PM 1 (5) Emil Cargill-Ek 08-580 069 06 Tematisk tillsyn om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (Reviderad version) Tillsynsprojektet I juni 2015 beslutade Fastighetsmäklarinspektionen att inleda en tematisk tillsyn om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Syftet med tillsynsprojektet har varit att tydliggöra vad som krävs av fastighetsmäklarna för att följa penningtvättslagstiftningen och god fastighetsmäklarsed. Avsikten har varit att inspektionen ska få underlag för fler praxisbildande beslut som kan publiceras som vägledning för branschen. Dessutom har förhoppningen varit att ge fastighetsmäklare, mäklarföretag och branschorganisationer incitament att kvalitetsgranska sina IT-stöd och andra rutiner, mallar m.m. samt att vidta eventuella andra egenåtgärder som behövs för att reglerna ska tillämpas på ett korrekt sätt. Anledningen har också varit att resultatet av projektet ska kunna användas som underlag till FATF för att visa att fastighetsmäklare i Sverige tillämpar penningtvättslagstiftningen på ett ändamålsenligt och korrekt sätt. Fastighetsmäklarinspektionen beslutade att tillsynsprojektet skulle omfatta 32 mäklare från Stockholm, Göteborg, Malmö, Uppsala och Umeå. De utvalda mäklarna hade inte tidigare meddelats någon disciplinär påföljd och urvalet omfattade 16 kvinnor och 16 män i olika åldrar. Mäklarna som valdes ut för att ingå i projektet fick ge in en förteckning över de förmedlingsuppdrag som de hade avslutat under perioden den 1 juni 2015 5 juli 2015. De skulle i förteckningen ange förmedlingsobjektets beteckning, datumet för när uppdragsavtalet upphörde, om någon av parterna i förmedlingen var en juridisk person, om kontanta medel hade använts som betalning eller om andra transaktioner som skulle kunna underlätta anonymitet hade förekommit, om uppdragsavtalet eller köpekontraktet hade ingåtts med någon på distans, om uppdragsavtalet eller köpekontraktet hade ingåtts med en person i politiskt utsatt ställning som var bosatt utomlands och POSTADRESS Fastighetsmäklarinspektionen Box 22034, 104 22 Stockholm BESÖKSADRESS Fleminggatan 20, Stockholm TELEFON 08-580 069 00 TELEFAX 08-580 069 01 E-POST registrator@fmi.se WEBBPLATS www.fmi.se
Fastighetsmäklarinspektionen PM 2(5) om det hade förekommit någon gränsöverskridande betalning. Utifrån förteckningen valde inspektionen sedan ut ett förmedlingsuppdrag per mäklare för en granskning av åtgärderna mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Granskningen I projektet initierade Fastighetsmäklarinspektionen sammanlagt 32 tillsynsärenden mot lika många fastighetsmäklare. Av dessa skrevs ett ärende av på grund av att mäklaren hade avregistrerats på egen begäran. Nio (9) ärenden skrevs av på grund av att mäklaren inte hade haft några förmedlingsuppdrag under den efterfrågade perioden. I 22 av de 32 initierade ärendena genomfördes granskningar av mäklarnas åtgärder mot penningtvätt och finansierings av terrorism. Av de 22 ärenden där åtgärderna har granskats avskrevs sex ärenden på tjänstemannanivå därför att Fastighetsmäklarinspektionen inte uppmärksammade några brister i de granskade handlingarna som gav anledning till någon prövning av inspektionens disciplinnämnd. Övriga 16 ärenden har avgjorts av disciplinnämnden på sammanträdet i december 2015. I tolv av ärendena meddelades en disciplinär påföljd. I sju av dessa ärenden fick mäklaren en varning och i fem den mildare påföljden erinran. Disciplinnämnden beslutade om avskrivning i fyra av de tematiska ärendena. Vid tidpunkten för denna promemoria har tiden för överklagande ännu inte gått ut i samtliga ärenden. Slutsatser Utfallet av tillsynsprojektet är att påföljder har meddelats