Ludvika kommun genom gemensam nämnd för upphandling Skallkrav Diarie GNU-2014-117 Namn Kaffemaskiner Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. 1.0 Allmänna krav Lagen om offentlig upphandling För upphandlingen gäller lagen om offentlig upphandling (LOU). Omständigheter enligt lagen om offentlig upphandling 10 kap. 1 och 2 punkt 1-6 får inte föreligga. Är anbudsgivaren en juridisk person, utesluts anbudsgivaren om företrädare för den juridiska personen gjort sig skyldig till sådant fel som föreskrivs i 10 kap. 1 i lagen om offentlig upphandling. Krav 1.1 Regler och förutsättningar Anbudsgivaren skall ha tagit del av information och krav i bilaga regler och förutsättningar och accepterar dessa i sin helhet. Krav 1.2 Kommersiella villkor Anbudsgivaren skall ha tagit del av de kommersiella vilkoren och accepterar dessa i sin helhet Krav 1.3 Anbudets utformning Anbudet ska vara skriftligt, skrivet på svenska. Ett inte komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. Anbudet ska vara giltigt till och med angivet datum i Regler och förutsättningar. Reservationer accepteras inte. Anbud ska lämnas elektroniskt via e-avrop.com. Anbudsgivare som saknar konto på e-avrop.com måste registrera sig. Registreringen är kostnadsfri. Anbud skrivet av konsult ska lämnas av den organisation som kommer att stå för anbudet och även ansvara för fullföljandet av eventuellt kontrakt. Vid behov kontakta e-avrops support, info@e-avrop.com, för handledning vid anbudsavgivning via konsult. 2.0 Krav på anbudsgivare Krav 2.1 Krav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. 2014-11-05 16:10 1/8
Skatteverket bistår med följande uppgifter; Registrerad för moms och som arbetsgivare. Inbetald arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna. Godkänd för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt. Om skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket. Om skulder hos Kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse. Anbudsgivare ska på anmodan inlämna kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet (i Sverige Bolagsverket). Krav 2.2 Ekonomisk stabilitet/styrka Anbudsgivaren finansiella och ekonomiska ställning ska vara tillräckligt god och stabil så att uppdraget med rimlig sannolikhet kan genomföras utan risk för störningar på grund av ekonomiska problem. Beställaren kommer att kontrollera anbudsgivarens kreditvärdighet och betalningsförmåga. Anbudsgivare ska minst inneha riskklass/rating Kreditvärdig eller motsvarande enligt Kreditupplysningsföretags ranking. I de fall anbudsgivaren saknar rating eller har lägre rating, kommer en individuell bedömning för godkännande att ske. Anbudsgivare med nystartad verksamhet ska på anmodan redovisa sina ekonomiska resurser. Krav på bilaga 2.3 Vid inlämning ska [ Anbudsformulär ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivare ska ange i anbudet vilken tillgänglighet (tider, kontaktsätt m.m.) företaget har samt i förekommande fall ange namngiven kontaktperson. För kontaktpersonen ska även finnas namngiven ersättare så att frågor kan besvaras utan dröjsmål. Namngivna personer ska finnas tillgängliga per telefon och per e-post på kontorstider alla vardagar. Bilaga Anbudsformulär skall fyllas i för kortfattade beskrivningar av de områden där det begärs Krav 2.4 Referensuppdrag/Teknisk kapacitet Anbudsgivaren ska ha en organisation med teknisk och yrkesmässig kapacitet som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Av anbudet ska framgå en redogörelse av företagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Som bevis för detta ska anbudsgivaren ange minst två godkända referensuppdrag utförda till kommun/landsting/stat som avser ramavtal av liknande omfattning och sortiment, pågående eller genomförda de tre senaste åren. Upphandlingscenter kan komma att kontakta en eller flera av de namngivna referenterna. Om referenten kontaktas ska referenten kunna styrka andbudgivarens uppgifter samt kunna besvara frågan: (Har Andbudgivaren genomfört uppdraget på ett fackmannamässigt sätt och med nöjaktigt resultat? Ja eller Nej.) För samtliga referensuppdrag skall följande information framgå; Beställarens namn, kontaktperson hos beställaren, telefonnummer, e-postadress, uppdragets värde samt uppdragets tidsperiod. 2014-11-05 16:10 2/8
