Innehåll MILJÖ- OCH BYGGLOVSNÄMNDEN 2 Ansvarsområden 3 Årets resultat 3 Väsentliga personalförhållanden 3 Miljöredovisning 5 Kvalitet 6 Miljö och hälsoskydd 6 Bygglov 8 Investeringar 9 Bilagor 1 Årsbokslut - driftbudget 2 Måluppfyllelse/ Verksamhetsmått volymer - nyckeltal 3 Personalstatistik 4 Investeringsredovisning
2012-01-22 sid 2 MILJÖ- OCH BYGGLOVSNÄMNDEN Ordförande: Aphram Melki(C) Förvaltningsdirektör: Per-Olof Kroon Antal anställda: 32 Förvaltningschefernas ord om 2011 Den största händelsen för bygglovverksamheten under året har varit införandet av en ny plan- och bygglag. Detta har ställt krav på utbildning och framtagande av helt nya rutiner på grund av nya krav på tillsyn i fält samt samverkan med miljö- och hälsoskydd. Den nya lagen har dessutom inledningsvis gällt parallellt med de gamla reglerna vilket tillsammans med bytet till ett nytt ärendehanteringssystem har ställt stora krav på både handläggarna och på den administrativa personalen. Inom miljö- och hälsoskydd har antalet inkomna klagomålsärenden ökat påtagligt, framförallt gällande skadedjur, trafikbuller och inomhusmiljö. Detta förmodas bero på att det är lättare att komma i kontakt med kommunen efter införandet av den kommungemensamma kundtjänsten. Det har också förekommit flera ärenden med skadeinsekter i bostäder. Ett intensivt arbete med att effektivisera klagomålshanteringen har bedrivits under andra halvan av året. Den samlade myndigheten redovisar ett underskott för 2011. Bygglovsverksamhetens underskott beror på att man på grund av vikande konjunktur tappat intäkter samtidigt som omställning till ny Plan- och Bygglag har inneburit minskad produktion och ökade administrativa kostnader. Man tappade också produktion i samband den flytt till nya lokaler som blev nödvändig grund av den tidigare helt provisoriska lokalsituationen. Miljö- och hälsoskyddsverksamheten redovisar också ett underskott. Det beror på att man har tagit det egna kapitalet i anspråk för att arbeta med kvalitetsutveckling enligt LEAN. Nämndens förfogandeanslag har i sin helhet använts för att täcka underskottet på bygglovenheten. Organisatoriskt har bygglovenheten under år 2011 tillhört kommunledningskontoret, med stadsarkitekten som chef. I slutet av året fattades beslut om att flytta ihop avdelningen med miljö- och hälsoskyddsavdelningen på Bygg- och miljöförvaltningen. På detta sätt har Miljö- och bygglovsnämnden fått en sammanhållen tjänstemannaorganisation, med gemensam tjänstemannaledning. Inför det nya året inleds arbetet med att sammanfoga myndighetens två delar till en effektiv helhet. Viktiga delar i detta arbete är att identifiera vilka arbetsuppgifter som spänner över hela myndighetens arbetsområde och hur man ska bedriva samordnad tillsyn. Avdelningen behöver också hitta möjligheter till förbättrad daglig samverkan. Myndighetens taxor kan bli föremål för översyn, framförallt för att öka intäkterna inom bygglovsområdet men anpassningar och förenklingar behövs även inom nämndens övriga verksamhet. Enligt miljöplanen finns det ett uppdrag att se över miljödiplomeringen. Antalet miljödiplomerade företag ska öka enligt kommunens långsiktiga mål.
