PLAN & BYGG Årsredovisning
www.kungsbacka.se Nämndens årsredovisning 2
Innehållsförteckning 1 Året som gått... 5 1.1 Sammanfattning av året... 5 1.2 Viktiga händelser... 5 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under... 8 3 Så här styrs kommunen... 9 3.1 Så här styr nämnden... 10 4 Uppföljning mål... 11 4.1 Ökat inflytande... 11 4.2 Bemötande och tillgänglighet... 12 4.3 Hälsosamt liv... 13 4.4 Trygg kommun... 13 4.5 Företagsvänlig kommun... 13 4.6 Fler ska åka kollektivt... 14 4.7 Minskad energianvändning... 14 4.8 Minskade koldioxidutsläpp... 15 4.9 En attraktiv arbetsgivare... 15 4.10 Expediering av lov... 15 5 Uppföljning direktiv... 17 5.1 Direktiv e-tjänster... 17 5.2 Direktiv invånardialog... 17 5.3 Direktiv tillgänglighet av handlingar... 18 5.4 Direktiv översyn av detaljplaner... 18 5.5 Direktiv utveckling av intelligenta plankartor... 19 5.6 Direktiv Öppet hus... 19 5.7 Direktiv utveckling av planprocessen... 19 6 Uppföljning inriktningar... 20 6.1 Värdegrund... 20 6.2 Valfrihet... 20 6.3 Nämndens inriktning... 20 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer... 22 7.1 Synpunktshantering... 22 7.2 Kvalitetsdeklarationer... 22 8 Verksamhetsmått... 24 8.1 Prestationsmått... 24 8.2 Effektmått... 25 9 Personal med kommentarer... 26 9.1 Kompetensförsörjningsplan... 26 9.2 Analys personalmått... 26 9.3 Resursmått... 27 9.4 Effektmått... 27 10 Ekonomi med kommentarer... 28 10.1 Uppföljning driftbudget... 28 10.2 Uppföljning investeringsbudget... 29 11 Intern kontroll... 30 11.1 Intern kontroll under året... 30 11.2 Resultat av genomförda internkontroller... 30 11.3 Nämndens förbättringsåtgärder... 30 12 Analys... 31 Nämndens årsredovisning 3
12.1 Sammanfattande analys... 31 12.2 Förändringsområden... 32 Nämndens årsredovisning 4
1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter 19,4 21 23,2 Kostnader -34,8-36,3-41,0 Netto -15,4-15,3-17,8 Budget, netto -16,2-16,7-17,9 Avvikelse 0,8 1,4 0,1 Kommentarer till verksamhet och utfall Nämnden redovisar en budget i balans per då avvikelsen mot budgeten är på 0,1 miljoner kronor. Investeringar Inkomster Budget Avvikelse Utgifter 0,27 0,42-0,15 Netto 0,27 0,42-0,15 Kommentar till investeringar Förvaltningen har investerat i inventarier och mätinstrument under året. Överskottet på 153 000 kronor begärs ombudgeterat till 2016 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Under har förvaltningen arbetat med stor kraft för att öka vårt kundfokus i alla ärenden och situationer. Mycket av det arbete som gjorts har skett inom ramen för våra utvecklingsprojekt med syfte att öka smidighet och genomströmning i ärendehanteringen, säkerställa ett kundorienterat bemötande och arbetssätt, skapa transparens i handläggningsprocesser, utjämna arbetsfördelning och arbetsbelastning, samt utnyttja kommunens och privata aktörers resurser på ett effektivt sätt. Målet är att få till en riktningsändring som är underbyggd, förankrad och erkänd. Utöver det mer tidskrävande förändringsarbetet har under året åtskilliga direkta och omedelbara aktiviteter och insatser gjorts för att här och nu möta våra kunders behov. Nedan följer en sammanfattning av de aktiviteter som gjorts i våra lång- och kortsiktiga satsningar. Vi fokuserar på mötet människor emellan Under året har hela förvaltningen arbetat med kulturutveckling. Det är en stor satsning som kommer fortsätta under 2016. Syftet är att skapa en stadig grund som förvaltningen kan bygga vidare på genom bland annat ett stärkt samarbete, ökad effektivitet, samt bemötande baserat på Kungsbackas värdegrund. Det är också en del i arbetet att stärka Plan & Byggs Nämndens årsredovisning 5
arbetsgivarvarumärke. Vi har genomfört utbildning och dialoger med samtliga verksamheter och medarbetare utifrån värdegrund och bemötande, samt genomfört utbildning om förhållningssätt och personligt ledarskap som en uppstart till fortsatt arbete med bemötande och kommunikation. Alla medarbetare har spelat SKL:s bemötandespel med syftet att bygga en gemensam verktygslåda för personligt och professionellt bemötande. Vi förenklar våra arbetsprocesser Vi har genomfört en pilotstudie för nytt arbetssätt för att säkerställa en snabbare och effektivare handläggning av bygglov med bibehållen rättssäkerhet. Pilotstudien implementeras i linjeverksamheten i början av 2016. Vi har anställt en jurist för att säkra en rättssäker ärendehantering och handläggning. Vi lyssnar in våra kunder Förvaltningen har lyssnat in och lotsat kunder genom våra ärendeprocesser. Förvaltningen har träffat och påbörjat en dialog med ett antal kontrollansvariga (länken mellan kommun och kund i den del av processen då det fysiska bygget sker) för att tillsammans jobba för en smidigare handläggning. Planen är att dialogmöten kommer att fortsätta kontinuerligt under 2016. Ny insiktsmätning för innebär att kundmätning görs varje månad. Vi underlättar för kunden Allt informationsmaterial som används när man söker bygglov har arbetats om för att leda kunden genom processen på ett bättre sätt. Vi har utvecklat en ny e-tjänst för att söka bygglov, marklov, rivningslov och förhandsbesked. Det blir enklare och tydligare för kunden. Vi har förberett för en ny e-tjänst för att söka planbesked, e-tjänsten lanseras 2016. Vi följer upp ärenden Förvaltningen har sökt upp kunder för att lotsa och följa upp ärenden samt att lyssna in behov av förbättringsområden. Satsning på förvaltningsledning och medarbetare Under året har satsning på ledare och ledningsgruppen gjorts, både extern kompetensutveckling, men också viktigt internt arbete. Det interna arbetet har handlat om att stärka ledarrollen i andan av helhetssynen för ETT Kungsbacka och EN förvaltning. Under har många samtal och en hel del arbete gjorts för att tillsammans, både ledare och medarbetare, skapa en gott arbetsklimat, spännande utmaningar för medarbetarna och en rolig arbetsplats. Förvaltningen har tagit fram en ny inriktning för sitt arbetssätt med fokus på bemötande, produktionsmål och kvalitativa mål. Ny nämnd och nya presidiedialoger Utöver satsningar på kompetensutveckling för nämnden har en viktig del varit att skapa ett bra samarbete inom nämnden och med förvaltningen. De nya presidierna för byggnadsnämnden, nämnden för Teknik, samt nämnden för Miljö & Hälsoskydd har under året genomfört regelbundna presidieträffar för att öka samarbetet och skapa samsyn i gemensamma frågor. Nämndens årsredovisning 6
