, eller önskat antal häften per år. Du kan också välja Oregelmässig, om du inte vet hur många häften utges eller när de kommer. De olika alternativen här gör att det läggs upp ett antal häften i steg 2, som du kan redigera där. Undantaget är Oregelmässig, här läggs det inte upp några häften utan du måste lägga in häftena manuellt i steg 2. 6
Steg 2 Justering När du har angett frekvens och klickar på Nästa nere till höger i vägvisaren så får du i nästa steg, för utgivningsfrekvenserna Annan regelmässighet och Oregelmässig upp en kalender som visar vilka datum som tidskriftens häften kommer utkomma. Här har du möjlighet att lägga till och ta bort föreslagna datum. De datum som systemet har räknat ut är markerade. Om du klickar på ett markerat datum så försvinner markeringen och om du klickar på ett omarkerat datum så blir detta markerat i stället. Om du har valt en annan utgivningsfrekvens så kommer du i stället direkt från steg 1 till steg 3 i vägvisaren: Steg 3 Namnge volymer och häften Startdatum för utgivningsplanen anges överst i skärmbilden. Här kan du också ändra startdatum. Steg 2 används för att ange regler och beteckningar för numrering och namngivning av volymer och häften. I denna bild är det möjligt att ange namn på volym/årgång och namn på häften. Om man anger Årg. som fast text för volym och nr som fast text för häfte, blir beteckningen för första häfte i första volym: Årg. 1(2012): nr 1. I tillägg är det möjligt att ange hur och när det skiftas mellan volymer. Det är också möjligt att ange vilken volym och häfte utgivningsplanen ska starta på. Nederst visas hur beteckningen för första häfte i utgivningsplanen kommer att se ut. Visningen är dynamisk och ändrar sig när något av värdena ovanför ändras. Steg 4 - Förhandsvisning I det sista steget av vägvisaren för utgivningsplaner visas häftena som förväntas utges baserat på informationen från de två föregående stegen. De förväntade häftena visas överst och nedanför visas eventuella mottagna häften med grå, kursiv text. Tidskrifter med oregelmässiga utgivningsdatum En del tidskrifter har inte någon fast utgivningsplan. I dessa fall kan du använda alternativet Oregelmässig för tidskriftens utgivningsfrekvens i utgivningsplanens steg 1. För att registrera ett häfte som kommer i en oregelmässig utgivning så går du till fliken Ankomstregistrering och söker fram tidskriften. När tidskriften är markerad så ser du eventuella tidigare häften i listan längst ner i skärmbilden. Klicka på knappen Häftespost ovanför listan över tidskriftens häften och välj alternativet Ny häftespost. Med detta alternativ lägger du till ett nytt häfte för alla enheter i databasen som har ett abonnemang på denna tidskriftstitel. Ändra utgivningsplan Om en tidskrifts utgivningsmönster ändras permanent så måste du ändra utgivningsplanen. När utgivningsplanen ändras så gäller ändringen för alla enheter som har abonnemang på en tidskrift. Gå till fliken Abonnemang och sök fram tidskriften. Markera titeln och klicka på knappen Utgivningsplan, eller dubbelklicka på titeln för att öppna utgivningsplanen. Använd knappen Föregående nere till höger i fönstret för att komma till det steg i planen som ska ändras. Lägg in det nya utgivningsmönstret och kontrollera den nya förhandsvisningen i steg 4. Klicka på knappen Slutför när du är klar. När du klickar på Slutför för att spara ändringar i utgivningsplanen så görs ändringen för alla abonnemang och ändringen i utgivningsplanen behöver alltså bara göras en gång. 7
Ta bort utgivningsplan Hela utgivningsplanen kan tas bort på en gång. Innan utgivningsplanen kan tas bort så behöver alla abonnemang stoppas och tas bort och alla förväntade häften i abonnemangen måste vara mottagna. För att ta bort en utgivningsplan går du till fliken Abonnemang och markerar den aktuella tidskriften. Klicka därefter på Periodika uppe i verktygsraden och välj alternativet Ta bort utgivningsplan. Skapa häften retrospektivt Det måste finnas en giltig utgivningsplan för att häften ska kunna upprättas retrospektivt. Häften kan bara upprättas retrospektivt fram till dagen datum. Sök fram och markera tidskriften som du vill upprätta retrospektiva häften för. Klicka på Periodika i verktygsraden högst upp i skärmbilden och välj alternativet Skapa häften retrospektivt. Välj mellan vilka år häftena ska skapas