2012-01-22 sid 3 Ansvarsområden Bygg- och miljöförvaltningen är verkställande organ för miljö- och bygglovsnämnden och den tekniska nämnden. Under miljö- och bygglovsnämnden sorterar avdelningarna Miljö- och hälsoskydd samt Bygglov. Miljö- och bygglovsnämnden ansvarsområden är mycket lagstyrt vad gäller tillsyn och bygglovshantering. Miljö- och bygglovsnämnden är en lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, tobaks- och livsmedelslagen. Kommunens miljödiplomeringsarbete av företag och verksamheter ingår även i nämndens ansvarsområde. Dessutom är nämnden tillsynsmyndighet inom byggväsendet. Nämnden har också en rådgivande verksamhet gentemot allmänheten i bygg- och miljöfrågor. Ansvar per avdelning är beskrivet under respektive avdelning från sidan 6. Årets resultat Mnkr 2011 2010 2009 Budget Utfall Utfall Utfall Intäkter 9,8 10,4 9,3 7,8 Kostnader -19,2-20,3-18,9-16,8 Kapitalkostnader -0,3-0,4-0,3-0,1 Nettokostnad -9,7-10,3-9,9-9,1 Kommunbidrag 9,7 9,7 9,8 9,5 Årets resultat 0,0-0,6-0,1 0,4 Eget kapital 2011-12-31 1,7 Miljö- och bygglovsnämnden redovisar totalt ett underskott på -0,6 mnkr. Nämndens totala resultat är ett underskott mot budget på -0,6 mnkr. Miljö och hälsoskydd redovisar ett underskott på - 0,2 mnkr. Resultatet beror på två utvecklingsprojekt som tillsammans uppgår till -0,7 mnkr. Bygglov redovisar ett underskottskott på -0,4 mnkr. Resultatet beror på att ärendena under året har varit färre och av mindre art beroende på konjunkturen, den nya bygglovstaxan trädde i kraft senare än beräknat samt att den nya PBL lagen har krävt en stor utbildningsinsats och andra rutinförändringar. Den politiska verksamheten visar ett litet underskott, vilket främst beror på att konferens och utbildningskostnaderna blivit högre. Förfogandeanslaget har överförts till bygglovsenheten. Resultatet per avdelning och verksamhet finns redovisade i bilaga 1, samt kommenterat under respektive avdelning från sidan 6. Väsentliga personalförhållanden Antal anställda inom bygg- och miljönämnden var vid årsskiftet 32 personer. Vid Miljö- och hälsoskydd var 17 tillsvidareanställda och tre visstidsanställda. Bygglov
2012-01-22 sid 4 inom miljö- och bygglovsnämnden, har 11 tillsvidareanställda och en person är visstidsanställd. Bygglov övergick organisatoriskt till Kommunlednings-kontoret per 1 januari 2010 och återkommer till bygg- och miljöförvaltningen per 1 januari 2011. Personalstatistiken inkluderar Bygglov. Medelåldern på inom miljö- och bygglovsnämnden är 43 år, för kvinnor 41 år och för män 47 år. Av antalet tillsvidareanställda är 18 kvinnor och 10 stycken män. Miljö och hälsoskydd En miljödiplomerare har tillsvidareanställts. Två medarbetare är föräldralediga och för dessa har vikarier rekryterats. En tillsvidareanställd medarbetare har karriärväxlat från en befattning som inspektör till entreprenadingenjör och är numera tillsvidareanställd på Fastighet. Bygglov Bygglovchefen var sjukskriven på heltid från november 2010 till och med februari 2011 och därefter på deltid fram till maj. En handläggare har varit tillförordnad chef under tiden. En medarbetare slutade i maj. Eftersom man sedan året innan hade ytterligare en vakans så har två nya handläggare tillsvidareanställts under året. En ny befattning inrättades som bygglovkoordinator för att jobba med samordning av ärenden och nya rutiner på grund av nya PBL och till den tjänsten är en person rekryterad på visstid. En medarbetare är långtidssjukskriven på 75%. Kompetensutveckling Förvaltningens satsning på det aktiva medarbetarskapet fortsätter. Kompetenskartläggningen som påbörjades 2009 fortsätter och nu är samtliga medarbetare inom beställarorganisationen inne i kompetenssystemet. Medarbetarnas kompetens och roller inom respektive befattning används vid medarbetarsamtalen. De anställda på Miljö- och hälsoskyddsavdelningen har använt totalt 1088 timmar för kompetensutveckling. Inom samma avdelning pågår också ett LEAN-projekt som gäller felanmälan. Sammantaget för hela bygg- och miljöförvaltningen visade Arbetsmiljökompassens resultat av ledarindex på brist på återkoppling till medarbetarna och man beslutade därför att göra en satsning på ledarutveckling för samtliga chefer. Bygg- och miljöförvaltningens tretton chefer utbildades under året sex dagar i coachande ledarskap, LEAD. Cheferna utbildar därefter sina egna medarbetare i det Aktiva medarbetarskapet. Satsningen på ett coachande ledarskap tillsammans med det aktiva medarbetarskapet skapar en gemensam grund som stödjer just ett lärande, stödjande och återkopplande ledarskap som är en av förvaltningens principer. Programmet, som alla avdelningar inklusive den egna driften deltar i, kommer att pågå fram till efter sommaren 2012. Arbetsmiljö En ny personalenkät, Arbetsmiljökompassen, genomfördes i november/december 2010 och enkäten för Miljö- och bygglovsnämnden visar att merparten av medarbetarna på Miljö- och hälsoskyddsavdelningen har bra arbetssituationer avseende den psykosociala arbetsmiljön, men att det finns en grupp som har skadliga eller påfrestande arbetssituationer. På avdelningen motsvarar denna grupp 28 procent av medarbetarna.