Viktiga händelser inom personalområdet har förvaltningen inrättat tjänster för en jurist och en förvaltningsadministratör. Dessa tjänster har också blivit tillsatta. Under året har förvaltningen också rekryterat: nämndsekreterare mätningsingenjör GIS-ingenjör planarkitekter planstrateg bygglovshandläggare bygglovsingenjörer administratörer. Totalt har förvaltningen rekryterat 20 personer. Samtliga rekryteringar har skett i samarbete med kommunens Rekryteringscenter. Planavdelningen medverkar i projektet Framtidens samhällsbyggare och har därigenom anställt en trainee. Förvaltningen har arbetat aktivt med kulturen inom och mellan de olika avdelningarna, bland annat genom workshops och föreläsningar. Varje avdelning har fått information om och diskuterat arbetsskador på arbetsplatsträffar. Förvaltningen har medverkat på Chalmers arbetsmarknadsmässa, Charm. Nämndens årsredovisning 7
2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Högt tryck på byggmarknaden har varit ett år av stark tillväxt för byggsektorn i Kungsbacka. Därtill kom indikationer om minskade ROT-avdrag som ytterligare satte tidspress på alla byggmarknadens aktörer. Det medförde att antalet inkomna ärenden till förvaltningen för Plan & Bygg med råge har slagit de senaste årens rekord. Ökade krav från våra kunder Vi kan se i samhället i stort, och så även i Kungsbacka, att kraven ökar från våra kunder och samhällsinvånare på snabb handläggning, hög tillgänglighet, transparens i ärendeprocesser och en god och personlig kundservice. Lagändringar ställer krav Trenden att plan- och bygglagen (PBL) ändras regelbundet och med större frekvens än tidigare skapar en osäkerhet i de juridiska bedömningarna då det inte finns erfarenhet och rättsfall att grunda besluten på. De nya lagändringar i PBL avseende både plan- och bygglovshandläggningen som kom och sätter höga krav på snabb kompentensutveckling och stort juridiskt kunnande hos enskilda medarbetare. Med de nya rättsinstanserna Mark- och miljödomstol och Mark- och miljööverdomstol kommer idag många fler prejudicerade domar än tidigare som kommunen varje dag måste förhålla sig till vid bedömning och beslut av ärenden. Brist på rätt kompetenser Allmänt stor brist inom riket på kompetenser inom byggsektorn och samtidigt stora planerade infrastruktur- och bostadsprojekt i vårt närområde driver på den mycket goda arbetsmarknad som finns för medarbetare på förvaltningen. Det är svårigheten att rekrytera arkitekter och ingenjörer inom samtliga av förvaltningens verksamheter som är oroande. Med samma brist inom hela arbetsmarknaden för byggsektorn finns heller inte extra resurser att kalla in från privata aktörer vid behov. Detta gör det svårt för förvaltningen att fullt ut anpassa resurser och produktion i takt med efterfrågan. Nämndens årsredovisning 8
3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 9
3.1 Så här styr nämnden Nämnden styrs genom de mål och riktlinjer som antas varje år. Utöver fullmäktiges mål anger nämnden egna resultatmål. Målen bryts ner till en genomförandeplan för förvaltningen och överenskommelser för de anställda. Genomförandeplanen innehåller en handlingsplan för aktiviteter för att uppnå målen och följs upp löpande under året. Överenskommelserna följs upp årligen i uppföljningssamtalet, men även löpande genom samtal och aktiviteter. Nämndens budget styrs till stor del av intäkterna som är ett resultat av verksamhetens omfattning. Nämnden styrs också av andra faktorer: - Lagar, policys, riktlinjer och handlingsplaner - Översiktsplanen - Uppdrag från kommunstyrelsen Nämndens årsredovisning 10
4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Förvaltningen för Plan & Bygg arbetar kontinuerligt med att utveckla formerna för deltagande och inflytande i samhällsplaneringen. Som del i arbetet med detaljplaner och handläggning av bygglov sker samråd och dialog med invånare och företagare varje dag, i enlighet med lagens föreskrifter. Konkreta resultat för är den invånardialog om utvecklingen och utformningen av Åsa centrum som Plan & Bygg genomförde tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning i början av året. Den gav boende och företagare möjlighet att tycka till tidigt i processen. Utöver det har Plan & Bygg under varit med på flera informations- eller samrådsmöten inför byggandet av boende för ensamkommande barn och unga. Syftet har varit att förklara hur processen med plan- eller bygglovsärenden går till och när man som invånare kan lämna sina synpunkter. Förvaltningen har också haft möten med olika föreningar, till exempel kolonistugeområdet vid Nämndens årsredovisning 11