samt ange Antal häften per år. Häftenas utgivningsdatum fördelas över året, men namngivningen av häftena kommer att hämtas från utgivningsplanen. Systemet kommer också skapa en volympost/årgångspost per kalenderår. Du måste välja Första volym/årgång samt nummer på det första häftet som ska upprättas (Första häfte). Till höger visas Namn på första häfte, som är en förhandsvisning av namngivningen på den första häftesposten. Ange därefter lånetyp, ägare och fast placering samt övriga exemplaregenskaper för de exemplar som kommer att skapas till de retrospektiva häftena. Klicka på Förhandsvisning för att kontrollera häftena som kommer skapas. Använd knappen Tillbaka om du behöver justera något innan häftena skapas. När du är nöjd med förhandsvisningen, klicka på knappen Skapa häften för att skapa tidskriftshäftena i katalogen. Häftesposterna och exemplaren blir synliga i katalogen när du klickar på knappen Skapa häften. Häftena ska inte ankomstregistreras i fliken Ankomstregistrering, utan blir direkt tillgängliga i katalogen. Streckkod på exemplaren registreras i katalogen. Observera att det bara skapas ett exemplar per häfte på detta sätt. Om du har flera häften av häftena så registreras dessa i katalogen efter att häftesposterna har skapats. Abonnemangsdetaljer Klickar du på Nytt abonnemang eller Ändra abonnemang i verktygsraden i nedre delen i fliken Abonnemang i Periodikamodulen, får du upp detaljbilden för abonnemang. I denna bild finns det två flikar, Abonnemangsinställningar och Ankomstinställningar. 8
Fliken Abonnemangsinställningar Under fliken Abonnemangsinställningar registreras information om abonnemangets varaktighet och eventuellt uppehåll i leveransen. Abonnemang som är fortlöpande markeras med ikonen Abonnemang som gör uppehåll markeras med ikonen Avslutade, stoppade, abonnemang markeras med ikonen Abonnemang måste knytas till en leverantör. Leverantörer registreras under menyvalet Leverantörer under Inköp/Periodika. Leverantören måste ha leveransvillkor med kundnummer knutet till en enhet. Under Abonnemangsinställningar registreras också information om fördröjd leverans, ägande enhet, fast placering, hylla och uppställning. Fliken Ankomstinställningar I fliken för Ankomstinställningar görs först valet för om abonnemang ska vara för biblioteksanvändning eller om de ska lämnas ut. Utlåns- och biblioteksanvändning Det är möjligt att ange en annan lånetyp för det senast ankomstregistrerade häftet än för andra häften, eventuellt hela senaste volym/årgång. Det gör att du t.ex. kan upprätta ett lånevillkor som ska gälla för det senast ankomstregistrerade häftet (eller volymen/årgången) av dina periodika, de kan t.ex. undantas helt från möjlighet att låna eller ges en kortare lånetid. Det är också möjligt att tilldela olika abonnemang olika låntetyper. 9
Om valet Fokus i streckkodsfältet bockas för kommer streckkodsfältet att vara i fokus vid ankomstregistrering. Detta kan tjäna som påminnelse om att publikationen regelmässigt ska streckkodas vid ankomstregistrering. Valen för hur ankomstregistrerade häften och häften upplagda som beställda ska visas i webbsök är default förbockade. Exemplaren ska lämnas ut och inte återlämnas till biblioteket Om detta val görs måste en låntagare väljas till vilken ankomstregistrerade häften ska lämnas ut. Vid ankomstregistrering kommer det ett meddelande om att häftet ska lämnas ut till N. N. Häftet tas emot och får därefter exemplarstatus Utlämnat (ska inte återlämnas) i katalogen. Stoppa och ta bort ett abonnemang Gå till fliken abonnemang. Sök fram och markera den aktuella tidskriften i listan överst i skärmbilden. Markera därefter det aktuella abonnemanget i listan nederst i skärmbilden och klicka på knappen Ändra eller dubbelklicka på abonnemanget. Ta bort bocken i rutan Fortlöpande och ange ett slutdatum för abonnemanget. Klicka på knappen OK för att spara. För att ta bort abonnemanget helt markerar du abonnemanget i listan och klickar på knappen Ta bort ovanför listan över abonnemang. Det går inte att ta bort ett abonnemang förrän det sista förväntade häftet är mottaget. Detta gör du i fliken Ankomstregistrering. Ankomstregistrering och påminnelse Ankomstregistrering I fliken Ankomstregistrering läggs nästa förväntade häfte automatiskt upp för varje abonnemang. Förväntade häften ankomstregistreras genom att registrera/skanna in exemplarets streckkod. Häften som inte ska ha streckkod kan registreras direkt genom att klicka på F2 Ankomstregistrera. Inställning för om markören ska stå i streckkodsfältet vid ankomstregistrering ställer man in för varje abonnemang. 10
