Förfrågningsunderlag

1(15) Datum: 2006-05-05 Sista anbudsdag: 2006-06-28 Anbudets giltighet: 2006-10-31 LiU Diarienummer: LiU 617/06-27 Linköpings universitet genomför en upphandling av kontorspapper. Ni inbjuds härmed att lämna anbud i enlighet med de förutsättningar som är angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor

2(15) 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 4 1.1 Inledning bakgrund... 4 1.2 Omfattning... 4 1.3 Upphandlande enhet... 4 1.4... 5 1.4.1 Förteckning... 5 1.4.2 Frågor avseende förfrågningsunderlaget... 5 1.5 Upphandlingsform... 5 1.6 Formella krav på anbudet... 5 1.6.1 Disposition av anbudet... 5 1.6.2 Anbudets form och giltighet... 6 1.6.3 Anbudsinlämnande... 6 1.7 Krav på anbudsgivare... 7 1.7.1 Juridisk ställning... 7 1.7.2 Ekonomisk och finansiell ställning... 7 1.7.3 Teknisk förmåga och kapacitet... 7 1.8 Utvärdering... 8 1.8.1 Utvärderingskriterier... 8 1.9 Beslut... 8 1.10 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden... 8 2 KRAVSPECIFIKATION... 9 Beskrivning av utförande skall-krav... 9 2.1 Pris... 9 2.1.1 Produktkorg... 9 2.1.2 Övrigt sortiment... 9 2.2 Service och leverans... 10 2.2.1 Service... 10 2.2.2 Leverans... 10 2.2.3 Leveransförmåga... 10 2.3 Kvalitet... 11 2.3.1 Kvalitet och egenskaper... 11 2.3.2 Test av papper... 11 2.3.3 Färgat papper... 12 2.4 Miljö... 12 2.4.1 Miljökrav... 12 3 KOMMERSIELLA VILLKOR... 13 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning... 13 3.2 Avtalstid... 13 3.3 Fakturering/följesedel & betalning... 13

3(15) 3.4 Överlåtelse av avtal... 13 3.5 Ändringar och tillägg... 13 3.6 Information... 13 3.7 Kontaktpersoner... 14 3.8 Force majeure... 14 3.9 Omförhandling... 14 3.10 Priser och prisreglering... 14 3.11 Leveransvillkor... 14 3.12 Fel i vara... 15 3.13 Uppsägning och hävning... 15 3.14 Vite... 15 3.15 Avtalsvillkor... 15

4(15) 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet, nedan kallat LiU, inbjuder samtliga intresserade att inkomma med anbud på ramavtal avseende kontorspapper. Linköping universitet har ca 3500 anställda, ca 1400 forskarstuderade och ca 26500 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom tre huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten och Hälsouniversitet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men ca en fjärdedel finns i Norrköping. UniServ är en serviceavdelning inom den gemensamma förvaltningen vid Linköpings universitet. UniServ har en butik som tillhandahåller kontorsmaterial och kontorspapper till institutioner och enheter inom LiU. Samtliga beställningar enligt upphandlat ramavtal kommer att gå via denna butik 1.2 Omfattning Ramavtal omfattande leverans av vitt och färgat kontorspapper i ett flertal olika format, såsom A4, A3 och storformat. Beräknat totalt inköpsvärde per år är cirka 2,3 miljoner SEK. Linköpings universitet, Uniserv förbinder sig inte att upphandla för det beräknade inköpsvärdet. Avtalet gäller fr.o.m. avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida och två (2) år framåt med möjlighet till ett (1)+ ett (1) års förlängning. Avtalet kan således komma att gälla maximalt under fyra (4) års tid. UniServ avser att teckna avtal med 1 leverantör. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet 581 83 Linköping Kontaktpersoner Charlotte Dagnäs Tfn 013-284085 charlotte.dagnas@liu.se

5(15) 1.4 1.4.1 Förteckning Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor (denna skrift) Svarsbilaga priser och leveransförmåga (bilaga 1) SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling (bilaga 2) Blankett Uppgifter om leverantören (bilaga 3) Blankett Sanningsförsäkran (bilaga 4) Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit fullständigt material 1.4.2 Frågor avseende förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e- post till charlotte.dagnas@liu.se. Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas fyra (4) dagar före anbudstidens utgång. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar/. Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne har fullständigt material 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en öppen upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU 1992:1528) 1.6 Formella krav på anbudet 1.6.1 Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall-krav eller begäran om att anbudsgivaren ska ange eller beskriva någonting. Skall-kraven, skall vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Detta gäller även de fall där något skall anges eller beskrivas. Observera att ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning.

