PROTOKOLL 1 (13) 2015-10-12 Nämnden för support och lokaler Plats och tid: Samhällsbyggnad, fd tekniska kontoret Oden, Odenrummet, 10.00-11.40 Hjorten, rum 307 A, Björnen, plan 3, 13.00-15.30 ande Tomas Teglund (S), ordförande Kristin F Öhman (MP), vide ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Leif Holmqvist (C) Lilliann Carlsten (S) Inger Lundqvist (FP) Tjänstgörande ersättare Daniel Enwall (S) för Robert Ignberg (S) Per-Ivar Skogqvist (KD) för David Lindgren (M) Övriga deltagande Yngve Lindmark, ledningssekreterare 88 Jörgen Svedberg, demokratilots 88 Ersättare Elsy Larsson (S) Karin Marklund (S) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi 84-87 Patrik Nilsson, säkerhetssamordnare 82 Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 82-91 Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-10-12 2015-10-20 2015-11-12 Förvaringsplats för protokollet Underskrift. Barbro Bjurman
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 Prestationsmål 82 Dnr FA 2015-000111 009 Förslag till prestationsmål, handlingsprogram för skydd mot olyckor Kommunfullmäktige har i beslut, maj 2014, uppdragit till nämnder och bolag att besluta om verksamhetsmål/prestationsmål till handlingsprogram för skydd mot olyckor. Målen ska knyta till kommunens säkerhetsmål och till de risker som identifieras i respektive riskinventering. Av tabellen nedan framgår nämnden för support och lokalers prestationsmål samt hur uppföljningen redovisas till kommunstyrelsen och Länsstyrelsen. Egenkontroll avseende mål i kommunens handlingsprogram enligt LSO Kommun: Skellefteå kommun Mandatperiod: 2014-2017 Årlig kontroll av och underhåll av lekplatser vid våra fastigheter. Kontrollen genomförd av ackrediterad besiktningsman Tillsyn och kontroll av lekplatser Årlig kontroll och underhåll av redskap i gymnastiksalar. Kontrollen genomförd av ackrediterad besiktningsman. Snöröjning och sandning enligt fastställt schema och notering i sandningshandbok och/eller app. Arbete ej påbörjat Arbete påbörjat Målet uppfyllt Målet delvis uppfyllt Målet ej uppfyllt Kommentar/ Färgmarkering Röd, gul, grön Dokumentation av fallande föremål och tillhörande åtgärder. Kontroll av brandsläckare och brandplatser. Kontrollen genomförd av ackrediterad
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 besiktningsman. Alla kontroller enligt brandskyddsdokumentation är protokollförda och godkända Deltagande vid brand och utrymningsövningar All personal har genomgått E- utbildning för brandskydd All personal får information om brandskydd och utrymningsplaner Måltidspersonal genomgår egenkontrollutbildning för säker livsmedelshantering Anta prestationsmålen sunderlag Tjänsteskrivelse 2015-09-29 Skellefteå kommuns handlingsprogram för skydd mot olyckor
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 83 Dnr FA 2015-000127 009 Svar på medborgarförslag angående fler besöksparkeringar vid Musikens hus. Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att antalet besöksparkeringar mångdubblas vid Musikens hus. Förslagsställaren pekar på att det finns ett begränsat antal besöksparkeringar, det parkeras överallt och att Eddahallens parkering oftast är fullbelagd på kvällen. Förslagsställaren menar att man kan nyttja gräsytorna och göra om de till parkering. Svar på skrivelse: Support och lokaler har förståelse för önskemålet om fler besöksparkeringar. Tyvärr är utrymmet på tomten begränsat och det finns inga möjligheter att rymma fler besöksparkeringar. Mycket av gräsytorna ligger utanför tomtgränsen (se bilaga). Eddahallens parkering kommer att byggas om under det kommande året och det kommer att tillskapas fler besöksparkeringar, samtidigt kommer många träningar och matcharrangemang att flyttas till den nybyggda Balderhallen. Förhoppningsvis gör det att trycket på Eddahallens parkering lättar. Avslå medborgarförslaget sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-10-05 Medborgarförslag Utdrag från Solen X, Musikens hus et sänds till: Förslagsställare