Handbok e-bokföring Swedbanks handbok för e-bokföring Framtagen åt Swedbank av SpeedLedger
e-bokföring Handbok
e-bokföring, Handbok Copyright SpeedLedger AB 2009, All rights reserved Tryck: Intellecta Tryckindustri AB, 2009
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 3 Snabbguide kom igång på 15 minuter... 12 Startguiden i e-bokföring... 12 Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen... 12 Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direkt... 12 Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsår... 12 Avsluta startguiden... 13 Att göra efter startguiden... 13 Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldon... 13 Synkronisera bankkontot... 13 Idén bakom e-bokföring... 15 Enkelhet... 15 Alltid avstämt... 16 Mobilitet... 16 Flexibel arbetsfördelning... 16 Hur kör man e-bokföring?... 17 Fördelar och begränsningar med e-bokföring... 17 Varför har man inte jobbat så här tidigare?... 18 Vem kan köra e-bokföring?... 19 Att köra datorprogram över internet SaaS... 20 Vilken internetanslutning krävs?... 21 Säkerhet och behörighet... 22 Bokföring historik och grunder... 23 Lite historik... 23 Luca Pacioli... 23 Debet och kredit... 23 Skillnaden mellan kostnad och utgift, mellan intäkt och inkomst... 25 Resultat- och balansräkning... 27 Resultaträkningen... 27 Balansräkningen... 28 Summa eget kapital och skulder 5 000... 29 Summa eget kapital och skulder 5 000... 29 Summa eget kapital och skulder 4 700 5 000... 29 Hur fungerar moms?... 30 3
Hur ofta redovisas moms?... 30 När redovisas moms?... 30 Hur går det till när momsen redovisas och betalas?... 31 Vad händer om företaget köpt in mer än man sålt under en månad?... 31 Elektronisk skattedeklaration, eskd... 31 Hur bokförs momsen?... 32 Lagar och myndighetskrav... 33 Vad säger lagen om bokföring?... 33 Två metoder att bokföra fakturor... 34 Bokföra fakturor direkt... 34 Kontantmetod... 35 e-bokföring förbereda sig och tänka igenom arbetssätt... 36 Val av bokföringsmetod... 36 Organisera en pärm för verifikationer... 36 Kontantmetod förslag på arbetssätt... 36 Kundfakturor... 37 Leverantörsfakturor... 37 Övriga verifikationer... 38 Bokföra fakturor direkt förslag på arbetssätt... 38 Kundfakturor (om du inte använder e-bokföringens fakturering och kundreskontra)... 39 Leverantörsfakturor... 39 Övriga verifikationer... 40 Att arbeta med två eller fler verifikationsserier?... 41 Organisera en bokföringspärm... 41 Flik 1 Kontoplan och systembeskrivningar... 41 Flik 2 Balans- och resultatrapporter... 42 Flik 3 Skattedeklaration och momsrapporter... 42 Flik 4 Skattekonto... 42 Flik 5 Budgetar och prognoser... 42 Flik 6 Huvudbok... 42 Flik 7 Verifikationslista... 42 Flik 8 Avstämningar, balanskonton... 42 Flik 9 Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigt... 43 e-bokföring så här kommer man igång... 44 När ska man byta bokföringsprogram?... 44 Hur kör man igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår?... 44 Arbeta med ett testföretag... 44 Starta e-bokföring... 45 4
Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen... 46 Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direkt... 47 Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsår... 48 Avsluta startguiden... 49 Se över kontokopplingarna... 49 Justera kontoplanen... 49 Lägga upp resultatgrupper och resultatenheter... 49 Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldon... 49 Synkronisera bankkontot... 50 Beskrivning av varje funktion Bokföring... 51 Översikt... 51 Bokföring - Autokontering... 52 Arbetsgång... 52 Kontantmetod... 54 En halvautomatisk verifikation... 54 Bokföra fakturor direkt vid ankomst/utfärdande (faktureringsmetod)... 54 En halvautomatisk verifikation... 54 En helautomatisk verifikation... 54 Automatiska förslag... 