Vallda park, för att lyssna på synpunkter och idéer. Mätning Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII 45 45 43 48 4.2 Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Under har de två projekten Bygglovsprocessen och Hållbar samhällsplanering fortsatt på förvaltningen. Kundfokus är ett av ledorden i dessa projekt, där både struktur i processerna och det personliga mötet är viktiga delar. Under året har hela förvaltningen arbetat med kulturutveckling inom områden som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö och Bitt som en naturlig del. Under hösten har fokus legat på kommunikation och bemötande. För våra kunder innebär det att det kommer bli smidigare och enklare att ha kontakt med Plan & Bygg. Kungsbacka direkt är en viktig del i hur våra kunder upplever tillgängligheten och bemötandet från Plan & Bygg och det pågår ett kontinuerligt arbete med att förbättra samarbetet och kunskapsutbytet. Under året har Plan & Bygg rekryterat ett chefsstöd som avlastning till cheferna som därmed bland annat ska kunna ge snabbare återkoppling till kunderna. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. Kvalitetsfaktor Bemötande Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. Kvalitetsfaktor Tillgänglighet Målvärd e 60 57 55 61 70 72 70 70 69 68 66 72 4.2.1 Bemötande och tillgänglighet på Plan & Bygg Nämndens formulering Andelen som upplever ett gott bemötande i kontakt med Plan & Bygg ska öka. Prognosen är baserad på betygsindex för Bemötande i SKL:s mätning Insikt som vänder sig mot företagare. Det som ligger till grund för resultatet är svar från företagare som hade kontakt med Plan & Bygg. Därför har de insatser som startade inte fått genomslag i mätningen. Däremot kan man se att värdena stiger i de mätningar som har gjorts under. Mätning Målvärd e SKL s mätning Insikt 46 41 60 Nämndens årsredovisning 12
4.3 Hälsosamt liv Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka Förvaltningen för Plan & Bygg har genom sin samhällsplanering stor påverkan på hur de fysiska miljöerna i kommunen utformas, såväl den bebyggda miljön som grön- och rekreationsområdena. Genom att värna om grön- och rekreationsområden kan Plan & Bygg bidra till att skapa förutsättningar för ett hälsosamt liv i kommunen. Det finns natur- och parkmark i äldre detaljplaner där byggnadsnämnden ofta får frågan om att planlägga för bostäder. Genom att bevara dessa områden ökar möjligheten för invånarna att ha nära till grönområden för rekreation. Mätning Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 8,1 8,1 8 8,1 4.4 Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Förvaltningen arbetar generellt med trygghetsfrågor när man tar fram detaljplaner och samarbetar med polisen för att skapa trygga miljöer för kommunens invånare och besökare. I år har utvecklingen av sociala konsekvensbeskrivningar fortsatt, där upplevd trygghet är en viktig aspekt. Dock har projektet dragit ut på tiden eftersom detaljplanen för Kungsmässan, som är pilotfall, har legat på is ett tag. Det har såklart inte hindrat förvaltningen från att ta upp aspekten i de detaljplaner som vi jobbat med under året. Mätning Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet 66 67 66 66 4.5 Företagsvänlig kommun Kommunfullmäktiges formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun Under har de två projekten Bygglovsprocessen och Hållbar samhällsplanering fortsatt på förvaltningen. Kundfokus är ett av ledorden i dessa projekt, där både struktur i processerna och det personliga mötet är viktiga delar. Under året har hela förvaltningen arbetat med kulturutveckling inom områden som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö och Bitt som en naturlig del. Under hösten har fokus legat på kommunikation och bemötande. För våra kunder innebär det att det kommer bli smidigare och enklare att ha kontakt med Plan & Bygg. Förvaltningen deltar också aktivt i kommunens företagslots. Den är ett sätt att göra det enklare för företagare att ha kontakt med kommunen. Utöver det har representanter från bygglovsavdelningen haft möten med byggare och kontrollansvariga för att lyssna på deras synpunkter och idéer. Nämndens årsredovisning 13
Mätning Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. NKI totalt Målvärd e 63 63 63 67 4.5.1 Företagsvänlig förvaltning Nämndens formulering Betyget för tillgängligheten i SKLs mätning för företagare/näringsidkare ska öka. Det som ligger till grund för resultatet är svar från företagare som hade kontakt med Plan & Bygg. Därför har de insatser som startade inte fått genomslag i mätningen. Däremot kan man se att värdena stiger i de mätningar som har gjorts under. Mätning Målvärd e NKI 57 48 72 SKL:s mätning för företagare/näringsidkare sker vartannat år. 4.6 Fler ska åka kollektivt Kommunfullmäktiges formulering Antalet resor med kollektivtrafiken ska öka Förvaltningen för Plan & Byggs möjligheter att påverka att fler människor åker kollektivt är genom samhällsplaneringen. Genom förtätning och bebyggelseutveckling i befintliga kollektivtrafikstråk blir det möjligt med tätare turer och nya busslinjer. De flesta planprojekt förvaltningen har arbetat med under året gör det möjligt att öka kollektivtrafikåkandet. Exempel på sådana projekt är St Getrud och Aranäs 3 och 4. I arbetet med planbesked har förvaltningen också jobbat med att i första hand bevilja planbesked för nya bostäder i lägen där det finns bra kollektivtrafik. Mätning Målvärd e Antalet resor i tusental med kollektivtrafiken 7 100 7 068 7 410 7 500 4.7 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Förvaltningens personal följer rekommendationer om energisparåtgärder. Mätning Målvärd e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad 171 168 158 160 Nämndens årsredovisning 14
