MAH / REKTORS KANSLI - Lokalkostnadsprojektet Kristina Rasmusson, verksamhetscontroller 1(9) 2009-12-10 Dnr Mahr 29-2008/171 SLUTRAPPORT från lokalkostnadsprojektet INLEDNING: Bakgrund till projektet Styrelsebeslut i juni 2007 om att: Gemensamma funktioner: Kostnader för lokaler är den enskilt största anslagsposten. Högskolan har hittills avsatt medel centralt för högskolans lokalkostnader. Våra kostnader per kvadratmeter är mycket låga i förhållande till andra universitet och högskolor. Samtidigt ligger vi mycket högt i landet när det gäller antal kvadratmeter per student. En viktig orsak till detta är att lokaler betraktas som en fri nyttighet. På sikt är detta ohållbart. En modell för att föra ut intäkterna och kostnaderna på områdesnivå/motsv ska därför tas fram för att kunna implementeras i 2009 års budget. SUHF s nya redovisningsmodell om fördelning av direkta och indirekta kostnader, sk modell för Full kostnadstäckning. Ett villkor är att varje högskola har sina lokaler kategoriserade och prissatta enligt en högskolegemensam modell, som skapar förutsättningar för en riktig och rättvis uppdelning av lokalkostnaderna. Behov att öka effektiviseringen av lokalanvändandet på Malmö högskola. Högskolan har i dagsläget (2008/2009) ett överskott av lokaler. Samtidigt finns det brister i vissa delar av högskolan avseende närliggande lokaler. Det totala överskottet av lokaler beräknas ligga på drygt 20 000 kvm. Sedan projektet startade har förändringar skett och Trollhättan 6, Trollhättan 4&7 samt Flundran är tömda. Projektets syfte Att effektivt nyttja lokalerna och minimera lokalbehovet på Mah genom interndebitering av hyrorna som ekonomiskt incitament. Projektets mål En modell för interndebitering av lokalkostnaderna på områdena /motsv En modell för utfördelning av budget/anslag för lokaler till områdena/motsv i samband med resursfördelningen. Projektets organisation Projektet ägs av förvaltningschefen och leds av en styrgrupp som är ansvarig för projektet. Rektor är ordförande i styrgruppen som också består av förvaltningschef, Pro rektor samt två dekaner. I projektgruppen ingår: Kristina Rasmusson, projektledare Marie Andersson (ny projektmedlem maj-09) Peter Arvebro Lars-Ingmar Olsson Birgitta Wickman Postadress Besöksadress Tel Fax Internet E-post Malmö högskola Hjälmaregatan 1 040-665 70 94 040-665 73 05 www.mah.se kristina.rasmusson@mah.se 205 06 MALMÖ 0709-655 434
2(9) Projektets arbetssätt Projektet startade i april 2008 och har haft kontinuerliga möten under tiden. Dokumentation från projektet har skett i rapport som fyllts på efterhand som projektet fortskridet som denna rapport. Vid fyra tillfällen har avrapportering till styrgruppen skett. Sedan projektet bildats har det på högskolan tillkommit ett nytt projekt som arbetar med SUHF s modell för indirekta kostnader, på Malmö högskola benämnt Fullcostprojektet. Detta projekt tangerar till vissa delar lokalkostnadsprojektet och informationsutbyte mellan projekten har skett. RAPPORT FRÅN PROJEKTARBETET 2009 Lokalkostnader Totala kostnader för lokalerna på Malmö högskola 2009 exkl personal och drift på plan- och lokalavdelningen uppgår till ca 186 mkr. Inför 2010 sker stora förändringar i lokalinnehavet genom att Trollhättan 4&7 och Flundran lämnas. I prisberäkningarna kommer 2010 års budget samt lokalinnehavet 2010 att vara utgångspunkten. Budgeten för lokalkostnader 2010 exkl personal och drift på plan- och lokalavdelningen är 159 mkr. Till detta kommer en schablonersättning se nedan på totalt ca 10 mkr vilket gör att interndebiteringsmodellen för lokaler på Malmö högskola 2010 omsätter ca 170 mkr. Lokalinventering Lokalerna fördelas 2010 på följande hus, se bilaga 1, flik 1: Hus Kvm LOA 2010 Väktaren 2 249 Niagara 