Revisionsrapport Intern kontroll Kattegattgymnasiet, byggprogrammet Halmstads kommun 2008-05-23 Margareta Bertin Leif Johansson Carl-Magnus Stensson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor...2 3 Genomförande...3 4 Granskningens resultat...3 4.1 Allmänt...3 4.2 Arbetsplatsförlagd utbildning...3 4.3 Externa arbeten...4 4.4 Kontanthantering...5 4.5 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor...5 4.6 Kontrollaktiviteter, uppföljning kostnader och intäkter...6 4.7 Kontering...6 4.8 Inventarieförteckning...7 4.9 Säkerhetsrutiner...7
1 Sammanfattning Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen vid Kattegattgymnasiet inom Utbildningsnämnden. Denna granskning avgränsas till att omfatta byggprogrammet. Efter besök på skolan, intervjuer med berörda befattningshavare och genomgång av rutiner och diverse underlag kan våra iakttagelser sammanfattas i nedanstående punkter: Utbildningsnämnden har inte fastställt några mål och riktlinjer för verksamheten vid byggprogrammet. Vi anser att nämnden i ett policydokument bör fastställa vissa principer för hur verksamheten vid byggprogrammet skall bedrivas. Enligt gymnasieförordningen beslutar nämnden omfattning av arbetsplastförlagd utbildning och ansvarar för anskaffning av praktikplatser samt att den arbetsplatsförlagda utbildningen uppfyller de krav som finns på utbildningen. Vi kan inte finna något beslut i ärendet och anser att nämnden bör fastställa principer för hur arbetsplastförlagd utbildning ska bedrivas. Vissa externa arbeten är av sådan karaktär att det inte kunnat utföras på byggskolans område. Rutinerna vid externa arbeten bör kompletteras och förtydligas. En överenskommelse med kunden bör bekräftas skriftligen avseende skyldigheter och åtaganden. Vidare bör rutinerna omfatta även de arbeten som byggprogrammet inte kan åta sig med anledning av att garantier inte kan lämnas. Ansvariga för verksamheten har dålig kunskap om de avtalade prisrabatter, och leveransvillkor som gäller för de leverantörer som kommunen slutit avtal med. Vi ifrågasätter hur man som ansvarig över attestförfarandet kan godkänna fakturan till betalning utan denna kännedom. Vid granskningen framkom det att ansvariga lärare inte anser att de får tillräckligt med ekonomisk uppföljning. Vår bedömning är att säkerhetsrutinerna bör ses över. Verksamheten har ingen policy som reglerar ifall personal får använda sig av lokaler och verktyg utanför arbetstid. Nyttjande förekommer inom de olika inriktningarna i blandad omfattning. 1
2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen vid byggprogrammet, Kattegattgymnasiet inom Utbildningsnämnden i kommunen. Skolan bedriver ett antal olika praktiska program och har en omfattande hantering av stöldbegärligt material och utrustning både i undervisningen och i uppdragen för externa kunder. Tidigare granskning har genomförts vid fordonsprogrammet. Granskningen resulterade i att vi påpekade vissa brister kopplat till rutiner. Revisionen har med anledning av detta valt med att gå vidare att granska den interna kontrollen vid byggprogrammet. Granskningen avgränsas till ekonomiska transaktioner under 2007. Under årskurs 1 läser samtliga elever vid byggprogrammet gemensamt och först i årskurs 2 väljs mellan inriktningarna anläggningsteknik, husbyggnadsteknik, byggnadsplåtsteknik och måleriteknik. Antalet elever skiljer sig åt mellan de olika inriktningarna, husbyggnadsteknik har flest antal elever. Årligt intag vid byggprogrammet är 76 antal elever, höstterminen 2006 gjordes ett större elevintag total 92 elever Inom utbildningen sker arbetsplatsförlagd utbildning (APU) i årskurs 2 och 3. Detta sker vid lämpliga företag med anknytning till elevens inriktning. Externa arbeten förekommer i utbildningssyfte främst inom husbyggnadsteknik. I dessa fall debiteras faktisk materialkostnad. Ingen kostnad för arbete debiteras normalt. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa har en bedömning av befintliga regler och rutiner samt förvaltningens egna kontrollaktiviteter gjorts. Följande revisionsfrågor är aktuella: Finns dokumentation av förekommande rutiner och riktlinjer för verksamheten? Är rutinerna ändamålsenliga och tillämpas de på avsett sätt? Följande rutiner bedöms som väsentliga och bör ägnas särskild uppmärksamhet: - inköp och försäljning av material och tjänster - fakturering - inventarieförteckning och rutiner för à-jourhållning - säkerhetsrutiner såsom nyckelsystem, utnyttjande av lokaler utom skoltid m m Vilka egna kontrollaktiviteter förekommer på förvaltningen? Finns och tillämpas aktuell förteckning över attestanter? Görs uppföljning av gjorda inköp? Vilken löpande uppföljning gör förvaltningen av intäkter och kostnader? Förekommer handkassor? Förekommer kontantförsäljning? 2
