Rvisionsrapport 2/2010 Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr Bngt Sbring, ordf Tord Stursson, 1: v ordf. Bngt Johns, 2: v ordf. Stig Andrsson Nils Prsson
Innhållsförtckning SAMMANFATTNING... 3 1. INLEDNING... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Tortisk utgångspunkt... 4 1.3 Syft och frågställningar... 4 1.4 Mtod... 5 1.5 Avgränsningar... 5 2. KARTLÄGGNING... 6 2.1 Grundläggand förståls... 6 2.2 Kontrollmiljö... 7 2.3 Transaktionsflöd... 8 3. ANALYS... 13 KÄLLFÖRTECKNING... 14 Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 2
Sammanfattning Ernst & Young har fått i uppdrag av Åstorps kommuns rvisorr att granska dn intrna kontrolln i lönkontorts utbtalningsrutinr. Granskningns syft är att bdöma om utbtalningsrutinrna på Åstorps kommuns lönkontor fungrar ändamålsnligt i nlight md gälland riktlinjr och md tillfrdsställand intrn kontroll. Granskningn utgår ifrån att intrn kontroll kan utvärdras md hjälp av COSO-modlln och basras på n förståls av dn kontrollmiljö som omgr utbtalningsrutinrna samt n kartläggning av hur rutinrna är utformad. Utifrån n sådan kartläggning har riskr, kontrollr och tillsynssystm idntifirats och utvärdrats. Utbtalningar via lönkörning utgör dn mst väsntliga gruppn utbtalningar och båd initiras, godkänns och vrkställs från lönkontort. Lönkörningn inbgripr rsättningar och rsräkningar till anställda och förtrondvalda samt rsättningar till särskilda uppdragstagar. Utövr lönkörningn finns ävn btalningar som initiras av lönkontort mn som vrkställs av konomiavdlningn. Till dssa hör lönkontorts gna omkostnadr och pnsionsfakturor som är basrad på av lönkontort inrapportrad undrlag till Fora och KPA. Hit hör ävn lönavdrag (främst kronofogdavdrag), skattr och avgiftr samt, i bgränsad omfattning, kontanta lönförskott. Kommunn användr ändamålsnligt IT-systm och organisation för att säkrställa god intrn kontroll. Dt har dock notrats att vissa bristr i ansvarsfördlning förliggr och att antalt prsonr md full bhöright i lönsystmt är rlativt stort. Ett lämpligt kontrollmomnt vor att införa stickprovskontrollr av systmgnrrad logglistor, och dt är också av stor vikt att lönkontort framövr utför tstr i nlight md antagn intrn kontrollplan. I nulägt förliggr n avsaknad av procssdokumntation. Fördlarna md n sådan är flra int minst främjar dt möjlightr till ffktivisring och tydliggör dn intrna kontrolln. Dn skapar också insyn för prsonr i kommunns förvaltning som int är dirkt involvrad i lönhantringn, mn som har intrss av att upprätthålla insyn i arbtt. Ur transaktionsflödskartläggningn har tt antal väsntliga kontrollaktivittr idntifirats och lyfts fram. I några fall har granskningn kunnat konstatra bristr i dssa kontrollaktivittr llr öppna riskr och hot i transaktionsflödt. Dn samlad bdömningn från utförd granskning är att lönkontort aktivt arbtar md att säkrställa att lönprocssn fungrar ändamålsnligt och att dt förliggr tillfrdsställand intrn kontroll. Granskningn har int påträffat några ogntlightr llr flaktiga utbtalningar. Några förbättringsförslag är dock av särskild vikt. Vrkställand av lönkörningsutbtalningn bör int kunna sk utan två systmförvaltar i förning. Vidar bör n dubblkontrollrand funktion införas vad gällr inrapportring till Fora och KPA för att kontrollra att rätt uppgiftr gnrras, skickas och rgistrras, samt ävn tt attstmomnt av rhållna fakturor md anknytning till dnna avstämning. Vad gällr vrkställand av utbtalning avsnd lönavdrag såväl som rdovisad skattr och avgiftr till Skattvrkt, bör tt momnt införas innbärands att konomiavdlningn åtrrapportrar vrkställda blopp för lönkontorts jämförls mot undrlag. Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 3