Status i kolumnen för Häftesstatus ändras automatiskt från Beställt till Mottaget vid ankomstregistrering. Häftesstatusen kan också ändras manuellt direkt i häfteslinjen. Efter en ankomstregistrering läggs nästa förväntade häfte i abonnemanget fram. Markören flyttas till sökrutan så att du kan söka fram nästa tidskrift som ska ankomstregistreras. Om häftesgenereringen stoppas upp, så kan det bero på att det finns tidigare häften som fortfarande har status Beställt. Dessa måste i så fall hanteras för att kommande häften ska genereras korrekt. Du kan antingen ankomstregistrera dessa häften eller ge dem status Levereras inte, ifall häftena inte förväntas komma. Väntat leveransdatum blir gult eller rött ett antal dagar efter det att ett häfte borde varit ankomstregistrerat. Antal dagar efter väntad leveransdag för när gul och röd-markering ska läggas ut ställs in under Inställningar för Inköp. Exemplar I verktygsraden ovanför listan över häften i fliken Ankomstregistrering finns knappen Exemplar. Om du klickar på den kan du nå exemplardetaljerna och ändra exemplarets egenskaper. Du kan även dubbelklicka på ett tidskriftsexemplar för att nå exemplardetaljerna. Under knappen Exemplar finns även alternativet Ta bort exemplar. Om du väljer detta alternativ så raderas exemplaret fullständigt i katalogen och i listan över exemplar i fliken Ankomstregistrering. Om det var det sista exemplaret till häftesposten så raderas även häftesposten i katalogen. Nästa förväntade häfte skapas i katalogen och blir möjligt att ankomstregistrera i fliken Ankomstregistrering. Häftespost I verktygsraden ovanför listan över häften i fliken Ankomstregistrering finns knappen Häftespost. Ny häftespost Om det kommer ett extra häfte så kan du lägga till det genom att klicka på Häftespost i verktygsraden ovanför listan over häften och välja alternativet Nytt häfte. Observera att alla abonnemang som hör till denna tidskriftstitel kommer att få det nya häftet i sin lista över häften som ska ankomstregistreras. Ny bilaga Om det följer med en bilaga (supplement) till ett häfte, så kan du markera häftet i listan, klicka på Häftespost i verktygsraden ovanför och välja alternativet Ny bilaga. Då öppnas fönstret Skapa ny bilaga till ett häfte där du kan redigera posten för bilagan/supplementet. Markören står i fältet för deltitel där du kan skriva in bilagans titel. När du klickar OK för att spara så skapas en ny post med exemplar för bilagan i katalogen. Observera att alla abonnemang som hör till denna tidskriftstitel kommer att få det nya häftet i sin lista över häften som ska ankomstregistreras. Ändra häftespost Om du behöver ändra en häftespost så kan du markera häftet i listan, klicka på Häftespost i verktygsraden ovanför och välja alternativet Ändra häftespost. Observera att ändringen kommer att synas för alla abonnemang som hör till denna tidskriftstitel. Ta bort häftespost Om du behöver ta bort en häftespost så kan du markera häftet i listan, klicka på Häftespost i verktygsraden ovanför och välja alternativet Ta bort häftespost. Observera att häftet kommer att tas 11
bort för alla abonnemang som hör till denna tidskriftstitel. Om du bara vill ta bort det exemplar som hör till ditt eget abonnemang, så ska du i stället använda alternativet Ta bort exemplar under knappen Exemplar i verktygsraden. Påminnelse Du kan söka upp häften som inte är ankomstregistrerade som förväntat genom att nyttja sökfiltren ovanför abonnemangslistningen. Du kan exempelvis välja Häften med väntat-datum: för mer än 14 dagar sedan. Filtret Visa häften med status: gör det också möjligt att söka upp tidigare påminda och reklamerade häften för påminnelse. När du har påmint eller reklamerat häften som inte är mottagna som förväntat, ändrar du status från Beställt till Påmint eller Reklamerat i kolumnen för Häftesstatus i fliken Ankomstregistrering. Det läggs då upp ett nytt förväntat häfte. Du kan också dubbelklicka på det påminda/reklamerade häftet för att göra en anteckning i noteringsfältet på Abonnemangsfliken om påminnelsen/reklamationen. 12