3 Genomförande I granskningen har vi tagit del av befintlig dokumentation av rutiner och anvisningar. Intervjuer har genomförts med rektor, ansvariga lärare för respektive inriktning och administrativ personal på skolan. Från kommunen har vi fått uppgift om kommungemensamma rutiner. Underlag för samtliga fakturor daterade 2007 avseende externa arbeten har granskats. Ett antal fakturor på inköp för verksamheten har granskats och bedömts med avseende dels på redovisning, dels på inköpens art och om upphandlade leverantörer angivit korrekt pris. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 4 Granskningens resultat 4.1 Allmänt Utbildningsnämnden och Kattegattgymnasiet har inte fastställt några mål och riktlinjer för verksamheten vid byggprogrammet. Vi anser, att nämnden i ett policydokument bör fastställa principer för hur verksamheten vid byggprogrammet skall bedrivas. Det vi då avser vad gäller externa arbeten är t ex vilka uppdrag skolan skall åta sig, vilka kunder man skall vända sig till, omfattning av externa arbeten, prissättning mm. Vidare bör frågor som rör personalens egna arbete och utnyttjande av lokaler utanför arbetstid fastställas. Undervisningen vid byggprogrammet ska förbereda eleverna på arbetslivet. Detta görs genom praktisk och teoretisk utbildning inom programmets lokaler. Vid granskningen har det framkommit att lokalerna till viss del inte är ändamålsenliga. Vid måleritekniks lokaler som ägs av Landstinget Halland har det framkommit att lokalerna varit utan el, värme och vatten under ett antal veckor under 2008. Förklaring som ges är att kommunen och landstinget har haft olika uppfattningar vem som ska betala vissa saker. 4.2 Arbetsplatsförlagd utbildning För att få ytterligare praktisk erfarenhet är arbetsplatsförlagd utbildning (APU) förlagd till framförallt årskurs 2 och 3. Enligt gymnasieförordningen ska nämnden besluta omfattning av APU och ansvarar för anskaffning av praktikplatser samt att den arbetsplatsförlagda utbildningen uppfyller de krav som finns på utbildningen. Vi kan inte finna något beslut i ärendet och anser att nämnden bör fastställa principer för hur APU verksamheten ska bedrivas. 3
Ansvarig lärare följer upp elevens närvaro och arbetsuppgifternas karaktär så att eleven inte enbart har enformiga arbetsuppgifter. Vid APU är det meningen att eleven i möjligaste mån ska äta lunch vid närmaste skola. Är detta inte möjligt utbetalas 22 kr per dag i form av matersättning till respektive elev. Detta för att eleven har rätt till lunch till ett värde som motsvarar skollunchen. Under 2007 har skolan fakturerat arbetsplatserna 550 000 kr för elevernas APU, detta ska täcka matersättning samt skyddskläder och verktyg. Utbildningsförvaltningen har tecknat avtal med Sveriges Byggindustrier respektive Plåtslagarnas riksförbund. Detta innebär att skolan redovisar antalet timmar per elev som praktiserar vid varje företag. Avtalet mellan Utbildningsförvaltningen och Plåtslagarnas riksförbund har inte kunnat presenteras, vilket vi ser som bristfälligt. Arbetsgivareorganisationerna fakturerar respektive arbetsgivare en summa som indirekt tillfaller skolan och eleven. En högre matersättning på totalt 48 kr per dag utbetalas istället för 22 kr. Vidare betalar arbetsgivarorganisationen en del av elevens verktyg och skyddskläder. För måleriteknikprogrammet har inget avtal upprättats med anledning av meningsskiljaktigheter. Sammanfattningsvis innebär detta att byggprogrammets olika inriktningar har olika förutsättningar. Matersättningens storlek skiljer sig och vissa verktyg och skyddskläder betalas av arbetsgivarorganisationen Sveriges Byggindustrier och Plåtslagarnas riksförbund. I och med dessa avtal kommer inte skolan att fakturera respektive företag där APU verksamhet är förlagd och erhåller därmed inte denna intäkt. 