2 873 Gäddan 8 237 Trollhättan 4&7 (blackbox K3) 778 Kranen 2 15 293 Kranen 8 5 781 Flundran 2 316 MAS ing 49 9 171 Orkanen 36 374 Ampthitre 372 Klerken 14 221 TOTALT kvm 97 665 Roland Thapper, plan- och lokalavdelningen fick våren 2008 i uppdrag att gå igenom högskolans lokaler (samtliga rum och gemensamma ytor) enligt följande: - inventering av samtliga lokaler rumsvis i syfte att skapa ett lokalregister som kan användas som planeringsinstrument - kodning av lokalerna enligt nationell standard (Byggnadsstyrelsen) - inventering av samtliga personalarbetsplatser och identifiering av dubbla arbetsplatser - inventering av bokning och faktiskt nyttjande (användning) av undervisningslokaler (utnyttjandegrad), mätningen sker 3 v/vt och 4 v/ht, dagtid kl 8-17. Inventeringen är slutförd och Roland Thapper har avrapporterat sitt arbete i form av en skriftlig rapport samt redovisning av rapporten på ett administrativt chefsmöte i
3(9) Kategori Verksamhetslokaler Gemensamma undervisningslokaler september. Inventeringen av undervisningslokalerna visar att 56 % i snitt av dessa lokaler är tomma. Högskolan har alltså en nyttjandegrad på undervisningslokalerna på 44 % och bör sträva efter en nyttjandegrad på 60-70%. Vid projektstarten fanns inga uppgifter om storleken (antal kvm) för respektive rum och övriga ytor i högskolans lokaler. I en framtid med interndebitering av lokalerna måste exakta uppgifter på storleken på respektive yta/lokal finnas. Ett system för ritnings- och relationshantering köptes in i januari 2009 (dnr Mah 30-2008/645) Hyperdoc - och det är nu implementerat. Samtliga lokaler är mätta och kategoriserade i systemet. Hyperdoc hanterar också de avtal som kommer att finnas mellan hyresgäst och hyresvärd över lokalerna som ska debiteras. Systemleverantören CAD-Q har skött inscanning av ritningar i detta system. Roland Thappers klassificering av samtliga rum utgör en stor del av grunddatan som systemet kräver. Hyresgäster Hyresgäster (betalare) är respektive område/motsvarande. Under 2010 kommer det finnas möjlighet i Hyperdoc att bryta ner hyresgäster på institutionsnivå/motsvarande. Samtliga hyresgäster kommer att debiteras på samma sätt enligt beslutad modell. Lokalkategorisering och prismodell Interndebitering av lokaler omfattar s.k. LOA, lokalarea, i kvm. Prismodellen och prissättning 2010 baseras på ritningar i Hyperdoc, november 2009. För debitering och prissättning föreslår projektet att lokalerna delas in i följande kategorier, se bilaga 1, flik 1 och 2: Typ % av tot kvm Prissättning Tjänsterum, specialanpassade lokaler, datasalar, mm 60 % Snittpris Mah/kvm Undervisningslokaler, grupprum och vissa datasalar som bokas i Pris per sal och lokalbokningssystemet 15 % timme Högskolegemensamma lokaler Allmänna ytor, entréer, studentytor mm 16 % OH-kostnad Andra hands lokaler Hyrs ut till annan hyresgäst 6 % Extern intäkt Tomma lokaler Strategiska, planerade tomma lokaler 3 % OH-kostnad Verksamhetslokaler: Verksamhetens egna lokaler: tjänsterum, städlokaler, tillhörande (i anslutning till om dessa inte används av andra) korridorer och toaletter och specialanpassade lokaler för undervisning samt datasalar anpassade till verksamheten. Lokalerna kan finnas i bokningssystemet. Interndebitering: debiteras årsvis i 12-delar via en intern omföring. Priset per kvm är en gemensamt för samtliga hus på Malmö högskola, kvm-pris enligt bilaga 1. Kvm-priset är baserat på kostnaderna i budget 2010. Kvm-priset kan i en framtid vara kopplad till en faktorsmodell för speciallokaler där kostnaden avviker mycket från genomsnittet, tex laboratorielokaler, källare, vind, black box, tandläkarmottagning. Ett regelverk kring avbokning ska finnas, se nedan avsnittet uppsägning av lokaler.
