VERKSAMHETSBERÄTTELSE OCH ÅRSBOKSLUT MILJÖ- OCH BYGGLOVSNÄMNDEN

Transkript

1 VERKSAMHETSBERÄTTELSE OCH ÅRSBOKSLUT MILJÖ- OCH BYGGLOVSNÄMNDEN INNEHÅLL Sammanfattning av verksamhetsåret 1 Ansvarsområde 1 Årets resultat 1 Ekonomiskt utfall 2 Måluppföljning- och uppfyllelse 2 Kvalitetsredovisning per verksamhetsområde 4 Väsentliga personalförhållanden 6 Miljöredovisning 6 Viktiga händelser 7 Framtiden 7 Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal 8 Investeringsredovisning 9 Bilagor 1 Årsbokslut driftredovisning 2 Årsbokslut investeringar 3 Verksamhetsberättelse Personal

2 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 1 Från superettan till allsvenskan Under är den stora utmaningen att ställa om till en expansionstakt vi inte sett i Järfälla på 40 år. Det kräver en stor ansträngning och en acceptans för att våga pröva nytt, men vi fixar det tillsammans. Med orden ovan avslutade jag förra årets förord till ett bokslut som summerade mitt första år på jobbet. Det känns bra, så här ett år efter att raderna skrevs, att vi har sådan acceptans för det nya. Nyfikenheten att pröva att göra på andra sätt än det vanliga är stor. År är ett år som kan jämföras med att ta steget från superettan i fotboll till allsvenskan. Det fantastiska lag som jobbat tillsammans för att vinna i den näst högsta ligan tvingas tänka om och inse att det som räckte för att vinna på den här nivån kommer inte räcka för att vinna på nästa. Inom Bygg- och miljöförvaltningen har vi under sett över laguppställningen. Vi har anpassat och utökat truppen efter de nya förutsättningarna. Vi har omfördelat ansvar för att bättre passa den nya utmaningen som expansionen av Järfälla kommun innebär och vi har förstärkt positioner där vi har sett att vi kan bli bättre. Konkret innebär det ett antal förändringar: Vi har gjort om projektkontoret till projektledningsavdelningen och utökat ansvarsområdet till att omfatta all nybyggnation i kommunen, nu även nya offentliga lokaler. Vi skapar förutsättningar till en mer professionell projektledningsverksamhet och personlig utveckling. Vi har samtidigt med att ansvaret för nyproduktionen flyttats från fastighetsavdelningen skapat bättre förutsättningar för fastighetsavdelningens medarbetare att hinna göra mer av sådant som man är bra på, alla ROT arbeten i våra befintliga lokaler. De ökar och måste hanteras professionellt. Anläggning har blivit en egen avdelning och skiljts från Park och gata med syftet att bättre få ut den fulla potential som finns i vår Anläggningsverksamhet, samtidigt som Park och gata kan fokusera bättre på sitt uppdrag. Uppdragen blir större med expansionen. Förvaltningen har tillsatt en tjänst som IT samordnare och inlett arbetet med att se över alla verksamhetssystem. Ett stort och nödvändigt arbete så att vi i det ökade tempot har den bästa tekniken. Det ska vara lätt att arbeta hos oss vilket ökar attraktionskraften och stärker arbetsgivarvarumärket. Tre nya chefer har tillsatts under året, vilket ytterligare bidragit till att lyfta verksamheten och skapa en ledningsgrupp som tillsammans tar sig an kommunens och förvaltningens stora utmaning att utvecklas och att växa. Vi är väl rustade för de utmaningar vi ser Vi bygger vidare på något bra och vi arbetar hårt för att klara att ta de steg som kommer krävas av oss under de kommande åren. Vi gör som vi brukar. Vi gör det tillsammans. Järfälla Mikael Rångeby Bygg- och miljödirektör