4.3 Externa arbeten Byggprogrammet har tagit fram rutiner för hur ansvarig lärare ska hantera förfrågningar angående externa arbeten. Följande gäller: Arbete ska ur undervisningssynpunkt vara lämpligt. Inget fast pris lämnas, leveranstid garanteras ej, debitering sker av faktisk materialkostnad och arbetskostnaden utgår i normalfallet inte. Ansvarig lärare arkiverar fakturakopior över objektets inköpta material. Efter att arbetet slutförts skrivs arbetsorder som sänds till ekonomiassistent, för fakturering. Enligt uppgifter från ansvariga lärare och rektor förekommer det endast externa arbeten i form av lekstugor och friggebodar. Skolan åtar sig enbart arbeten som kan utföras inom byggprogrammets skolområde, inga arbeten utförs på plats hos kund. Den huvudansvarige läraren ansvarar för fakturering av utförda arbeten. Vid byggnadsplåtteknikprogrammet och måleriteknikprogrammet görs inga externa arbeten till kund, detta för att kommunen inte kan lämna sedvanliga garantier på utfört arbete. 4
Vi har gått igenom samtliga externa fakturor på utförda arbeten som bokförts under 2007. Totalt har 73 000 kr fakturerats under året (9 stycken fakturor). Det har framkommit att vissa arbeten är av sådan karaktär att det inte kunnat utföras på byggskolans område så som betonggjutning, stenläggning och ombyggnad av befintlig byggnad. Vidare har arbetslön fakturerats vid ett antal tillfällen. Förklaring till detta sägs vara ersättning för APU, vilket konterats felaktigt. Tydligare rutiner för kontering bör skapas. Vi anser att rutinerna vid externa arbeten bör kompletteras och förtydligas. En överenskommelse med kunden bör bekräftas skriftligen avseende skyldigheter och åtaganden. Vidare bör rutinerna omfatta även de arbeten som byggprogrammet inte kan åta sig. Med anledning av att garantier inte kan lämnas. Vidare ser vi att en överensstämmande kontering måste skapas. 4.4 Kontanthantering Alla inköp sker mot faktura. Enligt uppgifter förekommer det vid byggprogrammet ingen kontanthantering och det finns varken handkassor eller First Card. 4.5 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Inköp av material till verksamheten görs av respektive lärare. För varje inriktning inom byggprogrammet är en lärare huvudansvarig. Alla fakturor skannas och all attestering sker elektroniskt. Kontering av fakturorna sker av administrativ personal, ansvarig lärare leveransgodkänner och slutligen huvudattesterar rektorn fakturorna. Genomgång av leverantörer och upphandlade avtal har gjorts för att utreda ifall verksamheten följer upphandlade avtal. Verksamheten följer inte upprättade avtal när det gäller färg. Upphandlade leverantörer har vissa skyldigheter vid inköp gentemot kommunen. Ett sådant är priset på varan och rabatter. Vid granskningen har det framkommit att ansvariga inte vet vilka rabatter som gäller. Det förekommer tvetydigheter om vem som ansvarar och gör vad i attestförfarandet. Vi ifrågasätter hur man som ansvarig för attestförfarandet kan godkänna faktura till betalning utan att veta om man fått rabatt enligt avtal. Det framkommer också att upphandlade avtal har löpt ut för vissa större leverantörer. Vår rekommendation är att avtalen förnyas snarast för att garantera bästa pris och leveransvillkor. Rutiner för inköp och fakturahantering bör tas fram och dokumenteras. Ur intern kontroll synvinkel är det viktigt att mottagnings- och beslutsattest sker av olika befattningshavare. Enligt uppgift utförs detta av skilda personer, vilket vi ser som positivt. 5