4.8 Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 7,5% Förvaltningens personal åker antingen kollektivt, samåker eller cyklar då det är möjligt. Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar Målvärd e -6,5% 0,9% 2,6% -7,5% 4.9 En attraktiv arbetsgivare Kommunfullmäktiges formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats I början av startade ett arbete med kulturutveckling på förvaltningen. Syftet är att skapa en långsiktigt hållbar utveckling för förvaltningen och avdelningarna genom bland annat ett stärkt samarbete, ökad effektivitet samt bemötande baserat på Kungsbackas värdegrund. Det är också en del i arbetet att stärka Plan & Byggs arbetsgivarvarumärke. Arbetet kommer att fortsätta under 2016. De fyra verksamhetscheferna får löpande utbildning och stöttning i sitt ledarskap. För att skapa en tydlighet gentemot medarbetarna har lönekriterierna och mallarna för uppföljningssamtal och överenskommelser omarbetats. Syftet är att tydligare styra mot förvaltningens och nämndens mål. Dessa användes under höstens uppföljningssamtal För att vara attraktiv gentemot möjliga nya medarbetare har Plan & Bygg bland annat haft sommarjobbare och praktikanter, samt anställt en trainee. Förvaltningen deltog också på Charm, Chalmers arbetsmarknadsmässa i februari. Mätning Målvärd e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer - 7,1 7,1 8,6 Jämix, antal poäng, max är 180 poäng 83 83 83 85 Andel heltid 87% 91% 91% Timavlönade omräknat till heltid - 0 0 4.10 Expediering av lov Nämndens formulering Beslut om lov ska expedieras inom fem arbetsdagar efter det att beslutet är påskrivet Medeltid i veckor: 7,4 Arbete pågår fortsatt med att förenkla och effektivisera expedieringsprocessen. Förvaltningen har utbildat fler personer som kan expediera. Under sista kvartalet så har genomströmningstakten ökat och vid årsskiftet så var förvaltningen i fas med nämndens mål om att andelen bygglov som ska expedieras inom fem dagar. Nämndens årsredovisning 15
Mätning Målvärd e Andel bygglov som expedieras inom fem arbetsdagar 52 % 64 % 47 % 100 % Nämndens årsredovisning 16
5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Direktiv e-tjänster Nämndens formulering Fler e-tjänster inom Plan & Byggs verksamhetsområde inom ramen för Kungsbacka 2020. Lansera, utvärdera och utveckla tjänster. Utveckling av en ny e-tjänst för att söka bygglov, marklov, rivningslov och förhandsbesked pågår. Test i större grupp, både externt och internt, har genomförts. Lansering planeras i början av 2016. Underlag för e-tjänst för planbesked har tagits fram. Ny FME-server har införskaffats till e-tjänster för bland annat kartkopior. Implementering pågår. Mätning Status direktiv Mycket förarbete har gjorts under året men lansering av flera av tjänsterna sker först 2016. Delvis uppnått 5.2 Direktiv invånardialog Kommunfullmäktiges formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Förvaltningen för Plan & Bygg har tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning bjudit in skolungdomar, privatpersoner och företagare i Åsa centrum till dialog gällande utvecklingen av centrala Åsa. Dessutom har en utställning funnits på plats i centrala Åsa och såväl tjänstemän som politiker har varit där vid ett flertal tillfällen för att möta allmänheten. En diskussion har också ägt rum på nätet under #tyckomåsa. Invånardialogen avslutades i början av. Inom Plan & Byggs ansvarsområde är invånardialog i första hand lämpligt vid större samhällsbyggnads- och planprojekt, där allmänheten har ett stort intresse av tidig dialog och påverkan. För mer begränsade planprojekt sker dialog inom ramen för plan- och bygglagen (PBL) i form av tidiga samråd, eller dialog, som underlag för nya projekt. Mätning Status direktiv Uppnått Förvaltningen har genomfört sin planerade del av direktivet, men då detta är ett direktiv från kommunfullmäktige anges utfallet som Nämndens årsredovisning 17
ett resultat av kommunens samlade resultat. 5.3 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Plan & Bygg har färdigställt den initiala dokumenthanteringsplanen som utvecklas och anpassas kontinuerligt efter de behov som uppstår. Förvaltningen deltar i projektet Digitalt bevarande bland annat genom att förvaltningens arkivarie deltar på utbildningar och utreder bevarandeformat. Plan & Bygg har tecknat avtal med en leverantör för att kunna införa e-arkiv och arbetet med övergången började i slutet av augusti. Förvaltningen kommer att under 2016 byta ärendehanteringssystem från Byggreda till Lex. I arbetet med detta kommer den fastställda dokumenthanteringsplanen att byggas ut med processtöd för alla de dokument som förekommer i förvaltningens ärendehantering inom alla verksamheter. Ett processtöd definierar strukturen för ett ärendes gång i Lex. För varje process/ärendetyp finns en dokumenthanteringsplan. Alla dokumenthanteringsplaner kommer att bli utökade/klara under 2016 eftersom arbetet med dessa sker parallellt med utvecklingsarbetet av processtödet inför övergång till Lex som kommer att vara klar årsskiftet 2016/2017. Mätning Status direktiv Uppnått 5.4 Direktiv översyn av detaljplaner Nämndens formulering Se över vilka detaljplaner som har bestämmelser som gör det svårt att hantera bygglov enligt dagens lagstiftning och praxis. Förvaltningen har börjat samla ihop uppgifter som tagits fram då liknande arbete påbörjats, men inte slutförts, tidigare genom åren. Arbetet kommer fortsätta under 2016 med planering och prioritering av vilka planer som behöver revideras. Mätning Status, direktiv Pågående med avvikelse Nämndens årsredovisning 18