4(9) Det finns möjlighet för områdena/motsvarande (verksamheten) att vidare interndebitera sina lokaler till annat område/motsvarande vid regelbunden eller/och omfattande utlåning av lokaler. Observera att vi ska undvika att interndebitera tillfällig utlåning av ringa karaktär kostnaden för hanteringen av detta är stor och ett högskolegemensamt synsätt är viktigt. Gemensamma undervisningslokaler: Undervisningslokaler inkl grupprum som är bokningsbara i lokalbokningssystemet (Kronox). Alla lokaler på högskolan ska vara bokningsbara för alla verksamheter. Grupprummen ingår i denna kategori och det är viktigt med en uppföljning av att grupprummen bokas och inte nyttjas utan bokning. Ett undantag för denna princip om bokning och debitering är om studenter tillfälligt samma dag vill låna grupprum för eget arbete. En förfrågan i tex receptionen om vilka grupprum som är lediga görs och dessa kan sedan användas av studenterna utan att debitering sker. Undervisningslokalerna ska bokas i tidsmoduler som ska vara gemensamma för högskolan enligt följande: Kl 8-10, 10-12, 12-13, 13-15, 15-17, efter kl 17 bokning i 1-timmes moduler. Interndebitering: debitering sker månatligen (eller motsvarande) via en modul i lokalbokningssystemet efter bokning i systemet. Samtliga undervisningslokaler på Malmö högskola måste bokas i Kronox, även för de områden som använder egna bokningssystem. Debitering kommer att ske av de salar som bokas även om de inte har den önskade storleken. Systemmässigt är det inte möjligt att hantera avvikelser i önskemål och vilka lokaler som finns tillgängliga i bokningssystemet. Bokningar i Kronox kommer att kräva god samarbetsförmåga och flexibilitet för att uppnå syftet med projektet Att effektivt nyttja lokalerna och minimera lokalbehovet på Mah genom interndebitering av hyrorna som ekonomiskt incitament. Priset är ett timpris som varierar beroende på storlek på lokalen. Projektgruppen föreslår följande intervall på antal platser i lokalen: 1-20, 21-50, 51-100, >101. Priset per timme är beräknad med en genomsnittlig bokning på 50 % i samtliga storleksintervall. Inventeringen (se ovan) visade att undervisningslokalerna i genomsnitt användes 44 % - projektets bedömning för 2010 är att nyttjandegraden ökar eftersom lokaler är uppsagda och studenterna fler. Tabellen nedan visar timpriser 2010 enligt förslag, se bilaga 1, flik 5: Platser Timpris, kr 1-20 115 21-50 230 51-100 380 101-450 Under 2010 kommer projektgruppen att hantera frågan kring avbokningsregler för gemensamma undervisningslokaler.