4.6 Kontrollaktiviteter, uppföljning kostnader och intäkter Utbildningsnämnden beslutar över vilka rutiner som enligt en intern kontrollplan skall granskas. Varken Kattegattgymnasiet som helhet eller byggprogrammet omfattats av någon sådan kontroll från nämndens sida (undantag dock fakturering av interkommunal ersättning). Under året sker löpande ekonomisk uppföljning, vid 10 tillfällen per år. Byggprogrammets ekonomiska rapportering sker per inriktning. Rapportering sker till ansvarig rektor för programmet som även erhåller ekonomisk redovisning för skolan som helhet. Rektor redovisar i sin tur data till ansvariga lärare inom programmet. Rapporteringen är av karaktären driftkostnader det vill säga de kostnader som de ansvariga lärarna kan påverka. Inriktningarna har driftbudget motsvarande: Årskurs 1, 120 tkr Husbyggnadsteknik och anläggningsteknik, 435 tkr Måleriteknik, 95 tkr Byggnadsplåtteknik, 95 tkr Vid granskningen framkom det att ansvariga lärare inte anser att de får tillräckligt med ekonomisk uppföljning. De önskar en mer detaljerad rapportering och en sammanställning över inriktningens totala ekonomiska situation. Löpande uppföljning hur kostnader och intäkter utvecklas över tiden ger dels ett bra underlag för beslut som rör verksamheten, dels bättre förutsättningar att tidigt upptäcka avvikelser. Inventarier som är inköpta per respektive inriktning kostnadsförs per inriktning. De investeringar som görs till skolans gemensamma lokaler fördelas till viss del ut i form av en fördelningsnyckel (antal elever) till skolans respektive program. Största delen av byggprogrammets kapitalkostnader härör från inventarier, som är gemensamma för skolan. Vi anser att den ekonomiska rapporteringen bör förtydligas och utökas för att ansvariga lärare ska känna sig delaktiga i programmets ekonomi. 4.7 Kontering Under granskningen har det framkommit att kontoplanen är reviderad under våren 2008. I 2007 års redovisning förekommer det ofta att aktivitet väljs istället för ett konto. Detta gör att den ekonomiska överblicken blir svårtolkad, vilket kan skapa missförstånd. Vi ser förbättringsområden, primärt måste man veta vilka uppgifter som ska läsas ut ur 6
redovisningen. Bättre disciplin efterlyses i konteringen, en orsak till bristerna kan vara otydlighet i ansvarsfördelningen och kommunikation mellan de inblandade. 4.8 Inventarieförteckning Utbildningsförvaltningen har tagit fram en Handläggningsinstruktion för inventarier i Agresso, Anläggningsredovisning, daterad 2006-03-20. Dessa anvisningar är detaljerade och bör vara ett gott stöd för att anläggningsredovisningen skall fungera tillfredsställande. Skolan har haft en projektanställd som upprättat inventarieförteckningar. Stöldbegärlig egendom med visst värde har förtecknats. Vi har vid granskningen inte haft tillgång till någon anläggningsförteckning eftersom det inte har varit möjligt att ta fram några utskrifter ur datasystemet. Vilket vi ser som bristfälligt. 4.9 Säkerhetsrutiner Kattegattgymnasiet har ett nyckelsystem, som innebär begränsad tillgång till olika lokaler. All personal har ett personligt kort som ger behörighet till olika lokaler. Till en del speciella utrymmen fordras även personlig kod. Byggprogrammet saknar både personliga kort och personlig kod, detta trots att det finns stöldbegärligt material och farliga maskiner. Under intervjuerna har det framkommit att verksamheten haft stölder av byggställningar vid ett tillfälle. Det har även framkommit att obehöriga personer efter att ansvarig lärare låst lokal varit inne i lokalen. Vid viss verksamhet larmar ansvarig lärare efter sig vid låsning medan andra inte larmar. Den förklaring som givits, är att kommunen centralt larmar lokalerna. Verksamheten har ingen policy som reglerar ifall personal får använda sig av lokaler och verktyg utanför arbetstider. Nyttjandet förekommer inom de olika inriktningarna i blandad omfattning. Inom programmet förekommer olika maskiner och handverktyg där stora kroppsliga skador kan ske. Maskiner kan låsas så att de ej går att användas, detta görs vid de tillfällen då det inte förekommer någon elevverksamhet. Vi ser det som allvarligt med tanke på säkerhetsrisk att inga riktlinjer är framtagna huruvida personal får använda sig av skolans lokaler och verktyg utanför arbetstid. Vidare anser vi att larmning och låsning av lokaler borde ske när ansvarig lärare lämnar lokalerna vid arbetspassets slut. En passage till byggskolans innegård står alltid öppen. Passagen är ej tillräcklig stor för att en bil ska komma igenom, däremot kan vem som helst komma in på området under vilken tid som helst på dygnet. Med tanke på stöldbegärligt material, arbetsmiljöhänseende och säkerhetsrisk för utomstående bör detta åtgärdas. Vår bedömning är att säkerhetsrutinerna bör ses över. 7
8