3 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 2 VERKSAMHETSBERÄTTELSE OCH ÅRSBOKSLUT Nämnd: Miljö- och bygglovsnämnden Ordförande: Aphram Melki (C) Förvaltningschef: Mikael Rångeby Antal anställda: 35 Sammanfattning av verksamhetsåret Året har inneburit ett fortsatt högt tryck på verksamheterna, som framförallt är en effekt av kommunens expansion. Mängden bygglovsansökningar och antalet verksamheter där miljöskyddstillsyn genomförs ökar kontinuerligt. För att möta den ökade efterfrågan på verksamheterna har antalet medarbetare utökats. Samtidiget har nämndens arbetsprocesser genomlyst med ökad effektivitet, som resultat. Handläggningstiderna för bygglovsärenden har förkortats. En central fråga, som alltid är i fokus för nämndens kvalitetsarbete är lagligt grundande beslut. Det sker ständigt ett förbättringsarbete angående förväntningar och krav på handläggningstider. Ansvarsområde Bygg- och miljöförvaltningen är verkställande organ för miljö- och bygglovsnämnden samt den tekniska nämnden. Under miljö- och bygglovsnämnden sorterar enheterna miljö- och hälsoskydd, bygglov samt miljödiplom. Miljö- och bygglovsnämndens ansvarsområden för tillsyn och bygglovshantering styrs till största delen genom lagar. Miljö- och bygglovsnämnden är en lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, tobaks- och livsmedelslagen samt plan- och bygglagen. Kommunens miljödiplomeringsarbete av företag och verksamheter ingår även i nämndens ansvarsområde. Nämnden är tillsynsmyndighet inom byggväsendet och har en rådgivande verksamhet gentemot allmänheten i bygg- och miljöfrågor. Årets resultat (mnkr) Respektive avdelnings utfall med prognos framgår i bilaga 1. Mnkr Budget Utfall Utfall 2013 Utfall 2012 Externa intäkter 11,8 14,6 12,0 10,1 Interna intäkter 2,5 2,6 2,6 2,3 Summa intäkter 14,3 17,2 14,6 12,4 Kostnader exkl. kapitalkostnad -24,8-22,4-23,2-20,7 Kapitalkostnader -0,4-0,4-0,4-0,3 Summa kostnader -25,2-22,8-23,6-21 Nettokostnad -10,9-5,6-9,0-8,6 Kommunbidrag 10,9 10,9 10,9 11,1 Årets resultat 0 5,3 1,9 2,5 Nettoinvestering -1,0-0,07-0,2-0,6 Eget kapital *) 5,6 *) Bokfört Eget kapital per 31 december exkl årets resultat

4 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 3 Miljö- och bygglovsnämnden redovisar ett resultat på +5,3 mnkr för året var resultatet +1,9 mnkr. Ekonomiskt utfall: Den politiska verksamheten redovisar ett resultat på +0,9 mnkr var resultatet +0,7 mnkr. Kostnaderna för arvoden och utbildning har varit lägre än budgeterat. Miljö- och hälsoskydd redovisar ett resultat på +2,3 mnkr var resultatet +0,3 mnkr. Överskottet beror dels på att höjningen av taxan från och med genererat högre intäkter än budgeterat samt att vakanta tjänster tillsatts senare än planerat. Bygglov redovisar ett resultat på +2,1 mnkr var resultatet +0,9 mnkr. Överskottet beror framför allt på att intäkterna från bygglovavgifterna ökat mer än budgeterat till följd av att antalet ansökningar om bygglov ökat. Totalt sett har miljö- och bygglovsnämnden en självfinansieringsgrad på ca 65 %, exklusive den politiska verksamheten. Måluppföljning- och uppfyllelse God välfärd Effektmål NKI, Nöjd Kund Index, minst index 70 för miljö & hälsoskyddsverksamheten (< 50 mkt lågt, lågt, godkänt, högt, >80 mkt högt) Resultat NKI= 68 NKI= 62 Resultat 2013 Måluppfyllelse: 1 Status och åtgärder för att uppnå målet - Enkätutskick sker oftare - Kvalitetssäkrade utskick med hjälp av bättre rutiner - Förbättra tillsynsbesöken med avseende på bemötande - Se över handläggningen av miljöskyddsärenden Minst 70 % av de sökande ska vara nöjda i sin helhet med handläggningen av bygglov. Resultatet för är inte klart. 77 % Resultatet har blivit försenat på grund av byte av undersökningsföret ag och kommer under Grönt=Uppfyllt, Gult= delvis Uppfyllt, Rött= Inte uppfyllt

