Handbok arbetsstation Rev. 2016-09-05 Neither the whole nor any part of the information contained in, or the product described in this manual, may be adapted or reproduced in any material or electronic form without the prior written consent of the copyright holder. This product and its documentation are supplied on an as-is basis and no warranty as to their suitability for any particular purpose is either made or implied. Passage & Infosystem AB will not accept any claim for damages howsoever arising as a result of use or failure of this product. Your statutory rights are not affected. This product or any variant of it is not intended for use in any medical appliance, device or system in which the failure of the product might reasonably be expected to result in personal injury. This document provides preliminary information that may be subject to change without notice. No freedom to use patents or other intellectual property rights is implied by the publication of this document. Passage & Infosystem AB, Gränsbovägen 4B, 15242 Södertälje 1
Innehållsförteckning Ny version av NovaSecur... 3 Registrering av nya medlemmar... 4 Lägg till Medlemskap/Behörighet... 6 Lägg till autogiromedlemskap med annan betalare... 7 Lägg till autogiromedlemskap där medlemmen betalar själv... 12 Lägg till medlemskap på faktura... 14 Autogiro på företag... 17 Lägg till MediaID... 18 Frysa medlemskap och autogiro... 19 Gratismånad Autogiro... 21 Makulera medgivande... 22 Byte av clearing och kontonummer... 23 Uppsägning av medlemskap med Autogiro... 24 Skapa en faktura... 26 Skapa påminnelsefaktura... 27 Skriva ut påminnelsefaktura... 28 Betalmarkera en faktura... 28 Kontrollera betalhistorik för en Autogirokund... 31 Skriva anteckningar/noteringar på medlemmar... 32 Ändra pinkod på medlem... 33 Se inpasseringshistorik för alla medlemmar... 34 Se inpasseringshistorik för en specifik medlem... 35 2
Ny version av NovaSecur NovaSecur uppdateras ofta för att hålla marknadsledande funktionalitet och säkerhet. Uppdateringar kan göras när som helst på dygnet. När en ny version har installerats visas följande information: 1. Stäng alla öppnade fönster och flikar i webbläsaren. Endast en flik ska vara öppen. 2. Tryck ned tangenterna ctrl + F5 i följd på tangentbordet. Då rensar webbläsaren din webbhistorik. 3. Klicka på knappen Visa inte igen. 4. Klicka på knappen Bekräfta i nästa dialogruta. 3
Registrering av nya medlemmar 1. Fyll i personnummer a. Om det är ett företag anges organisationsnumret b. Personnumret kan lämnas blankt om personen saknar personnummer c. Personnumret kontrolleras vid inmatning och ändrar färg till grönt om checksiffran stämmer. Lyser personnumret lyser rött bör det kontrolleras. d. Vid inmatning av personnummer och pinkoden är 0000 blir automatiskt pinkoden de sista fyra siffrorna. Vid ändring av personnummer får man ändra pinkoden manuellt. 2. Ange namn, adress, postnr, ort, telefon, mobil samt mail. 3. Välj Anläggningar som ska kunna se och redigera denna medlem. 4. Kryssrutan Spärrad används för att spärra en medlem från insläpp. 5. Klicka på knappen Spara. a. Om personnumret redan finns i medlemsregistret visas en varningsruta och man måste godkänna detta genom att hålla in tangenten ctrl samtidigt som man klickar på Spara. 4
6. Nu aktiverades resterande flikar 7. Klicka på fliken Behörighet 5
Lägg till Medlemskap/Behörighet 1. Kontrollera att rätt anläggning är vald längst uppe till vänster och klicka sedan på Lägg till. 2. Om ditt användarkonto har behörighet att lägga in medlemskap på flera anläggningar visas en rullista med en anläggning som du ska använda. Klicka på Fortsätt. 6