5(9) Observera att det i lokalbokningssystemet också finns undervisningsrum som inte ska debiteras per timme utan är klassificerade som verksamhetslokaler men som ändå ska bokas i systemet och användas för schemaläggning. Högskolegemensamma lokaler: Gemensamma lokalytor som inte tillhör särskild verksamhet och som är tillgängliga för studenter och personal; allmänna studentytor, foajéer, entréer mm. En målsättning ska vara att dessa lokaler ska utgöra högst 15 % av den totala lokalytan på högskolan. Inför 2010 utgör denna kategori 16 % av totalytan. Interndebitering: debiteras som en indirekt kostnad (OH-kostnad), via Fullcostprojektet. Lokaler uthyrda i andra hand: Vissa av lokalerna, köken i restaurangerna och fra parkeringsgaraget i Orkanens källare, hyrs ut i andra hand. Konferensverksamheten på Orkanen behandlas som en hyresgäst på samma sätt som andra hyresgäster (områdena/motsv) och betalar samma internpris som övriga. Interndebitering: Eftersom vi föreslår ett gemensamt snittpris/kvm får garageplatserna i Orkanen samma pris som utrustade undervisningslokaler och verksamhetslokaler. Detta leder till att de externa intäkterna för uthyrningen inte täcker kostnaden enl modellen och differensen finansieras via plan- och lokalavdelningens OH-påslag. Vid en framtida faktorsmodell på priserna/kvm kan denna obalans justeras. Plan och lokalavdelningen ansvarar och administrerar all extern andrahandsuthyrning av högskolans lokaler. Detta gäller även för hyresgästernas verksamhetslokaler. Tomma lokaler: Tomma lokaler som inte används av någon. Tomma lokaler finns i dagsläget och är särskilt markerade i vår inventering. De kommer också att uppstå efterhand och måste då hanteras i särskild ordning. Det är viktigt att det finns incitament för verksamheten att säga upp lokaler och därmed slippa betala hyra. Lokaler får endast sägas upp om de utgör en uthyrningsbar enhet. Lokalerna kan också av strategiska högskolegemensamma skäl vara tomma, tex. för en effektivare användning av lokalerna eller för evakuering. Interndebitering: debiteras som en indirekt kostnad (OH-kostnad), via Fullcostprojektet. Ritningsgranskning Under slutet av maj gjordes en ritningsgranskning (utifrån ritningar i Hyperdoc) av resp. område/motsvarande (=hyresgäster 2010) i syfte att få ett korrekt underlag i det fortsatta arbetet att skapa en bra och enkel modell för interndebitering av högskolans lokaler. Modellen kräver rätt kategorisering av lokalerna, se nedan. Konstruktiva synpunkter/ändringar var resultatet av denna ritningsgranskning och i augusti skickades nya ritningar ut till områdena/motsvarande inkluderande resultatet av ritningsgranskningen i maj för en sista kontroll. Samtliga ritningar finns nu i Hyperdoc och gäller för 2010. Dessa granskade ritningar kommer att utgöra underlag för lokalkostnaderna 2010 och för fördelning av budget. Vad ingår i hyran? Det är viktigt med tydlighet och öppenhet för vad som ingår i hyran.
6(9) Projektgruppen föreslår att följande kostnader ingår i internhyran: Kostnadsslag Lokalhyra Värme, VA, el kyla Reparation och underhåll Mark och fastighetsskötsel Säkerhet: inventarier Avskrivningar Personalkostnader, 2 tj Lokalvård/städning AV-utrustning Kommentar Inkl hyra för tomma lokaler 2) enl ovan Avser ej bevakning Förbättringar på annans fastighet och fasta installationer Avser projektering och förvaltning Städning i undervisningslokaler och högskolegem lokaler Utrustning i undervisningslokaler AV-utrustning, inredning, vaktmästeri, städ i gemensamma undervisningslokaler och i högskolegemensamma lokaler ( Husorganisation ) Utgångspunkten för skötsel och underhåll är att den organisation/område som sköter det i nuläget också sköter det 2010 (här benämnd husorganisation ) och att en ersättning utgår för detta arbete. Tekniker, vaktmästeri och städfunktion sköter och servar lokalerna i respektive hus oavsett vilken hyresgäst som hyr undervisningslokalen. Det är viktigt att samtliga hyresgäster erhåller samma service och standard samt att inloggningsfunktioner fungerar överallt för alla. Projektgruppen föreslår att kostnader för städ, vaktmästeri, AV-utrustning, arbetet med Nilex inredning etc i gemensamma undervisningslokaler ska ingå i timpriset. En årlig schablonersättning baserad på snittkostnader för detta är framtagen och den varierar beroende på lokalens storlek. Se bilaga 1, flik 4. Det område som initialt/i nuläget står för kostnaden för dessa tjänster kommer att kompenseras genom interndebitering (schablonersättningen) via Plan- och lokalavdelningen. Denna hantering förutsätter en högskolegemensam syn på en effektivare lokalanvändning och en enkel hantering av ersättning för dessa kostnader. En standard är framtagen för utrustning i gemensamma undervisningslokaler och det är viktigt med ett tydligt ansvar för detta. I inledningsskedet är lokalerna bokningsbara i befintligt skick och med befintlig utrustning. IT-personalen är anställd dels på IT-avdelningen och dels på områdena. ITavdelningen, Åke Jansson, samordnar teknikernas arbete enligt gemensamma rutiner och standards. På möte med styrgruppen i juni 2009 beslutades att tilldela Åke mandat för denna samordning. Ansvar för skötsel och utrustning av verksamhetslokaler ligger på respektive område/hyresgäst precis som i dagsläget. Ovan beskrivna ansvarsfördelning mellan husorganisation och Plan- och lokalavdelning finns beskriven i ett antal bilagor. När denna slutrapport skrivs är bilagorna inte färdigställda och kommer att beslutas om på rektorsmöte inom kort. Bilaga 2: Ansvarsfördelning mellan områden och Plan- och lokalavdelningen. Bilaga 3: Kvalitetskrav och anvisningar för lokalvård Lokalvård. Bilaga 4: Standar för utrustning i gemensamma undervisningslokaler Krav och råd AVutrustning.