i tolv av de initierade ärendena. I flera av besluten har Fastighetsmäklarinspektionen tagit ställning i principiella frågor. Även avskrivningarna har i denna tematiska tillsyn motiverats relativt utförligt, för att bidra till en praxisbildning som ger vägledning för fastighetsmäklarbranschen. Projektet har resulterat i följande generella uttalanden av Fastighetsmäklarinspektionen. Riskbaserade rutiner I och med den senaste ändringen av 5 kap. 1 penningtvättslagen, som trädde i kraft den 1 augusti 2015, är alla fastighetsmäklare skyldiga att ha riskbaserade rutiner. Om en fastighetsmäklare innan denna lagändring drev sin verksamhet som anställd hos en juridisk person gällde skyldigheterna att upprätthålla rutiner den juridiska personen. Fastighetsmäklarinspektionen har i den tematiska tillsynen tillämpat den äldre lydelsen av 5 kap. 1
Fastighetsmäklarinspektionen PM 3(5) penningtvättslagen. Detta innebär att Fastighetsmäklarinspektionen inte har granskat att fastighetsmäklare som före den 1 augusti 2015 har drivit sin verksamhet som anställd hos en juridisk person har haft riskbaserade rutiner. Även om alla fastighetsmäklare inte har omfattats av kravet på riskbaserade rutiner före den 1 augusti 2015, har Fastighetsmäklarinspektionen valt att begära in rutinerna från samtliga mäklare som har ingått i den tematiska tillsynen. Syftet med detta var att inspektionen skulle få en uppfattning av hur långt fastighetsmäklarna hade kommit i arbetet med att upprätta egna rutiner. Av de 32 mäklare som har ingått i tillsynen har 23 lämnat in en kopia av de rutiner som de tillämpat alternativt beskrivit rutinerna. Av de handlingar som inspektionen har tagit del av framgår det att mäklarna överlag har kommit relativt långt i arbetet med att upprätta och tillämpa egna rutiner. Det framgår även att många mäklare har fått hjälp med detta av sina arbetsgivare och branschorganisationer, vilket Fastighetsmäklarinspektionen ser som positivt. De fastighetsmäklare som har drivit sin verksamhet som enskilda näringsidkare har omfattats av kravet på att ha riskbaserade rutiner. Varken i penningtvättslagen eller i Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter (KAMFS 2013:5) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättsföreskrifterna) har det funnits något krav på att de riskbaserade rutinerna ska vara dokumenterade. Fastighetsmäklarinspektionen har därför godtagit att mäklarna i sina yttranden har beskrivit vilka rutiner de har tillämpat. I två av ärendena som har ingått i den tematiska granskningen har fastighetsmäklare som har drivit sin verksamhet som enskilda näringsidkare varken gett in några skriftliga rutiner eller kunnat ge en tillräcklig beskrivning av dessa. I dessa två ärenden har mäklarna lämnat mycket kortfattade allmänna beskrivningar av vissa åtgärder för att uppnå kundkännedom enbart i punktform. Fastighetsmäklarinspektionen har i dessa två ärenden meddelat mäklarna var sin varning för att de inte har haft riskbaserade rutiner. I den nya lydelsen av 5 kap. 1 penningtvättslagen, som gäller sedan den 1 augusti 2015, framgår det att en verksamhetsutövare ska kartlägga och bedöma riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism. Riskbedömningen ska dokumenteras och hållas uppdaterad. Det framgår också att en fysisk person som driver verksamhet som fastighetsmäklare med fullständig registrering omfattas av skyldigheterna att göra riskbedömningar och att upprätthålla riskbaserade rutiner. Fastighetsmäklarinspektionen har för avsikt att införa föreskrifter om att även de riskbaserade rutinerna ska vara skriftliga. Även omfattningen av de riskbaserade rutinerna kommer att framgå av de kommande föreskrifterna.
