Dnr U026/2016 Förfrågningsunderlag FÖRNYAD HÅRDVARA 17.10.2016
Innehållsförteckning ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 2 Anbudsbegäran 2 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 2 Upphandlande enhet 2 Kontaktperson under anbudstiden 2 Annonsering 3 Upphandlingens omfattning och förutsättningar 3 Upphandlingsform 3 Inlämnande av anbud 3 Ersättning för anbud 4 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 4 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 4 Hänvisningar till standarder 4 Anbudets innehåll 4 PLANERAD TIDPLAN FÖR UPPHANDLINGEN 5 KRAV ANBUDSGIVAREN 5 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 5 Uteslutningsgrunder 6 Ekonomisk och finansiell situation 7 Miljöarbete 7 Kvalitetsarbete 7 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 7 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 7 Språk 7 SKALLKRAV FÖR LÖSNINGEN 7 UPPGIFTER OM ERBJUDEN LÖSNING 8 BESTÄLLNINGAR 8 BEDÖMNING AV ANBUD 8 PRISUPPGIFTER 9 ÖVRIGT 9 1(9)
Allmänt om upphandlingen Anbudsbegäran Åda Ab anhåller härmed om anbud på leverans av lagring och switchar. Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Kravspecifikation, skall-krav (formulär som ska fyllas i av anbudsgivaren) Prisbilaga (skall fyllas i av anbudsgivaren) Avtalsutkast Allmänna leveransvillkor för varor JYSE 2014 Varor Allmänna leveransvillkor för tjänster JYSE 2014 Tjänster Besvärsanvisning Nuläget Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunder. Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Åda Ab, FO nr 2652001-2 Åda Ab ägs av det offentliga Åland och är ägarnas gemensamma it-bolag. Åda Ab upphandlar IT-system och lösningar för ägarnas räkning, sköter drift och inköp av mjuk- och hårdvara, licensavtal etc. Läs mer på bolagets hemsida www.ada.ax. Åda Ab är en upphandlande enhet enligt 6 lag om offentlig upphandling (2007/348), UppHandL. Åda Ab:s FO-nummer är 2652001-2. Kontaktperson under anbudstiden Namn: Henrik Granskog E-post: henrik.granskog@ada.ax 2(9)
Annonsering Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande och annonseras som upphandling under EU:s tröskelvärde. Annonseringen sker via HILMA samt Ådas hemsida. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav och villkor enligt denna upphandling följs och bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Upphandlingens omfattning och förutsättningar Denna upphandling omfattar servrar och lagringslösningar med tillhörande programvara samt närliggande produkter som köps eller licensieras för att ägas eller användas av Åda Ab. Den omfattar även tjänster kopplade till hårdvaran. It-drifttjänster omfattas inte. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Inlämnande av anbud Anbud skall för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet och broschyrer borde vara svenskspråkiga men kan också vara engelskspråkiga. Anbud skall vara Åda Ab tillhanda senast 11 November 2016. Anbud skall sändas i slutet kuvert till: Åda Ab Elverksgatan 10, PB 35 22 100 MARIEHAMN, Åland Finland Ytteremballaget och kuvertet bör märkas med texten Anbud Förnyad hårdvara. Anbud lämnade per e-post eller fax godtas inte. Anbud som lämnas försent beaktas inte, oavsett orsak. Anbud skall lämnas skriftligt på svenska i två kompletta exemplar ett original och en kopia. Samtliga eventuella bilagor skall vara förtecknade i anbudet. Som komplement till det skriftliga anbudet skall Leverantören lämna en anbudskopia med eventuella bilagor i digital form på USB-minne. 3(9)
Om Anbud lämnas personligen gäller ovan angivna adress och Anbudet skall lämnas i den brevlåda som finns utanför Åda Ab:s entré. Samtliga priser skall vara angivna i euro. Anbudet skall vara giltig under minst fyra (4) månader efter anbudstiden utgång. Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas via e-post i enlighet med leverantörens uppgifter som bifogats. I förekommande fall kommer besvärsanvisning att bifogas delgivningen. Avslutad upphandling och tecknande av avtal Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. Avtalsvillkoren presenteras i bilaga 3. Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. Anbudets innehåll Leverantören skall i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Leverantören skall i anbudet förklara sig beredd att teckna avtal i enlighet med bilagt avtalsutkast. Åda Ab har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda 4(9)
