Workshop om handlingsplanen för miljöprogrammet , Sankt Gertrud, Malmö Minnesanteckningar

Transkript

1 Workshop om handlingsplanen för miljöprogrammet , Sankt Gertrud, Malmö Minnesanteckningar Grupp 1 Arbetet med Miljöprogrammet ska inte drivas i ett separat spår utan behöver integreras i hela verksamheten. Identifiera vilka aktiviteter som redan genomförs. Organisera möte för SOL-personer, för att diskutera olika sätt på vilket arbetet kan utföras i praktiken. Identifiera vad vi inte ska jobba med och avgränsa arbetet efter det. Skapa en lärande organisation kring arbetet genom att t.ex. liksom idag träffas vid återkommande tidpunkter och utbyta erfarenheter kring hur varje förvaltning arbetar. Vid revidering av handlingsplanen är det väldigt viktigt att synka aktiviteterna med KF-målen. Vid revidering av handlingsplanen behöver denna synkas med Stadskontorets arbete med hållbarhetsintegrering (hållbarhetsindikatorerna). Representant från Miljöförvaltningen besöka olika förvaltningarna och informera kanske framförallt mot ledningsgrupp för att öka förståelse och underlätta implementering av handlingsplanen. Viktigt att reda ut vad de olika definitionerna innebär. Resurser måste finnas för de aktiviteter som ska utföras. Viktigt att genomförandet går att följa upp, att det faktiskt följs upp och att detta återkopplas. Aktiviteter som inte redan finns i verksamhetsplanerna bör identifieras och om möjligt föras in i 2017 års verksamhetsplaner. Viktigt med förankring uppåt i organisationen. Representant från Miljöförvaltningen besöka olika förvaltningarna och informera kanske framförallt mot ledningsgrupp för att öka förståelse och underlätta implementering av handlingsplanen. Organisera möte för SOL-personer, för att diskutera olika sätt på vilket arbetet kan utföras i praktiken. Vid revidering av handlingsplanen är det väldigt viktigt att synka aktiviteterna med KF-målen. Ta upp Miljöprogrammets genomförande som punkt på Miljölägesdagen. När ska aktiviteterna rapporteras? Framgår detta i STRATSYS? 5. Övrigt Att handlingsplanen revideras kan försvåra arbetet något. SOL-person även från stadsområde? SOL-personer behöver kanske inte komma från ansvarig nämnd. Nästa miljöprogram bör vara en del i ett större hållbarhetsprogram.

2 Grupp 2 SO (Stadsområde) utgår från KF-mål, därför problematiskt att de inte är inbakade i dessa mål (tvärtom). Miljömål finns, men handlingsplanen ej känd idag. Sysav har avfallsplan/kommun och har projekt; ibland finns skärningspunkter och då integreras handlingsplanen där möjligt. Men kommer inte att handla efter handlingsplanen. SOL-personens uppgift är att se vilka aktiviteter som faller mellan stolarna. Kompetensutveckling för de ute i organisationerna som ej har detta som kärna. Få ett sammanhang. Hitta synergier mellan förvaltningar och bolag -> SOL-personer sammanställer aktiviteter för att hitta gemensamma nämnare. SO kan hitta gemensamt arbetssätt/metoder, kan också tänka sig att resurser som är gemensamma för alla (t ex 20% av en tjänst/so). Politiker/verklighet går inte efter MP -> kan Mf ge stöd här? Varje beslut blir en diskussion! Stöd för att trycka på här viktigt! Mycket vård- och omsorgsperspektiv. Aktiviteter måste integreras i daglig verksamhet. Det ska bara finnas valet att göra rätt! Jämställdhetsaspekten viktig hur tas den med? Tydlig koppling med KF-mål och nämndsmål. Synergieffekter mellan åtaganden och projekt. SOL-person ska kartlägga vilka aktiviteter som det arbetas aktivt med och inte (kartlägga luckor). Möten efter behov, ej fast arbetsgrupp/struktur. Större ws 1-2 ggr/år som visar hur långt vi kommit, var luckor finns och goda exempel. SOL-person måste fundera över hur det är relevant för alla som inblandas, varför ska de lägga tid på detta? Det ska väcka nyfikenhet, visa att det är roligt! Se tidigare svar under 1. Till nästa gång -> prioriteringsområden/-ordning? Kontaktlistor utskickade. Föreläsningar/ws för kompetenshöjning. Söka finansiering där viljan/frågeställningen finns hos resp. förvaltning. Förankra handlingsplanen nämnder, chefsmöten, APT. Hur handlingsplanen kan bidra till resp. verksamhets dagliga arbete. Tydligare koppling mellan mål. Se över vilka resurser som krävs för att arbeta med detta. Hur kan resp. organisation med synergiinsatser få in arbetet i ordinarie verksamhet. Kontakter, energi och engagemang.

3 Grupp 3 Strukturera upp arbetet på respektive förvaltning. Renodla och fokusera på det varje förvaltning kan bidra med i olika åtaganden. Koppla till nämndernas mål. Samordna stadsområdenas arbete. Förankring (ledningsnivå) Förtydande Kopplas till mål (Vp) Koppla det till nämndsmålen KF, ska ej vara ett sidodokument. Kommunikation, information Stadsområden bör gå ihop gemensamt till åtagenden. Dialog, kommunikation, samordning. Kompetens, resurser. Koppla ihop rätt personer nätverk SOL-personer. Stöd till SOL-personer för återrapportering. Hur man involverar andra. Hur avrapportering kan ske. Fördelar med samordning. Mest samarbetsbehov med Mf. Tydlighet behövs.