1. Inldning 1.1 Bakgrund Priodn januari - juni 2010 har Åstorps kommuns ( kommunns ) lönkontor btalt ut rsättningar till anställda och förtrondvalda om 140 Mkr och till särskilda uppdragstagar om 4 Mkr. Därtill har lönkontort förbrtt undrlag för utbtalningar av sociala avgiftr om 44 Mkr, prsonalns källskatt om 34 Mkr och pnsionr om 12 Mkr, samt administrrat n rad mindr katgorir utbtalningar. Utbtalningar hantrad av lönkontort utgör sålds väsntliga transaktionsflödn i kommunn och för att säkrställa korrkta utbtalningar är dt btydlsfullt att dn intrna kontrolln är god. Ernst & Young har fått i uppdrag av kommunns rvisorr att granska dn intrna kontrolln i lönkontorts utbtalningsrutinr. 1.2 Tortisk utgångspunkt Granskningn utgår ifrån att intrn kontroll kan utvärdras md hjälp av COSO-modlln. COSO-modlln Kontrollmiljön i COSO-modlln utgörs av dn kultur som organisationn kommunicrar och vrkar utifrån, och som via bl.a. policydokumnt, komptns och målsättningar skapar disciplin och struktur för övriga hörnstnar, dfinirad som: riskanalys av vad som kan gå fl; kontrollaktivittr som syftar till att förbygga, upptäcka och korrigra fl; systm för informationsspridning och kommunikation; samt tillsyn i form av övrvakning och uppföljning för att säkrställa kvalitt i rutinrna. För god intrn kontroll krävs att samtliga av d ovan bskrivna komponntrna samvrkar. 1.3 Syft och frågställningar Granskningns syft är att bdöma om utbtalningsrutinrna på Åstorps kommuns lönkontor fungrar ändamålsnligt i nlight md gälland riktlinjr och md tillfrdsställand intrn kontroll. Granskningns syft förutsättr n förståls av dn kontrollmiljö som omgr utbtalningsrutinrna samt n kartläggning av hur rutinrna är utformad. Utifrån n sådan kartläggning kan riskr, kontrollr och tillsynssystm idntifiras och utvärdras. Md utgångspunkt i granskningns syft har följand frågställningar formulrats: Vilkn typ av utbtalningar, och till vilka motpartr, hantras av lönkontort? Vilka riskr och hot finns i lönkontorts utbtalningsrutinr? Vilka kontrollmomnt finns för att förhindra att fl inträffar? Är d kontrollmomnt som finns ändamålsnliga och tillräckliga? Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 4
1.4 Mtod Granskningn byggr på ndtcknad rutinr, övriga dokumnt av rlvans för granskningn samt intrvjur md nycklprsonr i lönkontorts utbtalningsrutinr. Idntifirad kontrollr har stickprovststats och då ävn kontrollrats md avsnd på motpart och korrkt hantring av skattr och avgiftr. 1.5 Avgränsningar Granskningn är bgränsad till utbtalningar som initiras, godkänns llr vrkställs från lönkontort och som avsr Åstorps kommun. Granskningn förlitar sig till stor mn int utslutand dl på information från uppgiftslämnar på kommunns lönkontor. Vrifiring av idntifirad kontrollr har sktt på stickprovsbasis. Granskningn har huvudsaklign utförts i juni 2010 och omfattar priodn januari till juni 2010. Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 5
