Granskning av projektstyrning

www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Andersson Bo Thörn Cert. kommunal revisor Granskning av projektstyrning Region Halland

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Uppdrag och revisionsfråga... 2 2.3. Metod och avgränsning... 2 3. Resultat... 3 3.1. Styrning... 3 3.1.1. Organisation... 3 3.1.2. Projektstyrningsmodellen... 4 3.1.3. Beslut om projekt... 5 3.2. Projektverksamheten... 6 3.2.1. Projektorganisation... 6 3.2.2. Finansiering... 6 3.2.3. Mål... 6 3.3. Uppföljning och rapportering... 7 3.3.1. Riktlinjer för rapportering samt uppföljning... 7 3.3.2. Erfarenhet... 7 3.4. Granskning av projekt... 8 3.4.1. Pågående projekt... 8 3.4.2. Avslutade projekt... 9 3.4.3. Slutsatser av granskade projekt... 9 4. Revisionell bedömning... 11 4.1. Styrning... 11 4.2. Projektverksamhet... 11 4.3. Uppföljning och rapportering... 12 4.4. Granskning av projekt... 12 Region Halland

1. Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett i uppdrag att granska styrning av projekt. Revisionsfrågan för denna granskning är: Har Regionstyrelsen en ändamålsenlig styrning av projekt? Vårt svar är att Regionstyrelsens styrning av projekt i huvudsak är ändamålsenlig. Vi bygger vår bedömning på att: det finns en organisation som stödjer genomförandet av projekt (avdelningen för program och projektstöd) det finns en välutvecklad modell för styrning av projekt det finns ett system som stödjer projektarbetet (SharePoint) Enligt vår bedömning finns det brister i styrning av projekt, den ena bristen gäller beslutsprocessen och den andra uppföljningen av projekt. Vi rekommenderar Regionstyrelsen att: ta fram övergripande riktlinjer för beslut om interna verksamhetsutvecklingsprojekt utveckla formerna för att följa upp projekt och ta tillvara de erfarenheter som projekten ger Vi lämnar också förtydliganden och kommentarer utifrån granskningens kontrollfrågor. Region Halland 1 av 13

2. Inledning 2.1. Bakgrund För tillfälliga uppgifter som Region Halland ska bedriva skapas projekt och till dessa hörande projektorganisationer. Denna arbetsform är vanligt förekommande och de medel som går till projekt är inte obetydliga. En tidigare granskning av dåvarande Kommunalförbundet Region Halland visade på brister i styrning och rapportering av projekt. Utifrån beskriven risk har de förtroendevalda revisorerna i Region Halland har beslutat att granska styrning av projekt som bedrivs i Regionen Hallands regi. 2.2. Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Region Halland har gett i uppdrag att granska styrning av projekt. Revisionsfrågan för denna granskning är: Har Regionstyrelsen en ändamålsenlig styrning av projekt? Granskningen inriktas på följande kontrollfrågor: Vilken styrning av projekt finns inom Region Halland? Finns beslut om att projektet ska drivas, är beslutet fattat av behörig person? Finns någon målbeskrivning samt plan för finansiering av projektet? Är projektorganisationen tillsatt, projektledare utsedd med ekonomiskt ansvar för projektet, är övriga deltagare relevanta aktörer? Finns tidsplan och kostnadsfördelning för projektet? Finns det riktlinjer hur löpande- och slutrapportering ska ske samt eventuell uppföljning vid senare tidpunkt? Vad görs för att erfarenheter från genomförda projekt ska komma till användning? 2.3. Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom intervjuer med biträdande regiondirektör, avdelningschef, projektledare och avdelningsekonom samt studier av styrande dokument (uppdrag, mål, projektstyrningsmodell, uppföljning mm). Granskningen avgränsas till de projekt som administreras av Regionkontoret samt granskning enligt kontrollmålen av sex pågående samt fyra avslutade projekt. Rapporten är sakavstämd av berörda tjänstemän. Region Halland 2 av 13

3. Resultat 3.1. Styrning 3.1.1. Organisation Regionkontoret (Regiondirektör) Hälso- och sjukvård Stab Biträdande regiondirektör Näringsliv Regional samhälls planering Kultur Ekonomi- och finans HR Utvecklings centrum Avdelningen för näringslivs utveckling Avdelningen för program- och projektstöd Avdelningen för regional samverkan halland.se Regionkontorets uppdrag (Mål och inriktning för Regionkontoret 2012, beslutad i Regionstyrelsen januari 2012) är att ge stöd och beslutsunderlag till de förtroendevalda. Enligt uppdraget skall kontoret bland annat mätas ur följande perspektiv: Kvalitets/processperspektivet: kontorets kvalitet skall mätas i effektivitet, med avseende på antal startade och avslutade verkställande projekt som höll tidplan och budget. Andel föreslås av Regiondirektören. Verksamhetsmål och resultat, för att uppdragsgivarna Regionstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och Lokala nämnder skall bli nöjda är aktivitetsstyrt: Inom vissa av Regionfullmäktiges mål för regionen är Regionkontoret en del av leveransen för att uppnå målen. Därför mäts verksamhetsmål som uppnådda beställningar/uppdrag från uppdragsgivarna. Utvecklingscentrum finns inom Regionkontoret och stödjer förvaltningen med omvärldsbevakning, framtagning av underlag och genomförande av tagna beslut. Uppgifterna återfinns inom förvaltningens alla verksamhetsområden och omfattar både fasta och tidsbestämda arbetsuppgifter. Arbetet sker i samverkan med övriga verksamheter inom Regionkontoret. Återredovisning av såväl resultat som resursanvändning är en viktig del. Stöd kan även ges till andra förvaltningar, främst med expertresurser för att genomföra projekt. Delar av arbetet förutsätts ske i samverkan med andra interna och externa resurser. Utvecklingscentrum bidrar med kunskap om externa finansieringsmöjligheter till av regionledningens prioriterade utvecklingsområden. Avdelningen för program- och projektstöd ska vara ett resurscentrum för att stödja Regionkontorets projekt, program och uppdrag genom att tillhandahålla projekt- Region Halland 3 av 13

stödskompetens. Vidare skall avdelningen ta fram riktlinjer, verktyg och tjänster. Syftet är att genom avdelningens stöd säkerställa kvaliteten på projekten och verka för att dessa drivs framåt mot uppsatta mål inom utsatt tid och att budgeten följs. 3.1.2. Projektstyrningsmodellen Region Halland har utarbetat en projektstyrningsmodell tillsammans med Högskolan i Halmstad vilken har reviderats under hösten 2012. Syftet med modellen är att bedriva projekt med högre kvalitet, mer effektivt, med bättre metodik, med tydligare roller samt att säkerställa dokumentationen. Projektstyrningsmodellen delar upp projekten enligt följande: Interna verksamhetsutvecklingsprojekt syftar till intern verksamhetsutveckling inom Region Hallands organisation. Projektet har en intern beställare (chefsposition) och interna mottagare och finansieras normalt från egen budget. Utmärkande för denna tillämpning är att Region Halland är mottagare av resultatet och att resultatet skall förvaltas i linjeorganisationen. Regionala utvecklingsprojekt avser projekt som skall stödja regional utveckling exempelvis näringsliv, kultur, folkhälsa och kollektivtrafik. Normalt genomförs projektet i samarbete med externa aktörer. Det finns ofta externa krav på struktur och rapportering. Beslut om övergripande finansiering fatttas ofta av andra organisationer än av Region Halland. Intern beställare i Region Halland är lämpligen den som fattar beslut om projektets medfinansiering. Kommunala samverkansprojekt syftar till att utveckla offentlig verksamhet inom regionen. Normalt genomförs projektet i samarbete med kommunerna i Halland eller andra externa aktörer. Beslut om finansiering fattas ofta i samverkan med andra organisationer. Beställare är den som fattar beslut om projektets finansiering. Även om ett samverkansprojekt leds av en annan organisation ska det finnas en projektledare i Region Halland som har rapporterings- och dokumentationsansvar. För att få en bra styrning och tydlighet är det, enligt projektstyrningsmodellen, viktigt att projektarbetet har tydliga beslutspunkter, där avstämning sker och beställaren fattar beslut. Region Halland liknar beslutspunkterna vid grindar, som är avgränsningar mellan eller inom de olika faserna. För att öppna grinden krävs ett beslut och arbetet kan gå vidare till nästa fas. Vid varje grind ska avrapportering ske och beslut dokumenteras. I projektstyrningsmodellen beskrivs vilka dokument som skall tas fram inom ramen för ett projekt. För att underlätta detta arbete har Region Halland tagit fram mallar som stödjer olika beslutspunkter. I gemensam databas SharePoint hanteras samtliga mallar, projektkalendrar, tidsrapportering, löpande arbetsdokument och andra projektverktyg enligt projektstyrningsmodellen. För användarna innebär det ett stöd för hantering av dokumenten i projekten samt en bättre överblick och tydlighet i arbetet för de pågående projekten. Region Halland 4 av 13

