Rapport uppföljning av Strategisk utbildningsplanering

(Dnr. Mahr 15-2014/232) 1 (av 8) Malmö högskola Gemensamt verksamhetsstöd Arbetsgruppen för uppföljning av Strategisk utbildningsplanering 2013 Rapport uppföljning av Strategisk utbildningsplanering 2013-2014 Bakgrund till den strategiska utbildningsplaneringen I samband med budgetpropositionen 2013 stod det klart att Malmö högskola var i behov av att reducera utbildningsutbudet på grund- och avancerad nivå de närmaste åren. Dels som en konsekvens av att anslaget till de tillfälliga utbildningsplatserna upphörde och dels för att överproduktionen i förhållande till takbeloppet kvarstod. För Malmö högskolas del innebar detta, att utöver den minskning som genomförts i budgeten för 2013, behövdes ytterligare en reducering av utbildningsanslaget genomföras på ca 56 mkr inför år 2014. För att komma i nivå med det minskade utbildningsanslaget och för effekt 2014 krävdes en förändring i utbildningsutbudet redan inför höstterminen 2013. I avsaknad av rutiner för intern omfördelning av utbildningsanslaget tog ledningen fram ett förslag till modell och arbetssätt som presenterade för ledningsgruppen. Fakulteterna fick därefter gemensamma anvisningar (Dnr Mahr 20-2012/303-8) om hur utbildningsutbudet skulle analyseras enligt ett antal kriterier. Fakulteterna ombads också att prioritera sitt utbildningsutbud utifrån Malmö högskolas övergripande vision och strategier, samt regeringens prioriteringar. Utbildningar där högskolan hade specifika utbildningsuppdrag direkt från departementet undantogs från denna process. Förslaget till kriterier att använda vid den strategiska utbildningsplaneringen var enligt följande: Arbetsmarknadens behov Söktryck Kvalitet Prestationsgrader Nätbaserade utbildningar, utifrån prestationsgrad Utbildningar som leder till examen Forskningsanknytning Effektiv resursanvändning Postadress Malmö högskola Gemensamt verksamhetsstöd 205 06 Malmö Besöksadress Malmö högskola Telefon 040-665 72 89 Fax 040-665 70 10 E-post karin.sjogren@mah.se Webb www.mah.se

2 (av 8) Kurser och program med färre än 25 hst ska noga övervägas Andel nollpoängare Utöver utrymmet som avsattes för fakulteterna, lade rektor100 miljoner kronor av utbildningsanslaget som en gemensam strategisk pott för att därigenom möjliggöra strategiska prioriteringar. I uppdraget fick fakulteterna till uppgift att beskriva kurser och program som var prioriterade av fakultetsledningarna, att beskriva övriga kurser och program som ansågs strategiskt viktiga för högskolan (men som inte rymdes i fakultetens utrymme) och slutligen beskriva kurser och program som fakulteterna avsåg att avveckla. Under januari och början av februari 2013 mötte rektor representanter från fakultetsledningarna vid två tillfällen för att diskutera de inkomna underlagen samt för att presentera förslag till beslut. Underlaget från fakulteterna låg sedan till grund för det inriktningsbeslut som fattades av rektor den 6 februari 2013 gällande 2014 års utbildningsutbud. (Dnr Mahr 20-2013/107). Baserat på innehållet i inriktningsbeslutet genomfördes därefter konsekvensbeskrivningar. Den 7 mars 2013 beslutade rektor om: - Ekonomiska ramar för utbildningen per fakultet för 2014-2016, eller till dess annat beslutas. - Antagningsstopp höstterminen 2013 för vissa program. - Vissa specifika fakultetsövergripande uppdrag vad gäller utbildning.

