Frånvarostatistik Frånvarostatistik ger dig möjlighet att analysera frånvaro av olika slag fördelat på anställda, åldersgrupper och kön. Du skapar ett rapportunderlag för en viss period och utifrån det underlaget kan du sedan ta ut olika rapporter. Nytt fr om version 12.2 är, att du har du även möjlighet att överföra resultatet till Excel och få det presenterat i diagramform. I Frånvarostatistiken, som ligger under Rapporter/Statistik, finns det två typer av rapporter; Sjukstatistik och Tidanalys. Sjukstatistisk redovisar sjukfrånvaron i timmar fördelat på olika frånvarointervall medan tidanalysen redovisar ordinarie arbetstid och antal frånvarotimmar på respektive frånvarotyp. Frånvaroperiod och Löneperiod Datumen du fyller i under Frånvaroperiod och Löneperiod har olika betydelse. Frånvaroperiod identifierar datumsatta transaktioner och schema. Om en frånvaro är datumsatt till exempelvis 20120910-20120914, kommer den att visas med inställningar som ovan. Löneperiod identifierar ej datumsatta transaktioner som avräknats under nämnda perioden. Med nedan datum inställningar får du med avvikelserna och schema från september och månadslön samt andra ej datumsatta transaktioner avräknade i oktober. Vill du att programmet enbart ska räkna arbetad tid inom perioden för anställningstiden så markerar du rutan för Anställningsdatum begränsar schemalagd tid. Nu kommer programmet att ta med arbetade timmar från och med anställningsdatumet och sluta räkna arbetade timmar vid avgångsdatumet. Tar du 1
bort markeringen så tar programmet med alla timmar som finns enligt schemat utan att ta hänsyn till anställnings- och avgångsdatum. Lönearter för frånvaro Under Inställningar anger du vilka frånvaroorsaker, +/-tid, eventuella frånvaro- och åldersintervaller samt arbetad tid för de som inte har något schema, som ska som du vill bygga din statistik kring. Kontrollera samtliga flikar eftersom de föreslagna lönearter enligt nedan bild är från Övningsföretaget och du kan ha andra lönearter som du vill ha med. +Tid Här anger du lönearter för arbetad tid som är utöver den schemalagda arbetstiden. -Tid Här anger du lönearter för uttagen ledighet som minskar schemalagd arbetstid. 2
Frånvarointervall Vid uttag av rapporten Sjukstatistik kan du dela upp sjukfrånvaron i intervaller med valfri längd. Du kan ange max 6 olika intervaller. Intervallen avser dagar i sjukperioden. Åldersintervall Du kan fördela Frånvarostatistiken på åldersintervall. Du kan ange max 6 åldersintervaller och du kan ange valfri längd på intervallen. Arbetad tid Under fliken arbetad tid anger du lönearter för arbetad tid för de anställda som inte har arbetsschema. När du angett vilka inställningar som ska gälla för din frånvarostatistik kommer du tillbaka till 3
nedanstående bild. Du ser från bilden urval av frånvaroorsaker och +/-tider för vilka du angivit under inställningarna. Du kan som tidigare titta på din rapportbeställning genom att klicka på Underlag eller skriva ut rapporten på bildskärm eller skrivare. Du kan korrigera värden i underlaget. Eventuella förändringar som du gör i underlaget sparas endast här och inte i lönedatabasen. Det kan t.ex. vara så att du inte har löneberett en anställd som varit föräldraledig en längre tid. Markera den anställde du vill ändra och scrolla dig bort till rätt kolumn. Nu kan du korrigera antal timmar i kolumnen för föräldraledig, klicka ok för att spara. Du kommer få en fråga när du tar fram rapporterna om du vill använda tidigare uppläst/ändrat underlag. Svarar du Ja, hämtar programmet det underlag du skapat och eventuellt korrigerat tidigare, svarar du Nej skapar programmet ett nytt underlag, då får du inte med dina korrigeringar. Nytt från och med versionen 12.2 Nu har du även möjlighet att överföra resultatet till Excel och få det presenterat i diagramform. Det finns 8 olika standarddiagram som presenteras. 4
5
6
7
8
Under fliken Tabell ser du beräkningsunderlaget till diagrammet. Under fliken Underlag kan du se alla värden utifrån vald rapportperiod, urval och inställningar. Under fliken Urval kan du se vilka frånvaroperioder och löneperioder du angett för rapporten. Utskriftstyp Detaljerad Väljer du detta alternativ redovisas rapporterna i anställningsnummerordning. Grupperad Rapporterna kan tas ut grupperade utifrån de summeringsalternativ som du angivit. 9
Val av underlag Tidanalys Om du vill ta fram en tidanalys markerar du Tidanalys. Sedan markerar du vilka frånvaroorsaker du vill titta på. I exemplet nedan har vi valt att titta på sjukdom samt vård av sjukt barn. Vi har valt att visa rapporten detaljerad. Tidanalys visar dig en kolumn med ordinarie arbetstid i timmar samt en kolumn per vald frånvaroorsak, i vårt exempel sjukdom och vård av sjukt barn. Till sist visas en kolumn för total arbetad tid. Kolumnen Total arbetad tid* (timmar) visar en beräkning av ordinarie arbetstid minskad med all frånvaro och minustid samt ökad med all plustid. Denna kolumn hämtar alla uppgifter från all frånvaro som finns på de frånvaroorsaker du angivit under inställningar. Det kan därför till synes se ut som att summeringen blir fel, väljer du att titta på alla frånvaroorsaker samt all plustid och minustid så ser du var uppgifterna kommer ifrån. Du kan välja att gruppera rapporten exempelvis per Kön. Nu redovisas varje anställd för sig i sin grupp och det tillkommer även en summering per vald grupp. 10
Sjukstatistik Sjukstatistisk redovisar frånvaron i timmar alternativt i procent fördelat på olika frånvarointervall. Välj sjukstatistik och välj vilken frånvaroorsak du vill ta fram statistik för, i rullisten. Du kan välja bland de frånvaroorsakerna du lagt upp under inställningar. Väljer du Sjukdom kan du markera att programmet ska ta hänsyn till återinsjuknanderegeln. Enhet Du kan välja att visa kolumnerna för de olika frånvarointervallen i enheten timmar eller procent. Observera att kolumnerna Ord. arbetstid (Timmar), Summerad frånvaro (Timmar) samt Total*(timmar) alltid redovisas i timmar. Kolumnerna redovisar ordinarie arbetstid (timmar) och en kolumn per frånvarointervall du ställt in under inställningar. Till sist ser du en kolumn för all summerad frånvaro (timmar) och en kolumn för total tid (timmar). Observera att kolumnen Summerad frånvaro (timmar) redovisar tid från alla frånvaroorsaker samt plus och minustid som finns angivna under inställningar. Kolumnen Total* (timmar) visar en beräkning av ordinarie arbetstid minskad med värdet i summerad frånvaro. Denna kolumn hämtar alla uppgifter från all frånvaro som finns på de frånvaroorsaker du angivit under inställningar. Det kan därför till synes se ut som att summeringen blir fel. Även denna rapport kan du redovisa grupperad exempelvis per Kön om du önskar det. Om du bara vill ta ut statistik över +/- tiden, väljer du att visa Övertid, Mertid och Komp, både inarbetad och uttaget samt Total Frånvaro, Total Plus Tid och Total Minus Tid. 11