Krav 2.5 Anbudsgivaren ska ha gällande erforderliga försäkringar för sin verksamhet under avtalstiden. Krav 2.6 Miljöarbete Anbudsgivaren ska kunna redovisa sitt systematiska miljöarbete, dvs. sina miljöledningsrutiner som kopplar till utförandet av verksamhet knuten till tjänsten. Dessa ska omfatta nedanstående punkter: Anbudsgivarens miljöpolicy för verksamheten. Skriftligt dokumenterat åtagande om att ständigt förbättra sitt miljöarbete och minska sin miljöpåverkan samt förebyggande av föroreningar. Utbildningsplan för personalen som omfattar betydelsen av miljöpolicyn och miljöledningsrutinerna, miljöaspekterna, roller och ansvar i miljöledningsarbetet, konsekvenser av avvikelser. Rutiner för resurser och ansvarsfördelning inom företaget för miljöarbetet. Rutiner för identifiering av verksamhetens betydande miljöaspekter. Rutiner för övervakning och mätning av betydande miljöpåverkan. Rutiner för internrevision eller egenkontroll, redovisning av erforderliga tillstånd. Rutiner för hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa. Rutiner för kontinuerlig redovisning av fordonsflottans miljöprestanda. Verifikat: ISO 14001-certifiering eller EMAS-registrering, eller genom att anbudsgivaren redovisar sina rutiner enligt punkterna i kravet. Anbudsgivaren ska uppfylla kraven för producentansvar för förpackningar enligt förordning (SFS 2006:1273 med senaste ändring). Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till FTI eller motsvarande eller genom att anbudsgivaren har ett eget upprättat system. Kravet gäller för den som är producent enligt lagstiftningen, d v s den som yrkesmässigt tillverkar, till Sverige för in eller säljer en förpackning eller en vara som är innesluten i en sådan förpackning. Krav 2.7 Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska ha ett kvalitetsarbete inom företaget. 2014-11-05 16:10 3/8
3.0 Krav på Vara/tjänst: Automater och tillhörande utrustning Leverans av fabriksnya kaffeautomater för färskbryggt kaffe installerade på anvisad plats. Vatten och el är framdraget av Beställaren. Priset ska lämnas som pris per månad och modell i kombination med servicenivå för nedanstående modeller. I hyrespriset ska nedanstående tjänster ingå för de olika servicenivåerna/modellerna. Det ska även finnas möjlighet att teckna serviceavtal med motsvarande innehåll om maskinen köps. Krav 3.1 Kaffeautomaterna ska: ha möjlighet att välja kaffestyrka, koppstorlek, extra grädde, ha möjlighet att brygga både kopp för kopp och i kanna. Kannbryggning avser i första hand svart standardkaffe, ha möjlighet att placera automaten på befintlig bänk eller på anpassat underskåp ha möjlighet att använda såväl standardporslinsmuggar/-koppar som plast-/pappersmuggar vara kallvattenanslutna via befintlig avstängning typ Ballofix eller liknande kunna framställa drycker av ingredienser av olika fabrikat. Köparen ska kunna välja märke efter egen smak och med hänsyn till vattenkvalitet. vara försedda med koppsensor dvs maskinen måste känna av om det finns en kopp för påfyllnad eller inte. Hett vatten ska inte okontrollerat kunna rinna ut vid t ex okynnestryck på apparaten. ha energisparfunktionen aktiverad vid leverans av automaten ha en vattentankstemperatur på minst 94 grader vara utrustade på ett sådant sätt att utfällning av tungmetaller i kaffet av typen bly inte är möjlig. ha en bryggtid för kaffe ej över 30 sekunder Krav 3.2 Modell 1 (färskbryggt kaffe) Automat med följande val: Kaffe och hetvatten. Ca 80 koppar ska kunna tas på en påfyllning av kaffe. Modell 2 (färskbryggt kaffe) Automat med följande val: flera alternativ av kaffedryck, såsom kaffe, cappuccino, cacao creme, chocoffee, wiener melange, café au lait, choklad och hetvatten. Ca 160 koppar ska kunna tas på en påfyllning av kaffe. Krav 3.3 Hyres och serviceavtal skall kunna tecknas på den tid som beställaren finner lämplig. Krav 3.4 Servicenivå 1 Leverantören ska: 2014-11-05 16:10 4/8
svara för att personalen har utbildning i att ställa in styrkan/smaken på kaffet utifrån kaffesort och vattenkvalitet. svara för hygienisk service 11 ggr per år, svara för teknisk översyn 1 ggr per år, svara för teknisk service, reservdelar och reparationer vid behov, inställelsetid vid driftstopp max 5 timmar under ordinarie arbetstid 08:00 17:00, kunna tillhandahålla komposterbara sumppåsar utan extra kostnad, kunna leverera förbrukningsvaror 11 ggr per år i samband med servicetillfälle. Extraleverans ska ske inom 48 timmar på vardagar. (Kostnad för detta i Prisbilaga) Kunden svarar för: daglig tillsyn enligt gällande skötselanvisning, påfyllning av ingredienser, tömning av sumpbehållare Servicenivå 2 Leverantören ska: svara för att personalen har utbildning i att ställa in styrkan/smaken på kaffet utifrån kaffesort och vattenkvalitet. svara för all service inklusive leverans och daglig påfyllning