5 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 4 Järfälla kommun ska vara bland de 6 främsta kommunerna gällande handläggningen av bygglov i sin helhet. Resultatet för är inte klart. Rankad 3 av 16 Resultatet har blivit försenat på grund av byte av undersökningsföret ag och kommer under 2015 Effektmål Hållbar utveckling Resultat Resultat 2013 Måluppfyllelse: 2 Miljö- och hälsoskydds tillsyn ska leda till att Radonhalten i alla skolor och förskolor är högst 200 Bq/m3 år. Miljö- och hälsoskydds tillsyn ska leda till att År 2020 har alla flerbostadshus en radonhalt som inte överstiger 200 Bq/m3. 20 % ska uppnås Miljö- och hälsoskydds tillsyn ska leda till att skolor, förskolor och äldreboenden med tillagningskök ska ha så bra livsmedelshantering att de klassas i erfarenhetsklass A. 70 % ska uppnås. I stort sett alla skolor och förskolor klarar riktvärdet. För några saknas mätvärden % klarar riktvärdet. Kartläggningen gjordes - Ett utökat samarbete med kommunens fastighetsavdelning för bättre rutiner kring dessa ärenden 55 % - Nya kontroller av köken i början av år 2015, flera kök är på väg till erfarenhetsklass A - Fastighetsägaren behöver åtgärda sliten inredning/lokaler om verksamheterna ska nå klass A Förstärka befintliga rutiner Alla nyfunna miljöskyddsobjekt ska få tillsynsbesök inom 6 veckor. Diplomeringsverksamheten ska leda till att alla kommunala enheterna ska ha gulddiplom % ska uppnås Ett objekt fick besök efter 7 veckor. 41 % 3 34 % 1 2 Grönt=Uppfyllt, Gult= delvis Uppfyllt, Rött= Inte uppfyllt 3 Verksamheter som deltagit kortare tid än 2 år är inte inräknade eftersom de inte har möjlighet att uppnå guldnivån.

6 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 5 Diplomeringsverksamheten ska leda till att antal företag med miljödiplom ökar med 5 per år Ökning med ett företag Ökning med två företag -Ökad dialog med kommunens företag - Bättre exponering av diplomerade företag - Miljönätverk för företag - Under första halvåret 2015 genomförs ett projekt för att öka kännedomen om miljödiplom Kvalitetsredovisning per verksamhetsområde: Effektiviseringav bygglovsprocessen En genomgripande analys av bygglovsprocessen genomfördes 2013 och har under justerats till ett standardiserat arbetssätt på enheten. Det nya arbetssättet är mer hållbart och effektivt samt positivt för sökande. På två år har handläggningstiden mer än halverats. Effektiviseringen av att ytterligare effektivisera processen fortsätter under Tillsyn enlig Plan- och bygglagen. En genomgång av enhetens tillsynsarbete genomfördes 2013.Arbetet fortsatte under och resulterat i ökade personella resurser, ökad kompetens, struktur samt rutiner och mallar. Arbetet fortsätter under Förbättring av mallar och blanketter En hög kvalitet i handläggningen av ärenden kräver ett systematiskt tillvägagångssätt. För många moment finns skriftliga rutiner och framtagna mallar. Under året uppdaterades mallar och blanketter. Projektet fortsätter Översyn av miljödiplomeringen Projektet påbörjades under 2012 och är i det närmaste färdigställt. Regelverket för diplom har setts över, de kommunala diplomen får en mer ändamålsenlig struktur, kontakten med kommunens företag har ökats och diplomverksamheten är mer synlig. Bättre ärendeflöde för interna bygglovremisser Under året har ett projekt med syfte att förbättra hanteringen av interna remisser av bygglovansökningar inom förvaltningen genomförts. Processen har förtydligats och kommer att under första delen av 2015 att slutföras. Behovsutredning miljöbalken För att bättre prioritera tillsynsarbetet har den så kallade behovsutredningen uppdaterats. Utifrån den planeras sedan tillsynen. På så sätt fokuserar arbetet på den tillsyn, som ger mest miljönytta. Utveckling av gruppernas arbete Under året har enheterna utvecklat gruppdynamiken mellan medarbetarna. Detta har medfört en ökad förståelse för varandras olikheter, vilket har lett till ett bättre samarbete och bättre handläggning.