7(9) Uppsägning av lokaler Lokaler som inte längre behövs för verksamheten kan sägas upp. Uppsägning av verksamhetslokaler sker enligt bestämmelser i kommande avtal. Lokaler kan i princip endast sägas upp i sammanhängande, uthyrningsbara enheter med neutral ingång och separata toaletter. Ansökan om uppsägning görs till Plan- och lokalavdelningen som gör bedömningen om lokalen är en uthyrningsbar enhet. Under 2010 kan uthyrningsbara enheter sägas upp senast 2010-08-31 för hantering i 2011 års budget. Denna projektrapport innehåller inga detaljerade beskrivningar av detta. Regelverket tas fram och hanteras av Plan- och lokalavdelningen. Organisation lokalansvar, interna hyresavtal, debiteringar mm Plan- och lokalavdelningen äger samtliga lokaler och ansvarar för drift och ombyggnation, uppsägningar o dyl. Det är mycket viktigt att arbetsmiljöansvaret är tydligt för gemensamma undervisningslokaler samt högskolegemensamma lokaler. Projektgruppen föreslår att ansvaret ligger på områdena/motsvarande, ingen avvikelse från hur det ser ut idag. Ett delegationsbeslut ska tas fram för detta. Det är också viktigt att tydliggöra ansvaret för anläggningsregistret (Nilex) kopplat till gemensamma undervisningslokaler samt högskolegemensamma lokaler. Projektgruppen föreslår att ansvaret ligger på områdena/motsvarande, ingen avvikelse från hur det ser ut idag. Det måste finnas en tydlig organisation för hantering av ritningar, interna hyresavtal samt interndebiteringen. De/den som ska arbeta med detta ska organisatoriskt tillhöra Plan- och lokalavdelningen. Organisation lokalbokning Lokalbokarna påverkas av interndebiteringen genom den nära kontakt de har med lärarna och verksamheten som ska betala för lokalerna. De kommer sannolikt att få stå till svars för avbokningar, priser m.m. som påverkar interndebiteringen. För att få en effektiv lokalbokning ska alla lokaler på högskolan ska vara bokningsbara för alla verksamheter. Detta påverkar hur bokarna organiseras och hur och när arbetet med lokalbokning sker. Denna fråga hanteras styrgruppen för Kronox och dess införande. Budgetfördelning av statsanslaget Budget för lokalkostnaderna ska delas ut till områdena/motsv. Enl PM från Kjell Gunnarsson ska utgångspunkten för övergången till interndebitering vara kostnadsneutral. Budget för lokaler 2010 kommer alltså att överensstämma med beräknad kostnad för lokaler 2010. Beslut om budget 2010 fattas slutligt av högskolestyrelsen 17/12 efter beredning i budgetgruppen/stora ledningsgruppen under november/december 2009. Projektgruppens förslag: Verksamhetslokaler: budget tilldelas enligt beräknad årskostnad för denna kategori, se bilaga 1, flik 2. Gemensamma undervisningslokaler: underlaget (tidigare bokningsstatistik; antal timmar och salsstorlek) för beräkning av kostnader för dessa lokaler är svårt el omöjligt och mycket tidskrävande att ta fram. Efter förslag från styrgruppen fördelas budget för
