Lean vad är det? Hur gör vi? Exempel från verkligheten 2008 10-30
Vad är Lean? Tanke och arbetssätt för systematisk förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Med hjälp av ständiga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd
Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare Handlar inte om ett snabbt sätt att tjäna pengar!!!
Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla metoder
7 + 1 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Korta fakta om Vara kommun Ca 16.000 invånare 7.347 hushåll 46 % bosatta på landsbygden 701 km2 Ca 1.350 medarbetare 789 (58%) arbetar heltid 587 (82%) kvinnor
Utvecklingsinsatser Kommunövergripande Arbetslagsutveckling Verksamhetsutveckling Ledarutveckling Politiker utveckling Specifika insatser Individuella utvecklingsinsatser Insatser mot särskilda yrkesgrupper Organisation Grupp Individ
Vi blir färre som ska serva fler Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 våren 2010 Start i äldreomsorgen men utan slut.
Vara Lean
Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri
Exempel på värdeflöden som kartlagts i Vara Socialförvaltningen: Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Tekniska förvaltn. Felanmälansrutiner Ledning & Adm. Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen Bildningsförvaltn. Lokalvård: arbetsrutiner Kommunikation inom arbetslaget
Rekryteringsprocessen Varför? Tungrodd, tidskrävande process. Antalet ansökningar att hantera hade ökat markant. Bristande stöd från personalenhet till chefer. Otydlig ansvarsfördelning. Olika aktörer. Sårbart system. Gemensam standard saknades för återkoppling.
Så här såg det ut Totalt per ärende L/T P/T V/T RFB 3 dygn 11t 38 min 40s- 71 dygn 17t 25min 25s 1 dygn 5t 35 min 16s- 24 dygn 5t 55 min 25s 2 dygn 6t 3 min 24s- 47 dygn 15t 30 24%
Slöserier Allt utöver ett minimum Väntan, Lager (ingen backup) Överarbete Väntan (ringa & fråga) Väntan Anst.beslut (rutin) Väntan, Omarbete Otydlig mall Överarb. Väntan Brist i kunskap om andras arb.uppgifter Omarbete samverkan (rutin) Väntan (annons) Överarb. Många samtal (växeln) Överarb. Ofullst. ansökan (rutin) Överarb. väntan lön.frågor otyd. rutin
Önskat framtida läge Målsättning Totalt per ärende L/T 18t 53 min 39s-40dygn 4t 4 min 12s P/T 5t 39 min 39s-15 dygn 8t 58 min 12s V/T 13t 14 min-24 dygn 19t 6 min RFB 69% Verkligt resultat Totalt per ärende L/T 18t 53 min 39s-40dygn 4t 4 min 12s P/T 5t 39 min 39s-15 dygn 8t 58 min 12s V/T 13t 14 min-24 dygn 19t 6 min RFB 77%
Några förbättringar Göra en tydlig plan över back-up behov. Planera & genomföra utbildning i HR+ för alla chefer. Ta fram tydlig, gemensam rutin för rekryteringsprocessen. Ta fram lathund. Förtydliga annonsmall.
Resultat Relativt små förändringar har fått stora effekter. Vi har gått mot att arbeta förebyggande i stället för att behöva släcka bränder. Gemensamma, tydliga rutiner ökar processens kvalitet. Vi har fått ökad förståelse för varandras roller, kommit ifrån syndabocks-tänket. Sökande får snabbare svar (även då svaret blir nej). Hanteringen har blivit lättare för både personalavdelning samt för rekryterande chef.
Rätt Från Början % 2007 100% 80% 60% 40% Nuläge Verkligt resultat 20% 0%
Hur skapas delaktighet & engagemang? Arbetsgruppen bör själv identifiera förbättringsområde Alla förbättringsförslag kommer från gruppen Ökad kunskap och bra verktyg frigör kraft och ökar tron på den egna förmågan att förändra Delaktighet-alla på enheten deltar i förbättringsarbetet Uppföljning är A & O Ett systematiskt arbete att ta till vara på goda idéer Ett stödjande ledarskap
Diplom efter varje genomförd kartläggning
Läs mer om Vara kommun Kvalitetschef Maria Viidas 0512 310 66 maria.viidas@vara.se Projektledare Christina Salomonsson 0512 318 39 christina.salomonsson@vara.se Katarina Olsson Fernandinho 0512 319 13 katarina.olsson.fernandinho@vara.se Kontaktperson Personalavdelningen Sven-Göran Persson 0512-310 34 sven-goran.persson@vara.se www.vara.se Föredrag & presentationer