av ingredienser. Krav 3.5 Anbudsgivare ska tillhandahålla skötselutbildning till av beställaren utsedda personer vid leverans av automaterna. Krav 3.6 Energianvändning, dryckesautomater Vendingautomater för kalla och varma drycker, exempelvis kaffeautomater, ska ha max nedanstående energianvändning. Mätningar ska göras enligt EVA-EMP version 2.0 eller 3.0 (The European Vending Association Energy Measurement Protocol): VARMDRYCKSAUTOMATER Mellanstor modell (mer än 160 koppar/ fyllning): < 240 Wh/liter (motsvarande energiklass B) Liten modell (mer än 80 koppar/ fyllning): < 190 Wh/liter (motsvarande energiklass A) Vattentankstemperaturen ska vara minst 94 grader vid mätning för övriga automater. Verifikat: Testrapport enligt EVA-EMP version 2.0 eller 3.0, eller likvärdigt. Med likvärdigt menas en testrapport där tester har gjorts på samma sätt som EVA-EMP-protokollet beskriver, samt att resultaten redovisas på samma sätt som i Appendix B i EVA-EMP-protokollet för respektive automattyp. 2014-11-05 16:10 5/8
4.0 Krav på Vara/Tjänst: Förbrukningsvaror Krav 4.1 Sortiment Det färskbryggda kaffet ska vara anpassat för svenska krav. Kaffesortimentet ska vara kända märken och liknande smakrika produkter. Produkterna ska vara av god kvalitet för att kunna tillgodose så många smakriktningar som möjligt. Fairtrade/KRAV-produkter ska kunna tillhandhållas då det bland de deltagande kommunerna finns kommuner som är Fairtrade-certifierade kommuner eller kommuner som har andra typer av beslut som föreskriver Fairtrade produkter. Krav 4.2 Ekologisk produktion Ett urval namngivna produkter som levereras ska uppfylla kriterierna enligt förordning (EG) 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. Verifikat: Certifieringssystem som uppfyller ovanstående krav, t.ex. märkning för EU-ekologisk produktion, KRAV Eller annan dokumentation som verifierar kravet Krav 4.3 Socialt ansvarsfull produktion Ett urval namngivna produkter av kaffe/te/kakao/drickchoklad/socker som levereras ska vara producerade under förhållanden som är förenliga med: ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) FN:s barnkonvention artikel 32 den arbetsmiljölagstiftning samt arbetsrätt som gäller i tillverkningslandet Verifikat Certifieringssystem som uppfyller ovanstående verifieringskrav, t.ex. Rainforest-Alliance, Utz Certified, Fairtrade. Eller annan dokumentation som verifierar kravet Krav 4.4 Referensgruppen skall beredas möjlighet att provsmaka erbjudna produkter från erbjudna maskiner som en del i kvalificeringsarbetet. 2014-11-05 16:10 6/8
5.0 Pris Krav på bilaga 5.1 Vid inlämning ska [ Prisbilaga ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivarens anbudspris ska anges i bilaga. Priser ska anges i SEK exklusive moms. Prisbilaga skall lämnas in en per grupp (Kommun) om inte anbudet gäller alla områden. Priser skall utgå från katalogpris eller prislista som används mot annan kund. Detta ska kunna verifieras av beställaren. Avgifter för leverans, emballage, frakt, faktura, expedition eller annan administrativ avgift accepteras inte. Det ska ingå i angivna anbudspriser. Bilaga Prisbilaga skall vara ifylld och bifogas anbudet. Krav på bilaga 5.2 Vid inlämning ska [ Prislista ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Prislista Pris på offererade produkter som inte ingår i Prisbilaga, ska anges med en rabattsats mot en generell prislista som är offentlig och känd. Leverantören ska lämna prislista med brutto och nettopriser på ingredienser till de offererade automaterna. Prislistan ska innehålla kaffe, te, socker, mjölk, gräddersättning, hela bönor mm. Prislistan skall också innehålla maskiner och utrustning utöver vad som efterfrågas i Prisbilagan för utvärdering. Anbudsgivaren ska ange vilken rabattsats som gäller för respektive produktområde i en överskådlig tabell. Om anbudsgivaren har olika rabattsatser för olika produktgrupper ska detta anges, men beställarna föredrar en enhetlig rabatt för hela sortimentet. Prislistan ska också visa vilka produkter som är Miljö- och rättvisemärkta och enl. vilka krav. 6.0 Köp av kaffeautomat Krav 6.1 Leverantören ska kunna lämna pris på köp av kaffeautomater om någon efterfrågar detta. 7.0 Leveranstid Krav 7.1 2014-11-05 16:10 7/8
Leverantören ska i anbudet ange normal leveranstid från beställning till leverans av automat. 8.0 Betalsystem Krav 8.1 Beställarna kan komma att efterfråga kaffeautomater med olika betalningssystem. Automaterna skall om behov uppstår kunna förses med betalsystem. Priser och möjliga betalsystem skall redovisas. 2014-11-05 16:10 8/8