55 Dela upp konteringen på flera konton... 56 Avancerad kontering... 57 Synkronisering (avstämning) mellan bankkonto och bokföring... 57 Beskrivning av kolumnerna på sidan Autokontering... 57 1 Bev.datum/Bet.datum... 57 2 Verifikationstext... 58 3 Belopp... 58 6 Kontering... 58 7 R.grp... 59 9 Moms... 60 Knappen Spara konteringar... 60 Godkänna autokonteringens helautomatiska betalningsverifikationer... 60 Lista med verifikationer som finns att godkänna... 61 Betalningsverifikationer... 62 Observera!... 63 Avancerad kontering... 63 Motbokning mot bankkonto eller kundfordringar/leverantörsskulder... 63 Beskrivning av fält och kolumner... 64 5
Ver.nr.serie... 64 Verifikationsdatum... 64 Text (för verifikationen)... 64 Kopiera verifikationstext till rader... 64 Välja konto... 64 Välja resultatenheter... 65 Momskod... 65 Debet- och kreditbelopp... 65 Text (för raden)... 65 Summa och Diff... 66 Flera konteringsrader... 66 Exempel... 66 Spara verifikationen... 66 Bokföring - Kontering... 67 Normal arbetsgång... 67 Beskrivning av fält och kolumner... 68 1 Ver.nr.serie... 68 2 Verifikationsdatum... 68 4 Välja konto... 69 5 Välja resultatenheter... 69 6 Momskod... 69 7 Debet- och kreditbelopp... 69 9 Summa och diff... 70 10 Flera konteringsrader... 70 11 Spara verifikationen... 70 12 Konteringsmallar... 70 13 Inställningar... 71 14 Sök verifikation... 72 14 Skriv ut verifikation... 72 Korrigera en verifikation... 72 Bokföring Journaler... 75 Bokföra fakturajournalen... 75 e-dagsavslut... 76 Kontera dagskassan på ett enkelt och säkert sätt... 76 Inställningar som behövs... 77 Rapporter... 78 Rapporter Verifikationslista... 78 För att få en mer detaljerad verifikationslista markeras Visa texter och Visa resultatgrupp (1) 6
och klickar på knappen Visa. Om texter har lagts till för verifikationsraderna visas dessa samt att om det finns en resultatgrupp vald så visas även denna (2)... 78 Rapportet Verifikationslista... 80 Korrigera en verifikation... 81 Rapporter Huvudbok... 83 Rapporter Saldolista... 84 Rapporter Resultatrapport... 85 Rapporter Balansrapport... 87 Rapporter Momsrapport - skattedeklaration... 89 Vänstra kolumnen... 90 Högra kolumnen... 92 eskd... 92 Bokföringsunderlag... 93 Beräkning och kontroll... 94 Rapporter SRU, Standardiserat Räkenskaps Utdrag... 95 Rapporter Betalningsjournal... 95 Rapporter Bokförda fakturor... 95 Leverantörsrapporter Leverantörsreskontralista... 95 Leverantörsrapporter Betalningsprognos... 96 Leverantörsrapporter Leverantörsfakturor... 96 Underhåll Kontoplan... 97 Söka konto (1)... 98 Lägg till konto från mallkontoplan (2)... 98 Förbered för utskrift (3)... 98 Ändra markerade (4)... 98 Kopiera (5)... 98 Skapa nytt (6)... 98 Spara ändringarna (7)... 98 Kontoinformation, rad-editorn... 99 Konto... 99 Benämning... 99 Kontotyp... 99 Ingår vid autokontering för inbetalningar/utbetalningar... 99 SRU kod... 99 Radera...100 Spärra för manuell kontering...100 Använd momskod...100 Momsbehandling...100 7
Momskod...100 Användning av resultatgrupper...100 Mer om Ändra markerade...101 Arbetsgång för Ändra markerade...101 1. Markera...101 2. Klicka på Ändra markerade...101 3. Gör ändringarna...102 4. Spara dina ändringar...102 Underhåll Resultatgrupper...102 Resultatenheter...102 Kod (1)...103 Benämning (2)...103 Ingående balans (3)...103 Resultatgrupper...104 Kolumnen Används (4)...104 Kolumnen Presentationsordning (5)...104 Kolumnen Kortnamn (6)...104 Kolumnen Benämning (7)...104 Underhåll Budget...105 Jämförelse med budget...106 Budget på resultatgrupp-nivå...106 Underhåll Ingående balanser...107 Överföra UB-IB...108 Underhåll Perioder...109 Period 1...109 Årsinställningar Räkenskapsår...110 Ändra längd på räkenskapsår (1)...110 Ta bort räkenskapsår (2)...110 Skapa nytt räkenskapsår (3)...110 Årsinställningar Verifikationsserier...111 Lägga till verifikationsserie...112 Koppla verifikationsserier...113 Manuell kontering...113 Övriga bankkontohändelser...113 Leverantörsfaktura...114 Kundfaktura...114 Leverantörsbetalning...114 Kundbetalning...114 8
