1(9) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Skolförvaltningen 2012-09-20 RS120097 Regionstyrelsen Uppföljningsrapport 2 för skolförvaltningen Förslag till beslut Regionstyrelsen godkänner resultatet efter åtta månader och lägga ärendet till handlingarna. Sammanfattning Resultatet för skolförvaltningen efter åtta månader 2012 uppgår till 0,3 mnkr. Budgeterat resultat efter åtta månader är 3,0 mnkr. Resultatet efter åtta månader innebär en avvikelse mot budgeterat resultat på minus 2,7 mnkr. Förvaltningen som helhet arbetar aktivt med olika åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Delar av de planerade åtgärderna ger endast delårseffekt. De investeringar som beviljats har omvärderats för att bidra till en ekonomi i balans. Delar av investeringsutrymmet för utrustning och maskiner utnyttjas för anpassning av utbildningslokaler. Detta har varit föremål för särskilt beslut i Regionstyrelsen. Personalläget avviker inte från det normala avseende sjukfrånvaro eller andra uppföljande parametrar. Mer utförligt underlag framgår av bilaga 2. Det pågår ett långsiktigt arbete inom förvaltningen att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. I övrigt inga verksamhetsmässiga avvikelser i förhållande till gällande verksamhetsplaner. Förvaltningen har tre mål utifrån driftnämndens styrning. Andelen elever med godkända betyg. Målet uppfylls inte. Resultatet redovisas i bilaga 1. Aktivt medverka till att öka elevers och studerandes anställningsbarhet. Målet bedöms uppfyllas. Ekonomi i balans. Målet bedöms svårt att uppfylla.
2(9) Kostnads- och intäktsutveckling Förvaltningens kostnadsutveckling är positiv efter åtta månader vilket innebär att kostnaderna är lägre än budget. Den största positiva avvikelsen har personakostnaderna 2,1 mnkr. Detta förklaras av återbetalning av för högt debiterat Po-pålägg för perioden januari-augusti, 0,6 mnkr, samt att 2012 års löneöversyn ännu inte är avslutad. Intäktsutvecklingen är negativ efter åtta månader vilket innebär att intäkterna är lägre än budget. Betydligt lägre mjölkpris än budgeterat innebär ett intäktsbortfall de åtta första månaderna på ca 0,5 mnkr. En stor del av intäkterna från produktionen i Naturbruk Halland kommer oregelbundet under året, eu-bidragen till verksamheten som utbetalas i december månad är inte periodiserade och återbetalning av interkommunal ersättning minskar intäkterna med ca 0,5 mnkr. Prognosen för 2012 är ett underskott på 1,5 mnkr. Figur 1. Sammanfattning budget, ekonomiskt resultat och prognos för skolförvaltningen, mnkr. Naturbruk Resultatet för Naturbruk efter åtta månader 2012 uppgår till minus 0,7 mnkr. Budgeterat resultat efter åtta månader är 2,0 mnkr. Resultatet efter åtta månader innebär en avvikelse mot budgeterat resultat på minus 2,7 mnkr. För helåret 2012 beräknas en avvikelse på minus 1,2 mnkr. Intäktsutvecklingen är negativ efter åtta månader dvs intäkterna är lägre än budgeterade intäkter. Detta förklaras av att del av intäkterna från produktionen i Naturbruk Halland kommer oregelbundet under året. Eu-bidragen till verksamheten är budgeterade till 1,4 mnkr och utbetalas i december månad. Mjölkpriset har sjunkit kraftigt under året och avvikelsen mot budgeterade intäkter beräknas idag till 0,8 mnkr för helåret 2012.