8(9) dessa lokaler utifrån grundutbildningsanslaget 2010 - då tas hänsyn både till antal helårsstudenter 2010 och dess prislappar. Förslaget är att fördela 75 % av kostnaderna till resp område/motsvarande. Resterande 25 % hålls inne som en reserv och kan vid avstämning och ansökan delas ut, se bilaga 1, flik 3. Frågan om eventuella överskott/underskott i debiteringen 2010 jämfört med budget 2010 bör hanteras som särredovisning av myndighetskapitalet, då en utjämning av prissättningen över åren är önskvärd. Projektet kommer under 2010 arbeta med denna fråga. Budgeten för lokalkostnader på områdena 2011 måste justeras jämfört med 2010 om faktorer på lokalerna införs och om en utjämningshyra över t ex 5 år ska användas. I samband med tertialboksluten 2010 sker en avstämning av budget och utfall tillsammans med de administrativa cheferna. Projektet fortsätter 2010 Projektgruppen föreslår att gruppen finns kvar under 2010 för uppföljning, utvärdering och utveckling av modellen för interndebitering. Det är viktigt att det finns en möjlighet att göra korrigeringar i interndebiteringsmodellen inför kommande år baserat på hur verkligheten ser ut 2010. En del i arbetet 2010 blir arbetet med faktorer på lokalerna, ev. avbokningsregler för undervisningslokaler, avstämning av utfördelad budget 2010, förslag på ev. övergångsregler inför 2011 samt budget för lokalkostnader 2011. Projektet föreslår också att styrgruppen fortsätter att finnas under 2010. Remiss Denna rapport inkl samtliga bilagor har varit på remiss: Sändlista remissen: administrativa chefer och kontaktpersoner för övriga hyresgäster samt projektledare Fullcostprojektet. Remisstid: 2009-10-21 2009-10-28 Sammanfattning av återkommande remissvar/synpunkter, utan särskild ordning: Bilagorna 2-6 är inte genomarbetade och bör göras om, i samråd med områdena. Avbokningsreglerna bör ändras förslag att betala 50 % vid avbokning senare än 7 dagar. Också tydliggöra reglerna ska tex en förlängning av bokad tid bli en avbokning + en ny bokning? Samlad lokalvård Samordnad serviceorganisation Systemstöd Hyperdoc på områdena från PoL hjälp med vidarefördelning Hjälp med att bryta ner kostnaderna vidare på området lokalprojektet hänvisar till Fullcostprojektet och tvärtom glapp mellan dessa två projekt Periodisering av verksamhetslokaler med 12-delar. Vad ingår i hyran? bör tydliggöras PoL och områdena tillsammans liksom arbete med Nilex och arbetsmiljöansvar. Ansvaret för drift/skötsel i husen tydliggöras mer tydligt även ansvar för utrustning. Husorganisationen definieras tydligare. Schablonersättningen till resp. område för städ och teknik i gemensamma lokaler är för grov. Översyn och tydligt besked om vad som händer med tilldelad budget 2011 kostnadsneutralitet?
9(9) Inkomna remissvar har lett till följande aktiviteter: Bilagorna 2-6 omarbetas och görs tydligare bla genom en workshop med områdesrepresentanter (v46) Avbokningsreglerna är ändrade: ingen debitering istället för 50 % inom 30 dagar Bryta ner kostnader på kostnadsbärare: med initiativ från lokalprojektet och fullcostprojektet är en rutin för detta framtagen och presenterad för ekonomgruppen (v45) Debitering av verksamhetslokaler kommer att periodiseras med 12-delar Kristina Rasmusson Projektledare Marie Andersson Peter Arvebro Lars-Ingmar Olsson Birgitta Wickman Bilagor: Bilaga 1: Lokaler, kvm, priser, budgetfördelning 2010 Sändlista: Styrgruppen för lokalkostnadsprojektet Dekaner Administrativa chefer samt kontaktpersoner för övr hyresgäster Projektledare Fullcostprojektet