2. Kartläggning 2.1 Grundläggand förståls Cntralt för granskningn är n förståls för vilkn typ av utbtalningar som lönkontort hantrar samt vilka motpartr som finns. Utifrån uppgiftr från kommunns konomiavdlning och lönkontor har följand sammanställning upprättats och utgör grund för rapportns fortsatta struktur. Omfattning jan - juni 2010 Förbrdand av undrlag Vrkställand av utbtalning Btalning via månatlig lönkörning Lönkontort Lönkontort Lönr till anställda 139 Mkr Arvodn till förtrondvalda Undr 1 Mkr Rsrsättningar Traktamntn Undr 1 Mkr Utlägg Ersättningar till uppdragstagar 4 Mkr Btalning via lvrantörsrskontra Lönkontorts omkostnadr Undr 1 Mkr Lönkontort Ekonomiavd. Pnsionskostnadr 12 Mkr Lönkontort Ekonomiavd. Lönavdrag Undr 1 Mkr Lönkontort Ekonomiavd. Skattr & avgiftr Sociala avgiftr 44 Mkr Lönkontort Ekonomiavd. Källskatt 34 Mkr Lönkontort Ekonomiavd. Kontanta utbtalningar Förskott på lön Undr 1 Mkr Lönkontort Ekonomiavd. Utbtalningar via lönkörningn utgör sålds dn mst väsntliga gruppn och båd initiras, godkänns och vrkställs från lönkontort. Lönkörningn skr två gångr pr månad och inbgripr rsättningar och rsräkningar till anställda och förtrondvalda samt rsättningar till särskilda uppdragstagar. Särskilda uppdragstagar innfattar övr 100 prsonr och kan dlas in i familjhm, god män, kontaktprsonr och övriga uppdragstagar. Som framgår ovan finns ävn btalningar som initiras av lönkontort mn vrkställs av konomiavdlningn. Till dssa hör lönkontorts gna omkostnadr, för priodn uppgånd till ca 850 Tkr, och pnsionsfakturor som är basrad på av lönkontort inrapportrad undrlag till Fora och KPA. Hit hör ävn lönavdrag som innbär att lönkörningsutbtalningn minskar och att konomiavdlningn vrkställr motsvarand utbtalning via lvrantörsrskontran. I rgl utgörs lönavdragn av kronofogdavdrag, i priodn uppgånd till ca 400 Tkr. Lönkontort gnrrar också undrlag för skattr och avgiftr som konomiavdlningn btalar till Skattvrkt. Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 6
D kontanta utbtalningar som skr avsr förskott på lön och uppgår för priodn till 63 Tkr. 2.2 Kontrollmiljö Enligt COSO-modlln har kontrollmiljön n cntral btydls i bdömningn av dn intrna kontrolln, och kan katgorisras i organisation, IT-miljö och procssdokumntation. Organisation Handläggningn av d utbtalningstypr som idntifirats i avsnitt 2.1 Grundläggand förståls ovan har fördlats på n prsonalchf samt 8 lönkonsultr, varav två är systmförvaltar. Handläggningn av btalningar via lönkörning har fördlats gnom att rspktiv lönkonsult handläggr n avgränsad grupp anställda, förtrondvalda llr uppdragstagar i lönsystmt. Rspktiv lönkonsult stämmr sålds av rsättningar, och då tillämpligt ävn rsräkningar och lönavdrag, för tilldlad grupp. Någon av d två systmförvaltarna är ansvariga för att stänga rspktiv månad i lönsystmt och för att vrkställa lönkörningsutbtalningn. Undrlag från lönkontort som föranldr btalning via lvrantörsrskontra llr kontanta utbtalningar attstras av prsonalchfn ftr dt att lönkonsultrna förbrtt undrlagt. Två lönkonsultr är särskilt utsdda till pnsionshandläggar och ansvarar för inrapportring av uppgiftr till Fora och KPA, som sdan skickar fakturor basrat på d inrapportrad uppgiftrna. Undrlag för skattr och avgiftr gnrras dirkt ur lönsystmt ftr stängning av rspktiv månad, och görs av någon av d två systmförvaltarna. IT-miljö Kommunn användr sig av Prsonc som lönsystm och samtliga lönkonsultr har full bhöright till samtliga gruppr. Enbart systmförvaltarna kan dock läsa övr information till konomisystmt