Lägg till autogiromedlemskap med annan betalare Det finns två (2) olika varianter när en kund ska betala via Autogiro. Variant 1 är att medlemmen betalar från eget bankkonto eller från ett annat bankkonto där kontoägaren inte är inskriven i medlemsregistret. Variant 2 är att en annan inskriven medlem betalar för medlemmen. 7
Variant 1. 1. Klicka på knappen Medlemmen betalar själv eller annan betalare som inte tränar. 2. Välj det medlemskap som medlemmen vill köpa genom att klicka på den rad som avser medlemskapet. 3. Välj betalsätt som medlemmen vill betala med. 8
4. Ange resterande parametrar. Klicka på Spara. 5. Om en annan person som inte är en registrerad medlem ska betala så ange detta vid kryssrutan Annan betalare. Klicka på Spara när alla uppgifter är angivna. 6. Nu visas ett formulär som avser debiteringsunderlag för Autogirot. Redigera om något inte stämmer och ska en hel rad exkluderas anges beloppet 0 i Belopp inkl. moms. 7. Klicka på Spara. 8. Nu är medlemskapet inlagt. 9
Variant 2 1. Klicka på knappen En annan medlem betalar. 2. Nu visas en medlemslista där du söker reda på den medlem som ska betala. Klicka på den rad som avser medlemmen. 3. Välj det medlemskap som medlemmen vill köpa genom att klicka på den rad som avser medlemskapet. 10
4. Välj betalsätt som medlemmen vill betala med. 5. Ange resterande parametrar. Notera att som Betalare står nu den medlemmen som ska betala för medlemskapet. Du kan fortfarande ändra detta genom att klicka på knappen Välj bredvid Betalare. 6. Notera nu att du inte behöver välja Annan betalare då medlemmen som detta medgivande registreras till finns i medlemsregistret och kommer äga detta medgivande. 11
7. Notera att uppdragsunderlagen nu sparas på medlemmen som ska betala. Klicka på Spara för att spara uppdragsunderlag samt medlemskapet. Lägg till autogiromedlemskap där medlemmen betalar själv 1. Klicka på knappen Medlemmen betalar själv eller annan betalare som inte tränar. 2. Välj det medlemskap som medlemmen vill köpa genom att klicka på den rad som avser medlemskapet. 12
3. Välj betalsätt som medlemmen vill betala med. 4. Ange resterande parametrar. Klicka på Spara. 5. Ange medlemmens kontouppgifter och personuppgifter för medgivandet. 6. Klicka på Spara. 7. Nu visas ett formulär som avser debiteringsunderlag för Autogirot. Redigera om något inte stämmer och ska en hel rad exkluderas anges beloppet 0 i Belopp inkl. moms. 8. Klicka på Spara. 9. Nu är medlemskapet inlagt. 13
Lägg till medlemskap på faktura 1. Välj medlemskap genom att klicka på raden. 2. Välj betalsätt samt prisgrupp. 14
3. Justera uppgifter om så behövs. a. Anläggning anger för vilket försäljningsställe som försäljningen ska läggas. b. Köpdatum anger när försäljningen ägde rum. c. Zon anger vart medlemmen får komma in och träna. 4. Klicka på Spara för att gå vidare. 5. Nu visas formuläret för ny faktura. a. Första raden på fakturan skapas automatiskt efter vilket medlemskap som valdes. b. Ändra kontaktuppgifter på fakturan om så önskas. 15
c. Fler rader kan läggas på fakturan genom att använda det gula fältet. i. Använd denna funktion för att lägga till t.ex. startavgift. 6. Klicka på Spara för att slutföra. 16
Autogiro på företag Företag kan stå som betalare på ett medgivande. 1. Lägg upp medgivandet precis som vanligt 2. Som personnummer anges företagets organisationsnummer i formatet 0055XXXXXXXX a. Observera de två inledande nollorna i organisationsnumret. 3. Betalarnummer är också organisationsnumret. 17
Lägg till MediaID 1. Klicka på fliken MediaID. a. Ett MediaID representerar en RFID-tagg eller magnetkort. b. Här visas medlemmens befintliga MediaID. c. En medlem kan ha obegränsat antal MediaID. 2. Sätt markören i textrutan 3. För taggen över USB-läsaren på disken tills du hör ett pip från läsaren då ID-numret har lästs av. 4. Kontrollera ID-numret om rätt antal tecken har lästs av. a. MiFare har 8 tecken b. EM4200 har 10 tecken 18