Momsredovisning...114 Årsinställningar Kontokopplingar...115 Ändra en kontokoppling...115 Välj det bankkonto (transaktionskonto) som du vill koppla till bokföringen (3)...115 1. Styrning av bankkonton in till bokföringen...116 2. Kund...116 3. Leverantör...116 4. Moms...117 Redovisningskonto för moms (skuld)...117 Momsfordran...117 Ingående moms (51, 52, 53)...117 Utgående moms full (1)...117 Utgående moms reducerad 1 (2)...117 Utgående moms reducerad 2 (3)...117 Utg moms varuförvärv, EG (21, 22, 23)...117 Utg moms tjänsteförvärv, utland (31)...117 Ing moms förvärv, utland (21, 22, 23, 31)...118 Utg moms verksamhetslokaler (42)...118 Ing moms verksamhetslokaler (43)...118 5. Överföring resultat...118 6. Övriga...119 Årsinställningar Årskontokopplingar...119 Grunduppgifter...120 Fliken Organisationen (1)...120 Fliken Bokföring (2)...120 Fliken Fakturering (3)...121 Fliken Kundreskontra (4)...122 Fliken Produktdelar (5)...122 Fliken Dokument (6)...123 Fliken Logo (7)...123 Systemparametrar (8)...123 Spara samtliga grunduppgifter...123 Historik...124 Import...125 Importera data till befintligt räkenskapsår...126 Importera data som innehåller flera verifikationsserier...126 Export...127 Kommentar (1)...127 9
Exportera endast första resultatgruppen (2)...127 Välj SIE-format (3)...127 Exportera fil (4)...127 Beskrivning av varje funktion Fakturering...129 Skapa ny Ny offert...129 Lägga till och ändra information på offerten...129 Så här matar du in offertens artikelrader:...130 När du sparat information på offerten...132 Förhandsgranska...133 Skapa ny Ny faktura...133 Lägga till och ändra information på fakturan...133 När du sparat information på fakturan...136 Förhandsgranska...137 Skapa ny Ny kontantnota...137 Lägga till och ändra information på kontantnotan...137 Så här matar du in kontantnotans artikelrader:...138 När du sparat information på kontantnotan...140 Förhandsgranska...141 Skapa ny Ny kund...141 Skapa ny Ny artikel...143 Fakturera grupper...144 Befintliga Offerter...145 Att arbeta med offerter från offertöversikten...145 Befintliga Fakturor & kontantnotor...146 Att arbeta med fakturor och kontantnotor från fakturaöversikten...147 Befintliga Kunder...148 Befintliga Artiklar...149 Grupper...150 Beskrivning av varje funktion Kundreskontra...151 Fakturor Obetalda...151 Fakturor Kravhantering...152 Övriga funktioner på sidan...153 Fakturor Räntefakturering...154 Fakturor Manuell inmatning av fakturor...155 Kundrapporter Kundreskontralista...156 Kundrapporter Inbetalningsprognos...156 Kundrapporter Kundfakturor...157 Kundrapporter Ränterapport...157 10
Appendix A....159 Att arbeta med två eller fler verifikationsserier...159 Organisera en pärm för verifikationer (flera ver.serier)...160 Kontantmetod förslag på arbetssätt (flera ver.serier)...160 Kundfakturor...161 Leverantörsfakturor...161 Övriga verifikationer...162 Bokföra fakturor direkt förslag på arbetssätt (flera ver.serier)...163 Kundfakturor (om du inte använder e-fakturering och e-kundreskontra)...163 Leverantörsfakturor...164 Övriga verifikationer...165 Fler än tre nummerserier?...166 11
e-bokföring Swedbank Snabbguide kom igång på 15 minuter Startguiden i e-bokföring Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen Välj vilket bankkonto som ska kopplas till bokföringen (oftast transaktionskontot om du har flera konton). Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direkt Här väljer du vilken metod för bokföring av fakturor som ska användas: bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod) Se mer i stycket Två metoder att bokföra fakturor under kapitlet Lagar och myndighetskrav för att avgöra vilken metod du bör använda. Du kan också klicka på länken Läs mer om de olika metoderna för att få mer information. Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsår Klicka på Nytt räkenskapsår för att komma till nästa bild där räkenskapsårets start- och slutmånad och kontoplan väljs. Om du vill importera verifikationer och kontoplan från ett annat system skapa en SIE4-fil från ditt gamla system. Välj sedan Importera i Översiktsmenyn efter att du slutfört startguiden. Läs mer om hur det går till att importera data i stycket Import i kapitlet Beskrivning av varje funktion. 12
Avsluta startguiden Efter att startguiden avslutas är det lämpligt att fundera på om du behöver göra några justeringar i kontokopplingar kontoplanen eventuella resultatgrupper ingående balanser Att göra efter startguiden Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldon Gör så här om du inte importerat data utan vill mata in saldon från ditt gamla bokföringssystem manuellt: 1. Kör ut en saldolista ur ditt gamla bokföringsprogram med årets ingående balanser utgående saldon per dagen innan startdatumet för e-bokföring förändringen däremellan. 2. Mata in samma ingående balanser i e-bokföring. Det görs under Underhåll Ingående balanser. 3. Gör en första manuell verifikation i e-bokföring, där förändringen för varje konto enligt saldolistan ovan matas in. Datumet för denna verifikation blir också dagen innan startdatumet för e-bokföring. 4. Kör ut en saldolista från e-bokföringen. Kontrollera att den överensstämmer med saldolistan från ditt gamla bokföringsprogram. Synkronisera bankkontot Oavsett om du importerat data eller matat in saldon manuellt bör bankkontot synkroniseras med bokföringens konto för checkräkning (konto 1930 i BAS 2000). Det är inte nödvändigt göra detta steg innan du börjar bokföra, men du bör göra detta snarast. 13
Gör så här för att synkronisera bankkontot med bokföringen: 1. Skriv ut en huvudboksrapport fram till startdatumet på kontot för checkräkning. Om du inte importerat data måste rapporten skrivas ut från ditt gamla bokföringssystem. I denna rapport framgår vilka bankkontohändelser som redan bokförts i annat system. 2. Gå till Autokontering. 3. De bankkontohändelser som syns i autokonteringen men redan är bokförda i annat system (enligt huvudboksrapporten) ska nu tas bort. Du gör det genom att välja Redan konterad i annat system på dessa rader. 4. Om det finns bankkontohändelser som varken är bokförda i annat system eller syns i autokonteringen måste dessa matas in via Manuell kontering. Gå först till Underhåll Kontoplan och ta bort spärren för manuell kontering på kontot för checkräkning (1930 i BAS 2000). Du kan spärra kontot igen för manuell kontering när bankkontot synkroniserats. 5. Kontrollera att ingående balansen för checkräkningskontot stämmer med bankkontoutdrag. När du gått igenom dessa steg ska bankkontot vara synkroniserat dvs. stämma exakt med kontot för checkräkning i bokföringen. Så länge bankkontot inte är synkroniserat syns ett meddelande i Autokonteringen där även differensen framgår. I meddelandet finns även en länk till en informationssida där åtgärderna ovan beskrivs. 14
Idén bakom e-bokföring Om du som företagare använder Internetbanken för att utföra betalningar, titta på kontoutdrag och banksaldon m.m. så finns merparten av företagets totala transaktionsinformation redan i Internetbanken. Genom att bygga in ett helt bokföringsprogram i Internetbanken kan bokföringen byggas upp oerhört mycket effektivare än om du kör ett traditionellt bokföringsprogram på din PC eller ditt lokala nätverk. Dessutom är bokföring och bankkonto alltid avstämda mot varandra vilket spar väldigt mycket tid vid bokslut, kvartals- och månadsrapporter. Att köra sin bokföring inne i internetbanken är det enda sätt som passar riktigt bra om du vill ha en komplett automatik mellan bokföring och internetbetalningar. Bokförings- och leverantörsreskontraprogram som körs på lokal PC eller nätverk är framtagna främst för att stödja betalningar som utförs från bankgiro eller plusgiro. Enkelhet Grundidén i e-bokföring är att utnyttja kontohändelserna på ditt bankkonto för att bygga upp företagets bokföring. De betalningsuppdrag och bankkontohändelser som sker i internetbanken visas i bokföringen, och konteras med ett klick enligt dina inställningar. Detta kallas autokontering. På detta sätt kan merparten av bokföringen (fakturor, betalningar, insättningar, uttag m.m.) byggas upp på en bråkdel av tiden det skulle ta att mata in den i ett traditionellt bokföringsprogram. Du behöver inte heller hålla reda på debet och kredit eller momsbokningar. Det enda du gör är att ange eller bekräfta bokningen av själva kostnaden eller intäkten direkt på skärmen som visar kontoutdraget. Allt annat sker automatiskt. Verifikationer som inte alls berör bankkontot (t.ex. kassatransaktioner, avskrivningar, dispositioner) matas in på sedvanligt sätt med en traditionell konteringsbild (Manuell kontering). e-bokföring innehåller också alla andra funktioner som du normalt hittar i ett bokföringsprogram rapporter, budget, kontoplaner, periodhantering, import/export, kostnadsställen, resultatenheter m.m. 15
Alltid avstämt En annan stor fördel med e-bokföring är att bankkontot alltid stämmer med bokföringen! Du slipper alltså pricka av dessa mot varandra vid rapporter och bokslut. Mobilitet Med e-bokföring kan du jobba med bokföringen var som helst. Enda kravet är en dator med internetanslutning. Flexibel arbetsfördelning Det är också enkelt att ta hjälp med hela eller delar av bokföringen. Be ditt bankkontor förse din redovisningskonsult med en säkerhetsdosa (eller ansluta befintlig dosa till ditt företag). Du bestämmer själv konsultens behörighet (t.ex. bokföring men inte betala). Sedan kan du exempelvis bygga upp merparten av bokföringen själv med autokonteringsfunktionen och lämna mer komplicerade bokningar till konsulten som loggar in från sin dator. 16
Hur kör man e-bokföring? e-bokföring körs helt och hållet i din webb-läsare. Du installerar inget program på din dator utan kan köra från vilken dator som helst som har internetanslutning. Fördelar och begränsningar med e-bokföring Det finns en rad mycket tydliga fördelar med att använda e-bokföring: Enkelhet! Merparten av bokföringen byggs upp utan att du behöver veta skillnaden mellan debet och kredit. Du bygger upp din bokföring mycket effektivt eftersom du utgår från banktransaktioner och betalningsuppdrag som hela tiden läggs över automatiskt till bokföringen. Bankkonto och bokföring är alltid synkroniserade. Det är omöjligt att missa att bokföra banktransaktioner. e-bokföring passar perfekt för företag som betalar räkningar via internetbanken. Med andra bokföringsprogram får du ingen automatik mellan bokföring och internetbetalningar. Inga program behöver installeras på din dator. Allt körs över internet från valfri dator. Du kör alltid senaste versionen. Du slipper att ta säkerhetskopior! Detta sköts av SpeedLedger. (Den som vill ta egna säkerhetskopior kan göra det även med e-bokföring). Du kan arbeta med din bokföring från olika datorer kontoret, hemma, sommarstugan förutsatt att datorn du arbetar från har uppkoppling mot internet. Redovisningskonsulten kan arbeta från sitt kontor med samma data vilket gör att arbetsfördelningen mellan företagare och konsult kan skräddarsys och ändras enkelt. Med e-bokföring kan en företagare (även helt utan bokföringsutbildning) oftast bygga upp 80 90% av bokföringen. Du kan sedan enkelt ta hjälp av t.ex. en konsult med de mer komplicerade bokningarna. Det finns också några begränsningar i e-bokföring: Du måste vara ansluten till internet hela tiden som du jobbar med din bokföring. Det krävs dock ingen speciellt snabb internetanslutning. 17
Varför har man inte jobbat så här tidigare? Det finns två förutsättningar som gör att man inte jobbat med bokföring integrerad med bankkonto och betalningar på detta sätt tidigare: Att använda internetbank för betalningar och kontoöversikt har blivit möjligt och populärt för företag först på senare år. Antalet företag som är anslutna till internet dagligen har ökat dramatiskt de senaste åren. 18
Vem kan köra e-bokföring? I princip alla företag som använder internetbanken kan köra sin bokföring där. Systemet passar bäst för de företag som använder internetbanken som huvudmetod vid betalning av leverantörsfakturor. e-bokföring riktar sig främst till mindre och medelstora företag som inte har behov av att flera personer jobbar samtidigt med bokföring och leverantörsfakturor. 19
Att köra datorprogram över internet SaaS Under 1980-talet kom de första bokföringsprogrammen för småföretagare. De kördes i DOSmiljö. Användargränssnittet var enkelt men fungerade i regel bra för bokföring. Programmen installerades oftast på en isolerad dator. Under 1990-talet utvecklades program och operativsystem. Windows ersatte DOS och programmen blev mer användarvänliga. På de flesta kontor med mer än en arbetsplats infördes lokala nätverk så att flera personer kunde arbeta med samma program och data. Det nya sättet att köra datorprogram är över internet. Detta kallas allmänt för SaaS (Software as a Service). Man hyr i regel programmen för en fast avgift per månad istället för att köpa dem. Gemensamt för SaaS-program är att man inte behöver installera dem på sin dator. Man kan därmed få access till olika programvaror omedelbart och man kan vara säker på att man alltid kör senaste versionen av ett program. En del SaaS-leverantörer kräver att man konfigurerar sin dator med s.k. certifikat för att hantera säkerheten vid inloggning till SaaS-tjänsterna. I Internetbanken hanteras säkerheten med hjälp av säkerhetsdosan. Den genererar engångskoder som gör att man inte behöver installera certifikat på sin dator. Man kan därför logga in från vilken dator som helst utan någon konfiguration av datorn först. Många experter menar att man på sikt kommer att köra alla sina program över internet. Det gör att kraven på den dator man använder minskar. Med en mycket enkel dator kan man då få omedelbar tillgång till mycket avancerade programvaror som ligger lagrade var som helst i världen. En av de verkligt stora fördelarna med SaaS är att man kan jobba i real-tid med data som ligger lagrad på olika geografiska ställen. e-bokföring är ett exempel på detta; bankdata som ligger lagrad centralt integreras i företagets bokföringsprogram. 20
Vilken internetanslutning krävs? För att kunna köra e-bokföring krävs att du hela tiden har en internetanslutning aktiv och att du är inloggad i internetbanken. Det behövs dock ingen speciellt avancerad internetanslutning. En vanlig uppringd modemanslutning fungerar alldeles utmärkt. 56 KBit/s är att rekommendera. Har du ADSL eller annat bredband blir programmet förstås ännu snabbare. En viktigare parameter än själva modem-hastigheten är tiden för att koppla upp sig mot internet. För en vanlig uppringd analog modem-anslutning tar det i regel 20-30 sekunder innan man är uppkopplad vilket kan upplevas som onödig väntetid. Denna tid kortas ned avsevärt om man går över till en uppringd ISDN-anslutning eller bredband typ ADSL eller kabel. I dessa fall är normal uppkopplingstid ett par sekunder eller mindre. 21
Säkerhet och behörighet e-bokföring är ett av de absolut säkraste sätten att köra sin bokföring på. Ditt data skyddas av omfattande brandväggar och säkerhetssystem. Säkerhetskopior av såväl bankdata som bokföringsdata sköts också av SpeedLedger dagligen. Detta är något som man ofta missar som småföretagare. Den som ändå vill ta egna säkerhetskopior kan när som helst kopiera kontoplan, balanser och verifikationer till sin egen hårddisk eller floppydisk. Risken att bli utsatt för stöld eller förlust av data är betydligt större med traditionella bokföringsprogram som körs på lokal PC eller nätverk. Vid inbrott är risken stor att just datorn är det som stjäls. En havererad hårddisk kan också få ödesdigra konsekvenser om man inte varit väldigt noga med daglig säkerhetskopiering. 22
Bokföring historik och grunder Lite historik Den dubbla bokföringen där varje transaktion bokförs i två kolumner, debet och kredit, utvecklades av handelsmän i Venedig och dokumenterades för första gången av matematikern och munken Luca Pacioli år 1494. Hans skrift Summan där denna bokföringsteknik beskrevs gjorde Pacioli världsberömd. Principerna har levt kvar och gäller än idag även om gåspennan delvis tagits över av datorer. Debet och kredit Debet och kredit har alltid varit lite kryptiskt för alla som inte jobbar med bokföring. Även de som jobbar dagligen med bokföring behöver ibland en fusklapp för att vara säkra på hur en transaktion ska bokföras. Varför finns då debet och kredit? Det finns alltid två sidor av en transaktion. Pengar har spenderats på något och de kommer någonstans ifrån. Man får in pengar från någon och de hamnar någonstans osv. Detta är anledningen till att varje transaktion bokförs i två kolumner: debet-kolumnen (till vänster) kredit-kolumnen (till höger) På varje transaktion ska summa debet = summa kredit. Det gäller även hela bokföringen respektive all bokföring inom ett visst datum intervall. Här kommer några exempel på hur transaktioner bokförs. 23
Vid en kostnad gäller följande: själva kostnaden bokas som debet t.ex: konto 6200 Telekostnader, debet 100 kr var pengarna kom ifrån bokas som kredit t.ex: konto 1930 Bankkonto, kredit 100 kr... presenterat i tabellform: Debet Kredit 6200 Telekostnader 100 kr 1930 Bankkonto 100 kr Summa 100 kr 100 kr En intäkt bokas på följande sätt: själva intäkten bokas som kredit t.ex: konto 3010 Försäljning, kredit 200 kr vart pengarna tog vägen bokas som debet t.ex: konto 1910 Kassa, debet 200 kr... i tabellform: Debet Kredit 3010 Försäljning 200 kr 1910 Kassa 200 kr Summa 200 kr 200 kr Ibland presenteras beloppen i en och samma kolumn med debet-belopp som positiva och kredit-belopp som negativa värden. Då ser det ut så här: Belopp 3010 Försäljning -200 kr 1910 Kassa 200 kr Summa 0 kr 24
Skillnaden mellan kostnad och utgift, mellan intäkt och inkomst Orden låter lika men i bokföringssammanhang finns viktiga skillnader. Ett exempel: Vi köper en resa för 10 000 kr av en resebyrå. Beloppet betalas in i maj men resan går av stapeln först i juli. Utgiften sker i maj. Det var då pengarna betalades ut. Kostnaden sker i juli. Det är då vi egentligen förbrukar pengarna. Tiden mellan utgiften i maj och resan i juli har vi en fordran på resebyrån på 10 000 kr. Om resebyrån av någon anledning under denna tid ställer in resan vill vi ha tillbaka pengarna. Samma princip gäller om ditt företag köper och förbrukar en vara eller tjänst den 1 oktober men betalar den 1 november dvs. med 30 dagars kredit. I detta fall sker kostnaden först och utgiften 30 dagar senare. I bokföringen skapar man i regel en verifikation då kostnaden uppstår och en när betalning sker (utgift). Då ser det ut så här: 1 oktober då kostnaden uppstår: Debet Kredit 6110 Kontorsmaterial 900 kr 2440 Leverantörsskulder 900 kr Summa 900 kr 900 kr...eller med moms: 1 oktober: Debet Kredit 6110 Kontorsmaterial 720 kr 2641 Ingående moms 180 kr 2440 Leverantörsskulder 900 Summa 900 kr 900 kr 25