3 (av 8) Bakgrund till uppföljningen Utbildningsberedningen fick i uppdrag av rektor att genomföra en uppföljning av den strategiska utbildningsplaneringen i syfte att kartlägga hur processen gått till och vilka lärdomar som kan dras inför framtiden. En arbetsgrupp tillsattes med representanter från studentkåren, fakulteterna, gemensamt verksamhetsstöd och högskoleledningen samt en extern ledamot i en av fakulteternas styrelser. Arbetsgruppen fick till uppgift att formulera frågor inför uppföljningen, sammanställa synpunkter och ge en avrapportering. I början av februari 2014 ombads fakulteterna via ett utskick att besvara ett antal frågor (Dnr Mahr 15-2014/232) kring hur arbetet med den strategiska utbildningsplaneringen fungerat och vilka erfarenheter som gjorts (bilaga 1). Även högskolans studentkårer fick i uppdrag att besvara frågorna. Frågorna formulerades utifrån följande teman; Processen, Kommunikation, Kriterier samt Resultat, som avsåg att belysa hur själva arbetsprocessen med den strategiska utbildningsplaneringen genomförts samt hur processen upplevts. Processen Hur arbetade fakulteten med processen? Vilken roll hade fakultetsstyrelsen i processen? Hur upplevde ni institutions- fakultets- respektive högskoleledningens roll och agerande i processen? Kommunikation Hur uppfattade ni att bakgrund till och nödvändighet av processen kring strategiskt utbildningsutbud kommunicerades? Hur fungerade kommunikationen internt inom organisationen? Kriterier Hur använde fakulteterna kriterierna? Vilka ytterligare kriterier hade varit behjälpliga i processen? Resultat Ledde förändringarna till ett adekvat utbildningsutbud?

4 (av 8) Vad kan högskolan lära av denna process? Fakulteterna ombads även att förankra sina svar i fakultetsstyrelserna innan de skickades in i mitten av maj 2014. Arbetsgruppen har därefter tagit del av fakulteternas svar (Dnr Mahr 15-2014/232) och vid ett möte 140918 analyserat sammanställningen av dessa. En avrapportering av framkomna resultat och slutsatser till utbildningsberedningen och till ledningsgruppen kommer därefter att göras. Redovisning av resultat från uppföljningen Fakulteternas svar på frågorna i uppföljningen speglar hur fakulteterna påverkades av utbildningsplaneringen. Det framgår tydligt att graden av hur direkt berörd en fakultet varit har haft betydelse för upplevelsen av processen. I bearbetningen av inkomna svar har hänsyn tagits till ovanstående och arbetsgruppen har valt att fokusera på de synpunkter som flera av fakulteterna framfört. Utifrån dessa har sedan ett antal lärdomar av betydelse för en framtida process lyfts fram. I uppföljningen framkommer en rad gemensamma synpunkter, även om arbetet med processen varierade i stort mellan fakulteterna gällande arbetssätt, struktur och systematik. Skillnader förekommer även i hur fakulteterna valde att tolka och tillämpa anvisningarna. Kommunikationen angående bakgrunden till och, nödvändigheten med den strategiska utbildningsplaneringen upplevdes rent allmänt som tydlig och adekvat. Generellt uppvisas förståelse för det akut uppkomna behovet av utbildningsplaneringen men samtidigt framhålls vikten av att kontinuerligt arbeta med utbildningsplanering och inte enbart som en följd av ekonomiska omständigheter. Dock framgår en frustration kring otydlighet gällande valet av modell med uppdelning av utbildningsutbudet i ett garanterat planeringsutrymme respektive en strategisk pott samt tillämpningen av denna modell för inriktningsbeslutet. Relaterat till de skillnader som förekom i hur fakulteterna valde att tolka och tillämpa anvisningarna framträder behovet av ett väl förankrat och transparent arbetssätt för fördelning av utbildningsplatser utifrån en strategisk utbildningsplanering och som samtidigt säkerställer att det finns förutsättningar till en för alla likvärdig och jämförbar utgångspunkt inför kommande utbildningsplaneringar. Kriterier Samtliga fakulteter arbetade utifrån de föreslagna kriterierna i anvisningarna men ett antal förslag på kompletterande tillägg framställdes: Genomströmning - andelen studenter som fullföljer sina studier inom stipulerad tid,

