Beslutet/domen har vunnit laga kraft. Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

Transkript

1 Beslutet i webbversion 1 (8) Saken Tillsyn enligt fastighetsmäklarlagen (2011:666), fråga om kundkännedom - skärpta åtgärder och kundkännedom - dokumentation och bevarande. Prövning av om fastighetsmäklaren har uppfyllt sin skyldighet att uppnå kundkännedom om två köpare som har befunnit sig på distans när köpeavtalet undertecknades. Beslutet innehåller också en bedömning av om mäklaren har uppfyllt sin skyldighet att dokumentera åtgärderna för att uppnå kundkännedom om köparna. Fastighetsmäklarinspektionens avgörande Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en varning. Ärendet Fastighetsmäklarinspektionen beslutade den 11 juni 2015 att inleda ett tematiskt tillsynsprojekt om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Syftet med tillsynsprojektet är att tydliggöra vad som krävs av fastighetsmäklarna för att följa lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen) och god fastighetsmäklarsed. Avsikten är att inspektionen ska få underlag för fler praxisbildande beslut som kan publiceras som vägledning för branschen. Förhoppningen är även att ge fastighetsmäklare, mäklarföretag och branschorganisationer incitament att kvalitetsgranska sitt IT-stöd och andra rutiner, mallar m.m. samt att vidta eventuella andra egenåtgärder som behövs för att reglerna ska tillämpas på ett korrekt sätt. POSTADRESS TELEFON EPOST Fastighetsmäklarinspektionen registrator@fmi.se Box 22034, Stockholm BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBPLATS Fleminggatan

2 Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 2 (8) I tillsynsprojektet har Fastighetsmäklarinspektionen initierat 32 tillsynsärenden mot lika många fastighetsmäklare. NN är en av de fastighetsmäklare som har valts ut för att ingå i projektet. Hon har förelagts att ge in en förteckning över de förmedlingsuppdrag som hon har avslutat under perioden den 1 juni 5 juli Fastighetsmäklarinspektionen har därefter valt ut ett av dessa förmedlingsuppdrag för att granska de åtgärder som NN har vidtagit för att uppfylla sina skyldigheter enligt den då gällande lydelsen av penningtvättslagstiftningen. Hon har förelagts att yttra sig och att ge in dokumentationen över de åtgärder som hon har vidtagit för att uppnå kundkännedom och en kopia av verksamhetens riskbaserade rutiner. Dessutom har inspektionen begärt kopior av uppdragsavtalet, köpekontraktet och journalen. NN har yttrat sig och lämnat in de begärda handlingarna avseende ett uppdrag den 24 februari 2015 om förmedling av en bostadsrätt. NN har i sina yttranden även redogjort för sina riskbaserade rutiner enligt 5 kap. 1 penningtvättslagen. Handlingarna Fastighetsmäklarinspektionen har granskat dokumentationen av de åtgärder som fastighetsmäklaren har vidtagit för att uppfylla penningtvättslagstiftningen. När fastighetsmäklaren har bedrivit sin verksamhet som en enskild näringsidkare har även kravet på att ha riskbaserade rutiner omfattats av prövningen. De övriga dokument som finns i ärendet har endast utgjort ett underlag för bedömningen. I detta ärende har Fastighetsmäklarinspektionen uppmärksammat följande. Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom Av dokumentationen över de vidtagna åtgärderna för att uppnå

3 Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 3 (8) kundkännedom om uppdragsgivaren framgår det att NN har bedömt risken för penningtvätt och finansiering av terrorism som låg. Hon har bland annat antecknat följande om försäljningens syfte och art. BR-innehavaren avliden, ingen i familjen behöver lägenhet. Även av dokumentationen över vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom om köparen framgår det att NN har bedömt risken för penningtvätt och finansiering av terrorism som låg. Hon har även antecknat att köpets syfte och art var att en av köparna hade fått ett nytt jobb och att de behövde en ny bostad eftersom de bodde på en annan ort. NN har noterat att hon har kontrollerat köparnas namnteckning mot vidimerade kopior av identitetshandlingarna. I anslutning till noteringen har hon även antecknat följande. Köpeavtalet bevittnat av två personer. Plus personligt möte 30 mars samt vid tillträdet. Det finns inga noteringar om vilket datum NN har utfört identitetskontrollerna eller vidtagit de övriga åtgärderna för att uppnå kundkännedom om köparna. Kopiorna av köparnas identitetshandlingar är inte vidimerade. Köpekontraktet Köpekontraktet är underskrivet av köparna den 16 mars 2015 och av uppdragsgivarna (säljarna) den 17 mars Journalen I journalen har NN bland annat noterat följande ID-kontroll av köpare genomförd. ID-handlingar kopierade till arkivakt. Fastighetsmäklarens yttrande NN har bland annat uppgett följande.