Kundförvaltare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 84 Dnr FA 2015-000113 049 Månadsrapport september 2015, support och lokaler Support och lokaler har sammanställt en kortfattad månadsrapport/ ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Årsprognosen 2015 pekar totalt sett på en budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på 10,6 mnkr. Det är samma prognos som redovisades i delårsrapporten i augusti. Nämndens avdelningar uppvisar både positiva och negativa budgetavvikelser och kostnader följs upp löpande för att se vart och om omprioriteringar bör göras. Årets investeringar väntas rymmas inom tilldelad ram (346 mnkr år 2015). Prognos, avvikelse mot budget 2015 Nämnden för support och lokaler 0 Måltidsavdelning 0 Avdelning för verksamhetsstöd, inkl. FC *) 1,5 Kommunikationsavdelning*) 1,8 Fastighetsavdelning *) 13,9 SUMMA 10,6 *) specifikation, se bilaga 1 Godkänna redovisad information. sunderlag Tjänsteskrivelse, månadsrapport september 2015 Bilaga 1, månadsrapport september 2015, redovisas till kommunledningskontoret (mnkr) et sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 85 Dnr FA 2015-000114 289 Redovisning av internkontroll 2015 En internkontrollplan fastställdes av nämnden för support och lokaler 2015-06-10 67. Intern kontroll är ett brett område som handlar om att ha grepp över både verksamhet och ekonomi, att styra mot effektivitet, att ha ordning och reda samt att skapa trygghet. Med en väl fungerande intern kontroll skyddas såväl tjänstemän som förtroendevalda mot oberättigade misstankar. Utifrån de risker som var framtagna i planen har åtgärder planerats och genomförts under året. Därefter har kontroller gjorts. Ansvariga tjänstemän har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschef som därefter sammanställt underlaget. Där avvikelser presenterats i redovisningen så beskrivs även kortfattat genomförda åtgärder eller planer på förändrade arbetssätt för att undvika felaktigheter framöver. 1. Godkänna redovisning av genomförande av internkontroll 2015. 2. Godkänna föreslagna åtgärder till de avvikelser som uppdagades vid internkontrollen. sunderlag Bilaga 1, Uppföljning internkontroll 2015 et sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 86 Dnr FA 2015-000115 002 Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2016 Nämnden för support och lokaler följer de generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer i Skellefteå kommun som är fastslagna i kommunens styrprinciper för budget 2016. Dock så föreslås högre nivåer för vissa specifika yrkesroller inom Fastighet och IT ( förvaltare fastighet, sektionschef fastighetsdrift, projektchef fastighet, avdelningschef fastighet och It-chef). Anledningen är att säkra verksamhetens funktion och effektivitet då dessa yrkesroller hanterar många och stora beslut angående anskaffningar och inköp löpande och ibland av brådskande karaktär. Av samma anledning föreslås högre nivåer för förvaltningschef och ordförande. Viktigt att notera är att beslutad budget inte är att jämställa med ett anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut per ärende om anskaffningsbeslut tas. Anskaffnings- och inköpsbeslut Upp till 100 000 kronor Upp till 300 000 kronor Upp till 600 000 kronor Upp till 1 500 000 kronor Upp till 2 000 000 kronor Över 2 000 000 kronor ande Enhetschef, sektionschef Avdelningschefer, förvaltare fastighet, driftchef fastighet. Projektchef fastighet, IT-chef. Förvaltningschef, avdelningschef fastighet Ordförande nämnden för support och lokaler Nämnden för support och lokaler 1. Att delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enlig föreslaget styrdokument. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse daterad 2015-10-27 Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2016 på Support och lokaler et sänds till: Kommunstyrelsen Nämnden för support och lokaler