et beror på att arbetet ännu inte är slutfört utan kommer att fortsätta under 2016. 5.5 Direktiv utveckling av intelligenta plankartor Nämndens formulering Utveckla intelligenta plankartor i detaljplaner. Förstudien har under året: analyserat informationen i detaljplanerna testat olika metoder att automatiskt strukturera och lagra informationen i en databas diskuterat vad det skulle innebära att digitalisera och tolka gamla detaljplaner varit i kontakt med andra kommuner som gjort tolkning och digitalisering av detaljplaner diskuterat konsekvenserna av dagens arbetssätt vid framtagning och hantering av detaljplanerna Kvar att göra är en workshop och nyttoanalys som kommer att genomföras under våren 2016. Mätning Status direktiv et beror på att arbetet ännu inte är slutfört utan kommer att fortsätta under 2016. Pågående med avvikelse 5.6 Direktiv Öppet hus Nämndens formulering Utreda former på ett nytt "Öppet hus" för allmänheten. Under året har förvaltningen utrett Öppet hus och infört flera förbättringar. Bland annat har öppettiderna förlängts en timma och kunder med enklare ärenden får hjälp direkt i receptionen. Mätning Status direktiv Klart 5.7 Direktiv utveckling av planprocessen Nämndens formulering Förvaltningen får i uppdrag att gå vidare med utvecklingen av planprocessen i syfte att få ett tydligare mandat. Byggnadsnämnden har under året fått ett nytt reglemente där mandat och roller har blivit tydligare. I projektet Hållbar samhällsplanering har anställda på Plan & Bygg och Planering & Exploatering arbetat med både kultur- och strukturfrågor som syftar till att ta ett helhetsgrepp kring samhällsbyggandet. Mätning Status direktiv Klart Nämndens årsredovisning 19
6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Under året har hela förvaltningen arbetat med kulturutveckling med områden som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö och Bitt som en naturlig del. Under hösten har fokus legat på kommunikation och bemötande. Syftet är att skapa en stadig grund som förvaltningen kan bygga vidare på genom bland annat ett stärkt samarbete, ökad effektivitet samt bemötande baserat på Kungsbackas värdegrund. För våra kunder innebär det att det kommer bli smidigare och enklare att ha kontakt med Plan & Bygg. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Plan & Bygg har inga externa utförare. Frågan om konkurrensutsättning har prövats och redovisats i en särskild utredning. 6.3 Nämndens inriktning Plan & Bygg ska fortsätta att sätta invånarna och företagarna i fokus, vara lyhörda och behandla alla lika, samt vara tydliga och använda ett enkelt språk. De som kontaktar Plan & Bygg ska alltid få samma besked oberoende av vem som svarar. Vi ska ha en konstruktiv dialog och vara professionella. (enligt policyn Förhållningssätt i dialogen med brukaren ). Invånarna ska bemötas med uppmärksamhet och intresse i enighet med kommunens vision. Plan & Bygg måste arbeta aktivt med att vara en bra och attraktiv arbetsplats. Inflytandefrågorna är viktiga och vi ska jobba med att utveckla formerna för Nämndens årsredovisning 20
invånarinflytandet i våra olika processer. Plan & Bygg ska i sin verksamhetsutveckling fortsätta att arbeta med invånarnas och företagarnas nöjdhet genom ökad tillgänglighet i samband med samarbetat med Kungsbacka direkt. Utan att göra avkall på kvalitet och service ska arbetet bedrivas utvecklingsinriktat och med effektiva handläggningsrutiner. Plan & Byggs arbete ska i alla sina delar genomsyras av ett aktivt engagemang och delaktighet i miljöfrågorna för att medverka till långsiktigt hållbara miljöer. Nämndens årsredovisning 21
7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren är vår kommungemensamma process för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt åtgärda problem som uppstått för dem vi är till för. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god och kostnadseffektiv service. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter Fördelning av inkomna synpunkter -01-01---12-31 Klagomål 8 Beröm 3 Förslag till förbättring 2 Totalt antal inkomna synpunkter 13 Varav anonyma 4 Varav politiska Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande Flest synpunkter får vi om Det har under året kommit in få synpunkter till Plan & Bygg via synpunktshanteringen. Förslag till förbättring avser hindrande möblering i stadshusets entré när Plan & Bygg ställer ut förslag till nya planer och återinförande av en webbkamera tillhörande kartfunktionerna på webben. De klagomål som kommit in rör bland annat en upplevd lång svarstid på generella frågor om bygglov och kommunövergripande frågor rörande flyktingmottagandet. I klagomålen finns också förslag till förbättringar inbäddade. Förvaltningen har fått beröm för det enkla sättet att beställa kartunderlag och för effektivt bemötande vid Öppet hus. 7.1.1 Övrig synpunktshantering En annan källa för inkomna synpunkter är förvaltningens funktionsbrevlådor. Synpunkter kommer in när invånare kontaktar förvaltningen i pågående ärenden. Dessa synpunkter registreras inte i Lex och förvaltningens analys är att man mot invånarna mer proaktivt bör marknadsföra möjligheten att digitalt lämna synpunkter via kommunens hemsida. Inkomna synpunkter via hemsida och Kungsbacka direkt ger förvaltningen en möjlighet att agera snabbare och bemöta invånarnas synpunkter med ett korrekt svar. Förvaltningen får också en möjlighet att öka sin tillgänglighet och ge invånarna en större känsla av trygghet i och inflytande över sitt ärende. 7.2 Kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklarationerna vänder sig till dem vi är till för. De ska tydligt beskriva vad vi lovar. Deklarationerna är en viktig del i kommunens kvalitetsarbete och ett effektivt förbättringsverktyg Nämndens årsredovisning 22