4 Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 4 (8) Hon har bedrivit sin mäklarverksamhet som enskild firma från starten 2008 till och med den 31 juli Från och med den 1 augusti 2015 bedriver hon sin verksamhet genom ett aktiebolag. Köparna befann sig på distans vid köpeavtalets undertecknande. I samband med undertecknandet kontrollerade hon med köparnas kontaktperson på banken att finansieringen av köpet var klar. Köparna skickade kopior på sina identitetskort tillsammans med köpekontraktet. De hade missat att få kopiorna vidimerade. Eftersom hon skulle träffa dem personligen två veckor senare, den 30 mars 2015, kunde hon kontrollera att kopiorna överensstämde med identitetskorten vid det mötet. Innan denna tidpunkt har det inte skett någon överföring av pengar. Handpenningen fanns på hennes klientmedelskonto och skulle inte överföras förrän efter mötet. Utifrån den kundkännedom som hon hade uppnått, och hennes erfarenhet som fastighetsmäklare, ansåg hon inte att det fanns någon risk förknippad med att köparna hade missat att få sina kopior vidimerade. Köpeavtalet var dessutom bevittnat. Hon har inte ansett att det har funnits någon risk för att hennes verksamhet skulle utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Hon bedömde att det var en normal förmedling av en bostadsrätt utan någon som helst risk. Fastighetsmäklarinspektionens bedömning Det riskbaserade förhållningssättet I enlighet med 2 kap. 1 lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen), jämfört med 1 kap. 2 8 samma lag, ska en fastighetsmäklare med fullständig registrering vidta åtgärder för att uppnå kundkännedom. Omfattningen av dessa åtgärder ska anpassas efter risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Av propositionen 2008/09:70 framgår bland annat följande på s. 185.

5 Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 5 (8) Av första stycket framgår att omfattningen av de åtgärder för att uppnå kundkännedom som vidtas ska anpassas efter risken för penningtvätt och finansiering av terrorism. För att återspegla detta har paragrafen placerats först i kapitlet. En bedömning av risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism krävs alltså alltid. Utgångspunkten för denna bedömning är bl.a. typen av kund, affärsförbindelse, produkt och transaktion. Av samma proposition s. 70 framgår bland annat följande. Om man tillämpar principen på ett fall där en kund vill etablera en affärsförbindelse med en verksamhetsutövare ska således, i ett första steg, en bedömning av risken för penningtvätt och finansiering av terrorism göras för att kunna avgöra vilken grad av kundkännedom som behövs; grundläggande åtgärder eller skärpta åtgärder. Därefter fordras en bedömning av hur omfattande de aktuella åtgärderna ska vara och, såvitt avser skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom, även vilka ytterligare åtgärder som ska vidtas på grundval av den aktuella risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Det riskbaserade förhållningssättet kräver en kontinuerlig bedömning av riskerna genom hela förmedlingsuppdraget i förhållande till både uppdragsgivaren och dennes motpart. NN har bedömt risken för penningtvätt och finansiering av terrorism i förmedlingsuppdraget som låg. Utifrån de anteckningar som NN har gjort om åtgärderna för att uppnå kundkännedom anser Fastighetsmäklarinspektionen emellertid att risken bör bedömas som normal. Det är viktigt att riskbedömningen i det enskilda förmedlingsuppdraget blir korrekt, eftersom den avgör omfattningen av de åtgärder om fastighetsmäklaren behöver vidta. En felaktig riskbedömning kan innebära att fastighetsmäklaren inte vidtar tillräckligt omfattande åtgärder, vilket medför att kundkännedom inte uppnås. De grundläggande åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 2, 3, 9 och 11 penningtvättslagen att en

