Frågor och svar WebCare Detta dokument ger svar på en del vanliga frågor om WebCare och hur systemet används. Ytterligare info finns i dokumentet Funktionsbeskrivning som finns länkad från WebCare samt under menyn Hjälp i systemet där man får hjälp om just den funktion man är inne på vid öppnandet av hjälpdokumentet.
INNEHÅLL Vilka verksamheter är anslutna till WebCare?... 3 Hur redigerar jag det enhets- eller avdelningsnamn som visas i WebCare?... 3 Hur blir jag behörighetsadministratör för WebCare?... 3 Vilka webbläsare fungerar WebCare med?... 3 Kan reservnummer eller samordningsnummer användas i WebCare?... 3 Hur justerar jag SOVP?... 4 Hur byter jag avdelning inom samma vårdgivare i WebCare?... 4 Vad är en chattanteckning?... 4 Vad är en tilläggsanteckning... 4 Vad är händelselistan och vad används den till?... 4 Vilken typ av information kan jag söka fram i Katalogen och hur gör jag?... 5 Vad är Trygghetskvitto/Utskrivningsmeddelande i WebCare?... 5 Hur avslutar jag ett ärende i WebCare i förtid?... 5 Vad är ett förkortat ärende (kort vårdprocess)?... 6 Hur ändrar jag ett förkortat ärende till ett långt eller tvärtom?... 6 Hur hittar jag arkiverade ärenden i WebCare?... 6 Vad är ett returnerat ärende och hur hanteras ett returnerat ärende?... 6 Finns statistikrapporter tillgängliga?... 7 Hur hittar jag utbildningsversionen av WebCare?... 7 Hur loggar jag in i utbildningsversionen?... 7
VILKA VERKSAMHETER ÄR ANSLUTNA TILL WEBCARE? Följande vårdgrenar/enheter är anslutna till WebCare = användare kan ansöka om behörighet till WebCare. Behörigheter administreras av lokal EK-administratör. Slutenvård inom akutsomatik, ASiH, geriatrik och rehab (Psykiatri pilotdriftas under 2014 på några avdelningar) Samtliga husläkarmottagningar i SLL med vårdavtal Kommunala biståndsenheter: Omsorg om funktionshindrade, Äldreomsorg (Psykiatri, pilotdrift sker under år 2014) Vad ska jag göra om jag får felmeddelandet: "Primärvårdsenhet/Husläkarmottagning/VC ej ansluten till WebCare? Anmäl detta till: SLL IT Servicedesk servicedesk.sllit@sll.se 08-123 145 10 Det är viktigt att beskrivningen om möjligt innehåller uppgifter om vilken husläkarmottagning patienten är listad på, alternativt ärendenummer i WebCare. HUR REDIGERAR JAG DET ENHETS- ELLER AVDELNINGSNAMN SOM VISAS I WEBCARE? Det enhets/avdelningsnamn som visas i WebCare hämtas från "Egennamn" i EK. De namn som är ibockade under denna rubrik i EK bildar det enhetsnamn som visas på vallistan i WebCare. Vid behov att förändra ett enhets-/avdelningsnamn: Kontakta lokal EK-administratör för er verksamhet. Om EK-administratörer behöver instruktioner avseende detta ska de kontakta Katalogansvarige i EK. HUR BLIR JAG BEHÖRIGHETSADMINISTRATÖR FÖR WEBCARE? Lokal Katalogansvarig för EK tilldelar behörighet att "Administrera WebCare" i EK. VILKA WEBBLÄSARE FUNGERAR WEBCARE MED? Internet Explorer upp till version 9 är godkänd för användning i WebCare. Med IE 10 och IE 11 fungerar inte WebCare fullt ut. Workaround Internet Exlorer 10 och 11 Internet Explorer 10 och 11 installeras ibland automatiskt på datorer med Windows 7 tillsammans med Microsofts övriga uppdateringar. Den kan avinstalleras via Kontrollpanelen - Installerade program. Den som ej vill avinstallera IE 10 och IE 11 kan som workaround prova att gå in under "Verktyg" - "Inställningar Kompatibilitetsvyn" och där skriva in "sll.se" samt trycka på knappen "Lägg till". Detta kan ge en ökad funktionalitet i WebCare. Behöver du hjälp så kontaktar du i första hand din lokala IT-support eftersom det rör inställningar som måste göras på respektive användares dator. KAN RESERVNUMMER ELLER SAMORDNINGSNUMMER ANVÄNDAS I WEBCARE? Nej - i WebCare är det enbart möjligt att hantera patienter med personnummer som är folkbokförda i Stockholms län och inte har skyddad identitet. Lokal manuell rutin ska användas för övriga patienter.
HUR JUSTERAR JAG SOVP? För att justera och godkänna en samordnad vårdplanering (SOVP) i WebCare: Fyll i den information som är aktuell för patienten Klicka på knappen "Justera/Skicka" i SOVP-formuläret Detta ska resultera i att en grön bock visas i SOVP-kolumnen i översiktsformuläret för ärendet, vilket är symbolen för att du har godkänt och justerat SOVP. HUR BYTER JAG AVDELNING INOM SAMMA VÅRDGIVARE I WEBCARE? Exempel: Patienten är inskriven på vårdavdelning 1 och ska flytta till vårdavdelning 4: Gå till inskrivningsformuläret Klicka på rutan Klinik/avd Välj vårdavdelning 4 Välj därefter Godkänn/Skicka VAD ÄR EN CHATTANTECKNING? En chattanteckning ska enbart gälla kommunikation av typen tid och plats för möte avseende ett specifikt ärende i WebCare, men kan i övrigt göras fritt. En chattanteckning kan skrivas av alla parter. VAD ÄR EN TILLÄGGSANTECKNING En tilläggsanteckning ska bara göras om det finns felaktig, saknad eller missvisande information i ett ärende som inte kan ändras på respektive sida för ett ärendes olika lägen Inskriven, Kallelse, SOVP, Utskrivningsklar och Utskrivning. En tilläggsanteckning kan skrivas av alla parter och anteckningen sparas. VAD ÄR HÄNDELSELISTAN OCH VAD ANVÄNDS DEN TILL? I Händelselistan visas de händelser som loggas specifikt per ärende. Händelselistan utgör ett juridiskt bindande elektroniskt kvitto och kan användas som ett faktureringsunderlag. Händelselistan finns tillgänglig i ärendeformuläret i kolumnen längst ut till höger under rubriken "H-lista". Klicka på symbolen som ser ut som ett dokument.