6(15) 1.6.2 Anbudets form och giltighet Anbud skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget. Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen också måste vara LiU:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator, senast 2006-06-28. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Anbud som kommer in för sent tas ej upp till prövning. vara bindande till och med 2006-10-31, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet. vara skrivet på svenska innehålla företagsnamn, kontaktperson, adress, telefonnummer och organisationsnummer vara inkommet i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr: LiU 617/06-27 inges i original och en (1) kopia. Vidare är följande önskvärt: för att underlätta hanteringen för LiU ombeds anbudsgivaren att även inlämna sitt anbud elektroniskt på CD-romskiva eller diskett. Anbudet bör följa förfrågningsunderlaget struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller telefax accepteras inte. 1.6.3 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Besöksadress: Linköpings universitet Linköpings universitet Registrator Registrator, Hus Origo 581 83 Linköping 581 83 Linköping Öppettider: mån-fre 09.00-15.30 Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och är för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande.

7(15) 1.7 Krav på anbudsgivare 1.7.1 Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denna är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning,bilaga 2. Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet. Blanketten får ej vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som utvisar att leverantören där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska eller engelska. 1.7.2 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivarens soliditet skall vara högre än 10%, (se definition nedan*). Om inte detta krav uppfylls, t ex om företaget är nystartat, skall anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om han/hon lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att företaget innehar motsvarande stabilitet. För att styrka sina ekonomiska förutsättningar skall anbudsgivaren bifoga årsredovisningar avseende de senaste två åren. Nyckeltal för de tre senaste årsboksluten skall lämnas i bilaga 3. LiU verifierar dessa via sökning hos Soliditet AB. *Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen. Soliditet beräknas enligt följande formel: S=((0,72xR+E)/B)x100 S=soliditet, R=obeskattade reserver, E=summa eget kapital, B=balansomslutningen Källa: SCB, Nyckeltalshandboken Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga, fullständigt ifylld, blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 4) 1.7.3 Teknisk förmåga och kapacitet Referenser - Anbudsgivaren skall uppge minst tre (3) referenskunder för vilka anbudsgivaren har fullgjort uppdrag av motsvarande karaktär som detta. Referenspersonerna skall vara angivna med namn, telefonnummer och e-postadress. Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att lämnade uppgifter är aktuella. Organisation Anbudsgivaren skall ha en organisation med tekniska och ekonomiska resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Anbudsgivaren skall lämna uppgifter om företagets kapacitet, förmåga, erfarenheter och eventuella underleverantörer.

8(15) 1.8 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen påbörjas kontrolleras att de formella kraven enligt upphandlingsföreskrifterna är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärderingen att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud. Leverantörskvalificering I första steget, kontrolleras om de krav som ställs på leverantör under Krav på anbudsgivaren är uppfyllda. Om något av de ställda kraven ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas från vidare prövning. Prövning av anbud I andra steget kontrolleras att samtliga ovillkorliga krav, skall-krav som återstår i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Om anbudsgivaren inte uppfyller samtliga skall-krav kommer anbudsgivaren att uteslutas från vidare prövning. 1.8.1 Utvärderingskriterier I utvärderingen kommer anbud med lägsta pris att antas. Pris: Se punkt 2.1, samt bilaga 1. Lämnade priser kommer att multipliceras med beräknad volym och summeras. Totalsumman kommer att utvärderas. 1.9 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. 1.10 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

