2008-12-09 Synergi Användarhandbok för att söka rapporter 1
Innehållsförteckning Inledning... 3 Enkel sökning av rapporter i Synergi... 4 Fliken sökparametrar... 5 Fliken Avancerat... 6 Fliken Rapportutformning... 10 Urvalsrapport... 12 Tips på Sökningar och presentationer... 14 Favoriter... 25 2
Inledning För att ta ut rapporter klicka på Ny sökning Sökfunktionen är indelad i tre flikar Sökparametrar, där du definierar det som du vill söka ut Avancerat, där du kan välja i princip samtliga fält och definiera vad du vill ta fram. Rapportutformning, där du talar om hur du vill få ut det du har definierat på de två föregående flikarna. Följande knappar finns bredvid fält under de tre flikarna: Klicka på denna för att lägga till ett värde i fältet Klicka på denna för att ta bort värdet i fältet Klicka på denna för att redigera en parameter Klicka på denna för att utesluta ett villkor 3
Enkel sökning av rapporter i Synergi 1. Välj Ny sökning 2. Välj Ansvarig enhet om du enbart se de ärenden som din enhet är ansvarig för (Är du ansvarig för en överliggande enhet får du med samtliga som finns under i trädet). 1 3. Rutan Val visar de vanligaste sökningarna av rapporter. Väljer du Öppna ärenden får du alla öppna ärenden för de enheter du har behörighet till, oavsett på vilken enhet ärendet ligger. Fyll i Ansvarig enhet och välj Öppna ärenden och därefter Utför för att se rapporten. 2 3 4
Fliken Sökparametrar Under denna flik väljer du vilket urval du vill ha. Här finns också ett antal fördefinierade rapporter i rutan Val. Om du bara väljer en rapport i rutan Val och inte definierar något i övriga fält får du upp allt det som du har behörighet att läsa. Klicka på den rapport du vill ha så hamnar den i det högra fältet under Valda. 5
Fliken Avancerat Under fliken Avancerat finns möjlighet att ytterligare specificera vad du vill söka på. Strukturen återspeglar uppbyggnaden i Synergi. För att hitta de fält du vill söka i är det en fördel att känna till i vilka moduler och flikar informationen ursprungligen registreras. Klicka på för att få fram följande bild Under varje länk så hittar du de fält som finns i de olika modulerna. Under Fakta finns Var och Vad, Kompletterande uppgifter, Kopplade ärenden (över- och underordnat ärende). 6
Om du vill ta ut en rapport på avvikelser som inträffat under exempelvis några utvalda arbetsprocesser gör så här: Klicka på Klassificering Arbetsprocess Följande ruta kommer då upp: 7
När du klickar på knappen bredvid fältet Arbetsprocess får du upp samma ruta som när du är inne och bearbetar ett ärende. Nu kan du välja ut de arbetsprocesser du vill titta närmare på. På samma sätt kan du välja olika alternativ från i princip samtliga fält i Synergi. Tips! Det finns också ett bra sätt att välja fördefinierade datum och perioder som du vill se närmare på, t ex denna månad, föregående månad. Klicka då på och därefter Fakta Var och vad och Datum för händelsen 8
Tänk på att: Händelsedatum en avvikelse kan ha inträffat ett annat datum än det datum den är registrerad. T ex kan ett ärende med händelsedatum 2008-05-31 rapporteras in 2008-06-03. Söker du på händelsedatum Förra månaden i juli kommer inte det ärendet med i sökningen i och med att händelsedatum är i maj. Väljer du att söka på Rapporteringsdatum förra månaden får du fram de händelser som är rapporterade under den period du valt. 9
Fliken Rapportutformning Alternativ för presentation Sortering Utforma utseendet på rapporten Valmöjligheter under fliken Rapportutformning : Ärendetabell Tabellöversikt över de ärenden man valt ut. Åtgärdstabell Tabellöversikt över de åtgärder man valt ut. Kort ärenderapport Rapportöversikt över de ärenden man valt ut. Åtgärdsrapport Rapportöversikt över de åtgärder man valt ut. Lång ärenderapport Utförlig rapportöversikt över de ärenden man valt ut. Urvalsrapport Urvalsrapport (excelfil eller HTML-fil) över det man valt ut. Frekvensrapport Detta val ger en rapport som beräknar förekomsten av det man valt ut i förhållande till en vald fördelningsparameter, t ex antal patienter. Riskbedömningsrapport Översikt över de riskbedömningar som är gjorda. Riskfaktorrapport Översikt av de riskbedömningar som är gjorda samt de senaste 12 månadernas riskfaktor. Specialrapport Specialrapport, i dagsläget enbart Försäkringskassans arbetsskaderapport. 10
Beroende på vilken tabell eller rapport du väljer får du fram olika fält. Du kan även välja olika sorteringsalternativ. Du kan ändra ordning på vald sorteringsordning genom att klicka på raden på de fält som du vill att det ska sorteras på, klicka sedan på I Valda fält kan du ta bort och lägga till värden från Möjliga fält. Väljer du inte något presentationssätt så är alternativet Ärendetabell automatiskt ifyllt. Sökresultatet visas som standard i en ärendetabell, som på bilden nedan. 11