1 november då vi betalar fakturan uppstår utgiften: Debet Kredit 2440 Leverantörsskulder 900 kr 1930 Bankkonto 900 kr Summa 900 kr 900 kr Efter 1 november finns inget saldo på konto 2440 Leverantörsskulder längre vi är ju inte längre skyldig leverantören pengar. Men under perioden 1 oktober till 1 november ligger det ett kredit-saldo på 900 kr. Detta är vår leverantörsskuld. Alla skulder som finns i företaget ligger som kredit-saldon i bokföringen. Skuldkonton börjar med 2. Nästa exempel är om vi säljer en vara eller tjänst den 10 januari och får betalt den 10 februari, dvs. ca 30 dagar senare. Återigen skapar vi en verifikation i bokföringen vid respektive tillfälle: 10 januari då intäkten uppstår: Debet Kredit 3010 Försäljning 1 200 kr 1510 Kundfordringar 1 200 kr Summa 1 200 kr 1 200 kr...eller med moms: 10 januari: Debet Kredit 3010 Försäljning 960 kr 2611 Utgående moms 240 kr 1510 Kundfordringar 1 200 kr Summa 1 200 kr 1 200 kr 26
10 februari då vi får betalt uppstår inkomsten: Debet Kredit 1510 Kundfordringar 1 200 1930 Bankkonto 1 200 Summa 1 200 kr 1 200 kr Efter den 10 februari finns inget saldo kvar på konto1510 Kundfordringar eftersom vi inte har någon fordran kvar. Mellan 10 januari och 10 februari har vi en fordran på 1200 kr och detta syns under perioden som ett debet-saldo på konto 1510 Kundfordringar. Alla fordringar ligger som debet-saldon i bokföringen. Fordringar och övriga tillgångar har kontonummer som börjar med 1. Resultat- och balansräkning De två viktigaste rapporterna som du skapar från bokföringen är resultaträkningen och balansräkningen. Dessa två rapporter utgör huvudinnehållet i den årsredovisning som alla aktiebolag, stora som små, måste skicka in till patent- och bolagsverket senast 7 månader efter slutet på varje räkenskapsår. I resultaträkningen och balansräkningen kan du utläsa det mesta om företagets ekonomiska status. En resultaträkning presenterar alltid vad som hänt i företaget under en period dvs. fr.o.m. ett datum t.o.m. ett annat datum. Balansräkningen däremot visar statusen i företaget vid en viss tidpunkt t.ex. 31 dec. Därför brukar man visa två balansräkningar tillsammans med en resultaträkning: En balansräkning vid periodens början t.ex. 1 jan. Den kallas ingående balans (IB). En balansräkning vid periodens slut t.ex. 31 dec. Den kallas utgående balans (UB). Resultaträkningen för perioden blir helt enkelt en sorts specifikation över vad som hänt mellan de två balansräkningarna. Resultaträkningen Resultaträkningen är en uppställning av årets (eller periodens) intäkter och kostnader med resultatet (vinsten eller förlusten) längst ner. 27
En enkel resultaträkning kan se ut så här: 1 jan 31 dec Intäkter 2 000 (KSEK) Kostnader -1 800 Årets vinst 200 En lite mer detaljerad resultaträkning kan se ut så här i ett aktiebolag: 1 jan 31 dec Intäkter 2 000 (KSEK) Varukostnader -1 200 Bruttovinst 800 Övriga externa kostnader -200 Personalkostnader -300 Rörelseresultat 300 Finansiella kostnader -50 Resultat efter finansiella kostn. 250 Skatt -50 Resultat efter skatt 200 Det finns mallar för hur en resultaträkning bör vara uppställd. Gemensamt för resultaträkningar är att de börjar med intäkterna. Sedan kommer olika typer av kostnader och sist resultatet (vinsten eller förlusten). Ibland visar man också resultat efter olika kostnadsgrupper t.ex. bruttovinst. Det är ganska vanligt att man i resultaträkningen även har en kolumn för jämförelse med föregående period eller budget. Balansräkningen I balansräkningen kan du se hur mycket ett bolag är värt bokföringsmässigt dvs. hur stort det egna kapitalet är vid en viss tidpunkt. Det egna kapitalet är skillnaden mellan tillgångar och skulder. Ex: 31 dec Tillgångar 5 000 (KSEK) Skulder -3 800 Eget kapital 1 200 28