för verksamheten. Område Status Beskrivning Kommentar Uppnått Inom tre veckor från det att du fått del av ditt beslut om lov och kontaktat oss för att boka tid för ett tekniskt samråd, ska det tekniska samrådet kunna genomföras. Den som hör av sig till Plan & Bygg och önskar en tid för tekniskt samråd blir alltid erbjuden en tid som ligger inom tre veckor från det att man hör av sig. Om det inte finns någon ledig tid i bokningssystemet ordnar ändå handläggarna fram en tid. Handläggningstider Uppnått Inom två arbetsdagar från det att slutsamrådet hållits ska du få ett slutbesked, om det finns förutsättningar att upprätta sådant. Om förutsättning finns ger vi slutbesked muntligen vid slutsamrådet. Om handlingar behöver gås igenom på kontoret innan slutbesked ges görs detta omgående efter slutsamrådet. Slutbesked är prioriterade. För vissa åtgärder, exempelvis mindre tillbyggnader, ges byggherren rätten att ta byggnaden i bruk när handlingar enligt startbesked inlämnats och före ett formellt slutbesked getts. Nämndens årsredovisning 23
8 Verksamhetsmått 8.1 Prestationsmått Nyckeltal Riket Beviljade bygglov, antalet nya en- och tvåbostadshus 152 233 182 Kommentar Budget : 260 82 av de budgeterade byggloven för småhus togs redan, vilket innebär att målet för inte kommer att uppnås. Beviljade bygglov för verksamheter (nybyggnad) 12 12 18 Kommentar Budget : 15 Beviljade bygglov, antalet lägenheter i flerbostadshus 225 240 451 Kommentar Budget : 440 Handläggningstid för bygglov, en- och tvåbostadshus 8 6 6 Kommentar Budget: 8 veckor För ärenden som var fullständiga vid registrering låg medeltiden för handläggning på 12,6 veckor. Husutstakningar 239 217 303 Kommentar Budget :200 Ökad volym på grund av ökad efterfrågan. Nybyggnadskartor 88 104 127 Kommentar Budget : 90 Ökad volym på grund av ökad efterfrågan. Upprättade detaljplaner 3 5 3 Kommentar Budget : 8 Normalt planförfarande Under har det varit personalbrist på planavdelningen då personal har slutat och gått på tjänstledighet samtidigt som det varit svårt att rekrytera. Vi har också behövt prioritera ärenden vi inte visste vi skulle jobba med, främst boenden för nyanlända, och därför inte kunnat avsluta ärenden i den takt vi trodde när budgeten lades. Upprättade detaljplaner med enkelt planförfarande 20 15 7 Kommentar Budget : 15 Målet nåddes inte på grund av att vi inte kunde få några planuppdrag under första halvåret då reglementet ännu inte var uppdaterat?. Lägeskontroller 194 215 223 Nämndens årsredovisning 24
Nyckeltal Riket Kommentar Budget : 200 8.2 Effektmått Nyckeltal Handläggningstid mindre än eller lika med 9 veckor 82% 78% 69% Riket Kommentar Handläggningstiden från att ärenden är fullständiga till att beslut har tagits har under året haft ett medelvärde på 6,8 veckor. Dock har förvaltningen haft svårigheter med att påbörja handläggning på inkomna ärenden och tiden det har tagit innan handläggning har påbörjats har varit alldeles för lång. Detta har medfört att de ärenden (171 st) som varit fullständiga direkt vid registrering tyvärr har fått en handläggningstid på över 10 veckor. Upphävda beslut i bygglovsärenden 35% 34% 24,5% Kommentar 24,5 procent av totalt 185 överklagade beslut från nämnden har blivit upphävda. Varje år handläggs mellan 1 500 och 2 000 bygglovsärenden. Nämndens årsredovisning 25
9 Personal med kommentarer 9.1 Kompetensförsörjningsplan 9.1.1 Attrahera/rekrytera Förvaltningen medverkade på Chalmers årliga arbetsmarknadsmässa, Charm. Samtliga rekryteringar sker i samarbete med kommunens Rekryteringscenter för att få en så hög kvalitet som möjligt på processen. Annonsering av lediga tjänster anpassas efter behovet. Då rekryteringsläget delvis varit svårt under året har förvaltningen även använt sig av inhyrda konsulter. Förvaltningen medverkar i GR:s program Framtidens samhällsbyggare och har tillsvidareanställt en trainee på planavdelningen. 9.1.2 Utveckla/behålla Förvaltningen har under påbörjat ett ingående kulturarbete inom samtliga verksamheter bestående av både föreläsningar och workshops och har även arbetat med övningar kring bemötande. En jurist har rekryterats under året för att bland annat fungera som ett expertstöd för förvaltningens medarbetare. En ergonom har haft en genomgång kring ergonomin på arbetsplatsen och samtliga medarbetare har erbjudits ett enskilt möte för att gå igenom sin arbetsplats. Förvaltningen har också haft besök av ett företag som arbetar med akustikmiljö, detta kommer att tittas närmare på under 2016. Förvaltningen har en gemensam mall för introduktion av nya medarbetare, denna har uppdaterats under året. Samtliga medarbetare erbjuds flextid och att arbeta heltid. 9.1.3 Avsluta Samtliga medarbetare erbjuds avslutningssamtal när de slutar. 9.1.4 Analys Det råder brist på bygglovshandläggare, samt även i viss mån planarkitekter vilket gör att rekryteringarna försvåras och tar lång tid. Förvaltningen har sett över sitt behov av kompetens och bland annat anställt en jurist. 9.2 Analys personalmått Antalet medarbetare på förvaltningen ökar. Utöver egna medarbetare har förvaltningen anlitat inhyrda konsulter inom administration, bygglov och juridik. Merparten av medarbetarna arbetar heltid. De som har en deltidsanställning har erbjudits heltid med avböjt. Förvaltningen har en medelålder på 46 år och åtta medarbetare är över 60 år. Andelen sjukskrivningar är relativt hög, dock har den sjunkit något sedan delårsbokslutet. Detta beror i första hand på att förvaltningen haft flera långtidssjukskrivna medarbetare både på hel- och deltid. Samtlig av dessa har en individuell handlingsplan och kontinuerliga rehabiliteringsmöten med chef och HR-konsult. Nämndens årsredovisning 26