VILKEN TYP AV INFORMATION KAN JAG SÖKA FRAM I KATALOGEN OCH HUR GÖR JAG? 1. Genom att söka på personnummer kan du få information om följande: Var patienten är bokförd (hämtas från SLL:s PersonUppgiftsregister) Var patienten är listad (hämtas från SLL:s listningssystem ListOn) Vilken områdesbaserad vårdcentral patienten tillhör Vilket geriatriskt område patienten tillhör 2. Katalogen kan användas för att hitta kontaktinformation för både enheter och personer inom slutenvård, primärvård och kommun som ingår i den samordnade vårdplanering. Så här gör du för att hitta sådan information: Öppna listboxen för Kommun/Stadsdel, Primärvård eller Geriatrisk klinik Välj enhet Till vänster om vald enhet finns en blå rubrik: "Kommun/Stadsdel, Vårdcentral eller Geriatrisk klinik". Klicka på den för att komma vidare i sökningen Klicka sedan vidare för att se mer detaljerade uppgifter OBS: Blå text = mer information visas om du klickar på denna Svart text = ingen mer information finns. VAD ÄR TRYGGHETSKVITTO/UTSKRIVNINGSMEDDELANDE I WEBCARE? Utskrift av delar av informationen i WebCare som kan tilldelas patienten i samband med utskrivning. Trygghetskvittot ska kompletteras med läkemedelslista och läkemedelsberättelse från journalsystem för att vara komplett. En knapp för utskrift av Trygghetskvitto (Utskrivningsmeddelande i kort ärende) finns i utskrivningsformuläret. HUR AVSLUTAR JAG ETT ÄRENDE I WEBCARE I FÖRTID? Ibland händer det att du behöver avsluta ett patientärende i WebCare och inte gå igenom hela ärendeprocessen fram till utskrivning. Så här gör du: Gå till inskrivningsformuläret för patienten Under rubriken "Avslutat ärende" väljer du ett lämpligt alternativ i listboxen Fyll i "Avslutsdatum" Välj Godkänn/Skicka
VAD ÄR ETT FÖRKORTAT ÄRENDE (KORT VÅRDPROCESS)? Slutenvården kan välja förkortat ärende om man bedömer att patientens behov, efter utskrivning, inte kräver mer eller nya insatser från kommunen. Förkortat ärende innebär att man skickar inskrivningsmeddelande och sedan går direkt till utskrivningsmeddelande utan att kalla till vårdplanering. Förkortat ärende är ett sätt att meddela kommunen/primärvården att patienten är inlagd inom slutenvården. Förkortat ärende används inte om endast primärvård är berörd. HUR ÄNDRAR JAG ETT FÖRKORTAT ÄRENDE TILL ETT LÅNGT ELLER TVÄRTOM? Gå till inskrivningsformuläret för patienten Under rubriken "Avslutat ärende" väljer du det alternativ som ska gälla. Ett nytt ärende öppnas nu med inskrivningsdelens information förifylld från det tidigare ärendet. VAD ÄR ETT RETURNERAT ÄRENDE OCH HUR HANTERAS ETT RETURNERAT ÄRENDE? Kommunen eller primärvården kan returnera ett ärende. Detta visas som en röd pil i ärendeformuläret. Exempel: Patienten bor i ett annat område än vad folkbokföringen visar Patienten tillhör en annan husläkarmottagning än listningsuppgiften visar När slutenvården får ett returnerat ärende börjar de med att avsluta ärendet i formuläret "Inskriven" genom att: Välja "Ändrad kommun/stadsdel/primärvårdsenhet" Klicka på knappen "Godkänn/Skicka" Ärendet återgår till formulär Inskriven WebCare Välj ny kommun/vårdcentral genom att öppna listboxen Klicka på "Godkänn/Skicka" Ett nytt ärende skapas och ett litet "i" visar att ärendet är kopplat till andra ärenden pga kommun eller primärvårdsenhet ändrats. HUR HITTAR JAG ARKIVERADE ÄRENDEN I WEBCARE? Under Urval i ärendeformuläret kan du ta fram arkiverade ärenden genom att: Välja "Arkiverade ärenden" Sök sedan på något av följande: Ärendenummer, personnummer eller period
FINNS STATISTIKRAPPORTER TILLGÄNGLIGA? Det finns i dagsläget inget statistikverktyg i WebCare. Rapporter levereras kontinuerligt till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF). Om du önskar beställa specifika uttag av statistik kan leverantören leverera detta mot en kostnad. Kontakta WebCare-förvaltningen för att få en offert. HUR HITTAR JAG UTBILDNINGSVERSIONEN AV WEBCARE? Ange följande sökväg i din webbläsare: www.webcare2utb.sll.se HUR LOGGAR JAG IN I UTBILDNINGSVERSIONEN? Klicka på menyn Hjälp på startsidan för utbildningsmiljön så får du upp en lista med inloggningsuppgifter och patienter som kan användas.