Raindanc, vilkt görs i samband md stängning av priodn och är förmål för IT-kontrollr för att säkrställa n övrläsning utan fl. Procssdokumntation I dagslägt saknas ndtcknad procssdokumntation llr riskanalysr av d momnt som ingår i handläggningn av ovan idntifirad utbtalningstypr. Dt har i priodn j hllr utförts några intrn kontrollmomnt, sådana har dock implmntrats i n intrn kontrollplan som planras tillämpas höstn 2010. Bdömning Arbtsfördlningn bdöms möjliggöra backup till cntrala funktionr. Bträffand d utbtalningar som skr via lönkörningn så kan systmförvaltarna handlägga avstämningn för n grupp anställda, dt vill säga initira n utbtalning, och sdrmra ävn godkänna och vrkställa utbtalningn. Att samma prson kontrollrar flra stg på dtta vis bdöms int vara förnligt md god intrn kontroll då dt innbär tt hot mot vad som bnämns sgrgation of dutis (ansvarsfördlning). Lönsystmt bdöms ha tt rlativt stort antal användar md full bhöright ävn utanför dt gna ansvarsområdt. Ändringar loggförs mn dt finns i nulägt inga Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 7
intrn kontrollmomnt för uppföljning av sådana logglistor, vilkt vor tt sätt att minska riskn för bfognhtsövrträdlsr. Lönkontort för löpand n dialog kring ffktivitt, riskr i procssrna tc. Sådana utvärdringar had dock haft tt störr värd och minskat riskn för fl till följd av bristr i intrn kontrollmiljön om d dokumntrats i procssdokumntation och riskanalysr. Dt är viktigt för kontrollmiljön att intrn kontrolltstr kommr igång höstn 2010. Utblivna tstr av dn intrna kontrolln innbär risk för oupptäckta bristr. 2.3 Transaktionsflöd I nlight md COSO-modlln innbär varj momnt i tt transaktionsflöd riskr för att fl inträffar. Riskrna kan bgränsas av goda riskanalysr och kontrollaktivittr, mn också öka till följd av bristr llr avsaknad av sådana. För att idntifira bristr och säkrställa kvalitt krävs tt ffktivt systm för övrvakning och uppföljning (tillsyn). Granskningn har idntifirat n rad kontrollaktivittr i d transaktionsflödn som omgr utbtalningar som initiras, godkänns llr vrkställs av lönkontort. Strukturn i ndan rdogörls för dssa kontrollaktivittr följr dn som prsntrats i avsnitt 2.1 Grundläggand förståls. Av ndan prsntrad bdömningar framgår vntulla bristr i idntifirad kontrollaktivittr samt vntulla öppna riskr och hot i transaktionsflödt. Utbtalning via månatlig lönkörning I nlight md vad som framgår av 2.2 Kontrollmiljö har handläggningn av utbtalningar via lönkörningn fördlats på totalt 8 lönkonsultr. I lönkörningn ingår lönr till anställda, arvodn till förtrondvalda, rsräkningar samt rsättningar till uppdragstagar. Rspktiv lönkonsult handläggr n tilldlad grupp och barbtar löpand i lönpriodn d data som rapportras in och som utgör undrlag för utbtalning då lönpriodn stängs och lönkörningn vrkställs. Rapportringn bstår till xmpl av avviklsrapportring av anställd (frånvaro, övrtid), rsättningsundrlag från förtrondvald llr uppgift från socialförvaltningn gälland uppdragstagar (som j är anställda av kommunn). Stängning av lönpriodn görs n gång pr månad 1 av systmförvaltarna och innbär att yttrligar ändringar i undrlagt int går att göra samt att själva lönkörningn gnomförs. Grovt uttryckt innbär körningn att n kontringsfil gnrras till konomisystmt samtidigt som n utbtalningsfil gnrras till kommunns bank. Väsntliga kontrollr Initirand Bankfiln kan int gnrras utifrån annat undrlag än n stängd priod i lönsystmt och utgår sålds ifrån data som av lönkonsultrna konstatrats vara korrkt rätt prson och rätt blopp. Dtta har innan stängning säkrställts gnom att rådata är attstrad, att särskilda systmkontrollr gnomförts och att nödvändig barbtning sktt av ansvarig lönkonsult. 1 En xtra utbtalning av btydligt mindr omfattning skr kort ftr stängningn av lönpriodn och innhållr sådant som av olika anldningar j kommit md i dn ordinari körningn. Hantringn av dnna xtra lönkörning är idntisk md dn ordinari lönkörningn. Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 8
Godkännand När bankfiln skapas automatisras n systmkontroll som ragrar på höga nttoutbtalningar på prsonnivå. Sådana postr kontrollras då av dn systmförvaltar som startat lönkörningn. Innan lönkörningn slutförs kontrollrar systmförvaltarn om lönsystmt har några olösta träffar i d systmkontrollr som undr lönpriodn löpand kontrollrats av lönkonsultrna. Vrkställand Enbart lönkontorts två systmförvaltar har tillgång till dt sigill som krävs för att vrkställa lönkörningn. Tillsyn Bdömning Bankn har alla bankkontonummr, innbärands att lönsystmt nbart bhövr rgistrra prsonnummr. Prsonnummr läggs in som fast data vid nyupplägg av prson, och matchas då pr automatik mot namn. Ändring av prsonnummr kan därftr j sk. När bankfiln mottagits av bankn rhålls n bkräftls och när bankn gnomfört utbtalning rhålls n kvittns av vilkn totalsumman framgår. Kvittnsn är tillsammans md n utskrift ur lönsystmt förmål för attst av prsonalchfn. Rspktiv gruppchf har budgtansvar och möjlight att via åtrrapportring dirkt ur lönsystmt s vrkställda utbtalningar avsnd sin grupp. All rådata som rapportras in i lönsystmt är förmål för attst. Dt kan dock förkomma att attstrad rådata barbtas av lönkonsultrna och sådana barbtningar är int förmål för slutattst, dubblkontroll llr stickprovstst. Dt innbär att lönkonsultrna båd barbtar data och sdan initirar utbtalning. Som nämns i bdömningn i avsnitt 2.2 Kontrollmiljö så kontrollrar systmförvaltarna därtill ävn godkännand och vrkställand av utbtalning. Dt vor n fördl ur intrn kontrollsynpunkt om systmgnrrad logglistor övr ändringar i inrapportrad data var förmål för stickprovststr. Sådana kontrollr skull innbära minskad risk för bfognhtsövrträdlsr. Dt räckr att n av systmförvaltarna gnomför lönkörningn. En viktig kontroll är att bankn krävr tt sigill för att vrkställa utbtalningn och att åtkomstn till dtta sigill är bgränsat, mn kontrolln ifråga försvagas kraftigt av dt faktum att något krav på två systmförvaltar i förning j krävs. Bankfiln lagras i txtformat på n srvr innan bankn läsr in dn. Trots att dt nbart är systmförvaltarna som har tillgång till filn ifråga så bör dt notras att txtfilr är sårbara och möjliga att ändra manullt. Enligt uppgift skr dock aldrig sådan manull hantring. I nulägt skr avstämning mot rdovisning indirkt i och md att lönkontort övrför kontringsfiln till konomisystmt och därmd automatisrar n rad systmkontrollr. Ur intrn kontrollprspktiv vor dt dock n fördl om tt huvudboksutdrag övr kontringn av bankutbtalningn bilads dn bankkvittns som attstras av prsonalchfn. På så vis attstras övrrnsstämmlsn. Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 9
