Minikurs Effektivit inköp Föreläsare: Fredrik Lindman, Monitor ERP System AB, (projektledare, konsult, utbildare) Här ger vi handfasta tips på hur du kan hantera dina inköp. Vi visar bl.a. hur inköpsstödet kan hjälpa dig att hålla reda på kontakter och leverantörer. Andra punkter på programmet är effektiv materialstyrning, leveransplaner/prognoser och bevakning m.m. Vi tittar på olika möjligheter, metoder och tips i systemanvändandet när det gäller Inköp. Startsidan För att inköp ska vara effektivt vill vi kunna övervaka nuläget utan att behöva lägga ner för mycket administrativt arbete. Administrativt arbete med att ta fram rapporter sker ofta periodvis vilket ökar risken för att viktig information kommer fram för sent. Färdig information på startsidan däremot håller dig alltid informerad. På MONITORs startsida finns komponenter som ger er en aktuell översikt av det dagliga arbetet. I rutinen Konfigurering startsida väljs de verktyg som passar för användaren. Startsidans komponenter är i grunden förinställda med generella parametrar. De flesta kan filtreras så att relevant information visas. Detta kan vara bra då flera typer av inköpare finns. Sätt rubrik så att det framgår att informationen gäller en bestämd selektering. Nedan visas inställning för en viss kategori av leverantörer med referens. 1
Inköpsstödet MONITORs Inköpsstöd ger alla på företaget en god bild av leverantören samt pågående ärenden och historik. Här går det att: Skapa aktiviteter mot leverantör med ansvarig och datum - MONITORs meddelandefunktion ser till att ansvarig påminns - E-postknappen skickar ett meddelande med en påminnelse om ärendet till den ansvarige - Genom att markera Skapa kalenderpost skapas också en kalenderpost i Outlook - Rapportera sedan slutfört ärende och kommentera resultat i leverantörsloggen. Du kan också fritextsöka i loggen. Koppla/Logga inkommande e-post med funktionen dra-och-släpp från t.ex. din Inbox i Outlook. Utgående e-post, klicka på e-postadress och välj Ja för att skapa en länk till e- postmeddelandet. Då får alla som behöver informationen rörande leverantören tillgång till den. Infoga notering i leverantörsloggen med information från t.ex. ett telefonsamtal med leverantören. Del av fliken Inställningar/Läge i rutinen Leverantörsfråga. 2
Leveransplaner och prognoser Kraven ökar hela tiden på att kunna leverera allt mindre orderstorlekar med allt kortare ledtider till kund. För att det ska gå ihop måste ibland leveranstider på inköp minskas. Ett sätt att ge leverantören en chans att ligga lite före är t.ex. att använda leveransplaner. De ger också mer flexibilitet vid eventuella förändringar i order. Om vi har ordning i vårt MONITOR-system, kan vi ge rätt prognoser om vad och när vi tänker köpa. Leveransplaner MONITOR-till-MONITOR Med MONITOR-till-MONITOR kan man både skicka leveransplaner som PDF-dokument och XML-fil. (Inköp/Order/Utskrift leveransplan) Till leverantör: Leveransplan som PDF-dokument och XML-fil. Om Leverantören inte använder MONITOR finns en alternativ EDI-lösning (tilläggsfunktion). 3
Systemstöd vid inköp Att aktivt följa hela inköpsprocessen skapar stabilitet och pålitlighet i systemet samt ett nära och bra leverantörsförhållande. Det går att lita mer på att material kommer hem i tid och säkerhetslager kan minskas och i vissa fall även tas bort. Här kommer några exempel på hur vi närmare följer och kontrollerar processen. För att i efterhand kunna mäta och värdera hur bra inköpsprocesserna fungerat och vad/vem som orsakat avvikelserna från ursprunglig order, är det bra att i rutinen Systeminställningar ställa in parameter enligt nedan: Systemvård/Systeminställningar/Inköp Rutiner i inköpsorderprocessen som effektivt fångar upp och hjälper till är: Inköp/Order/Påminnelse orderbekräftelse Inköp/Order/Utskrift ändrad inköpsorder Inköp/Order/Påminnelse om leverans Ha en rak kommunikation genom orderflödet: Kräva ordererkännande, bevaka och skicka påminnelser Kräva att leverantör i god tid meddelar förändring gällande tid eller antal Skicka ändrad inköpsorder då den ändrats Bevaka leveranser och påminna genom utskick Interna rutiner för att bevaka aktuella inköpsorder samt hjälp att göra korrigeringar: Flödesanalys Inköp Förlag tidigareläggning/senareläggning inköpsorder 4
Mät effektivt inköp Här visas olika sätta att mäta hur effektivt inköpen fungerar. Både våra och leverantörens insatser kan värderas. Det också möjlighet att se vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Det ger också information om att vi kan ändra ledtider, EOK, lagernivåer etc. I rutinen Orderledtid - Inköp (Inköp/Order/Orderledtid - Inköp) går det att mäta inköpsledtider i olika stadier i processen, t.ex: Hur lång tid går innan orderbekräftelse erhålls Om beställningen sker försent i förhållande till artikelns inlagda ledtid (intern ledtid) Klarar leverantören av att leverera i tid i förhållande till artikelns inlagda ledtid Ett användningsområde kan vara att bedöma säkerhetslagernivån på artiklar med tanke på hur osäker leverantören är på att hålla sina ledtider. En av anledningarna till säkerhetslager är just osäkerhet i ledtid. Rutinen kan också komplettera mätningen av leveranssäkerhet. Om ledtidsuppföljningen visar att beställningen sker med kortare ledtid än den överenskomna, kan det vara en anledning till leverantörens låga leveranssäkerhet. Listtyper att välja i rutinen Orderledtid Inköp. Andra rutiner för att mäta inköp: Lager/Artiklar/Prisutveckling - Hur prisutvecklingen från leverantör ändras samt - förhållandet till beräknad årsvolym Inköp/Leverantörer/Leverantörsvärdering - Hur säkert levererar leverantören mot önskad, planerad och bekräftad tid - Hur många kassationer inträffar p.g.a. materialavvikelser Förutsättningarna för att man som inköpare ska kunna arbeta effektivt med inköp (som vi inte tagit upp i denna session) är att alla arbetar aktivt i företagets processer i MONITOR så att verkligheten speglas. En tumregel kan vara att när inköparen får rätt information från MONITOR, betyder det i flesta fall att övriga processer i MONITOR också fungerar. Flertalet av de exempel som nämns i denna dokumentation tar mer tid att fördjupa sig i än den tid vi har vid detta utbildningstillfälle. Jag hoppas därför att tips och idéer ändå inspirerat till utveckling i ert MONITOR-arbete. Testa vidare i ert system och/eller boka tid med någon av våra utbildare för att komma vidare. 5