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 87 Dnr FA 2015-000116 049 Omföring av investeringsbudget till driftbudget för projektet Stadshus pilot för aktivitetsbaserade arbetsplatser Nämnden för support och lokaler har fått uppdrag av kommunfullmäktige att arbeta med projektet Stadshuset -pilot för aktivitetsbaserade arbetsplatser. Kommunfullmäktige beslutade samtidigt att rikta 20 miljoner kronor i investeringsbudget till projektet år 2016, samt att i plan föreslå ytterligare 25 miljoner kronor för år 2017 (KF 131, 2015-04-21). Utifrån nya redovisningsprinciper för komponentavskrivning så kan inte alla kalkylerade kostnader klassas som investering. Projektets kostnader för projektledning (omfattar bland annat utbildning av berörda tjänstmän, konsulter, resor och kostnader för förvaltningens projektgrupp) beräknas uppgå till ca 2 650 000 kronor och klassas utifrån principerna som en driftkostnad. Det innebär att nämnden för support och lokaler önskar överföra delar av beslutad investeringsbudget till drift. 1. Nämnden för support och lokaler föreslår kommunstyrelsen att till kommunfullmäktige föreslå att besluta om omföring av 2 650 000 kronor från 2016 års investeringsbudget till driftbudget för projektet Stadshuset pilot aktivitetsbaserade arbetsplatser. sunderlag Tjänsteskrivelse 2015-10-01 et sänds till: Support och lokaler Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 88 Dnr FA 2015-000118 009 Information om strategi för barn- och ungas inflytande och delaktighet Yngve Lindmark och Jörgen Svedberg informerade nämnden om strategin för barn- och ungas inflytande och delaktighet. Hur viktigt det är att barn och unga får möjlighet att delta i demokratiska processer. Detta är särskilt viktigt på lokal nivå eftersom det är där de flesta beslut som påverkar deras vardag tas. I kommunens arbete med invånarinflytande ska det finnas kanaler där barns- och ungas röster kommer fram. Det handlar också om att genom demokratiska former öka ungas inflytande och delaktighet och bidra till aktiva invånare. Kommunens nämnder ska införliva barn- och ungdomsperspektivet i sin verksamhet. Likvärdiga villkor ska vara vägledande för arbetet. Barn- och unga vill vara med och bestämma i många olika frågor och på många olika sätt. Då är det också viktigt med många olika kanaler och verktyg. Arbetet med ungas inflytande och delaktighet ska vara kunskapsbaserat, målmedvetet och långsiktigt. I detta ingår en skyldighet att informera barnoch unga om deras rättigheter till inflytande och delaktighet. Varje nämnd ska utse en kontaktperson som har ansvar för att bevaka perspektivet. Dessa kontaktpersoner utgör ett nätverk som samordnas av demokratilotsen. Nämnden för support och lokalers kontaktperson är ledningssekreterare Ewa Boström. Godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 89 Dnr FA 2015-000132 291 Mobackenskolan, inomhusmiljöproblem Enligt kommunstyrelsens beslut 2015-05-26, 248 fick nämnden för support och lokaler i uppdrag att tillsammans med barn- och grundskolenämnden se över vilka alternativ som finns och föreslå rimliga åtgärder. En arbetsgrupp bestående av tjänstemän från berörda förvaltningar håller på att ta fram en rapport där olika handlingsalternativ presenteras. För att det ska vara möjligt att hinna slutföra rapporten så föreslås det att arbetsutskottet får besluta vilka alternativ som utifrån ett fastighetsperspektiv är att föredra och skicka rapporten till kommunstyrelsen 2. Delegera till arbetsutskottet att ta del av rapporten och utifrån ett fastighetsperspektiv föreslå alternativ. 3. Delegera till arbetsutskottet att översända rapporten till kommunstyrelsen. sunderlag Tjänsteskrivelse 2015-10-12 Kommunstyrelsens beslut 2015-05-26, 248 et sänds till: Nämnden för support och lokaler