7 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 6 Med hjälp av metodiken LEAN har medarbetarna lättare kunnat visualiserat effektiviseringsprojekten. Bättre arbetssätt med kommunala miljödiplom Modellen för de kommunala diplomen har helt förändrats till att bli lättare och effektivare. Enheternas administration av diplomen har minskat. Klagomål En sökande eller verksamhetsutövare, som inte är nöjd med nämndens beslut kan alltid överklaga till högre instans. Av drygt 2000 ärenden har 50 överklagats, vilket motsvarar 2,5 %. Överklaganden är ett sätt att få myndighetens tillämpning av lagen prövad. Antalet frågor och synpunkter till Miljö och bygglov från kommuninvånare och företag ökar år för år. Antal registrerade samtal till Miljö-och hälsoskydd respektive Bygglov. Väsentliga personalförhållanden Avdelningen har 35 anställda, varav två visstidsanställda. Under året har många rekryteringar genomförts. Dels med anledning av kommunens expansion och dels för att ersätta ett flertal föräldralediga medarbetare. Åtta medarbetare har börjat sin anställning under året. Dessa är bygglovhandläggare, bygglovkoordinatorer och miljöinspektörer. Sjukfrånvaron inom miljö- och bygglovsnämnden ligger på 3,7 % i förhållande till den övriga förvaltningen på 3,5 %. Främsta orsaken är att långtidssjukfrånvaron minskat jämfört med 2013 då sjukfrånvaron var 6 %. Förvaltningen erbjuder alla medarbetare möjlighet till friskvård dels genom ersättning och/ eller friskvårdstid. Arbetsmiljökompassen Under hösten genomfördes Arbetsmiljökompassen i kommunen och utifrån resultaten därifrån kommer en handlingsplan att upprättas under våren 2015 gällande den psykosociala arbetsmiljön. Handlingsplanen ska baseras på friskfaktorer samt identifierade risker och bedömning om dessa risker är allvarliga inte. Handlingsplanen kommer sedan att följas upp i samverkansgruppen tillika skyddskommittén.