5 (av 8) Utbildning som leder till examen ersätts med Kurser som inte ingår i examen, Omvärldsanalys med fokus på andra konkurrerande utbildningsinstanser internt och externt Samband och beroenden som handlar om samläsning mellan utbildningsprogram samt behovet av speciallokaler i undervisningen. En återkommande uppfattning var önskemål om att tydliggöra definitioner av kriterierna för att underlätta hur de skulle tolkas och appliceras. Särskilt kriteriet kvalitet upplevdes som svårdefinierat i arbetsprocessen. Processen och kommunikation De svårigheter och utmaningar som speciellt betonas i processen handlar till stor del om hur kommunikationen internt, såväl inom fakulteterna som inom högskolan, hanterades samt en emellanåt otydlig ansvarsfördelning. Sammanfattningsvis uppfattades dessa faktorer ha bidragit till att arbetsprocessen i vissa fall försvårades. Intrycket av en ansvarsfördelning med oklara mandat ledde till upplevelsen av avsaknad delaktighet och att processen upplevdes alltför toppstyrd med litet utrymme för påverkan. En otydlig eller utebliven kommunikation bidrog även till att det vid vissa fakulteter skapades oro bland medarbetare och studenter. Sammantaget medförde detta att förtroendet för processen minskade med en upplevelse av svagt förankrade beslut i verksamheten. Dock framhöll fakulteterna att det fanns väl upprättade kommunikationsforum med möjlighet till kontinuerlig information och diskussion. Fakultetsstyrelsernas engagemang i arbetet komplicerades, dels genom att processen sammanföll med införandet av ny arbetsordning för Malmö högskola i januari 2013 och dels genom att styrelserna vid tidpunkten befann sig i ett övergångsskede med ett flertal nyvalda styrelseledamöter. En sammanfattning av detta är att behovet av en tydlig ansvarsfördelning med transparens i arbetet är av avgörande betydelse för att säkerställa att de prioriteringar som görs och de beslut som fattas är väl grundade och baserade på en verksamhetsnära process. Ytterligare en försvårande omständighet var den mycket hårda tidspress som processen innebar. Tidspressen fick till följd att utrymmet att hinna förbereda och reflektera inför välgrundade prioriteringar upplevdes som alltför snävt. Följaktligen stärker detta behovet av en tydlig framförhållning inför kommande utbildningsplaneringar med realistiska tidsplaner som inräknar tid för förankring. Studenternas återkoppling Hur direkt berörd en fakultet var av den strategiska utbildningsplaneringen har också haft betydelse för hur studenterna har upplevt och påverkats av processen. Processen beskrivs generellt som inledningsvis inkluderande men att

6 (av 8) studentombuden inte involverades i tillräcklig grad. Att arbetet med processen dels varierade mellan fakulteterna och dels skedde under tidspress bidrog till att ett löpande och konsekvent studentinflytande försvårades. Specifikt betonas att inga studentombud fanns involverade i riskanalysen när inriktningsbeslutet var uppe för diskussion med fackförbund och skyddsombud. Kommunikationen kring bakgrunden till och det nödvändiga med processen upplevdes tydlig av involverade fakultetsombud. Däremot framstod arbetet med den strategiska utbildningsplaneringen överlag som oklar för Malmö högskolas studenter. Informationsinsatser genomfördes därför med stöd från fakultetsledningarna i syfte att uppdatera studenterna med tydlig och aktuell information. Dock framhålls att det hade underlättat om även högskoleövegripande information gått ut till antagna studenter för att undvika oro inför påbörjandet av utbildning. Resultat Arbetet med den strategiska utbildningsplaneringen har medfört en möjlighet att se över hela Malmö högskolas utbildningsutbud i sin helhet vilket generellt upplevts som positivt. Retrospektivt framgår det att användandet av begreppet strategisk utbildningsplanering inte var allt igenom rättvisande, då processen i huvudsak var fokuserad på att gemensamt genomföra intern omfördelning baserad på minskade resurser. Av de resulterade förändringarna i utbildningsutbudet kan konstateras att processen lett fram till en betoning av att bibehålla programutbildningar på bekostnad av fristående kurser. Summering Av de tendenser som uppföljningen av den strategiska utbildningsplaneringen 2013 visat lyfter arbetsgruppen sammanfattningsvis fram följande synpunkter vilka torde vara av betydelse för en framtida process: - Högskolan behöver arbeta strategiskt och systematiskt med intern fördelning och omfördelning av utbildningsuppdrag. - Användandet av begreppet strategisk utbildningsplanering var missvisande när processen i huvudsak var fokuserad på att gemensamt genomföra intern omfördelning av minskade resurser. I en framtida process bör därför syftet tydligare och på ett mer rättvisande sätt framgå i beskrivningen av uppdraget. - Tolkningen av uppdraget varierade och därmed genomfördes processen på olika sätt vid de berörda fakulteterna. Av betydelse blir därmed att säkerställa likvärdiga och jämförbara utgångspunkter i en framtida process. - En framtida process måste baseras på tydliga beskrivningar av mandat och ansvar där högskoleövergripande forum inkluderas och studentinflytande säkerställs. - En framtida process måste baseras på relevanta och tydligt definierade kriterier