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 90 Dnr FA 2015-000120 009 Informationer Förvaltningschef informerar Säkerhetssamordnare Patrik Nilsson informerar om sitt arbete inom kommunen. Om hela organisationen bakom säkerheten och att kommunstyrelsen har yttersta ansvaret. Han berättar om hur man agerar vid vissa problem som uppstår, till exempel vid vattenläckan som blev under september månad. Han informerade också om det arbete som är aktuellt just i dagsläget, där flyktingfrågan har största fokus. Förvaltningschefen informerar om att löneprocessen är startad och man hoppas vara i mål den 1 april. Han informerar om själva processens gång och hur det avslutas med en avstämning med facken. Eftersom kommunal är avtalslösa finns risk att processen kan bli utdragen. Förvaltningschefen visar förslaget på den nya organisationen för support och lokaler. Organisationen kommer att bestå av sex avdelningar och därmed även en större ledningsgrupp. Avdelningarna kommer bli följande: Måltid: Inga förändringar i vare sig uppdrag eller organisation. Chef: Peter Lundmark Utveckling och IT: IT lyfts ut avdelningen kommunikation för att bilda en egen avdelning. Som namnet antyder kommer avdelningen även att hantera utvecklingsfrågor. Uppdraget består av att säkra upp IT-processen, vilket gör samarbetet med kvalité och förnyelse och CIO-rådet centralt. Avdelningen kommer att ha en särskild utvecklingsgrupp. De ska ge stöd till förvaltningen i utveckling av processer, projekt och affärer. I avdelningens uppdrag ligger även att arbeta i den kommunövergripande processen verksamhetsutveckling med stöd av IT. Chef: Mathias Rönngren Kommunikation: Informationsenheten, kundtjänst, internservice samt säkerhetssamordnare Patrik Nilsson kommer att ingå i avdelningen. Chef: Erika Nilsson (Eva Nyström har utsetts till vikarie under Erikas föräldraledighet) Fastighet: Inga förändringar i vare sig uppdrag eller organisation. Chef: Fredrik Nilsson Verksamhetsstöd delas in i två avdelningar, personalsupport och ekonomisupport. Personalsupport: Lönecenter, HR-stöd och rekrytering ingår. Arbete med att ta fram hur organisationen exakt ska se ut pågår. Chef: Birgitta Holmström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Ekonomisupport: Kommer bestå av verksamhetsekonomi, redovisning och inköp. Verksamhetsekonomi kommer inte att ha en egen chef utan ligger direkt under avdelningschef tillsvidare. Exakt hur ekonomiorganisationen kommer att se ut blir en fråga för kommande avdelningschef. Chef: Kommer att rekryteras (extern annonsering). Tillförordnad chef Mathias Rönngren. Förvaltningschefen visar en liggare där nämndsekreteraren noterar alla ärenden som nämnden har uppdragit till förvaltningschef. När uppdraget är slutfört och nämnden har fått återkoppling så stryks ärendet. Förvaltningschefen går igenom listan och ger aktuell information. Den nya listan efter avslutade ärenden fram till dagens datum skickas med i utskicket. Avdelningschefen för fastighet informerar om försäljningen av bland annat Hjorten 5. Kommunfullmäktige har tidigare, 2013-11-12, 254, beslutat att fastigheten får säljas. Ytterligare fastigheter som är sålda inom Skellefteå kommunkoncern är Fastigheten Sleipner 5 (Tieto) som ägs av Fastighets AB Polaris och Fastigheterna Sirius 24 (Scandic med kontorsdel) och Sirius 25 (Försäkringskassan mm) samt del av Sirius 16 och den delen består av hus A som idag bland annat inrymmer Stadsbiblioteket. Dessa ägs av Skellefteå Kraft AB. Köpare är Diös Fastigheter AB. Syftet för kommunen är att möjliggöra för fler etableringar, möjliggöra utveckling av handel och näringsliv i attraktiva lägen och frigöra kapital för kommande viktiga investeringar. Övertagandet sker 1 december 2015, förutsatt att kommunfullmäktige godkänner affären vid nästa möte, 20 oktober. Affären är värd cirka 650 miljoner kronor. Godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 91 Dnr FA 2015-000122 009 Övriga frågor Ungdomsfullmäktige Ungdomsfullmäktige har skickat ut till alla nämnder om det finns någon aktuell fråga som nämnden vill ställa till ungdomsfullmäktige 2016. Viktigt att frågan är påverkningsbar, fundera även på hur återkopplingen till ungdomarna ska ske. Ärendet tas upp på novembernämnden, fram till dess är det viktigt att fundera på möjliga frågor att ställa. Inspel till detta kan med fördel skickas direkt till ordförande eller nämndsekreterare redan innan mötet.