9.3 Resursmått Nyckeltal Totalt antal anställda 54 56 58 Andel anställda kvinnor 61% 57% 66% Andel anställda män 39% 43% 34% Totalt antal årsarbetare 53 55 57 Andel heltid 87% 91% 93% Kommentar 91 procent av medarbetarna på Plan & Bygg har en heltidsanställning. De som är anställda på deltid har blivit erbjudna en heltidsanställning men avböjt. Andel kvinnor som har heltid 84% 90% 94% Andel män som har heltid 90% 91% 90% Andel deltid 13% 9% 7% Andel kvinnor som har deltid 16% 10% 6% Andel män som har deltid 10% 9% 10% Andel kvinnor som är chefer i relation till andel kvinnor som är medarbetare Kommentar Är värdet 1,0 är det jämställt, då speglar fördelningen bland chefer alla anställda. 1,22 1,4 1,3 Andel män som är chefer i relation till andel män som är medarbetare 0,64 0,46 0,5 Antal medarbetare per chef 14 11 9 9.4 Effektmått Nyckeltal Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 3,9% 2,6% 6,1% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 4,8% 3,2% 8,1% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 2,3% 1,9% 2,6% Korttidssjukfrånvaron totalt (upp till 14 dagar) är 2,4 % Långtidssjukfrånvaror totalt (från dag 15) är 3,7 %. Nämndens årsredovisning 27
10 Ekonomi med kommentarer 10.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Nämnd -916-1 227-1 082 145 Verksamhetens nettokostnader (inklusive kapitalkostnader, interna köp från service samt interna intäkter på 1000 tkr) -14385-16743 -16744-1 Summa -15 301-17 970-17 826 144 Kommentarer Nämnden redovisar en positiv budgetavvikelse på 0,14 miljoner kronor. Hela överskottet ligger på nämndens verksamhet, förvaltningens nettokostnader är i balans. Intäkter Förvaltningens intäkter har ökat med 2,1 miljoner jämfört med. Mot budget ligger förvaltningen plus 0,29 miljoner kronor. Plan har ett underskott på intäkterna på 1,8 miljoner kronor. Det beror på att det inte fanns ett fungerade reglemente gällande beslut av de små planerna under första halvåret vilket ledde till att inga mindre planer kunde påbörjas. Plan har också haft vakanser under delar av året där rekryteringen drog ut på tiden men den är nu klar. Det ledde också till minskade intäkter. Bygglovs intäkter ligger plus 1,5 miljoner, överskottet beror på en ökning av ärenden som kommit in under året samt att man har fakturerat mycket andradebiteringar. Kartan ligger också på ett plus på 0,3 miljoner kronor även detta överskott beror en ökad volym av ärenden som kommit in under året. Personalkostnader Ökningen av personalkostnaderna mellan åren uppgår till 2 miljoner kronor och det beror på att man under förstärkt förvaltningens organisation. Förstärkningen består av bland annat nämndsekreterare, jurist och utvecklingsledare. En särskild strategisk lönesatsning genomfördes december och har gett effekt på lönekostnaderna under. Personalkostnaderna ligger på ett överskott jämfört med budget på 2,9 miljoner kronor och det beror på att det har funnits vakanser under året. Övriga verksamhetskostnader Övriga verksamhetskostnader har ökat med 2,6 miljoner mot föregående år och har en negativ budgetavvikelse på 2,3 miljoner kronor. Det beror på att förvaltningen har under året behövt täcka upp vakanta tjänster med konsulter. Man har drivit utvecklingsprojekt av bygglovsprocess och kulturutveckling. Kartavdelningen har också avslutat kartplattformsprojektet samt utrustat bilar med säkerhetsutrustning. Nämndens årsredovisning 28
10.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Löpande årliga investeringar Bokslut Årsbudget Bokslut Avvikelse Utgifter -118,4-421 -268 153 Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto -118,4-421 -268 153 Kommentarer Förvaltningen har under året investerat i nya inventarier till den gemensamma mötesplatsen och till nya arbetsplatser samt mätinstrument till kartavdelningen. Nämndens årsredovisning 29
11 Intern kontroll 11.1 Intern kontroll under året Byggnadsnämnden säkerställer tillräcklig intern kontroll genom att identifiera risker, begära exempel från verksamheten och granska dessa. Byggnadsnämnden arbetar med riskanalyser inom ramen för utarbetande av internkontrollplanen i samband med delårsrapport och årsredovisning samt då man identifierat risker. 11.2 Resultat av genomförda internkontroller Resultatet av genomförda internkontroller har bidragit till utvecklade arbetssätt och rutiner inom förvaltningen. De interna kontrollerna har fungerat väl. 11.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Förvaltningens jurist har under året haft återkommande utbildningstillfällen angående mutor och oegentligheter för förvaltning och nämnd. Ekonomiområden För att säkerställa att förvaltningen inte blir av med kompetent personal med erfarenhet har bland annat arbetet med attraktiv arbetsgivare fortsatt. Nämndens årsredovisning 30