9(15) 2 KRAVSPECIFIKATION Linköpings universitet, UniServ har för avsikt att teckna avtal med 1 leverantör. Upphandlingen omfattar ca 55 miljoner ark/år av vitt och färgat kopieringspapper i A4, A3 och storformat. Kontorspapper för olika typer av skrivare, kopiatorer, plottrar och dylikt. Beskrivning av utförande skall-krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall-krav, eller att anbudsgivaren ombeds ange eller beskriva något. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor, samt att ange beskrivning där sådan efterfrågas. 2.1 Pris 2.1.1 Produktkorg Alla aktuella produkter har definierats i en produktkorg, bilaga 1. Dessa artiklar skall offereras och nettoprissättas (efter ev. avdrag eller rabatt) med upp till två (2) decimaler i SEK exklusive mervärdeskatt. Om någon artikel utelämnas och inte prissätts kommer högsta lämnade pris från inkomna anbud att användas vid utvärdering. Andra gramvikter än de som finns i produktkorgen accepteras med max 5 grams avvikelse. I produktkorgen hänvisas i vissa fall till en tillverkares produktnamn och beteckning. Det är endast till för att enkelt klargöra vad som efterfrågas och anbudsgivaren får naturligtvis offerera andra fabrikat. Anbudsgivare som eventuellt kommer att offerera dessa namngivna produkter kommer inte att tillmätas någon fördel för detta. Priserna för produkter skall vara fasta i ett (1) år från avtalstecknandet. Kravet uppfylls: 2.1.2 Övrigt sortiment Anbudsgivaren skall ange rabattsats för övriga produkter på ordinarie prislista. Ordinarie prislista skall bifogas. Rabattsatsen skall vara fast under hela avtalsperioden. Kravet uppfylls: Ange rabattsats:

10(15) 2.2 Service och leverans 2.2.1 Service Anbudsgivaren skall erbjuda service i form av: Kontaktpersoner tillgängliga under kontorstid Kommunikationsmöjligheter, telefon, fax, e-post All kommunikation skall ske på svenska Avrop/beställning på ramavtalet skall kunna ske via telefon, telefax, e-post eller som webbeställning och därefter skriftligen bekräftas av ansvarig beställare. Kraven uppfylls: 2.2.2 Leverans Normal leveranstid (från avrop till leverans) skall vara max tre (3) arbetsdagar för ordinarie lagervaror. Leverans skall ske under ordinarie arbetstid till LiU:s godsmottagning, Linköping. Frakt och emballagekostnader skall ingå i pris. Vid eventuell retur av felleverans skall anbudsgivaren stå för fraktkostnad. Kraven uppfylls: 2.2.3 Leveransförmåga För att kunna undvika driftstörningar och erhålla garanterad papperskvalitet under hela avtalsperioden krävs att anbudsgivaren har god leveransförmåga. Minst 70 % av offererade produkter/artikelnummer skall vara ordinarie lagervara. Anbudsgivare skall ange vilka produkter/artikelnummer som är ordinarie lagervara i bilaga 1. Kravet uppfylls:

11(15) 2.3 Kvalitet 2.3.1 Kvalitet och egenskaper Kontorspappret skall vara lämpat för kopiatorer med hög hastighet, dvs. inte avge så mycket damm att problem uppstår i kopieringsmaskinen. Kontorspappret skall absorbera toner väl så att det inte uppstår tonerfläckar på dokumenten vid kopiering. Kontorspappret skall kunna användas i inkjet- och laserskrivare. Kontorspapprets egenskaper, inklusive dess vithet ska vara samma under hela avtalsperioden för att underlätta inställningar av kopieringsmaskiner samt säkerställa produktion. Kraven uppfylls: 2.3.2 Test av papper Anbudsgivare skall efter anfordran utan kostnad tillhandahålla kontorspapper, i mindre mängd för testkörning. Testet kommer att utföras av LiU:s storförbrukare av papper, LiU-tryck och görs för att säkerställa att kvaliteten på pappret överensstämmer med anbudet och att pappret fungerar väl i LiU:s maskiner. Om utfallet av testet inte uppfyller skall-kraven som ställts på pappret, diskvalificeras anbudsgivaren eftersom skall-krav måste uppfyllas. Kravet uppfylls:

12(15) 2.3.3 Färgat papper Färgat papper skall hålla samma kvalitet och ha samma egenskaper som vitt papper. Samma färgnyans skall finnas tillgänglig under hela avtalsperioden i samtliga gramvikter. Vid LiU har det förekommit serier av produkter under ett flertal år som kräver färgat papper i en särskild färgnyans. Anbudsgivare skall kunna erbjuda önskade färgnyanser. Nedan finns en förteckning med exempel på namn på färgnyanser. Färgat papper med samma färgnyans som dessa men med annat namn accepteras. Om anbudsgivare önskar pappersprov för vissa färgnyanser kan de erhållas hos kontaktperson. Anbudsgivaren skall bifoga prover på sortiment av färgat papper till sitt anbud. Vit Ljuscréme Mellancréme Créme Beige Ljusgul Gul Djupgul Ljusorange Orange Röd Djuprosa Ljuslila Lila Ljusblå Mellanblå Djupblå Ljusgrön Pastellgrön Mellangrön Grön Djupgrön Ljusgrå Mellangrå Grå Linne vit Linne ljuscréme Kravet uppfylls: 2.4 Miljö 2.4.1 Miljökrav Anbudsgivaren skall ha en fastlagd miljöpolicy, t ex miljöcertifiering enligt ISO 14000, eller arbeta mot miljöcertifiering. Pappret skall uppfylla miljökrav enligt svanen, eller likvärdigt. Anbudsgivaren skall bifoga certifikat eller motsvarande som visar att kravet är uppfyllt. Kraven uppfylls:

13(15) 3 KOMMERSIELLA VILLKOR Samtliga nedan ställda kommersiella villkor skall accepteras i sin helhet. Kravet uppfylls: Ja Nej Kommentar: 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Avtalet 2. Bilagor till avtalet 3. et, daterat 2006-05-05 4. Företagets anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m. avtalets tecknande och två år framåt. LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Sådan förlängning skall ske på LiU:s begäran senast tre månader före avtalstidens utgång. 3.3 Fakturering/följesedel & betalning Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Möjlighet till samlingsfakturering en gång per månad skall erbjudas. Betalning sker 30 dagar netto, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. 3.4 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 3.5 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.6 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten.

14(15) 3.7 Kontaktpersoner Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. 3.8 Force majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören självt vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Vid force majeure fritas parterna från rätt att kräva skadestånd med anledning av att avtalet inte går att fullfölja. 3.9 Omförhandling Parterna får påkalla omförhandling av ingånget avtal om förhållandena under avtalsperioden väsentligt skulle komma att avvika från vad som gällde när avtalet träffades. 3.10 Priser och prisreglering Offererat pris gäller som högstpris under de första 12 månaderna från avtalets tecknande. Därefter kan prisjustering ske om leverantören kan påvisa skälig grund. Nya priser kan, efter godkännande av LiU träda i kraft tidigast 30 dagar efter det att leverantören tillställt LiU:s kontaktperson nya prislistor. Sänks allmänt marknadspris för papper skall LiU:s pris justeras neråt i motsvarande grad. 3.11 Leveransvillkor Fritt Linköpings universitet, godsmottagningen, inklusive emballage och transportförsäkring. Leverans skall ske under universitetets ordinarie arbetstid till: Linköpings universitet Godsmottagningen 581 83 Linköping

15(15) 3.12 Fel i vara Om pappret skulle ge upphov till upprepade driftstörningar i maskinerna och/eller att pappret skulle uppvisa återkommande produktfel (dålig kvalité) måste antagen leverantör vara beredd att byta ut pappret, till oförändrat pris, till något som fungerar, annars förbehåller LiU sig rätten att frånträda avtalet med omedelbar verkan. 3.13 Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av endera part med tre (3) månaders uppsägningstid om motparten åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. 3.14 Vite Försenad leverans, ger LiU rätt till vite som utgår med 5 % av köpeskillingen för varje påbörjad vecka som förseningen varar. 3.15 Avtalsvillkor För detta avtal gäller i övriga frågor ALOS 05.