2012-01-22 sid 5 För att på sikt kunna eliminera de röda arbetssituationerna samt öka andelen dynamiska arbetssituationer har avdelningen gjort en behovsutredning. Tanken är att få en transparent prioritering av vad man kan göra och inte göra som inspektör. Ledarskapet är generellt mycket bra vid Miljö- och hälsoskyddsavdelningen men enkäten pekade tydligt på att återkoppling (feedback) till medarbetarna behövde förbättras. Sammantaget för hela bygg- och miljöförvaltningen visade resultatet av ledarindex på brist på återkoppling till medarbetarna och man beslutade därför att göra en satsning på ledarutveckling för samtliga chefer. Se mera under avsnittet om kompetensutveckling! Bygglovs resultat när det gäller Arbetsmiljökompassen, som också ingår i miljö- och bygglovsnämndens verksamhet redovisas inte här utan redovisning har skett från Kommunledningskontoret. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron inom Miljö- och hälsoskydd är låg medan sjukfrånvaron vid Bygglov ligger högt på grund av att en medarbetare är långtidssjukskriven på 75 %. Friskvård Friskvårdstimmen är en uppskattad förmån bland personalen och ca 72 % av personalen vid Miljö- och hälsoskyddsavdelningen använder sin friskvårdstimma varje vecka. Miljöredovisning Förnyat miljödiplom guld för bygg- och miljöförvaltningen är genomfört av en extern revisor från Svensk miljöbas. Guldiplomet omfattar alla uppdrag som bygg- och miljöförvaltningen utför, den gäller inte egenregi verksamheterna. Miljöarbetet fortskrider inom enheterna. Järfälla kommun har antagit en miljöplan för tiden 2010-2020 och i den har Miljö- och bygglovsnämnden 3 uppdrag. -Nämnden skall se över hur verksamheten och organisationen för arbetet med miljödiplomeringen kan utvecklas för att få fler företag och kommunala verksamheter att miljödiplomera sig. -Kommunen skall skapa incitament för att öka miljömedvetenheten hos invånarna. -Kommunen skall ta fram ett utbildningspaket med verksamhetsanpassad miljöutbildning. Uppdragen har synats för att kunna fastställa en tids - och kostnadsplan. Inom miljödiplomeringen 2011 är 39 företag med och där har 10 guldnivå. 63 kommunala verksamheter är med miljödiplomeringen där har 14 guldnivå. När det gäller god vattenstatus är det bara Mälaren Görväln, som har god kemisk och ekologisk status av våra vattenförekomster, dvs 1 av 6. Vattenmyndigheten fastställde de senaste bedömningarna för dessa i dec 2009. Bällstån: Dålig ekologisk status, God kemisk status (dec 2009) Mälaren, Ekoln-Skarven: Otillfredsställande ekologisk status, God kemisk status (dec 2009) Mälaren, Görväln:
2012-01-22 sid 6 God ekologisk status, God kemisk status (dec 2009) När det gäller våra "egna" vatten har en bedömning gjorts av SWECO av Säbysjön och för Igelbäcken har en bedömning gjorts av Naturvatten båda under år 2011. Säbysjön: Måttlig ekologisk status, god kemisk (Nov 2011) Igelbäcken: Måttlig ekologisk status, god kemisk status (Nov 2011) Översjön: Måttlig ekologisk status (2008) Kvalitet Inom ett Leanprojekt arbetar miljö och hälskydd med att förbättra klagomålshanteringen Kundtjänst 1491 samtal har gått till Miljö och hälsoskydd och 3872 samtal till Bygglov under 2011. Kundtjänst uppdraget har utvärderats och sammanställts i en rapport som överlämnats till ledningen. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med att förbättra förutsättningarna för svarsgruppen. Miljö och hälsoskydd Ansvarsområde Miljö och hälsoskydd utför tillsyn inom miljöbalken samt livsmedels- och tobakslagens område. Arbetet består av inspektioner och besiktningar för att kontrollera att lagar och beslut som fattats att dessa följs, förelägganden och förbud för att åstadkomma rättelse, anmälan till polis- eller åklagarmyndighet vid misstanke om brott, beslut om miljösanktionsavgift, rådgivning och information samt verksamhetsuppföljning. Inom livsmedel bedrivs tillsynen på ett likartat sätt, dock sker inga beslut om miljösanktionsavgifter inom detta område. Ekonomiskt utfall bilaga 1 Avdelningen redovisar ett underskott på -196 tkr Jämfört med förra årets resultat på +355 tkr är detta 551 tkr sämre. Detta beror på två utvecklingsprojekt som tillsammans uppgår till 680 tkr. Miljö- och bygglovsnämnden har beviljat dessa projekt och för finansiering tas medel från det egna upparbetade kapitalet. Intäkterna har överträffat budget. Kostnaderna är något högre än budgeterat beroende på projekten. Lönekostnaden, som är den helt dominerande kostnaden, har varit något lägre under året än budgeterat beroende på vakanser som inte helt har gått att kompensera. Den största differensen utgörs av kostnaden för kundtjänsten som är dubbelt så hög som budgeterat, -213 tkr. Mot prognos blev resultatet 334 tkr bättre Måluppföljning och måluppfyllelse bilaga 2
2012-01-22 sid 7 Effektmålen utgör stickprov ur en bred verksamhet: Tillståndet i skolorna har inte förbättrats men inte heller försämrats. För livsmedelsområdet har målet inte gått att följa upp då livsmedelsverkets vägledning har ändrats och begreppen gjorts om. Bedömningen är dock att tillståndet är bättre än föregående år. Energiprojektet har gått bra. Avfallsprojektet har prioriterats ner då resurserna behövs till den ökande mängden inkommande ärenden avseende hälsoproblem/nedskräpning/buller och andra störningar. Årets NKI-undersökning ger ett lågt betyg, vilket visat sig bero på två saker. Dels har undersökningsmaterialet varit bristfälligt vilket gett en överrepresentation av negativa svar dels har tillsynstaxan höjs kraftigt vilket även den ger en stor andel negativa svar. Det ambitiösa målet angående nyanslutning i miljödiplomeringen har inte gått att nå och kommer framöver att kräva ökande utåtriktade insatser. Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal bilaga 3 Kvalitetsredovisning Avdelningen har under året arbetat med ett effektiviseringsprojekt enligt LEANmetoden. Arbetet, som fortsätter under 2012, syftar till kortad handläggningstid och ökad kvalitet i nämndens beslut. Avdelningen har också utvecklat en modell för prioritering av arbetsuppgifter baserat på vilka miljöproblem som är mest relevanta att arbeta med i vår kommun. Viktiga händelser I de årliga arbetsuppgifterna ingår kontroller av miljöpåverkande företag och livsmedelsverksamheter och dessa kontroller har skett som planerat. Ansökningar om värmepumpar kom in i förväntad mängd. En ökande mängd ansökningar och anmälningar om företagsetableringar kan noteras, liksom en ökande mängd klagomål från medborgare som känner sig störda eller upplever påverkan på hälsan på olika sätt. Planerade projekt som drivits är bland annat tillsyn på avfallsutrymmen, kontroll av radon i flerbostadshus och tillsyn på projekt Mälarbanan. Nämnden har yttrat sig i detaljplaneärenden och deltagit i arbetet med ny översiktsplan. Miljödiplomeringen har gett mycket direkt stöd till de diplomerade verksamheterna men även haft kontakter med ej diplomerade företag. Nytt för året har varit arbetet med kommunens miljöplan och den tvärgående miljöstrategiska gruppen.