Frysa medlemskap och autogiro För att frysa ett autogiromedlemskap inklusive dess uppdragsunderlag kräver att uppdragsunderlaget är kopplat med medlemskapet. 1. Kontrollera ID-nummer på det medlemskap som ska frysas. a. T.ex. om vi ska frysa medlemskap 1082 2. Gå över till fliken Autogiro och Uppdragsunderlag. 3. Kontrollera att uppdragsunderlaget är kopplat med medlemskapet a. Se ID-nummer under kolumnen Kopplad till medlemskap b. Här ser vi att alla tre uppdragsunderlagen är kopplade till 1082 c. Då vet vi med säkerhet att även uppdragsunderlagen blir frysta under den perioden som medlemskapet är fryst. 4. Gå tillbaka till fliken Behörighet. a. Klicka på ikonen på raden till medlemskapet som ska frysas. 19
b. Skriv en kommentar om varför medlemskapet ska frysas. c. Ange startdatum då medlemskapet ska börja frysas. d. Ange slutdatum då frysningen ska upphöra. i. Om debiteringar sker den 27:e varje månad så måste en frysning sträcka sig över den 27:e för att debiteringen inte ska genomföras. ii. Sätter man den 26:e som sista dagen för frysning så debiteras kunden den 27:e. 5. Klicka på Lägg till för att slutföra frysningen. 6. Gå till fliken Autogiro och Uppdragsunderlag. 7. Klicka på knappen Uppdatera lista och kontrollera i kolumnen Frys om även aktuella uppdragsunderlag är frysta. 20
Gratismånad Autogiro 1. Gå till Autogiro och Uppdragsunderlag. a. Klicka på ikonen i kolumnen Gratismånader för uppdragsunderlaget. b. Markera de månader som ska vara gratis. c. Klicka på Spara. d. Kontrollera under kolumnen Gratismånader att rätt månader blev valda. 21
Makulera medgivande Man kan inte radera ett medgivande som har uppdragsunderlag anslutet till sig. Men makulera kan man alltid göra. Makulera betyder att medgivandet avslutas hos Autogiro och man kommer därmed inte kunna debitera kunden. Viktigt att veta är att om man ska avsluta en medlems autogiro räcker det inte med att bara makulera medgivandet. Man måste även avsluta tillhörande uppdragsunderlag för att debiteringen ska upphöra. Se avsnitt Uppsägning av medlemskap med Autogiro. 1. Gå till fliken Autogiro och Medgivanden. 2. Välj status Skicka för makulering. 3. Klicka på Spara 22
Byte av clearing och kontonummer 1. Gå till fliken Autogiro och Medgivande. 2. Klicka på Redgiera på aktuellt medgivande. 3. Ändra clearing och kontonummer och sätt status till Byt clearing och kontonummer. 4. Klicka på Spara. 23
Uppsägning av medlemskap med Autogiro Vid uppsägning av medlemskap och Autogiro är det viktigt att veta följande: Vilket datum är sista dagen för tillträde till dörren Vilken månad är sista dragningen för Autogiro 1. Vi börjar med att sätta slutdatum för tillträde till dörren. 2. Gå till fliken Behörighet 3. Vi ska avsluta medlemskapet med ID-nummer 1082. a. Klicka på redigera. b. Sätt slutdatum då medlemmen inte längre får passera in genom dörren. c. Klicka på Spara. 24
4. Gå till fliken Autogiro och Uppdragsunderlag. a. Identifiera de uppdragsunderlag som tillhör Medlemskap med ID 1082. Se kolumnen Kopplad till medlemskap. b. Redigera de uppdragsunderlag som ska avslutas och sätt sista debiteringsmånad Period till till den månad som sista transaktionen ska genomföras. c. Klicka på Spara. 5. Kontrollera nu om det är några fler uppdragsunderlag som påverkas av uppsägningen. En del kunder kan betala för andra. 25