8 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 7 Miljöredovisning Miljömålsarbetet utförs i enlighet med kommunens gemensamma miljöplan I miljöplanen har nämnden fått ansvar för följande uppdrag: Miljömål 16: Miljödiplomeringen möjliggör att fler företag och verksamheter deltar. Uppdraget att omarbeta miljödiplomsystemet avslutades under året. Alla kommunala enheter omfattas nu. Miljömål 17: Skapa incitament hos kommuninvånare att göra miljöval. Uppdraget är avslutat Miljömål 18: Verksamhetsanpassad miljöutbildning till företag och verksamheter. Uppdraget är avslutat Övrigt Bygg- och miljöförvaltningen har ett Miljödiplom Guld sedan flera år. Viktiga händelser: Bygglov Bygglovenheten har under året handlagt över 900 ärenden, vilket är en ökning med närmare 30 % sedan Handläggningstiden har, under samma tvåårsperiod, mer än halverats. Sedan ett halvår tillbaka är handläggnignstiden cirka 3 veckor per ärende i genomsnitt. Antalet ärenden med handläggningstid över 10 veckor har minskat kraftigt. Den positiva utvecklingen beror på ett nytt arbetssätt som en följd av ett effektiviseringsprojekt. De flesta ärenden är bygglovsansökningar från privatpersoner. Stora ärenden under året var bland annat flerbostadshus i Barkarbystaden och Polhem samt flera nya industribyggnader. En hel del ärenden har också rört förskolor och skolor. Många och mer omfattande ärenden har rört Mälarbanan, där de flesta lovansökningar nu är klara. Det planerat projekt om effektivisering av byggkontrollprocessen genomfördes inte under på grund av. personalbrist. Projektet genomförs under Personalstyrkan har sedan i somras utökats med tre handläggare. Miljö- och hälsoskydd Miljötillsynen av Mälarbanan fortsätter och handlar främst om utsläpp till vatten, föroreningar i mark, transporter, farligt avfall, buller med mera. En organisation för tunnelbanan har bildats och inom miljöskydd har de första ärendena gällande tunnelbanan handlagts. Livsmedelstillsynen har fortsatt att utveckla sitt nya arbetssätt med förändrade rutiner. Det har medfört att alla objekt som ska kontrolleras görs i ett tidigare skede än tidigare.

9 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 8 På grund av vakanser under har ett effektiviseringsprojektskjutits fram till Miljödiplom Under året har modellen för de kommunala diplomen förändrats helt. Istället för enhetsdiplom övergick diplomeringen till förvaltningsdiplom, vilket verksamheterna uppskattar mer. Diplomeringen har utbildat cirka 650 personer, genomfört 43 revisioner och beslutat om 45 nya diplom. Framtiden Bygglov Antalet bygglovsärenden, både mindre och större projekt, bedöms vara lika eller öka något under Fler lovansökningar för Barkarbystaden är att vänta. Fortsatt arbete med effektivisering, kvalitet och service fortsätter. Bland annat finns en förhoppning att med en ny teknisk plattform inom förvaltningen kunna påbörja och införa fler tekniska lösningar. Tillsyn kommer fortsättningsvis att prioriteras på enheten. Under 2015 kommer sannolikt ärenden rörande tunnelbanan att bli aktuellt. Personalstyrkan, kompetens och arbetssätt bedöms i dagsläget vara anpassad till behovet för att säkerställa goda handläggningstider, kvalitet och service. Miljö- och hälsoskydd Miljö- och hälsoskyddsenheten har flera effektiviseringsprojekt/kvalitetsprojekt inplanerade under Tre av projekten handlar om att förbättra kvalitén på inspektionerna samt att få en mer likriktad tillsyn. Ärendevolymen kommer troligen att öka något under År 2016 kommer miljö- och hälsoskyddsenheten att byta ärendehanteringssystem. Detta kommer att medföra ett stort förarbete under 2015 för att kvalitetssäkra den data som finns i dagens system så att rätt information överförs till det nya systemet. Miljödiplom Under 2015 kommer kontakterna med kommunens företag att intensifieras för att få fler att ansluta sig till diplomsystemet. En översyn av diplomens utformning fortgår. Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal Verksamhetens volym bestäms dels av antalet ärenden dels av ärendenas storlek och komplexitet. Det senare är svårt att redovisa kvantitativt, nedan ges ett mått på antalet ärenden av olika typer. Antalet bygglovsärenden var under året rekordstort och antalet frågor från kommuninvånare och företag har ökat med 9% sedan Bygglov