Systemet ger också möjlighet för externa aktörer som arbetar aktivt i ett projekt att få tillgång till de delar som berör det enskilda projektet. För att projektstyrningsmodellen skall användas i organisationen genomförs årligen utbildningar för chefer, projektledare och projektmedarbetare. Det ligger på förvaltningschefens ansvar att modellen skall användas vid genomförande av projekt. Varje förvaltning bör ha två projektkoordinatorer som skall sprida projektstyrningsmodellen internt inom avdelningen/förvaltningen. 3.1.3. Beslut om projekt Projekt kan komma till genom initiativ från extern aktör eller internt. För att det skall klassas som ett projekt och inte som ett uppdrag i den ordinarie verksamheten bör ett antal kriterier uppfyllas, enligt projektstyrningsmodellen. Kriterierna är bland annat: det finns klart definierade projekt- och effektmål, det är tidsbegränsat, det är en planerad unik aktivitet som inte är återkommande och det omfattar mer än den egna arbetsenheten. För att medel ska utgå till projekt ska dessa bidra till att uppnå mål i gällande styrdokument (Kriterier vid bedömning av projekt, beslutad i Regionstyrelsen februari 2012). Dessutom bör de uppfylla vissa generella kriterier: De bör ha ett regionalt perspektiv och regional nytta, de bör leda till en långsiktigt hållbar verksamhet och de bör ha en god genomförandekapacitet. Enligt delegationsordningen kan biträdande regiondirektör fatta beslut om projekt med en kostnad upp till 350 tkr. Projekt som överstiger 350 tkr beslutas av Regionstyrelsen. Regionala utvecklingsprojekt och Kommunala samverkansprojekt De projekt som genomförs skall bidra till att uppfylla de mål och riktlinjer som Regionfullmäktige har antagit. Projekten skall vara en del av en genomförandeprocess för att nå målen och ha strategisk betydelse. Oftast kommer initiativ till projekt från en avdelning inom Regionkontoret. Ledningsgrupp Regionkontoret (LRK) ger berörd avdelningschef i uppdrag att undersöka möjligheten att genomföra projektet. Beslut fattas i LRK alternativt Regionstyrelsen. När det gäller samverkan med kommunerna, kan initiativ till projekt tas av Chefsgrupp Halland. Beslut om vilka gemensamma projekt som skall genomföras fattas av en strategisk grupp. Interna verksamhetsutvecklingsprojekt I dagsläget tas besluten i Utvecklingscentrums ledningsgrupp där enhetschefer och ekonom deltar. Det finns inget uppdrag till ledningsgruppen om att fatta beslut huruvida ett internt projekt skall genomföras eller inte. Enligt uppgift så saknas det en övergripande styrning av vilka interna projekt som skall drivas. Region Halland 5 av 13

3.2. Projektverksamheten 3.2.1. Projektorganisation Har projektet en extern ägare så skapar ägarna en projektorganisation och Region Halland bidrar med ekonom eller projektledare. Om Region Halland äger projektet, bildas en egen projektorganisation och en ekonom för projektet tillsätts. Enligt projektstyrningsmodellen finns det olika roller beskrivna som projektorganisationen är sammansatt av: Beställare fysisk person som skall vara tillgänglig för projektledaren och vara beredd på att fatta beslut och har ansvaret för projektet. Styrgrupp kan betraktas som projektets styrelse och bör bemannas av de organisationer och verksamheter som direkt berörs. Medlemmarna skall ha ett tydligt mandat från den egna verksamheten och aktivt arbeta med att förankra projektet i den egna organisationen. Projektledare har ansvaret att driva projektet från beställning till leverans, följa och uppdatera projektplanen och informera beställaren om förändringar. Projektgrupp projektledaren har en projektgrupp som är projektets arbetsgrupp och består av personer som har kunskap och kompetens att arbeta aktivt i projektet. Referensgrupper gruppen arbetar inte aktivt i projektet utan fungerar som ett bollplank till projektgruppen. Projektekonom skall vara involverad från idéstadiet till avslut genom bl.a. ekonomisk uppföljning. Projektkommunikatör ta fram kommunikationsplan och kommunikationsmaterial. Stöd och insatser för att kommunicera projektets resultat. 3.2.2. Finansiering Utvecklingscentrum har begränsade resurser för att genomföra projekt, finansieringen kommer oftast ifrån beställaren eller extern finansiär. De externa projekten kan bl.a. finansieras av staten där Region Halland ofta är medfinansiär i form av både arbetstid och pengar. EU-finansierade projekt finansieras nästan uteslutande av Regional medfinansiering som en gemensam summa pengar som Region Halland och kommunerna har avsatt för perioden 2007-2013. Villkoren för utbetalning av projektmedel framgår av besluten. Ofta betalar regionen ut medel i delar efter delrapportering av projekten. 3.2.3. Mål Enligt projektstyrningsmodellen har ett projekt två typer av mål. Projektmål som ska vara mätbara, realistiska och ha en tidsram. Effektmål beskriver följderna eller nyttan av projektets resultat på längre sikt. Projektets målgrupp(er) ska vara uttalade. Region Halland 6 av 13