2012-01-22 sid 8 Framtiden Under 2012 skapas en miljö- och bygglovavdelning där bygglovsenheten ingår från årsskiftet. Målet är att få en bättre samordning och en bättre service. Tillväxten i kommunen ger avdelningen fler ärenden och fler projekt där personal på avdelningen är delaktiga (Mälarbanan, Barkarbystaden och företagsetableringar). Avdelningen fortsätter med verksamhetsutveckling och processgenomgångar som startades 2011. Bygglov Ansvarsområde Bygglov handlägger och granskar bygglov- och bygganmälansärenden, svarar för tillsyn enligt PBL, samt utövar tillsyn över ventilationsanläggningar och hissar. Ekonomiskt utfall bilaga 1 Bygglovenheten redovisar ett underskott på 366 tkr. Resultatet beror generellt sett på att ärendena under året varit färre och av mindre art beroende på konjunkturen. Vid budgetläggningen inräknades högre intäkter på grund av en ny taxa, den nya taxan trädde i kraft senare än beräknat och har visat sig innehålla flera oklarheter som medför lägre intäkter än ursprungligen beräknat. Den nya taxan bygger på material från SKL som påbörjat arbete med omarbetning av taxan. Ytterligare en stor anledning till det negativa resultatet är införandet av ny lag som krävt många utbildningar och andra rutinförändringar. För att undvika ett större underskott fördes 500 tkr från nämndens förfogandeanslag till enheten bygglov. Mot prognos är resultatet 434 tkr bättre. Måluppföljning och måluppfyllelse bilaga 2 Nytt ärendesystem och ny lag medför att ärendesiffrorna för 2011 inte går att jämföra med tidigare år. Bedömning/ uppskattning ger att antalet ärenden är färre och av mindre art än 2010, detta till stor del beroende på konjunkturen. Resultatet i Bygglovalliansens enkät har sjunkit rejält, dock bör hänsyn tas till personalsituationen samt att enkäten är utförd just när nya lagen infördes och osäkerheten i lagtolkningen var som störst. Vid jämförelse med andra kommuner har Järfälla ändå lyckats relativt bra i enkäten. Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal bilaga 3 Kvalitetsredovisning För att hantera ansökningar mer effektivt har en bygglovkoordinator projektanställts för att underlätta framtagande av nya rutiner och arbetssätt utifrån nya plan- och bygglagen. Koordinatorn granskar ärenden i förväg och ser till att alla handlingar inlämnats, detta avlastar handläggarna som får mer tid till frågor om utformning, tillsyn och rättssäkerhet.
2012-01-22 sid 9 Viktiga händelser Byter ärendesystem i april vilket medförde ett arbetsstopp på ca en vecka samt en inkörningsperiod på minst en månad. Ny plan- och bygglag trädde ikraft 2 maj och innebär stora förändringar i administration och handläggning. Många oklarheter i lagen medför osäkerhet och därmed förlängd handläggningstid främst under de första månaderna. Den nya lagen och det nya ärendesystemet har krävt mycket utbildning och helt ändrade rutiner. Planer för nya lokaler fanns klara i mars, inflyttning skedde i december. Framtiden Enheten återgår organisatoriskt till Bygg- och miljöförvaltningen från årsskiftet 2011/2012, och inordnas under den befintliga miljö- och bygglovsnämnden i en ny miljö- och bygglovavdelning. Den ny plan och bygglag påverkar i hög grad enhetens arbete även under 2012, främst inom kompetensutveckling och handläggning av bygglovärenden. Tillsyn i form av arbetsplatsbesök kommer att öka i omfattning. Det finns en stor osäkerhet i hur konjunkturen påverkar bygglovsintäkterna samt när kommer objekten inom Barkarbystaden påverka bygglovintäkterna. Investeringar Investeringsredovisning bilaga 4 Inom nämnden är det bara enheten Bygglov som har investeringsprojekt. Investeringsbudgeten avser inköp av elektroniska arkiv, e-arkivering, ett nytt ärendehanteringssystem, lägenhetsregister och projektet stadsarkitekt, projektet avser stadsarkitektens uppdrag som kan komma att leda till investeringar, det är ett årligt anslag på 500 tkr. Totalt uppgår investeringsbeloppet till 2 500 tkr, 977 tkr är förbrukade till årsskiftet, projektet gällande stadsarkitektens uppdrag är störst med 482 tkr. 200 tkr för lägenhetsregister kommer inte att förbrukas då investeringen kommer att ske inom Kart och GIS enheten.