10 JÄRFÄLLA KOMMUN sid 9 Verksamhetsmått Genomsnittlig handläggningstid för bygglovsansökningar. 2,7 veckor (Från komplett ansökan till beslut) 3,6 veckor (Från komplett ansökan till beslut) 6,3 veckor Antal nämndbehandlade ärenden Antal delegationsbeslut av bygglov kontrollplaner Antal detaljplaneyttranden Antal frågor och klagomål från kommuninvånare och företag Miljö- och hälsoskydd Verksamhetsmått (antal ärenden) Utifrån inkommande ärenden: Anmälningsbeslut enligt miljöbalken Avfallsärenden Registreringar enligt livsmedelslagen Yttrande över detaljplaner Bostadstillsyn Värmepumpar Egeninitierad tillsyn: Miljöskyddstillsyn Avfallstillsyn Livsmedelskontroll, revision Offentliga lokaler Övrigt: Åtalsanmälningar Miljösanktionsavgifter Antal frågor från kommuninvånare Ca 1100 Ca 1200 och företag Investeringsredovisning Respektive projekts utfall och budget finns i bilaga 2 Investeringsbudgeten avser e-arkivering, ärendehanteringssystem, och e-tjänster. Totalt uppgår investeringsbeloppet till 1 mnkr. 0,07 mnkr är förbrukade till årsskiftet inom projektet E-arkivering. Projekten för e-arkivering har inte kunnat genomföras på grund av tekniska svårigheter.

11 Bilaga 1 Belopp i tkr Dnr Mbn 2012/764 KON Miljö- och bygglovsnämnden Budget Bokslut Bokslut Bokslut Totalt miljö- och bygglovsnämnden Intäkter Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Kostnader exkl. kapitalkostnad Kapitalkostnader Nettokostnad Kommunbidrag Resultat Eget kapital Miljö- och bygglovsnämnden Intäkter Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Kostnader exkl. kapitalkostnad Kapitalkostnader Nettokostnad Kommunbidrag Resultat Miljö och hälsoskydd Intäkter Externa intäkter*) Interna intäkter Summa intäkter Kostnader exkl. kapitalkostnad*) Kapitalkostnader Nettokostnad Kommunbidrag Resultat Bygglov Intäkter Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Kostnader exkl. kapitalkostnad Kapitalkostnader Nettokostnad Kommunbidrag Resultat Sid 1(2)

12 Miljö- och bygglovsnämnden Bilaga 2 Dnr Mbn 2012/764 KON Investeringar BUDGET UTFALL ÅTERSTÅR SLUTKOST- NADS- PROGNOS Ombudgetering Åter-lämnas ar BERÄKNAS FÄRDIGT ÅR PROJEKTBESKRIVNING & SYFTE Tkr En förstudie för e-arkiv (elektronisk långtidsarkivering) E-arkivering Konsulttjänst Det nuvarande ärendehanteringssystemet Diark kommer att fasas ut av leverantören. Därför måste ett nytt modernare system köpas in för att klara dagens krav på anpassning till e-tjänst, platina och e- arkivering. Utbildning av personal blir nödvändigt. PROJEKTS NULÄGE Försenat genomförande fortsätter 2015 Genomförande under, se projekt 97009,Ärende hanteringssystem 2013 Systemet installerat konsultinsatser krävs E-tjänster Bygglov Försenat på grund av tekniska svårigheter E-tjänster Miljö- och hälsoskydd Försenat på grund av tekniska svårigheter Summa

13 Miljö- och bygglovsnämnden Bilaga 3 Dnr Mbn KON Personalstatistik Personalstruktur Miljö- och bygglovsnämnden Antal anställda Antal årsarbetare 34,5 30,5 31,5 Andel % % % Kvinnor Män Antal Antal Antal Antal visstidsanställda Antal tillsvidareanställda Kvinnor Män År År År Medelålder Kvinnor Män Andel % % % Anställda yngre än 29 år år år år år och äldre Tabell 2 Sjukfrånvaromönster Miljö- och bygglovsnämnden % % % Sjukfrånvaro i procent av arbetad tid inkl tidsbegränsad 6 sjukersättning 3,7 6 Kvinnor 4,9 8 9 Män 1,1 1 1 % % % Anställda yngre än 29 år 3, år 4, år och äldre 2,