12 Analys 12.1 Sammanfattande analys var ett år av stark tillväxt för byggsektorn i Kungsbacka och i riket. Därtill kom indikationer om minskade ROT-avdrag som ytterligare satte tidspress på alla byggmarknadens aktörer. Det medförde att antalet ärenden som under året har kommit in till förvaltningen för Plan & Bygg har varit rekordstort. Detta har satt hög press på samtliga verksamheter med tanke på kundbemötande, leverans, flexibilitet i produktionslinjen, effektiv resursplanering och flexibelt och målfokuserat ledarskap hos samtliga chefer. Förvaltningen har under också levererat fler beslut till kund jämfört med tidigare år. Vi kan se i samhället i stort, och så även i Kungsbacka, att kraven ökar från våra kunder och samhällsinvånare på snabb handläggning, hög tillgänglighet, transparens i ärendeprocesser och en god och personlig kundservice. Som ett led att möta dessa krav och samtidigt rusta oss för framtida kundbehov har förvaltningen under vid sidan om löpande produktion lagt mycket engagemang och tid på att arbeta med dessa frågor inom ramen för framförallt tre stora utvecklingsprojekt; kulturutveckling och bemötande, genomlysning av bygglovsprocessen samt hållbar samhällsplanering. Under året har fortsatt implementering av Kungsbacka direkt skett parallellt med ordinarie verksamhet. Som ett led i Kungsbacka 2020 har förvaltningen under året arbetat med konvertering från det nuvarande plan- och bygganpassade ärendehanteringssystemet till kommunens nya gemensamma Lex-system. Mycket arbete återstår då hundratals ärenden, mallar och rutiner ska ställas om. Under året har förvaltningen även utvecklat nya e-tjänster för bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked. Samtliga dessa projekt syftar till ökat kundfokus, transparens i processerna, effektivt internt arbete, gott medarbetarskap och Ett Kungsbacka i alla kontakter. Allmänt stor brist inom riket på kompetenser inom byggsektorn och samtidigt stora planerade infrastrukturprojekt i vårt närområde driver på den mycket goda arbetsmarknad som finns för medarbetare på förvaltningen. Det är svårigheten att rekrytera arkitekter och ingenjörer inom samtliga av förvaltningens verksamheter som är oroande. Med samma brist inom hela arbetsmarknaden för byggsektorn finns heller inte extra resurser att kalla in från privata aktörer vid behov. Detta gör det svårt för förvaltningen att fullt ut anpassa resurser och produktion i takt med efterfrågan. Under har många samtal och en hel del arbete gjorts av ledare och medarbetare för att tillsammans skapa en gott arbetsklimat, spännande utmaningar för medarbetarna och en rolig arbetsplats. Dessa faktorer är avgörande för att behålla duktig personal. Under har förvaltningen arbetat med stor kraft för att öka vårt kundfokus i alla ärenden och situationer. Mycket av det arbete som gjorts har skett inom ramen för våra utvecklingsprojekt med syfte att öka smidighet och genomströmning i ärendehanteringen, säkerställa ett kundorienterat bemötande och arbetssätt, skapa transparens i handläggningsprocesser, utjämna arbetsfördelning och arbetsbelastning, samt utnyttja kommunens och privata aktörers resurser på ett effektivt sätt med målet är att få till en riktningsändring som är underbyggd, förankrad och erkänd. Utöver det mer tidskrävande förändringsarbetet har under året åtskilliga direkta och omedelbara aktiviteter och insatser gjorts för att här och nu möta våra kunders behov. Aktiviteterna kan sammanfattas med följande; vi har följt upp ärenden, vi har lyssnat in våra kunder, vi har underlättat för kunden, vi har Nämndens årsredovisning 31
förenklat våra egna arbetsprocesser, vi har fokuserat på mötet människor emellan, vi har satsat på ledning och medarbetare, vi har fått ny nämnd och skapat forum för nya presidiedialoger. 12.2 Förändringsområden Satsning på kompetensutveckling inom lagstiftning Under har Plan & Bygg rekryterat en jurist för att säkra en rättssäker ärendehantering och handläggning. Förvaltningens jurist är en viktig del i den större satsning på kompetensutveckling inom lagstiftning som kommer att göras under 2016. Kungsbacka direkt kontinuerlig utveckling Kungsbacka direkt är en viktig del i hur våra kunder upplever tillgängligheten och bemötandet från Plan & Bygg och det pågår ett kontinuerligt arbete med att förbättra samarbetet och kunskapsutbytet. Kungsbacka 2020 Under har förvaltningen arbetat vidare med att identifiera behov av fler e-tjänster, samt med att färdigställa e-tjänsten för bygglovsansökan som kommer att lanseras under första kvartalet 2016. Förvaltningen har även arbetat med konvertering från det nuvarande plan-och bygganpassade ärendehanteringssystemet till kommunens nya gemensamma system Lex. Mycket arbete återstår då hundratals ärenden, mallar och rutiner skall ställas om. Utvecklingsprojekt för bygglovsprocessen och hållbar samhällsplanering De två stora utvecklingsprojekt som Plan & Bygg startade under har fortsatt under. Bygglovsprocessen har under året varit inne i en införandefas med fokus på att utveckla en e-tjänst för bygglovsansökan, utveckla arbetssätt genom att starta ett pilotteam, påbörja övergången till ett nytt ärendehanteringssystem, samt se över all kommunikation och information inom processen. I projektet Hållbar samhällsplanering har anställda på Plan & Bygg och Planering & Exploatering arbetat med både kultur- och strukturfrågor som syftar till att ta ett helhetsgrepp kring samhällsbyggandet. Ett strukturförslag har överlämnats till kommundirektören för vidare diskussion och beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott. Syftet med båda projekten är att öka smidighet och genomströmning i ärendehanteringen, säkerställa ett kundorienterat bemötande och arbetssätt, skapa transparens i handläggningsprocesser, utjämna arbetsfördelning och arbetsbelastning, samt utnyttja kommunens och privata aktörers resurser på ett effektivt sätt. Kulturutveckling Under året har hela förvaltningen arbetat med kulturutveckling inom områden som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö och Bitt som en naturlig del. Under hösten har fokus legat på kommunikation och bemötande. Syftet är att skapa en långsiktigt hållbar utveckling för förvaltningen och avdelningarna genom bland annat ett stärkt samarbete, ökad effektivitet samt bemötande baserat på Kungsbackas värdegrund. För våra kunder innebär det att det kommer bli smidigare och enklare att ha kontakt med Plan & Bygg. Nämndens årsredovisning 32