RevisionsPM Uppföljande granskning av rutiner för bisysslor Kristianstad kommun November 2009 Mattias Haraldsson, revisionskonsult Anna Eriksson, revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...3 2 Inledning och revisionsfråga...5 3 Metod och avgränsning...5 4 Granskningsresultat...6 4.1 Barn- och utbildningsnämnden...6 4.2 Byggnadsnämnden...6 4.3 Integrations- och arbetsmarknadsnämnden...6 4.4 Kultur- och fritidsnämnden...6 4.5 Miljö- och hälsoskyddsnämnden...6 4.6 Tekniska nämnden...6 4.7 Kommunstyrelsen...6 2
1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av Kristianstads kommuns revisorer har Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB granskat om det förekommer inköp av leverantörer där tillsvidareanställda inom Kristianstads kommun har ekonomiska intressen (anknuten bisyssla) samt vilken kontroll som finns på området. Granskningen är avgränsad till barn- och utbildningsnämnden, byggnadsnämnden, integrations- och arbetsmarkandsnämnden, kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden och tekniska nämnden. Bakgrunden är att revisorerna under år 2009 granskat förekomsten av tillsvidareanställdas bisysslor inom Kristianstads kommun samt de regler, policys och rutiner som berör området (Granskning av rutiner för bisysslor, aug 2009). En av slutsatserna i granskningen var att de flesta intervjuade svarade att inköp inte gjordes från leverantörer där egna anställda hade ekonomiska intressen (anknuten bisyssla). Föreliggande granskning tar sin utgångspunkt i denna slutsats. Granskningen visar att det i de granskade nämnderna, med få undantag, har skett inköp under perioden juni 2008 och juni 2009 från leverantörer där det finns en anknuten bisyssla hos egen tillsvidareanställd och/eller hos tillsvidareanställd inom en annan förvaltning. Avseende kännedom är svaret generellt att kännedom inte förelegat när det handlar om inköp från leverantör där det funnits en anknuten bisyssla hos tillsvidareanställd inom en annan förvaltning. Vid inköp från leverantör med en anknuten bisyssla hos tillsvidareanställd inom den egna förvaltningen så varierar kännedomen vid inköpstillfället. Granskningen visar att det finns exempel på registrerade bisysslor som är anknutna till leverantörer som har levererat varor och tjänster till kommunen som inte varit dokumenterade. Detta följer slutsatserna från revisorernas föregående granskning, dvs. att dokumentation sker men på varierande sätt och inte alltid fullt ut i alla granskade nämnder. Likt föregående granskning återupprepar vi därför att vi anser att kommunstyrelsens riktlinjer för bisysslor bör förtydligas med ett avsnitt kring dokumentation av bisysslor. Styrelsen och nämnderna bör också se över sina rutiner för dokumentation och uppföljning av bisysslor. I föregående granskning pekade vi på möjligheten att delegera frågan om förbud av bisyssla, behovet av att införa en översiktlig informationsrutin inom styrelsen och nämnderna samt behovet av att förstärka informationen vid t ex arbetsplatsträffar och uppföljningen vid t ex medarbetarsamtal. Resultatet av denna granskning förstärker dessa slutsatser. Ingen av de intervjuade anger att de har särskilda rutiner för att kontrollera frågan om anknuten bisyssla vid inköpstillfället. Det är förmodligen inte heller rimligt att vid varje in- 3
köp göra en sådan kontroll. Det bör dock övervägas att föra in frågeställningen om bisyssla inom ramen för intern kontroll. Baserat på föreliggande och föregående granskning rekommenderar vi följande till styrelsen och alla nämnder: Förstärk kravet på, och formerna för, dokumentation i kommunstyrelsens riktlinjer för bisysslor. Se över och förstärk rutinerna för dokumentationen av bisysslor. Öka informationen till anställda om bisysslor, t ex vid arbetsplatsträffar och öka uppföljningen av bisysslor, t ex vid medarbetarsamtal. Överväg området bisyssla som granskningsobjekt inom ramen för intern kontroll. 4