Skapa en faktura En faktura måste alltid tillhöra en medlem. En faktura kan aldrig raderas, endast makuleras. En faktura kan aldrig byta medlem. o För att byta medlem måste den gamla fakturan makuleras och en ny skapas. Fakturaadressen kan ställas till annan än medlemmen. 1. Klicka på Lägg till. 2. Välj Faktura eller Kreditfaktura. 3. Kontrollera att rätt anläggning är vald. 4. Ange adressuppgifter. 5. Ange betalsätt. 6. Den gula rutan används för att lägga på nya rader till fakturan. 26
7. Kontrollera fakturabeloppet innan du klickar på spara. Fakturarader kan inte redigeras. Endast raderas. Håll in ctrl + klicka på raden för att radera en rad. Skapa påminnelsefaktura Man måste aktivt skapa en påminnelse på en faktura för att kunna skriva ut en påminnelsefaktura. Detta för att hålla historik på hur många påminnelser en faktura har. 1. Markera de fakturor som ska få påminnelsefakturor. 2. Välj sedan under Med markerade alternativet Skapa påminnelse. 3. Välj Datum för påminnelse. 4. Välj Påminnelseavgift i SEK. 5. Klicka på knappen Spara 27
Nu är påminnelsen sparad och du kan se under kolumnen Påminnelse för valda fakturor har uppdaterats. I detta fall så var det påminnelse nummer 1 som skapades på valda fakturor. Nästa gång man skapar en påminnelse på dessa fakturor ökar numreringen till påminnelse nummer 2. Skriva ut påminnelsefaktura 1. Markera de fakturor som ska skrivas ut. 2. Klicka sedan på knappen Ladda hem fakturor 3. Välj alternativet Påminnelse och klicka på Fortsätt. 4. Nu laddas fakturorna hem i en och samma PDF-fil till din dator. 5. Öppna filen och skriv ut alla sidorna från din PDF-läsare. Betalmarkera en faktura Om en medlem betalar en faktura kontant är det viktigt att betalföra denna faktura som betald för att kundreskontrat ska stämma. 28
1. Klicka på i kolumnen Betald. 2. För att delbetala klicka på Delbetala 3. Välj den rad som ska delbetalas genom att kryssa i kryssrutan för vald rad. a. Välj betalsätt som betalningen gjordes på. 4. Klicka på Spara. 5. För att slutbetala en faktura. Se tidigare punkt. 6. Klicka på Slutbetala. 29
7. Välj betalsätt som fakturan betalades på. 8. Välj hur mycket påminnelseavgift som betalades. 9. Välj Datum då betalningen genomfördes. 10. Klicka på Spara. 30
Kontrollera betalhistorik för en Autogirokund Om en kund vill veta varför det inte har dragits några pengar eller om det har dragits för mycket pengar finns all betalhistorik att se i NovaSecur. 1. Gå till fliken Autogiro och Uppdrag. 2. Här listas alla uppdrag som har skickats in till banken. a. Blå = Okänd status (Betalningen är ännu inte genomförd) b. Röd = Betalningen är inte genomförd i. Täckning saknas = Inga pengar fanns på bankkontot på betaldagen. ii. Ugår, medgivande saknas = Inget giltigt medgivande finns, kanske avslutat av kunden eller så har kunden lämnat felaktiga uppgifter. c. Grön = Betalningen är genomförd. 31
Skriva anteckningar/noteringar på medlemmar Det är viktigt att göra noteringar så fort man ändrat något. Missar man att notera viktiga händelser så kan det vara svårt för andra att förstå. Noteringar kan alla inloggade användare se. 1. Klicka på Skriv notering. 2. Skriv rubrik som avser det ärende som ska noteras. 3. Skriv notering. a. Var noga att ange alla relevanta uppgifter. 4. Klicka på Spara. 32
Ändra pinkod på medlem 1. Ange den nya pinkoden i textrutan Pinkod. a. Fyra lika siffror är ogltigt. 2. Klicka på Spara. 33
Se inpasseringshistorik för alla medlemmar 1. Klicka på Logg och Händelselogg i menyn. 2. Nu visas alla insläpp den senaste dagen. 3. För att byta datum, välj datum och klicka på Visa. 34
Se inpasseringshistorik för en specifik medlem 1. Gå till medlemsprofilen. 2. Gå till fliken Händelselogg 3. Nu visas alla insläpp för medlemmen den specifika dagen. 4. För att byta datum, välj datum och klicka på Visa. 35