Enligt projektstyrningsmodellen är det beställaren som skall formulera och godkänna målen, förvalta projektets resultat i relation till övergripande mål och program samt uppföljning av effektmålen. Vad gäller regionala utvecklingsprojekt och kommunala samverkansprojekt är det ett villkor från Regionstyrelsen att de projekt som beviljas har en tydlig koppling till regionens mål. Enligt intervjuerna finns det ingen tydlig koppling mellan de interna projekt som beviljas och de mål som regionfullmäktige har antagit. Det vill säga att projekten inte klassificeras utifrån de målområden som Regionfullmäktige satt upp. 3.3. Uppföljning och rapportering 3.3.1. Riktlinjer för rapportering samt uppföljning Hur uppföljning och utvärdering skall ske framgår av projektstyrningsmodellen och dess mallar. För projekt som har externa projektägare finns oftast detaljerade riktlinjer för genomförande av projekt samt för redovisningen av projektet. För EU-finansierade projekt finns krav på bland annat budget, regelverk, tidsredovisning och attestordning. Vad gäller de interna projekten inom Region Halland så är det beställaren som skall ställa krav på budgeten. Det finns idag inget tydligt krav på tidsredovisning. Projekten redovisas indirekt genom verksamhetsplanen där målen redovisas och projekten skall vara en del i att nå målen. Enligt intervjuer är Regionstyrelsen aktiv med att följa större projekt och kräver rapportering av dem. I övrigt sker ingen rapportering av utfallet till Regionstyrelsen. Någon samlad redovisning avseende beviljande, pågående eller avslutade projekt redovisas inte. Det pågår i dagsläget ett arbete med att sortera projekten i en så kallad projektportfölj. 3.3.2. Erfarenhet Enligt projektstyrningsmodellen handlar en analys av effekterna om hur resultatet av projektet har tagits tillvara. Det är beställarens ansvar att effektanalysen genomförs lämplig tid efter projektslut. Analysen skall uppmärksamma uppnådda kontra förväntade effekter och nytta. En projektstyrningsmodell underlättar överföring av erfarenheter, vilket i sin tur kan leda till ett organisatoriskt lärande. Enligt intervjuer genomförs det inom Region Halland ett projekt med att ta fram lärandeplaner för det regionala tillväxtarbetet. Lärandeplanerna är ett försök till att bygga system för lärande inom regional tillväxtpolitik. Projektets effektmål är att bidra till ett ökat lärande av de utvecklingsinsatser som genomförs inom ramen för det regionala tillväxtarbetet. Detta skall uppnås genom en mer systematisk uppföljning och utvärdering och resultatet kommer även att användas för förbättring av styrningen i övriga projekt. Region Halland 7 av 13