7 (av 8) - Framförhållning och realistisk tidsplanering behövs i förhållande till organisationens olika nivåer. - Målgruppsanpassade kommunikationsplaner, inkluderat kommunikation till studenter, behöver kopplas till den interna processen Högskoleövergripande slutsatser lärdomar för förändring Uppföljningen av den strategiska utbildningsplaneringen 2013-2014 har genomförts i två delar, dels den här beskrivna uppföljningen av processen som sådan och dels en separat uppföljning av processen för personalomställning som följde som en konsekvens av det minskade utbildningsuppdraget. Syftet med uppföljningen är att lära av vad som fungerat väl och vad som behöver göras annorlunda om och när högskolan hamnar i en liknande situation i framtiden. Baserat på den återkoppling som fakulteterna har givit och som finns sammanfattat i denna rapport drar högskoleledningen följande slutsatser: Malmö högskola behöver kontinuerligt arbeta med uppföljning och utveckling av sitt utbildningsutbud. Genom ett mer proaktivt arbetssätt skapas förutsättningar för att både öka och minska utbudets storlek, och för att kunna omprioritera resurser inom en konstant ram. Malmö högskola behöver skapa en accepterad och känd process för att kunna omfördela utbildningsuppdrag internt på högskolan. En sådan process för reduktion, utökning eller omfördelning av utbildningsutbud behöver innehålla en mycket tydlig beskrivning av vilka funktioner och grupper som har en roll i processen, samt vilken denna roll och det därtill knutna mandatet är. Ett betydligt större fokus måste läggas på högskolegemensam kommunikation vid förändringsprocesser av denna typ. Det gäller till högskolans anställda, men med samma prioritet också till högskolans studenter och samarbetspartners. I uppföljningen av den strategiska utbildningsplaneringen konstaterar fakulteterna att de resulterade förändringarna i utbildningsutbudet har lett fram till en betoning på programutbildningar på bekostnad av fristående kurser. En jämförelse mellan antagningsstatistiken från HT 2013 till HT 2014 visar på en procentuell minskning av antalet anmälningsalternativ med sammanlagt -11 %. Av denna förändring står utbudet av fristående kurser för den största minskningen (-11 %). Utbudet av utbildningsprogram har minskat med -8 %. Trots att detta arbete genomförts utbildar högskolan fler studenter än vi får betalt för av staten.

8 (av 8) En närmare analys visar att det förändrade utbildningsutbudet inte entydligt kan kopplas till den strategiska utbildningsplaneringen eftersom även andra förändringar genomförts (avveckling av program, revision av program, utveckling av nya huvudområden). Denna rapport har presenterats för utbildningsberedningen och kommer att framläggas till Malmö högskolas ledningsgrupp tisdagen den 16 december 2014. Stefan Bengtsson Rektor Cecilia Christersson Prorektor