3(9) Krediteringen av den interkommunala ersättningen på grund av att kommunerna inte ska betala differentierade avgifter för boende eller icke boende på skolorna uppgår till 0,5 mnkr. Vid avstämning av elevantalet per 2012-08-31 konstateras att det är 10 elever färre inskrivna i gymnasieskolorna än budgeterat. Den 15 september görs en ny avstämning som ligger till grund för faktureringen av kommunerna. Om elevantalet fortfarande är 10 lägre än budget innebär detta ett intäktsbortfall 2012 på drygt 0,8 mnkr, vilket beaktats i resultatprognosen för 2012. Folkhögskolor Resultatet för folkhögskolorna efter åtta månader 2012 uppgår till 1,0 mnkr. Budgeterat resultat efter åtta månader är 1,1 mnkr. Resultatet efter åtta månader innebär en avvikelse mot budgeterat resultat på minus 0,1 mnkr. För helåret 2012 beräknas avvikelse på minus 0,3 mnkr. Det är intäkterna som avviker mot budget, viss eftersläpning av fakturering samt upplupna intäkter. Resultatet påverkas också av att budgeten inte är periodiserad. Löftadalens budget har reviderats i augusti då intäktsbudgeten 2012 var alltför optimistisk. Finansiering har skett bland annat genom organisationsförändring som innebär lägre personalkostnader 2012. Dessutom kommer den aktiva marknadsföringen som inletts under året att fortsätta för att öka intäktssidan på kursverksamheten, framförallt avseende internatdelen. Bilagor Bilaga 1 Måluppfyllelse, andelen elever med godkända betyg. Bilaga 2 Personal Bilaga 3 Åtgärdsplan
4(9) Bilaga 1 - Måluppföljning Enligt Regionstyrelsens Mål och inriktning 2012 för skolförvaltningen ska skolförvaltningen rapportera måluppfyllnad utifrån Andelen elever med godkända betyg vid Naturbruk Halland vara minst 70 %. Målet innebär således att minst 70 % av alla elever ska ha godkänt i alla kurser. Inför kommande år, 2013, kommer skolförvaltningen att föreslå att målet sätts mot godkänd gymnasieexamen som är ett mer relevant mål att styra emot då det i sin tur ger en allmän behörighet för att söka vidare till högre studier. Andelen elever med godkända betyg i alla kurser är 43 %. Analys Den sammanlagda mängden kursbetyg som satts på Naturbruksgymnasierna är drygt 4800 och dessa sätts löpande efter varje avslutad kurs under alla tre åren. Detta innebär en eftersläpning när det gäller resultat av gjorda insatser. Exempel på detta är den nya organisationen med Rektors fokus på det statliga uppdraget (att garantera elevernas undervisningskvalitet) som, tillsammans med nedanstående åtgärder, bedöms ge synbar effekt först på längre sikt. Eftersom vi får fler elever med stora behov av särskilt stöd från grundskolan fortsätter vi att förstärka specialresurserna inom elevhälsoteamet. Fortbildning av lärare när det gäller uppdraget, bedömning elevmedverkan och måluppfyllelse. Det framtida sättet att mäta mål Förvaltningen redovisar också resultatet utifrån elever med godkänd gymnasieexamen som kommer bli kommande års mål, tillsammans med elevens progression i förhållande till ingångsförutsättningarna i form av grundskolebetyg. Andelen elever med godkänd gymnasieexamen är 77 %. Godkänd gymnasieexamen innebär godkänt i 2250 av 2500 poäng.