4 Grupp 4 Utmaningar Stöd från politiken - Resurser: personella och ekonomiska - Svårt att få stöd för annat än kärnverksamhet - Det finns många planer och strategier, hur koppla ihop? - Den strategiska kärnan får inte glömmas bort när akuta situationer uppkommer - Målkonflikter Hur - Vi måste väva in miljöarbetet i kärnverksamheten rutiner för detta, checklistor, tex i dp-processer och bygglov. -Visa att handlingsplanen hjälper till att nå KF-mål, Stratsys -Bättre samarbete mellan förvaltningar -Strategi för intern kommunikation av handlingsplanen inom Malmö stad -målförstärkning -Ha någon i ledningsgrupp som är engagerad i handlingsplanen -miljöaspekten ska vara en naturlig del av våra processer, som tex jämställdhet, barnperspektivet etc -FN-målen hur använder vi dem? Politiker ställer sig bakom -> helhetsbilden -Kommunikation även inom en förvaltning -Vi skulle behöva veta vilka medarbetare som är engagerade på de olika förvaltningarna alla använder inte KOMIN. -Vi kan använda Komin för att bygga upp ett nätverk. Använda det mer som kommunikationsforum. -Försöka koppla ihop handlingsplanen med egen vp. -Hur ska SOL-personerna jobba? Ansvar? Uppgifter? -Hur ska tex VA SYD som ej är med i Stratsys kunna rapportera sina åtaganden? Behövs kanske ett gemensamt forum? -Vem är kontaktperson inom de olika områdena? -Använd Komin för att synliggöra vad som händer. -Snacka med macka för alla -Dragningar på ledningsgruppsmöten -Kommunicera utförda kommunikationsinsatser -Mf måste få avsatt tid för kommunikation av handlingsplanen -Kommunikation med de som har mandat på resp. förvaltning -Vi behöver också ha bättre och mer tillgänglig kommunikation med medborgare

5 Grupp 5 Som SOL person är det lämpligt att hitta en grupp av nyckelpersoner från de olika förvaltningarna/bolagen. Kick off möte kan vara lämpligt, kanske då med en större grupp människor för att hitta nyckelopersonerna. Eventuellt så kan man ha mer regelbundna möten med återkoppling om hur arbetet går. Essentiellt är att förvaltningarnas/bolagens arbete med handlingsplanen vävs in i respektive verksamhetsplan. Inom Husaren-gruppen så hade de flesta inte jobbat med handlingsplanen och hade inte varit delaktiga i att ta fram den. Viktigt att man(förvaltningarna, miljöförvaltningen(?)) säkerställer att de bolag/förvaltningar som är ansvariga för genomförande av ett åtagande, har en ansvarig kontaktperson för respektive åtagande. Lämpligt är att detta även kopplas till en tjänst/befattning i fall anställda skulle byta jobb. Det kan vara lämpligt att göra en beskrivning av hur tidskrävande ett arbete som kontaktperson för ett åtagande kan vara, då det behöver passa in i individuella planeringar på respektive förvaltningar. Sannolikt är arbetet som kontaktperson mest tidskrävande vid uppstarten av arbetet med handlingsplanen, och lär mattas av när handlingsplanen går mot sitt sista år. En kommunikationsplattform för ett åtagande är lämpligt så att frågor kan dryftas och diskuteras. Kan handlingsplanen integreras i Stratsys? Ja säger kollega från MF, de har redan fått det i uppdrag. En sådan lösning fungerar dock inte för de kommunala bolag som inte har STratsys. Uppföljningsdagar av arbetet är önskade och högst relevanta -> exempelvis miljölägesdagen. Det kan vara av vikt att tydliggöra för förvaltningar och kommunala bolag vilka delar i handlingsplanen som även omfattas av miljölagstiftning eller annan lagstiftning, och vilket som är frivilliga åtaganden. På så vis så kan det framgå tydligare att förvaltningar/bolag måste jobba med vissa frågor. Vi på MF kan behöva bli bättre på att förelägga förvaltningar/bolag om de inte agerar, på så vis tydliggör vi även vad som är lagkrav och vad som konkret ska göras. Smala frågor inom förvaltningar och bolag gör nytta och bör genomföras och presenteras. Det är kanske inte nödvändigt att varje förvaltning/bolag tar ett helhetsgrepp om hela frågan på en gång, utan smalnar av och konkretiserar för att göra det genomförbart och realiserat. Aktiviteter i handlingsplanen behöver ses över så de blir mer anpassade för förvaltningarnas/bolagens verksamheter. Det underlättar för de kontaktpersoner inom förvaltningarna/bolagen om de vet mer konkret vad det är de ska göra och vilka mandat de har. En förvaltningsövergripande styrgrupp finns inte. Det kan vara bra för att stimulera att krav på miljöarbetet kommer uppifrån inom varje förvaltning.