Btalning via lvrantörsrskontra Dnna grupp omfattar lönkontorts omkostnadr, pnsionskostnadr samt lönavdrag. Vrkställand skr av konomiavdlningn basrat på undrlag från lönkontort. Erhållna lvrantörsfakturor avsnd lönkontorts omkostnadr llr pnsionskostnadr skickas till lönkontort för attst. Pnsionsfakturorna är därtill i rgl föranldda av n inrapportring av uppgiftr till KPA rspktiv Fora som skr av lönkontorts pnsionshandläggar. Bträffand lönavdragn så läggr rspktiv lönkonsult löpand in lönavdragsuppgiftr i sin grupps prsonbildr i lönsystmt. I störst utsträckning handlar dt om kronofogdavdrag och uppgiftn kommr då löpand från Kronofogdmyndightn. I och md att avdragt ifråga lagts in i lönsystmt så minskas undrlagt för lönkörningn. Iställt initiras n utbtalning till Kronofogdmyndightn via lvrantörsrskontran. Väsntliga kontrollr Initirand I samband md lönkörningn tas n lönavdragslista ut ur lönsystmt av vilkn dt framgår samtliga prsonr md kronofogdavdrag i priodn. Avdragslistan basras sålds på samma uppgiftr som priodns lönkörning. Lönkontort har två pnsionshandläggar som n gång om årt rapportrar in lönuppgiftr till Fora rsp. KPA. En stor dl av rapportringn skr via lktronisk fil vilkn md hjälp av n inlagd mall gnrras dirkt ur lönsystmt. En rad systmkontrollr automatisras av dnna körning. Godkännand Lönavdragslistan attstras antingn av chfskonom llr prsonalchf. Tillsyn Bdömning Omkostnadsfakturor och pnsionsfakturor slutattstras av prsonalchf innan d frisläpps i lvrantörsrskontran av konomiavdlningn. Lönavdragslistan avrapportras till Kronofogdmyndightn. Lönkontort rhållr löpand åtrrapportring av vilka omkostnadr som blastat gruppn i form av rsultatuppföljning. I samband md inrapportring av lönuppgiftr till Fora och KPA skr ingn dubblkontroll llr attst av dt som skickas iväg, d uppgiftr som malln i lönsystmt har inlagda llr d uppgiftr som slutlign bkräftas av Fora llr KPA som rgistrrad. Systmkontrollr finns mn kan int förväntas fånga upp dn manulla hantring som trots allt skr, och int alls i d fall då inrapportring skr via Excl-mall llr hmsida. Md tank på att två pnsionshandläggar finns, och att procssn nbart gnomförs n gång om årt, tord n dubblkontrollfunktion vara möjlig att införa vilkt skull minska riskn för flaktig rapportring. I nulägt slutar lönkontorts hantring i dt skd lönavdragslistan skickats till konomiavdlningn. En möjlig kontroll för att minska riskn för flaktig utbtalning vor att konomiavdlningn åtrrapportrad vrkställd utbtalning till lönkontort och att lönkontort stämd av mot dn attstrad lönavdragslistan. Avrapportringn till Kronofogdmyndightn är n bra kontroll ftrsom dt dls innbär tt momnt på lönkontort som krävr avstämning av fullständight i d Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 10
avdrag som gjorts i priodn, och dls ftrsom Kronofogdmyndightn gs möjlight att ragra på vntull flaktig hantring. Lönkontort har dock uppdagat att avdragslistan nbart innhållr prsonr för vilka tt faktiskt avdrag gjorts i priodn. Av olika anldningar kan avdrag ha utblivit i priodn, till xmpl då lönn undrstigit Kronofogdmyndightns undr gräns. Rspktiv lönkonsult måst därför komplttra avdragslistan md dssa prsonr ftrsom Kronofogdmyndightn krävr n fullständig lista. Dtta innbär n manull kontroll som md fördl had kunnat rsättas av n systmkontroll om listan anpassads så att dn ävn inbgrp prson md utblivt avdrag i priodn. Manulla kontrollr innbär alltid n ökad risk för flhantring jämfört md systmkontrollr. I nulägt används ingt lktroniskt inscanningssystm för lvrantörsfakturor, innbärands