3.4. Granskning av projekt Vi har gjort ett urval av sex pågående och fyra avslutade projekt och granskat dokumentationen för dessa i SharePoint. 3.4.1. Pågående projekt Vård och omsorgscollege Vård- och omsorgscollege är en samverkansform på regional och lokal nivå mellan utbildningsanordnare och arbetsliv inom vård och omsorg. Vård- och omsorgscollege omfattar omvårdnadsprogrammet för ungdomar och vuxna, eftergymnasial utbildning inom vård och omsorg samt kompetensutveckling för redan anställd personal inom vården. Senior Alert Senior Alert är ett kvalitetsregister där riskbedömningar görs inom områdena fall, trycksår och undernäring. När risk föreligger i ett eller flera av dessa områden vidtas åtgärder för att förebygga dessa risker. Arbete sker också med de personer där skada redan är uppkommen för att förbättra status och minska risker framöver. Agresso Syftet med detta projekt är att införa nytt ekonomisystem i Region Halland inkl. fungerande integrationer mot system i minst samma utsträckning som i nuvarande ekonomisystem. Vidare ska arbetsprocesser och informationsunderhåll genomlysas med målet att effektivisera verksamheten och stödja efterfrågat informationsbehov. Vårdval Halland plus Projektet ska ta fram underlag för politiska beslut om införandet och genomförandet av ett utökat vårdvalssystem inom specialiserad somatisk och/eller psykiatrisk öppenvård som inte kräver sjukhusens resurser. Systemet ska stärka patientens rätt och öka styrningen mot god och effektiv vård genom ett ersättningssystem som belönar patientvald, säker och effektiv vård med hög kvalitet. Intranätprojektet Projektet syftar till att etablera en grundplattform för Region Hallands målgruppsanpassade intranät både vad gäller funktionalitet, förvaltning och fortsatt utveckling. Region Hallands intranät ska, av medarbetare och chefer, upplevas som ett stöd i det dagliga arbetet. Hallandskatalogen Landstinget Halland utvecklade under 2008 en elektronisk katalog, enligt HSAkonceptet, katalogen skall innehålla uppgifter om personer, enheter och funktioner. Hallandskatalogen omfattar alla anställda och personer med uppdrag för Region Halland. Region Halland 8 av 13

3.4.2. Avslutade projekt SITHS att införa tjänstelegitimation Syftet är att efter samråd med verksamheten och berörda funktioner införa SITHS- Tjänstelegitimation i Region Halland. Detta är en del i att såväl lokalt som nationellt säkerställa införandet av ehälsa ur ett vårdperspektiv som innebär tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Svevac Svevac är utvecklat av smittskyddsinstitutet (SMI) i samråd med Socialstyrelsen, Läkemedelsverket och representanter för barn och skolhälsovården. Systemet ägs av smittskyddsinstitutet (SMI). Systemet är webbaserat och får lov att användas av vårdgivare utan kostnad. HPV-vaccinationer (catch-up) erbjuds alla flickor födda 1993-1998 och i samband med detta ska Region Halland ansluta sig till Svevac för registrering/dokumentation. Pascal Implementering av Pascal (webbaserat ordinationsverktyg) är en av de vårdtjänster som Region Halland har ställt sig bakom genom den nationella e-hälsa strategin för vårdtjänster som Center för ehälsa koordinerar (CeHis). Ett nationellt dosregister ska tas i bruk och en nationell ordinationsdatabas ska byggas upp. Olivia En funktionell kompetensförsörjning inom hälso- och sjukvården är av stor vikt för att den hälso- och sjukvårdspolitiska inriktningen ska kunna förverkligas. En grundförutsättning för framtida kompetensförsörjning är att det uppfattas som attraktivt att utbilda sig och att arbeta inom hälso- och sjukvård. 3.4.3. Slutsatser av granskade projekt Vi har utgått från granskningens kontrollfrågor och konstaterat följande: Beslut om att projekten skall drivas finns i form av utdrag från Regionstyrelsens protokoll. Enligt projektstyrningsmodellen skall det vid varje grind ske en avrapportering och beslut skall dokumenteras. Detta har inte skett inom större delen av de granskade projekten. Målbeskrivning (projektmål och effektmål) framgår av projektdirektivet samt projektplanen. Uppföljning av målen görs i slutrapporten. I samtliga fall är en projektorganisation fastställd och/eller projektägare utsedd. I samtliga fall finns start- och slutdatum för projekten angivna. Av samtliga projektplaner framgår projektens finansiering och kostnadsram. I de avslutade projekten finns det en slutrapport, förutom för ett av de granskade projekten. Region Halland 9 av 13

I slutrapporterna finns det beskrivet om uppföljning, framtida idéer och lärdomar. När ett projekt är klart överlämnas det till projektägaren som ansvarar för hur resultatet tas omhand i organisationen. Region Halland 10 av 13