Fastighetsmäklarinspektionen PM 4(5) Grundläggande åtgärder I tidigare tillsynsärenden där Fastighetsmäklarinspektionen har granskat en fastighetsmäklares åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism har granskningen huvudsakligen riktats mot identitetskontrollen av kunderna. Kontrollen av kundens identitet är en av de grundläggande åtgärderna som fastighetsmäklarna ska vidta enligt 2 kap. 3 penningtvättslagen. I den tematiska granskningen har Fastighetsmäklarinspektionen utvidgat granskningen till att även omfatta kontrollen av den verkliga huvudmannens identitet samt vilken information som mäklaren har inhämtat om affärsförbindelsens syfte och art. Syftet med kravet på att inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art är att fastighetsmäklaren ska få en klar bild av hur den egna tjänsten ska användas av kunden. Fastighetsmäklaren ska lära känna sin kund genom att inhämta uppgifter om de omständigheter som utfrån penningtvättslagstiftningens ändamål och det riskbaserade förhållningssättet på ett kortfattat sätt beskriver relevanta uppgifter om uppdragsgivarens förhållanden och skäl till försäljningen. Fastighetsmäklaren måste inhämta information från uppdragsgivaren (oftast säljaren) och dennes motpart (oftast köparen). En underlåtenhet att inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art har Fastighetsmäklarinspektionen ansett vara varningsgrundande. Det är innehållet i informationen från uppdragsgivaren och köparen om affärsförbindelsens syfte och art som ska dokumenteras. Det är alltså inte tillräckligt att dokumentationen endast anger att informationen har inhämtats. Brister i att dokumentera den information som har inhämtats har lett till en erinran. Fastighetsmäklarinspektionen har ansett att det räcker med en relativt enkel och kortfattad dokumentation av affärsförbindelsens syfte och art. Anteckningar som köp av privatbostad har inspektionen ansett varit tillräcklig, eftersom det visar att köparen har avsett att bosätta sig i bostaden. Uttryck som att säljaren vill bli av med fastigheten har däremot inte ansetts tillräckligt, eftersom det inte säger något om skälet till försäljningen. När ett dödsbo har varit uppdragsgivare har Fastighetsmäklarinspektionen utgått från att försäljningen av förmedlingsobjektet har varit ett led i bodelningen eller arvsskiftet. Även om detta får anses underförstått bör det framgå av dokumentationen. Men inspektionen har bedömt att underlåtenheten att dokumentera affärförbindelsens syfte och art beträffande ett dödsbo är en ringa förseelse, som inte leder till någon påföljd.
Fastighetsmäklarinspektionen PM 5(5) Riskbedömningen Enligt 2 kap. 1 penningtvättslagen och 3 penningtvättsföreskrifterna ska fastighetsmäklaren bedöma risken för att den egna verksamheten i det enskilda förmedlingsuppdraget utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Det är viktigt att riskbedömningen i det enskilda förmedlingsuppdraget blir korrekt, eftersom den avgör omfattningen av åtgärder som fastighetsmäklaren behöver vidta. En felaktig riskbedömning kan innebära att fastighetsmäklaren inte vidtar tillräckliga åtgärder, vilket medför att kundkännedom inte uppnås. Fastighetsmäklarinspektionen anser att utgångspunkten vid bedömningen är att risken är normal. I flera ärenden har mäklarna angett att de har bedömt risken som låg. Utifrån de anteckningar som mäklarna har gjort om åtgärderna för att uppnå kundkännedom har det inte kommit fram några omständigheter som inspektionen anser har motiverat en låg riskbedömning. Inspektionen har emellertid inte ansett att en felaktig riskbedömning utgör en brist som förtjänar en påföljd. Detta gäller under förutsättning att mäklaren, trots den felaktiga riskbedömningen, har vidtagit tillräckligt omfattande åtgärder för att uppnå kundkännedom om parterna i det aktuella förmedlingsuppdraget. Sammanfattning En bristfällig tillämpning av penningtvättslagstiftningen har under många år varit en av de vanligaste grunderna för att fastighetsmäklare har meddelats disciplinära påföljder av Fastighetsmäklarinspektionen. Resultatet av detta tematiska projekt ger en bild av att de granskade fastighetsmäklarna har förstått vikten av att uppfylla sina skyldigheter enligt denna lagstiftning och dess ändamål. Men det finns anledning till ett fortsatt aktivt utvecklingsarbete inom fastighetsmäklarbranschen av riskbedömningarna, rutinerna och åtgärderna för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism.