S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-20 DNR 9.3-13893/08 SSA 2008:16 Nya Elementar Att: Lars Gustavsson Kopia: Agnetha Styrwoldt-Alfheim, Utbildningsförvaltningen HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NYA ELEMENTAR Närvarande från Nya Elementar: Lars Gustavsson Annika af Winklerfelt Närvarande från Stadsarkivet: Sara Naeslund Martin Ståhl Rektor Skolkanslist, arkivredogörare Inspektionsförrättare Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Jaan Pannel, arkivarie, samt Britta Wallner, arkivassistent. Jaan Pannel ersatte Agnetha Styrwoldt-Alfheim, arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Nya Elementar 2008-12-01. Skolan, som har en lång historia men som återuppstod som kommunal grundskola (idag med särskola, träningsskola och resursskola) år 1999, har inte inspekterats tidigare. Stadsarkivet kunde vid inspektionen konstatera vissa brister i skolans hantering av allmänna handlingar, t.ex. gällande arkivredovisningen och förvaringen. På andra områden hade skolan dock goda rutiner. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Nya Elementar att: - Uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. - Försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. - Använda papper, pennor, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Revidera sin arkivbeskrivning. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. - Ha en arkivlokal som lever upp till de tekniska krav som ställs på arkivlokaler i RA-FS 1997:3 (Riksarkivets författningssamling). Skolan måste antingen bygga om den befintliga arkivlokalen eller ta en ny i bruk. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Nya Elementar ska senast den 2009-08-30 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats.
Stadsarkivet rekommenderar Nya Elementar att: - Fastställa rektorns och biträdande rektorns ansvar. - Fastställa ansvarsfördelningen mellan skolan och den centrala förvaltningen. - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: sekretess, hur handlingarna ska lagras under olika faser. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning ska endast göras om skolan själv har nytta av det.
ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Agnetha Styrwoldt-Alfheim, chef för administrativa avdelningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Jaan Pannel som förvaltningens representant. Rektorn för Nya Elementar, Lars Gustavsson, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Detta förhållande behöver närmare förtydligas i skolans arkivinstruktion. Överlag bör ansvarsfördelningen mellan skolan och Utbildningsförvaltningen tydligt fastställas, t.ex. i delegationsordningen. Arkivinstruktionen har tagits fram centralt av Utbildningsförvaltningen men behöver anpassas så att den stämmer överens med skolans organisation och arbetssätt. Instruktionen behöver också fastställas officiellt med diarienummer och underskrift. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Skolan har enligt uppgift en fungerande arkivorganisation som också är bekant bland personalen. Två arkivredogörare har utsetts. Nya Elementar ska uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Skolan bör fastställa rektorns och biträdande rektorns ansvar. Skolan bör fastställa ansvarsfördelningen mellan skolan och den centrala förvaltningen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms av skolan som tämligen god bland medarbetarna på skolan. Informationsinsatser har hållits men skolan menar att man säkerligen kan göra ännu mera på detta område. Bl.a. planerar man att skriva en enkel lathund om hantering av allmänna handlingar. Nya Elementar bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket.
HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Nya Elementar använder den dokumenthanteringsplan som finns för skolorna (se stadsarkivets gallringsbeslut, SSA 2008:13). Arkivbildningsplanen kommer att uppdateras (för t.ex. utbildningsmaterial) av Utbildningsförvaltningen och skolan måste bevaka detta arbete samt se om planen behöver anpassas efter skolans eget behov. Den centralt framtagna planen har vissa brister. Bl.a. saknas uppgifter om sekretess och lagring under olika faser av livscykeln. Dessutom behöver planen kompletteras med digitala handlingar. Fastställda diarieföringsrutiner finns Nya Elementar har överlag goda rutiner för sin postöppning och registrering av allmänna handlingar. Dock föreföll det oklart om alla lärares e-post verkligen lästes vid frånvaro. Dessutom måste skolan se till att diariet samt diarieplanen tas om hand och bevaras. Nya Elementar ska uppdatera sina hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. Skolan ska försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning. Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess, - hur handlingarna ska lagras under olika faser. Nya Elementar bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Skolan bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Inga förändringar i verksamheten är inplanerade. Skolan har inget leveransbehov.
TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Nya Elementar tillämpar de gallringsbeslut som finns för Utbildningsförvaltningen samt de generella gallringsbeslut som gäller för staden. Det finns behov av gallringbeslut Nya Elementar måste värdera informationen i sitt verksamhetsegna system Infomentor. Dessutom behöver skolan se över behov av gallring i sin bilddokumentation. Stadsarkivet informerade skolan också om hur det nya generella gallringsbeslutet för handlingar av uppenbart ringa betydelse (SSA 2007:12) får tillämpas, dvs. att en ev. gallring måste dokumenteras med en hänvisning till beslutet i skolans hanteringsanvisningar. Nya Elementar ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Det enda system som skolan själv ansvarar för är Infomentor. Systemet ska troligen ersättas av Skolwebben längre fram. För de system som skolan delar med andra (Bosko/Skolwebben, Lisa, Agresso) har arkivansvaret redan utsetts. Beroende på vad skolan kommer fram till i sin gallringsutredning av Infomentor liksom i sin värdering av digitala bilder har skolan även ett ansvar för att den information som ska bevaras digitalt också kan bevaras. Skolan måste då ta fram en strategi för detta. Arkivbeständiga produkter används inte Skolan kunde inte säkert ange om de papper, pennor, faxar och kopiatorer som används lever upp till de tekniska krav som ställs i regelverket. Skolan måste försäkra sig om att så är fallet. Nya Elementar ska ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Skolan ska använda papper, pennor, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar.
Skolan bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns delvis Nya Elementar har nyligen upprättat en arkivbeskrivning som följer den mall som tagits fram av Utbildningsförvaltningen centralt. Skolans arkivbeskrivning fungerar bra som historik men saknar uppgifter om viktigare handlingstyper, sökingångar i materialet, sekretessregler samt giltiga gallringsbeslut. Dessutom anges rektorn felaktigt som arkivansvarig. Nya Elementar måste således uppdatera sin arkivbeskrivning med nämnda uppgifter. En arkivförteckning finns delvis Nya Elementar har nyligen börjat att föra en arkivförteckning för materialet från den nuvarande arkivbildaren, dvs. fr.o.m. år 1999. Arkivförteckningen måste överlag fyllas på med fler handlingar. Mera detaljerade synpunkter på förteckningen har efter inspektionen getts muntligt till skolan. Brister som kunde iakttas var bl.a. att vissa förteckningsblad inte stämde överens med innehållsförteckningen, tidsangivelse saknas för många volymer (för elevakterna har en felaktig tidsperiod angetts), en del anmärkningar behöver göras mer utförliga samt att vissa serier i dagsläget är tomma. Stadsarkivet uppmanar skolan att föra en diskussion med Utbildningsförvaltningen hur förtecknandet ska gå till samt hur styrd skolan egentligen behöver vara av förvaltningens centrala mallar. Gallringsbara handlingar redovisas inte De gallringsbara handlingarna måste redovisas förenklat tillsammans med arkivredovisningen. Detta kan ske på olika sätt, t.ex. genom att bifoga hanteringsanvisningarna eller de gällande gallringsbesluten till arkivförteckningen. Nya Elementar ska revidera sin arkivbeskrivning. Skolan ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Skolan ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan.
Skolan bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning ska endast göras om skolan själv har nytta av det. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Nya Elementar förvarar allmänna handlingar i flera dokumentskåp, varvid ett av dessa hade brandklass EI 60 och ett annat av skåpen (hos skolhälsovården) överhuvudtaget inte kan anses vara lämpligt för att förvara handlingar i. Resterande skåp som granskades hade rätt brandklass. Värre stod det emellertid till med skolans arkivlokal, där bl.a. skolans växel finns. Dessutom har flera stora hål i väggarna inte tätats på ett tillfredsställande sätt. Nya Elementar måste därför se över sin förvaring av allmänna handlingar. I detta ingår att införskaffa nya dokumentskåp som lever upp till kravet på rätt brandteknisk klass, dvs. EI 120, samt att antingen bygga om den befintliga arkivlokalen eller ta ett nytt förvaringsutrymme i anspråk. Stadsarkivet vill uppmärksamma skolan att även de elevpärmar som i dagsläget förvaras oskyddade på lärarnas rum under elevernas skolgångstid bör föras till skyddad förvaring. Elevpärmarna utgör viktig dokumentation och skolan måste se till att de skyddas mot t.ex. brand- eller vattenskador. Nya Elementar ska ha en arkivlokal som lever upp till de tekniska krav som ställs på arkivlokaler i RA-FS 1997:3 (Riksarkivets författningssamling). Skolan måste antingen bygga om den befintliga arkivlokalen eller ta en ny i bruk. Skolan ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv 2009-01-20 Sara Naeslund Inspektionsförrättare