Urvalsrapport För att ta ut statistik i diagramform väljer du Urvalsrapport. 1. Välj Urvalsrapport i fliken Rapportutformning. Klicka på vid Urvalskriterier 1-20. Det du vill ska synas i din rapport ska du välja här. 1 2. Välj Ärendetyp i dialogrutan och Vanlig och klicka OK. 2 12
3. Välj att det ska visas i Excel och klicka på Utför. 3 Följande diagram i Excel visas och kan sparas och redigeras som en vanlig Excelfil. 13
Väljer du istället att visa filen som HTML-format ser bilden ut enligt nedan: Tips på Sökningar och presentationer För att kunna ta med sig en presentation vid t ex olika möten så kan du ta ut en Kort ärenderapport. 1. Klicka på Ny Sökning i menyraden till vänster. 2. I fliken Sökparametrar väljer du vilken ärendetyp du vill ha. 1 2 14
Följande ruta kommer upp, välj Ärendetyp och klicka Ok. 3. Klicka på Fliken Avancerat och klicka på. 3 4. Välj Rapporteringsdatum (datum då rapporten registrerades in i systemet) och den fördefinierade perioden Föregående månad, klicka Ok. 4 Vill du söka på Händelsedatum så finns det under Fakta Var och Vad. 15
5. Klicka på fliken Rapportutformning. Välj Kort ärenderapport. 6. Lägg sedan till Beskrivning från Möjliga fält genom att klicka på ordet så hamnar det automatiskt i valda fält. 7. Ta bort de fält som inte ska visas från valda fält (t ex från riskområde, titel mm). 8. Klicka sedan på Utför längst ned till höger. 5 6 7 8 16
Rapporten ser ut som nedan: Statistikrapport Arbetsprocess För att t ex se hur många avvikelser som finns i Arbetsprocessen Remisshantering och i vilka ärendetyper de finns, gör följande: Välj på samma sätt under fliken Sökparametrar som är på kort ärenderapport på sid 14 (under Tips på sökningar och presentationer kort ärenderapport). I fliken Avancerat kan du t ex välja period (precis som i kort och lång ärenderapport). 1. I fliken Avancerat väljer du med Klassificering Arbetsprocess och klicka val - knappen 1 17
1 18
2. Välj Vårdprocess/Remisshantering och klicka OK. 2 3. Under fliken Rapportutformning välj Urvalsrapport. I Urvalskriterier, 1-20 klicka på och välj Klassificering och Arbetsprocess, klicka Ok. Välj på nytt i Urvalskriterier, 1-20 genom att klicka på och därefter Ärendetyp, vanlig och därefter Ok. Välj Excel som presentation och klicka på knappen Utför. 19
3 Tips! Det val som är överst i urvalskriterier blir x- axeln i diagrammet. Diagrammet redigeras efter behov och önskemål som ett vanligt Exceldokument. Istället för att välja Remisshantering kan du välja någon annan arbetsprocess under fliken Avancerat. Önskas en presentation på alla valda arbetsprocesser så väljer du inget under fliken Avancerat. Då får man samtliga arbetsprocesser som finns registrerade. 20
Statistikrapport Involverad utrustning För att se vilken medicinteknisk utrustning som är involverad i olika ärendetyper och där en hantering påbörjats av händelsen, gör på följande sätt: Välj på samma sätt under fliken Sökparametrar som på kort ärenderapport, sid 14. I fliken Avancerat kan du t ex välja period (precis som i kort och lång ärenderapport). 1. I fliken Avancerat väljer du Medicinteknisk utrustning som finns under klassificering. Klicka på val -knappen. 1 1 2. Välj Medicinteknisk utrustning och klicka OK. 2 21
3. Klicka på och välj Status 3 4. Välj registrerat och klicka OK. 4 22
5. Markera Status och klicka på. Texten blir rödmarkerad och valet betyder att du vill se alla ärenden, men inte de med status registrerat. 5 6. Klicka på fliken Rapportutformning och välj Urvalsrapport. I Urvalskriterier 1-20 klicka på och välj Klassificering Involverad utrustning och Ok. Välj på nytt i Urvalskriterier, 1-20 genom att klicka på därefter Ok. Välj Excel. och därefter Ärendetyp, vanlig och 23
6 OBS! Diagrammen i Lathunden ser annorlunda ut än de som du kommer att få fram beroende på vilken enhet du har behörighet för. 24
Förklaring Excel-flikar Flikarna i excelfilen visar enl följande: SearchCriteria (ditt sökurval): BaseData: 25
GraphData: Favoriter När du tillverkat en rapport som du är nöjd med och som du vill följa exempelvis varje månad kan man spara den som en favorit. 1. Välj Favoriter Lägg till sökning/rapport som favorit. 26
2. Döp din favorit till något lämpligt namn. Kryssar du i rutan Utför automatiskt när denna är vald så kan du inte göra några ändringar, utan den öppnas direkt i den presentation som är vald. Har du inte kryssat i Utför automatiskt när denna är vald kan du ändra/lägga till parametrar i den valda favoriten, t ex byta datumperiod. De förändringar du gjort i favoriten sparas inte, utan vill du spara denna sökning måste du göra en ny favorit. 2 27
3. Vill du dela med dig av din favorit till några andra Användare, klicka på och välj den användare du vill dela med dig till eller till din enhet (förutsättningen för att du ska kunna dela med dig till din enhet är du har en enhet i Val-rutan, du ska inte välja användargruppen Standardanvändare, sökningen läggs då ut på alla användare.) 3 4. Klicka på OK och Favoriten finns i menyraden under Favoriter. 4 Lycka till! 28