förutsättningar och krav kommer inte att antas. Leverantören skall ställa upp anbudet enligt följande anvisningar för att säkerställa att anbudet blir komplett. Leverantören ska begränsa anbudet till att endast omfatta efterfrågad information. Information som lämnas utöver efterfrågad information kommer inte att beaktas. Planerad tidplan för upphandlingen 2016 Aktivitet 17.10.2016 Annonsering av upphandlingen 28.10.2016 Sista dag att ställa frågor. 04.11.2016 Sista dag för svar. 11.11.2016 Sista dag att lämna anbud Vecka 46 Vecka 46 Vecka 46 Vecka 47- Utvärdering Ev. möte/kontakt med referenser Tilldelningsbesked Delgivning av val av levererantör Avtalstecknande Krav anbudsgivaren Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. 5(9)
Om leverantören anlitar underleverantör skall anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även underleverantörer. Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer: är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren skall intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt 53-54 lagen (2007/348) om offentlig upphandling. För att styrka att samtliga skatter och sociala avgifter är betalda skall anbudsgivaren och eventuella underleverantörer, bifoga intyg från skattemyndighet eller från behörig myndighet i det land den är verksam. Anbudsgivare och eventuella underleverantörer skall vara registrerade i yrkes- eller handelsregister och skall bifoga utdrag för att styrka registreringen. 6(9)
Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med den upphandlande enheten. Anbudsgivaren skall på begäran av Åda Ab kunna lämna sådana uppgifter och utdrag som möjliggör en bedömning av leverantörens ekonomiska och finansiella situation. Miljöarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Redogör för anbudsgivarens miljöarbete. Kvalitetsarbete Anbudsgivaren skall vid avtalstecknande ha en dokumenterad rutin för kvalitetssäkring ISO 9001 eller likvärdigt. Redovisas på begäran. Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter skall anges i anbudet. Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare skall basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (sidoanbud) accepteras. Språk Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor skall upprättas på svenska. Skallkrav för lösningen Skallkraven för lösningen redovisas i kravspecifikationen i bilaga 1. 7(9)
Uppgifter om erbjuden lösning Leverantörerna kan fritt ge anbud på produkter med likvärdig funktion. Kravet är att lösningen ger samma funktion och resultat vid användning. Det är önskvärt att den erbjuda lösningen och produkterna och deras funktion dokumenteras så utförligt som möjligt i broschyrer eller andra beskrivningar. Offererad prissatt lösning inklusive produkter och tjänster skall minst uppfylla de krav på funktionalitet och resultat som beskrivningarna anger i kravspecifikationen. Leverans bör erbjudas fraktfritt inkl. försäkring till köparens lager. Om extra fraktkostnad tillkommer skall detta tydligt framgå av offerten. Erbjudna produkter skall vara CE-märkta och i anbudet skall detta tydligt anges. Beställningar Alla beställningar från Åda Ab sker via e-post. Bedömning av anbud Anbudet kommer att prövas och utvärderas i två steg. 1. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "skall-krav" uppfyllts görs. 2. Samtliga skall-krav enligt uppgifter i aktuellt förfrågningsunderlag skall uppfyllas 3. Utvärdering enligt prisbilaga Detta förfrågningsunderlag med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, s.k. skall-krav. Endast de anbud som uppfyller samtliga skall-krav kommer att utvärderas. För uppfyllnad av skall-krav måste bilaga 1 vara fullständigt ifyllt. Ändringar i filen är inte tillåtna. Anbudsgivare som uppfyller skall-kraven i bilaga 1 samt aktuellt förfrågningsunderlag går vidare till utvärdering. Utvärderingen av anbud sker på följande sätt: Formel: I prisbilaga: (Punkt 1) + (Punkt 2) + (Punkt 3) = Totalpris 8(9)
Åda Ab väljer förslag 19 a eller 19 b från kravspecifikationen enligt lägsta pris som presenteras. Vad gäller punkt 3 i prisbilagan kommer Åda Ab vid utvärderingen att räkna på kostnaden för 3+2 (5) år. Åda Ab väljer sedan att anta anbudet på 3 eller 5 år. Det anbud, som uppfyller samtliga skall-krav, med lägst totalpris väljs. Prisuppgifter Prisuppgifter ska anges enligt prisbilaga. Totalpris för lösning skall fyllas i per efterfrågad tjänst. Övrigt De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut om val av leverantör delgivits. Affärs- och yrkeshemligheter får dock inte i något skede lämnas ut. Anbudsgivaren ombeds tydligt märka ut och samla på särskild bilaga de handlingar som hon/han betraktar som affärs- och yrkeshemligheter. Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgifter som direkt eller indirekt pekar ut enskilda märken är detta något som på intet sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren erbjuder fritt de produkter som han/hon bedömer ha den funktion som efterfrågas. 9(9)