2 Inledning och revisionsfråga På uppdrag av Kristianstads kommuns revisorer har Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB granskat om det förekommer inköp av leverantörer där tillsvidareanställda inom Kristianstads kommun har ekonomiska intressen (anknuten bisyssla) samt vilken kontroll som finns på området. Bakgrunden är att revisorerna under år 2009 granskat förekomsten av tillsvidareanställdas bisysslor inom Kristianstads kommun samt de regler, policys och rutiner som berör området. Granskningen var avgränsad till följande nämnder, barn- och utbildningsnämnden, byggnadsnämnden, integrations- och arbetsmarkandsnämnden, kommunstyrelsen, kulturoch fritidsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden och tekniska nämnden. Granskningen fastställdes av revisionen vid sitt sammanträde den 26 augusti 2009. En av slutsatserna i granskningen var att de flesta intervjuade svarade att inköp inte gjordes från leverantörer där egna anställda hade ekonomiska intressen (anknuten bisyssla). Föreliggande granskning är en uppföljning av denna slutsats. Följande revisionsfrågor har förelegat granskningen: Har det under perioden juni 2008 tom juni 2009 skett inköp från leverantörer där anställda har ekonomiska intressen (anknuten bisyssla)? Om ja, var detta känt vid inköpstillfället och var bisysslan dokumenterad? Följande nämnder ingår i granskningen; barn- och utbildningsnämnden, byggnadsnämnden, integrations- och arbetsmarkandsnämnden, kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden och tekniska nämnden. 3 Metod och avgränsning Granskningen har utgått från kommunens leverantörsregister där ett utdrag har begärts fram som täcker inköp under perioden juni 2008 tom juni 2009. Baserat på de bisysslor som finns i Bolagsverkets register avseende tillsvidareanställda inom de utvalda nämnderna har stickprovsvisa sökningar gjorts i leverantörsregistret. Granskningen gör därför inte anspråk på att ge en heltäckande bild, utan frågeställningarna har stickprovsgranskats. Baserat på resultatet har representanter för förvaltningen svarat på granskningens frågor. Vi har inte detaljgranskat enskilda inköp eller bedömt huruvida bisyssla eller inköpet kan ha varit förtroendeskadligt, hindrande eller konkurrerande med verksamheten. 5
4 Granskningsresultat 4.1 Barn- och utbildningsnämnden Har gjort flera inköp från leverantörer där egen anställd har ekonomiska intressen. Kännedomen hos inköparna om att det funnits en anknuten bisyssla har generellt varit begränsad. Det finns exempel på där det funnits kännedom, men vid detta fall har leverantören lämnat det bästa priset och personen med bisyssla har inte varit inblandad i inköpet. I enstaka fall har förekommande bisyssla inte varit dokumenterad. Bristen har åtgärdats. Det bör beaktas, jämfört med övriga nämnder, att barn- och utbildningsnämnden har betydligt fler anställda. 4.2 Byggnadsnämnden Har gjort ett enstaka inköp från leverantör där anställda inom annan förvaltning har ekonomiskt intresse. Enligt förvaltningens svar förelåg ingen kännedom vid inköpstillfället. 4.3 Integrations- och arbetsmarknadsnämnden Har gjort inköp från leverantör där egen anställd har ekonomiska intressen. Speciella omständigheter förelåg (enligt förvaltningen), utredning gjordes och förvaltningschefen godkände inköpet. Bisysslan var känd men inte dokumenterad enligt kommunens riktlinjer. 4.4 Kultur- och fritidsnämnden Har gjort inköp från leverantör där egen anställd har ekonomiska intressen. Litet belopp och speciella omständigheter förelåg (enligt förvaltningen). Bisysslan var känd vid inköpet och dokumenterad. 4.5 Miljö- och hälsoskyddsnämnden Vi har inte funnit att inköp gjorts från leverantör där egen anställd eller anställd i annan förvaltning har ekonomiska intressen. 4.6 Tekniska nämnden Har gjort flera inköp från leverantörer där anställda inom andra förvaltningar har ekonomiska intressen. Enligt förvaltningens svar förelåg ingen kännedom vid inköpstillfället. Vi har inte funnit att inköp gjorts från leverantör där egen anställd har ekonomiska intressen. 4.7 Kommunstyrelsen Har gjort inköp från leverantör där egen anställd har ekonomiska intressen. Speciella omständigheter förelåg och information gavs i efterhand. Bisysslan är dokumenterad. 6