att prsonalchfn attstrar n manull kontringsruta iställt för dn vrkligt rgistrrad ankomstkontringn. Dt vor givtvis n fördl ur tt intrn kontrollprspktiv om tt lktroniskt fakturahantringssystm används. Dt vor n fördl om pnsionsfakturorna attstrads av lönkontorts pnsionshandläggar, ftrsom dt är där dt ursprungliga undrlagt gnrrats. I samband md dtta bör fakturan stämmas av mot d inrapportrad uppgiftrna till Fora och KPA. Skattr och avgiftr I samband md lönkörningn gnrras n totalspcifikation övr skattr och avgiftr dirkt ur lönsystmts inlagda skattmall. Dnna totalspcifikation lämnas till konomiavdlningn som varj månad fyllr i n skattdklaration och sdrmra godkännr och vrkställr utbtalning till Skattvrkt. Väsntliga kontrollr Initirand Tillsyn Bdömning Dn totalspcifikation som gnrras är basrad på lönsystmt vid stängning och därmd samma uppgiftr som månadns utbtalning av lönr till anställda, rsräkningar och rsättningar till förtrondvalda. Rspktiv prsonbild i lönsystmt har uppgift om prsonnummr och skatttabll. En systmkontroll ragrar om n prson har ovanligt högt llr lågt skattavdrag vid rspktiv lönkörning. En särskild skattmall i lönsystmt har rgistrrat d uppgiftr som krävs för att bräkna korrkta sociala avgiftr och källskatt, t.x. tillämpbara procntsatsr och på vilka typr av utbtalningar som skattr och avgiftr skall bräknas på. Malln hämtar rstrand uppgiftr, såsom prsonnummr, skatttabll och utbtalda blopp, ur rspktiv prsonbild. Malln ifråga ss övr på årlig basis och alla ändringar i malln är förmål för dubblkontroll. I slutt av årt rhållr lönkontort kontrolluppgiftr från Skattvrkt, vilka är förmål för avstämning mot årts lönkörningar. I nulägt slutar lönkontorts hantring i dt skd totalspcifikationn skickats till konomiavdlningn. Ett lämpligt kontrollmomnt för att säkrställa att rätt siffror Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 11
övrförts till skattdklarationn, vor att lönkontort stämd av d blopp som rgistrrats hos Skattvrkt mot dn totalspcifikation som övrlämnats. I samband md granskningns stickprov av lönförskott konstatrads att n mindr flhantring skr bträffand skattr och avgiftr på lönförskott. I dt fall dn anställd bgär tt förskott mllan dn 21-30: dagn i månadn, dt vill säga ftr brytpunktn för månadns lönkörning, så kommr förskottt dras från lönn först i nästa lönkörning. Skattr och avgiftr på förskottt kommr sålds rdovisas n månad för snt. Granskningn har påvisat att dt handlar om myckt små blopp. I övriga fall hamnar skattrdovisningn på förskottn i rätt månad. Kontantutbtalningar Lönkonsultrna upprättar n utbtalningsordr i dt fall kontant utbtalning skall sk. I dn granskad priodn har d kontanta utbtalningarna avstt förskott på lön och rglring har i rgl sktt via chck. Dt är konomiavdlningn som, basrat på lönkontorts utbtalningsordrs, slutlign vrkställr utbtalningn. Väsntliga kontrollr Initirand Tillsyn Bdömning Ifall förskottt övrstigr 1 200 kr pr år, n summa som samtliga anställda är brättigad till, skall dt på utbtalningsordrn uppgs n orsak till varför förskott skr. Dtta innbär att orsakn dokumntras. I samband md att utbtalningsordr upprättas så rgistrrar utfärdand lönkonsult ävn datum för rglring i lönsystmt, vilkt innbär att förskottt pr automatiok dras av på n framtida lönkörning. Utbtalningsordrn attstras av prsonalchf. Eftr att utbtalningn vrkställts attstras undrlagt av två i förning på konomiavdlningn och utgör bokföringsmatrial. Ekonomiavdlningn användr också tt ddikrat tillgångskonto i huvudbokn för avstämning av förskottn. Dtta innbär att lönkonsultrna via vrifikationr såväl som rdovisning kan följa rglringn av förskottt. Hantringn av kontanta utbtalningar krävr vissa manulla kontrollr från lönkonsultrnas sida, vilkt innbär svagar intrn kontroll än om systmkontrollr använts. Transaktionsvolymn är dock myckt låg varför dtta int bdöms innbära någon väsntlig intrn kontrollbrist. Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 12
3. Analys Kommunn användr tt ändamålsnligt IT-systm och organisation för att säkrställa god intrn kontroll i granskad transaktionsflödn. Dt har dock notrats att vissa bristr i ansvarsfördlning förliggr och att antalt prsonr md full bhöright i lönsystmt är rlativt stort. Ett lämpligt kontrollmomnt vor att införa stickprovskontrollr av systmgnrrad logglistor, och dt är också av stor vikt att lönkontort framövr utför tstr i nlight md antagn intrn kontrollplan. I nulägt förliggr n tydlig avsaknad på procssdokumntation. Fördlarna md n sådan är flra int minst främjar dt ffktivisringsförbättringar och tydliggör dn intrna kontrolln. Dn skapar också insyn för prsonr i kommunns förvaltning som int är dirkt involvrad i lönhantringn, mn som har intrss av att upprätthålla insyn i arbtt. Ur kartläggningn av d transaktionsflödn som omgr utbtalningar som initiras, godkänns llr vrkställs av lönkontort har tt antal väsntliga kontrollaktivittr idntifirats och lyfts fram. I några fall har granskningn kunnat konstatra bristr i dssa kontrollaktivittr llr öppna riskr och hot i transaktionsflödt. Listan på dssa ska på intt vis btraktas som fullständig, utan är snarar tt urval basrat på väsntlight. Dn samlad bdömningn från utförd granskning är att lönkontort aktivt arbtar md att säkrställa att lönprocssn fungrar ändamålsnligt och att dt förliggr tillfrdsställand intrn kontroll. Granskningn har int påträffat några ogntlightr llr flaktiga utbtalningar. Några förbättringsförslag är dock av särskild vikt och framförs ndan. Vrkställand av lönkörningsutbtalningn bör int kunna sk utan två systmförvaltar i förning. En dubblkontrollrand funktion bör införas vad gällr inrapportring till Fora och KPA för att kontrollra att rätt uppgiftr gnrras, skickas och rgistrras. Därtill bör tt attstmomnt av rhållna fakturor införas som anknytr till dnna avstämning. Vad gällr vrkställand av utbtalning avsnd lönavdrag såväl som rdovisad skattr och avgiftr till Skattvrkt, bord tt momnt införas innbärands att konomiavdlningn åtrrapportrar vrkställda blopp för lönkontorts jämförls mot undrlag. Malmö dn 9 sptmbr 2010 Ola Larsmon Godkänd rvisor Ernst & Young AB Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 13
Källförtckning Intrvjuad tjänstmän Magdalna Drakulic Gun Fribrg Susann Hölgr Hln Ohlsson Ann-Britt Sörnsson Annika Tubln Rdovisningskonom Prsonalstratg och pnsionshandläggar Systmförvaltar, lönkonsult och pnsionshandläggar Prsonalchf Lönkonsult Controllr Intrn dokumntation Divrs undrlag md anldning av gnomförda stickprovststr av kontrollr, såsom skattdklarationr, utdrag ur huvudbokn, bokföringsvrifikationr och skickad bankfilr. Publik information Intrn kontroll, A. Haglund, J. Stursson och R. Svnsson, 2005 Tsta dn intrna kontrolln, FAR Förlag, 2006 Åstorps kommun Granskning av lönkontorts utbtalningsrutinr, sptmbr 2010 14