5(9) Bilaga 2 - Personal Sammanfattning Skolförvaltningen har 276 medarbetare med månadslön den 31augusti 2012 vilket är i nivå med personalbudgeten. Efter åtta månader så finns en positiv budgetavvikelse för personalkostnader. Orsaken är den sena löneöversynen som gör att den beräknade löneökningen per 1 april 2012 inte har betalats ut. Skolförvaltningens sjukfrånvaro är 4,30 procent beräknat på de senaste 12 månaderna. Skolförvaltningen Inom Skolförvaltningen finns två folkhögskolor, Löftadalens folkhögskola och Katrinebergs folkhögskola samt de två naturbruksgymnasierna Plönningegymnasiet och Munkagårdsgymnasiet. Den 1 januari 2012 fick Skolförvaltningen en ny förvaltningschef. Ett av fokusområdena för förvaltningschefen är att leda och styra skolorna så att de blir en del av den regionala utvecklingen. En ny ledningsorganisation har arbetats fram och kommer att träda i kraft 1 oktober 2012. I den nya ledningsorganisationen finns fem verksamhetschefer fyra rektorer och en driftchef. Direkt kopplade till förvaltningschefen finns funktionsansvariga inom områdena ekonomi, personal, IT, kommunikation/marknadsföring, ledningssystem för kvalitet, säkerhet, miljö samt arkiv/ diariet. De funktionsansvariga kommer att ha sina uppdrag i olika omfattning från heltid till en mindre del av en tjänst. Personalstruktur Skolförvaltningen har 276 medarbetare med månadslön den 31 augusti 2012. Av dessa var 176 kvinnor (63,8 procent) och 100 män (36,2 procent). Skolförvaltningen har 249 medarbetare som är tillsvidareanställda och 27 medarbetare som är visstidsanställda. Av de tillsvidareanställda kvinnorna arbetar 95 heltid (59,4 procent) och 65 kvinnor arbetar deltid (40,6 procent). Skolförvaltningen har en relativt låg andel kvinnor som arbetar heltid. Ett troligt resultat av att samtliga medarbetare i Region Halland har möjlighet att begära att arbeta heltid har inneburit att de tillsvidareanställda kvinnor som arbetar heltid ökat med 2,6 procentenheter och deltidsanställda har minskat motsvarande omfattning. Tillsvidare Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Administration-Ledning 15 15 11 1 42 Ekonomi- och transportpersonal 13 4 25 42 Hälso- och sjukvård 2 2 Undervisande personal 58 41 26 4 129 Rehab/Paramedicin 3 3 Teknisk personal 6 22 1 2 31 Sum: 95 82 65 7 249
6(9) Visstidsanställda Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Administration-Ledning 1 1 Ekonomi- och transportpersonal 2 1 3 Undervisande personal 5 7 6 1 19 Teknisk personal 2 1 1 4 Sum: 7 10 9 1 27 Antalet månadsanställda föregående år 2011-08-31 var 273. Detta innebär en total ökning med 3 medarbetare. Den tillsvidareanställda personalen har minskat med 1 medarbetare och visstidsanställda visar vid mättillfället en ökning med 4 medarbetare. Ökningen ligger inom gruppen Undervisande personal. Antal tjänster är i nivå med budget för 2012. Efter åtta månader så finns en positiv budgetavvikelse för personalkostnader. Orsaken är den sena löneöversynen som gör att den beräknade löneökningen per 1 april 2012 inte har betalats ut. På helår beräknas personalbudgeten vara tillräcklig. Personalkostnader omfattar förutom lön och sociala avgifter även kostnader för kompetensutveckling, resor eller dylikt. Genomsnittligt antal anställda Genomsnittligt antal anställda under perioden 2011-09-01-2012-08-31 var 276 personer (250 tillsvidareanställda och 26 visstidsanställda). I syssel-sättningsgrad motsvarar det 251 heltidstjänster. Förklaringen till att snittanställda är många fler än antal anställda under rubriken Personalstruktur är att det här är ett mått på genomsnittligt antal anställda under perioden, medan föregående rubrik behandlade antal anställda ett visst datum. Rapporten beräknar antalet anställningsdagar och jämför det med antal dagar i perioden. Om perioden är 2012-01-01 2012-12-31 och en person har haft en anställning under perioden 2012-01-01 2012-01-31 får den personen 31/365 = 0,08. Rapporten körs på samtliga anställda med månadsanställning, både tillsvidare och vikarier. Snittanställda fördelar sig på utvalda grupper på följande sätt. Genomsnittligt anställda 2011-09-01 2012-08-31 K M Summa: Administration-Ledning 27,28 16,75 44,03 Ekonomi- och transportpersonal 40,49 5,34 45,83 HoS sjuksköterskor mfl 2,33 2,33 Undervisande personal 93,91 50,67 144,58 Rehab/Paramed 3,19 3,19 Teknisk personal 9,13 26,91 36,05 Summa: 176,34 99,67 276,01
7(9) Snittanställda per anställningstyp Anställningstyp Antal snittanställda Motsvarande heltidstjänster Tillsvidare 250,02 228,83 Visstid 22,75 19,45 Övrigt 3,23 2,58 Totalt 276,0 250,86 Sjukfrånvaro Skolförvaltningens sjukfrånvaro är 4,30 procent beräknat på de senaste 12 månaderna (mätperiod 2011-09-01-2012-08-31). Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 5,02 procent och 3,14 procent för män. Från mars till och med juli 2012 har sjukfrånvaron minskat varje månad för att öka marginellt till 2,96 procent i augusti. Sjukfrånvarons utveckling 2011-09-01-2012-08-31 sept okt nov dec jan febr mars april maj Juni juli aug 4,86 4,75 4,14 3,94 5,11 5,60 4,59 4,56 3,79 3,74 2,85 2,96 Tidsanvändning Antal närvarotimmar inom Skolförvaltningen under de senaste 12 månaderna 2011-09-01-2012-08-31, är 376 941,47 timmar, vilket motsvarar 81,93 procent av den totala tiden (närvaro plus frånvaro). Antal frånvarotimmar är 83 180,76 timmar, vilket motsvarar 18,07 procent av total tid. Orsak - Huvudgrupp Arbetade timmar Procentandel Närvaro 375 628,38 81,64 % Studier med lön/del av lön 1 313,09 0,29 % Totalt antal närvarotimmar 376 941,47 81,93 % Semester 28 190,83 6,13 % Sjukfrånvaro 16 664,09 3,62 % Sjukersättning tillsvidare 1 039,36 0,23 % Lagstadgad ledighet 14 066,08 3,06 % Övrig ledighet/komp 21 994,57 4,78 % Sjukersättning tidsbegränsad 1 225,83 0,27 % Totalt antal frånvarotimmar 83 180,76 18,07 % Summa: 460 122,23 100,00 % Timavlönade Under de senaste 12 månaderna har Skolförvaltningen haft timanställningar motsvarande 11,13 helårstjänster. Huvuddelen av dessa anställningar är elever som
8(9) under sin utbildning tjänstgör på helger i djurstallarna eller har marknadsföringsuppdrag för skolorna. 2011-09-01-2012-08-31 Arbetade Antal årsarbetare timmar September 1 457,50 0,83 Oktober 1 415,42 0,80 November 1 570,50 0,89 December 1 747,58 0,99 Januari 1 565,50 0,89 Februari 1 148,08 0,65 Mars 970,84 0,55 April 998,00 0,57 Maj 1 321,24 0,75 Juni 2 822,92 1,60 Juli 3 720,00 2,11 Augusti 853,33 0,48 Summa: 19 590,91 11,13
9(9) Bilaga 3 - Åtgärdsplan Med hänsyn till att Skolförvaltningen vid uppföljningsrapport 2 lämnade in en negativ prognos på 1,5 mnkr på helåret följer här en övergripande åtgärdsplan för att arbeta mot ett nollresultat för 2012. Nr Åtgärd Beslut fattat* Besparing Ytterl int Fr o m Sannolikhet** Effekt 2012 1 Omvärdering av 2012 års investeringsvolym 2012-08 150 000 2012-09 50% 75 000 2 Säkerställa effekterna vid personalomställning 2012-04 300 000 2012-10 50% 150 000 Total effekt resultat*** E/A E/A E/A E/A 225 000 Förvaltningens bedömning är att det blir mycket svårt att klara ytterligare 1,2 mnkr, vilket har framförts till driftnämnden i samband med att månadsrapport för juli presenterades. Bakgrunden är att mjölkpriset kraftigt reducerats 2012 (bedömd effekt 0,8 mnkr helår 2012) samt att 0,5 mnkr i interkommunal ersättning har krediterats. * Innan beslut fattats får inte effekten räknas hem. ** Även om beslut fattats är det inte 100 procent säkert att åtgärden får det genomslag man hoppas på. Precis som vid en riskanalys multipliceras den planerade åtgärdens effekt i kronor med sannolikheten för att åtgärden verkligen ger effekt. Detta gör för alla åtgärder och ger en sammantagen realistisk effekt. *** Effekten av kostnadsminskningar (-) och intäktsökningar (+) räknas samman och skillnaden mellan dessa ger total effekt på resultat. Skolförvaltningen Torbjörn Svanberg Förvaltningschef