4. Revisionell bedömning Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras i denna granskning är om Regionstyrelsens styrning av projekt är ändamålsenlig. Vårt svar är att Regionstyrelsens styrning av projekt i huvudsak är ändamålsenlig. Vi bygger vår bedömning på att: det finns en organisation som stödjer genomförandet av projekt (avdelningen för program och projektstöd) det finns en välutvecklad modell för styrning av projekt det finns ett system som stödjer projektarbetet (SharePoint) Enligt vår bedömning finns det brister i styrning av projekt, den ena bristen gäller beslutsprocessen och den andra uppföljningen av projekt. Vi rekommenderar Regionstyrelsen att: ta fram övergripande riktlinjer för beslut om interna verksamhetsutvecklingsprojekt utveckla formerna för att följa upp projekt och ta tillvara de erfarenheter som projekten ger Vi lämnar också följande förtydliganden och kommentarer utifrån granskningens kontrollfrågor. 4.1. Styrning Det finns en organisation inom Regionkontoret som stödjer genomförandet av projekt inom Region Halland. Det finns även en utvecklad projektstyrningsmodell vilken nyligen har reviderats som stöd till projektarbetet. Enligt intervjuerna finns det ingen tydlig koppling mellan de interna projekt som beviljas och de mål som regionfullmäktige har beslutat. Det vill säga att projekten inte klassificeras utifrån de målområden som fullmäktige satt upp. Det ligger på förvaltningschefens ansvar att projektstyrningsmodellen skall användas vid genomförande av projekt. Varje förvaltning bör ha två projektkoordinatorer som skall sprida projektstyrningsmodellen internt inom avdelningen/förvaltningen. Enligt intervjuerna finns det ingen uppföljning av att modellen används. Enligt intervjuer har det framkommit att det saknas en övergripande styrning av vilka interna projekt som skall drivas. I dagsläget fattar ledningsgrupp Regionkontoret (LRK) beslut om vilka utvecklingsinsatser som skall genomföras i projektform. Det finns inget uppdrag till ledningsgruppen om att fatta beslut huruvida ett internt projekt skall genomföras eller inte. 4.2. Projektverksamhet I projektstyrningsmodellen finns roller beskrivna. Vi har i de granskade projekten sett att detta har följts. Region Halland 11 av 13

Enligt de intervjuade avslutas projekten till största delen enligt den tidplan som fastställs i projektplanen. Den vanligaste orsaken till att ett projekt förlängs är att de externa aktörerna begär förlängning eller att man vill genomföra seminarium med syfte att sprida resultatet av ett projekt. Det finns idag ingen sammanställning av de faktiska kostnaderna till de interna projekten. Endast en redovisning av de externa kostnaderna görs. Enligt projektstyrningsmodellen har ett projekt två typer av mål, projektmål och effektmål. I de granskade projekten har vi kunnat se att detta har följts. Det görs i slutrapporten en uppföljning av projektets mål, enligt projektplanen. Enligt intervjuerna finns det ingen tydlig koppling mellan de enskilda interna projekten och Regionfullmäktiges mål. 4.3. Uppföljning och rapportering Det finns brister inom området rapportering och uppföljning. Det genomförs idag ingen kvalitetsgranskning på genomförda projekt eller hur väl de har följt tidplan, budget och mål. Projekten skall leda till de mål och riktlinjer som Regionfullmäktige har antagit. I de granskade projekten finns inte fullmäktiges mål och riktlinjer redovisade. Det genomförs i dagsläget ett arbete med att förbättra rapporteringen, kvalitén och uppföljningen. 4.4. Granskning av projekt Vi har genom granskning konstaterat att dokumentation finns sparat på SharePoint i form av projektdirektiv, projektplan, mötesanteckningar, kommunikationsplan, slutrapporter, tidsplaner mm. Det finns en unik plats i SharePoint för varje projekt. Inom samtliga projekt finns hållpunkter och tidplaner för att olika delar skall vara genomförda men inte direkt hur löpande rapportering skall ske. Beslut om att starta ett projekt finns inte alltid dokumenterat på SharePoint utan finns att hämta på hemsidan eller hos någon i projektorganisationen. Delbesluten dokumenteras inte i någon större utsträckning. I slutrapporterna redovisas uppföljning, erfarenheter samt lärdomar. Det finns dock inget dokumenterat om hur Regionstyrelsen får information om resultat samt framtida möjligheter/lärdomar. Region Halland 12 av 13

Januari 2013 Bo Thörn Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Region Halland 13 av 13