6 Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 6 (8) fastighetsmäklare ska vidta grundläggande åtgärder för att uppnå kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse. Med grundläggande åtgärder för kundkännedom avses 1. kontroll av kundens identitet genom identitetshandling, registerutdrag eller på annat tillförlitligt sätt, 2. kontroll av den verkliga huvudmannens identitet och 3. inhämtande av information om affärsförbindelsens syfte och art. En fastighetsmäklare får inte medverka vid en fastighetsöverlåtelse om kundkännedom inte har uppnåtts om både säljaren och köparen. Mäklaren ska ha slutfört kontrollerna av uppdragsgivarens och den verkliga huvudmannens identitet innan uppdragsavtalet undertecknas. Kontrollerna av köparens och den verkliga huvudmannens identitet ska vara slutförda innan parterna undertecknar köpekontraktet. De skärpta åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 6-8 penningtvättslagen och 11 Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter (KAMFS 2013:5) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättsföreskrifterna) att när risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism är hög ska fastighetsmäklaren, utöver de grundläggande åtgärderna för kundkännedom, vidta mer omfattande åtgärder. Vid denna bedömning ska särskild uppmärksamhet riktas mot risker som kan uppstå när det gäller produkter eller transaktioner som skulle kunna underlätta anonymitet (enligt bestämmelsens lydelse före den 1 augusti 2015). Om omständigheterna i det enskilda fallet inte visar motsatsen, ska en hög risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism anses finnas bland annat när en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion utförs med någon på distans. När kunden befinner sig på distans är det en obligatorisk åtgärd att inhämta uppgifter om adressen och en vidimerad kopia av kundens identitetshandling eller registreringsbevis. Om fastighetsmäklaren finner anledning till det utifrån riskbedömningen i det enskilda fallet, ska mäklaren även säkerställa kundens identitet genom att kontrollera uppgifterna mot externa register eller annan dokumentation, eller skicka en bekräftelse till kundens

7 Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 7 (8) folkbokföringsadress eller motsvarande. Av NNs yttrande framgår det att köparna befann sig på distans när köpeavtalet skrevs under. NN har därmed varit skyldig att vidta skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom om köparna. Av handlingarna i ärendet framgår det att kopiorna av köparnas identitetshandlingar inte har varit vidimerade. Trots detta har NN noterat i dokumentationen över de vidtagna åtgärderna för att uppnå kundkännedom om köparna, att hon har kontrollerat vidimerade kopior av köparnas identitetshandlingar. Fastighetsmäklarinspektionen anser att NN inte har vidtagit tillräckliga åtgärder för att uppnå kundkännedom om köparna innan köpeavtalet undertecknades. Att hon har kunnat kontrollera identitetshandlingarna vid ett senare tillfälle förändrar inte bedömningen. Förseelsen förtjänar en varning. Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 13 penningtvättslagen och 17 penningtvättsföreskrifterna att en fastighetsmäklare ska dokumentera de vidtagna åtgärderna för att uppnå kundkännedom. Av dokumentationen ska det framgå vilket datum respektive åtgärd har vidtagits. De identitetshandlingar m.m. som har använts för att kontrollera identiteten ska kopieras. Handlingarna och uppgifterna ska bevaras på ett säkert sätt i minst fem år från det att affärsförbindelsen upphörde eller annars från det att åtgärderna utfördes. Dokumentationen om vilka åtgärder NN har vidtagit för att uppnå kundkännedom om köparna saknar datering om när åtgärderna utfördes. NN har noterat i journalen att identitetskontrollerna av köparna skedde den 16 mars Däremot saknas det noteringar om när övriga åtgärder vidtogs. Fastighetsmäklarinspektionen anser därför att dokumentationen av de åtgärder som hon har vidtagit för att uppnå kundkännedom om köparna är bristfällig. Förseelsen motiverar en erinran. De riskbaserade rutinerna Enligt 5 kap. 1 penningtvättslagen, i dess lydelse före den 1 augusti 2015,

8 Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 8 (8) framgår det bland annat att verksamhetsutövare ska ha riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Om en fysisk person som omfattas penningtvättslagen driver sin verksamhet som anställd hos en juridisk person, ska skyldigheten att upprätthålla rutiner gälla den juridiska personen. NN har fram till den 1 augusti 2015 bedrivit sin fastighetsmäklarverksamhet som en enskild näringsidkare. Utredningen ger inte stöd för något annat än att NN har haft någon form av riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Övrigt Det som i övrigt har kommit fram i ärendet ger inte anledning till någon åtgärd av Fastighetsmäklarinspektionen. Påföljden NN meddelas en varning för att hon har medverkat till ett överlåtelseavtal utan att först ha uppnått kundkännedom om köparna. I denna varning ingår en erinran för brister i dokumentationen om de åtgärder som hon har vidtagit för att uppnå kundkännedom om köparna.