Tillsyn & skötsel Lathund för Fastighetsteknisk Översiktsplan 2012-03-05
Innehåll INNEHÅLL Hitta till tillsyn & skötsel... 3 1 Logga in... 3 2 Välj fastighet... 3 3 Fastighetsskärmen... 4 4 Tillsyn & skötsel... 5 Översikt av modulen... 6 Veckoöversikten... 6 Byt fastighet, byggnad eller aff-kategori... 6 Symbolförklaring... 7 Öppna protokoll... 7 Aktiva/slutförda protokoll... 7 Protokoll... 8 Mötesrapport... 8 Arbetsgång... 10 1 Ta ut protokoll... 10 Raderna i protokollet... 11 Momentförklaringar... 13 Skriv ut... 13 2 Genomför tillsyn & skötsel på plats... 14 3 Återrapportera... 15 Finns ej... 16 Inventeringskorrigering... 17 Sida 2 av 18
Hitta till tillsyn & skötsel HITTA TILL TILLSYN & SKÖTSEL Du hittar webbplatsen Fastighetsteknisk Översiktsplan på adressen: http://www.föp.se. Du kan även besöka kurssidan där det är fritt fram att labba utan att riskera att förstöra något: http://kurs.föp.se. 1 LOGGA IN För att komma åt modulen Tillsyn & skötsel måste du först logga in. Klicka på Logga in i menyn till höger och mata in ditt användarnamn och lösenord. Har du glömt användarnamn eller lösenord eller inte tidigare använt systemet kan du ta kontakt med Carina Sjöblom eller Kenneth Andersson. 2 VÄLJ FASTIGHET Det finns två sätt att välja fastighet, via kartan eller via snabblistan. För att välja via kartan klickar du på en ort. Fastigheter i området visas då i ett fönster. Klicka sen på en fastighet för att visa den. Klicka på en ort på kartan för att visa fastigheter. Klicka på en fastighet för att visa den. Snabblistan hittar du i menyn till höger, Välj fastighet. Fäll ner listan och välj en fastighet för att direkt hoppa till den. Det går även att innan man fäller ner listan knappa in ett fastighetsnummer (t.ex. 471) och trycka ENTER för att direkt hoppa dit. Sida 3 av 18
Hitta till tillsyn & skötsel Snabblistan Välj fastighet är snabbaste sättet att öppna en fastighet. 3 FASTIGHETSSKÄRMEN Efter val av fastighet kommer du till fastighetsskärmen. Bilden ser olika ut beroende på vald fastighet och vilka moduler (menyalternativ) du har tillgång till, nedan visas 471 Kansliet. Här hittar du Tillsyn & skötsel långt ner i menyn till höger. Klicka för att öppna! Sida 4 av 18
Hitta till tillsyn & skötsel 4 TILLSYN & SKÖTSEL Du har nu hittat in till modulen Tillsyn & skötsel. Då den innehåller mycket information rekommenderar vi att du maximerar fönstret (både webbläsaren och Energioptimeringen i den) för att utnyttja skärmytan så bra som möjligt. Maximera både webbläsaren och Energioptimeringen för att få så mycket plats som möjligt. Sida 5 av 18
Översikt av modulen ÖVERSIKT AV MODULEN Modulen Tillsyn & skötsel har två huvuddelar: veckoöversikten och protokollen. Utöver detta finns även två protokollistor och en mötesrapport. VECKOÖVERSIKTEN Utgångspunkten i Tillsyn & skötsel är veckoöversikten som visar när Tillsyn, Skötsel och Skötsel Energioptimering är planerat för vald fastighet samt om de är utförda. Den visar även oplanerade moment i form av funktionskrav och moment som utförs vid behov. BYT FASTIGHET, BYGGNAD ELLER AFF-KATEGORI Veckoöversikten visar planeringen inom vald aff-kategori (T1, T2, ) för vald fastighet. Du kan byta fastighet och aff-kategori i menyn till vänster så uppdateras vyn. Där går det även att byta byggnad, men det valet påverkar endast protokollen. Mer om detta längre fram. Sida 6 av 18
Översikt av modulen SYMBOLFÖRKLARING Rutorna i veckoöversikten visar när moment är planerade. Momenten är indelade i fem kategorier: T S TS SE FK Tillsyn Skötsel Tillsyn & skötsel Skötsel Energioptimering Funktionskrav, se nedan Färgen på rutorna visar momentens status: T T T T T T T Framtida, ej aktuell att utföra ännu Närliggande, skall utföras närmaste veckorna eller innevarande vecka Missat, borde ha utförts redan Med i protokoll, har påbörjats Påbörjat annan vecka, visas även en ruta med veckonummer den vecka momentet påbörjades Utfört, senare än planerat Utfört En lång gul rad som sträcker sig över flera veckor betyder att det är ett funktionskrav. De är inte planerade någon särskilt vecka utan förs in när tillsyn eller skötsel för att uppfylla funktionskravet utförts. Se avsnittet om att skapa protokoll för mer information. ÖPPNA PROTOKOLL Enklaste sättet att öppna ett protokoll är att dubbelklicka på ett moment som ingår i ett protokoll i veckoöversikten (färglös eller grön ruta). Finns inget protokoll visas istället rutan för att skapa protokoll (beskrivs längre fram). Det går även att hitta och öppna alla fastighetens protokoll i listorna Aktiva protokoll/slutförda protokoll (se nedan). AKTIVA/SLUTFÖRDA PROTOKOLL Välj en av dessa i menyn till vänster för att lista protokoll. Aktiva protokoll är de som är påbörjade men ännu inte slutförda, medan Slutförda är klara och låsta för redigering. I listan visas protokollen samt en sammanställning av deras innehåll: Aktiva/slutförda protokoll visar sammanställning av protokollrader. Dubbelklicka på ett protokoll för att öppna det. Sida 7 av 18
Översikt av modulen Kolumnerna OK, Åtgärdade, Brister, Tomma och Finns ej visar antalet rader i protokollet som markerats med den statusen. I slutförda protokoll ska det inte finnas några Tomma. Inom parentes efter Finns ej står antalet som bekräftats av administratören, vilket innebär att de inte dyker upp i några fler protokoll. PROTOKOLL Hur ett protokoll tas ut och fylls i beskrivs i detalj i avsnittet Arbetsgång längre fram. MÖTESRAPPORT Mötesrapporten visar en sammanställning av moment och protokoll under en vald period: Sida 8 av 18
Översikt av modulen Rapporten kan fås i två varianter, Utskrift och Excel. Utskriftsrapporten är att rekommendera då den är mest uppdaterad och tydligare, men om man vill göra ytterligare bearbetning kan Excelrapporten vara ett alternativ. Väljer man flera fastigheter kan man endast välja Utskriftsrapport. Kryssrutan Ta med alla funktionskrav/vid behov styr om moment som är funktionskrav eller markerade som vid behov ska komma med i rapporten om de inte är utförda. Utförda kommer alltid med. Ha rutan urkryssad för att få en kompaktare rapport. Sida 9 av 18
Arbetsgång ARBETSGÅNG 1 TA UT PROTOKOLL I veckoöversikten visas vilken tillsyn och skötsel som är planerad en viss vecka. För att ta ut ett protokoll med alla eller bara vissa moment: 1. Markera veckan (klicka på rubriken eller på någon rad i kolumnen) och klicka på Nytt protokoll. Det går även att dubbelklicka på ett moment som inte finns med i något protokoll (röd, gul eller blå ruta). 2. Rutan Skapa tillsyn & skötselprotokoll visas. Det kan ta några ögonblick innan den har laddats klart. Bocka i de moment som ska med i protokollet. Bocka ur Visa endast XX om du vill välja moment från andra affkategorier. Under mapparna Vid behov och Funktionskrav finns moment som inte är planerade någon särskild vecka. Kryssa i de som du vill ha med i protokollet. Sida 10 av 18
Arbetsgång 3. När du kryssat i moment som ska med, klicka på Skapa protokoll så öppnas ett nytt protokoll. 4. Fyll nu i protokollets huvud, framförallt ditt namn men även gärna en beskrivande titel som till exempel Skötsel Pumpar eller Tillsyn Snörasskydd. Ändringarna sparas så snart fokus lämnar fältet man skriver i. 5. Skriv ut protokollet (se avsnittet Skriv ut ) och genomför tillsyn & skötsel på plats. RADERNA I PROTOKOLLET Hur avgörs vilka rader som kommer med i protokollet? Fastighetskopplade moment: T1 Utemiljö är fastighetskopplad, för varje moment kommer en rad för fastigheten med i protokollet. Dessa listas under rubriken Allmänna. Byggnadskopplade moment: T2 Byggnad utvändigt och T3 Byggnad invändigt är byggnadskopplade, för varje moment kommer en rad per byggnad med i protokollet. Sida 11 av 18
Arbetsgång Komponentkopplade moment: T4 T8 är komponentkopplade, för varje moment kommer en rad per matchad komponent med i protokollet. Matchas ingen komponent kommer en rad per byggnad med, för att täcka in system och komponenttyper som inte ingick i inventeringen. Inga luftspjäll fanns i komponentregistret. En rad för byggnaden kommer då med istället. Pumpar har matchats mot komponentregistret och varje får en rad i protokollet. Komponentkopplade rader skrivs på formen: Aff-kod: Byggnad/Plan/Rum Beteckning. Finns ingen beteckning visas istället Tillverkare och Modell. Rader som inte är knutna till en viss komponent har beskrivningar som börjar med Samtliga. Momenten som ska utföras vid tillsyn och skötsel visas i protokollet grupperade på komponent. Grupperna är de grå raderna. Klicka på radens titel för att expandera den och visa alla moment. Det går att expandera alla på en gång med knappen Expandera alla, eller fälla ihop alla med Stäng alla. Moment för en fläkt utfällda. Komponenterna visas med sin egen aff-kod, men de kan omfattas av moment från överliggande aff-koder. På bilden nedan har fläkten aff-koden T4.7221, den omfattas då av de moment som är definierade för T4.722: Komponenten har aff T4.7221 (Fläktar tilluft), den omfattas då av moment med samma aff eller aff högre upp, i detta fall T4.722 (Fläktar). Sida 12 av 18
Arbetsgång MOMENTFÖRKLARINGAR Momenten som väljs till ett protokoll finns beskrivna i dokumentet Tekniska arbetsuppgifter eller i Landstinget Västernorrlands riktlinjer för det organisatoriska brandskyddet. Momentförklaringarna visas sammanställda per affkod sist i protokollet: Moment för en aff-kod kan även beröra djupare nivåer, vilka sådana som finns med i protokollet visas i kolumnen Berör även. T4.722 berör i detta exempel även T4.7221, T4.72211 osv. SKRIV UT Vid utskrift går det att välja Kompakt eller Expanderad utskrift. Vid kompakt utskrift visas hopfällda protokollrader (komponenterna men inte alla deras moment), medan expanderad visar alla moment för alla rader. Särskilt vid protokoll med många rader är kompakt utskrift starkt rekommenderad. Efter val av typ av utskrift visas en förhandsgranskning. Protokollet som används i detta exempel blir vid kompakt utskrift 5 sidor, expanderat ger 17 sidor. Sida 13 av 18
Arbetsgång Kompakt Expanderad 2 GENOMFÖR TILLSYN & SKÖTSEL PÅ PLATS Antingen med protokollet utskrivet på papper eller smidigast i nuläget med en uppkopplad bärbar dator med pekskärm. Möjligheten att fylla i protokollet på en pekplatta kommer att utforskas inom en snar framtid. Sida 14 av 18
Arbetsgång 3 ÅTERRAPPORTERA Efter utförd tillsyn & skötsel återrapporteras resultatet i det protokoll som togs ut från start. Dubbelklicka på något moment som ingår i protokollet i veckoöversikten för att öppna det, eller gå via listan Aktiva protokoll. I de flesta fall går det snabbast att återrapportera genom att välja Alla OK och därefter ändra på de rader som är avvikande. Man kommer snabbt igång med ett protokoll genom att klicka Alla OK. Växla värden gör man genom att klicka i kolumnen OK. Värden som finns är: Blank OK Åtgärdad Brist Finns ej. Vid alla andra värden än OK bör en kommentar skrivas. Är det en brist kan man även kryssa i om den anses vara felavhjälpande underhåll eller ej. Klicka under OK för att växla värde. Om annat än OK, skriv även kommentar. Klickar man på en grupp växlas värdet för alla rader i gruppen (mellan Blank OK). Endast de rader som är blanka eller har samma värde som gruppen växlas: När protokollet är helt ifylld slutförs det genom att klicka på Slutför. Det överförs då från listan Aktiva protokoll till Slutförda protokoll. Ett slutfört protokoll kan bara redigeras av administratörer. Sida 15 av 18
Arbetsgång Momenten som ingick i protokollet har nu växlat färg i veckoöversikten. Det går även att se att de påbörjades veckan innan de skulle vara klara: FINNS EJ I avsnittet Raderna i protokollet ovan beskrevs hur raderna för protokollet tas fram. På grund av hur det fungerar kommer särskilt så här i början vissa rader i protokollet inte stämma med verkligheten. Dels kan det finnas hela grupper som inte stämmer (om det inte finns någon värmepump i 471A som på bilden ovan till exempel) och dels enstaka moment (direktdrivna fläktar har inga kilrep, därför är momentet Byte kilrep onödigt på dessa). När moment som inte ska finnas med påträffas, markera helt enkelt som Finns ej. Administratörerna får då upp momenten i en lista och kan bekräfta att det stämmer, varvid momenten inte kommer med i framtida protokoll. Sida 16 av 18
Arbetsgång När administratören bekräftat blir raden röd: Är det istället en hel komponent som inte finns, eller som har annat fel, se avsnittet Inventeringskorrigering nedan. INVENTERINGSKORRIGERING När tillsyn & skötsel utförs upptäcks ibland frågetecken och felaktigheter kring inventeringen. Det är viktigt att denna info når administratörerna av systemet, så att komponentregistret kan korrigeras. I protokollet finns därför en knapp för att rapportera korrigeringar: Klicka på knappen så öppnas en mall för att rapportera korrigeringar: Alla komponenter som finns med i protokollet kommer med i mallen. Ändringar i mallen sparas automatiskt som korrigeringsförslag. Det är sedan upp till administratören att godkänna korrigeringsförslagen och i och med det slå igenom ändringen i komponentregistret. Kolumnerna Byggnad, Plan, Rum, Aff, Tillverkare, Modell och Beteckning är textfält som kan ändras. Kryssrutorna är i tur och ordning: Avställd, Verksamhetsägd, Borttagen, Dubblett och Övrigt. Kommentar är en förklaring till ändringen om så behövs. Ändrade fält markeras i rött. Rader med ändringar markeras med en pennsymbol: Sida 17 av 18
Arbetsgång Korrigerade rader markeras med pennsymbol. Korrigeringar i rött. Om man efter att ett korrigeringsförslag har fyllts i öppnar en komponent i komponentregistret (markera komponenten i mallen och klicka på Öppna komponent, eller gå den vanliga vägen via komponentregistret) visas en knapp Visa korrigeringsförslag : Klicka för att visa korrigeringsförslaget. När en administratör har accepterat korrigeringsförslaget ändras komponentregistret och motsvarande rad i mallen blir grön: Sida 18 av 18