För kännedom Landstingsstyrelsen Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky HR-direktör Solveig Lampe Redovisningschef Susanne Gårdö Lönechef Josefin Zangerl Carlberg Verksamhetschef SR Anita Bereflod Hälso- och sjukvården Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Chefscontroller Malin Printz INTERN KONTROLLGRANSKNING 2016 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION DIVISION MEDICIN Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av verifikat bokförda under perioden januari-juni 2016. Granskningsanteckningar har lämnats för faktaavstämning och synpunkter har beaktats i rapporten. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, attest och kontraattest. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia, avtalstrohet mot, av landstinget, ingångna avtal samt tillämpning av kontoplan. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Rutiner Syfte och deltagare Attest/kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet gällande hyrpersonal, rese- och hyrbilskostnader Kontoplan Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Vi har valt att inte jämföra resultatet mot föregående år då hälso- och sjukvården från och med i år rapporterar på divisionsnivå. Bedömningar och rekommendationer redovisas enligt nedan. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(8)
Syfte och deltagare Granskningen visat att rutin för att ange syfte och deltagare är god. Attest och kontraattest Granskningen visat att följsamheten till rutinen för attest och kontraattest bedöms som god. I det nya inköpssystemet har kontroll av kontraattest blivit tydligare och lättare att följa. Leverantörsfakturans formalia Leverantörsfakturans formalia bedöms som god. I några fall saknades uppgift om säljarens registreringsnummer till moms. Avtalstrohet Avtalstrohet mot ingångna avtal bedöms som god gällande konton för inhyrd personal, hyrbil- och resekostnader. En stor del av transaktionerna på kontona avser leverantörer som har avtal med Landstinget Sörmland. Tillämpning av kontoplan Vi bedömer att tillämpning av kontoplanen inte är helt tillfredsställande och behöver utvecklas. Konsekvent kontotillämpning är viktigt för jämförbarhet och ur uppföljningssynpunkt samt ger förutsättningar för förbättrad ekonomisk information. Rekommendation: Se över definitioner och komplettera anvisningar för tillämpning av kontoplanen. Detta gäller främst konton för interna och externa utbildningar och konferenser samt extern föredragshållare och arvode för uppdragstagare. Övriga rekommendationer utifrån granskningens resultat: Att se över och implementera rutiner gällande månadskort till anställda. Det är viktigt att gemensamma rutiner upprättas för att säkerställa att det skattemässiga regelverket följs. Att landstinget säkerställer rutiner för hantering av förmånsbeskattning i de fall där landstinget betalar privata kostnader till sina anställda och uppdaterar befintliga anvisningar utifrån den nya organisationen och delegationer. Att konsulter debiterar egna resekostnader i samband med sin fakturering. Detta för att underlätta landstingets avtalsuppföljning och minska risken för en felaktig skattehantering. Att landstinget säkerställer korrekt redovisning av räntekostnader för kundoch leverantörsfakturor. SID 2(8)
IAKTTAGELSER Granskning av rutiner För att kunna bedöma den interna kontrollen i löpande redovisning har vi granskat verifikat främst utifrån följande rutiner och anvisningar: Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken, Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2, landstingets kod- och kontoplan samt delegationsordning. Bedömning av avtalstrohet/leverantörstrohet har skett mot avtalsdatabasen. Enligt anvisningarna ska fakturor bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, ska kontraattest ske. Vi har noterat att anvisningar för representation har uppdaterats. Vi har gjort kontoanalyser och stickprov på nedanstående konton. Kurs- och konferensavgift Konto består av 197 verifikat på tillsammans 1,1 mnkr. Vi har granskat 20 transaktioner. Vi har noterat följande vid sju verifikat. I tre fall har konferens- och hotellkostnader konterats på ett konto och borde ha fördelats på konton för konferensavgifter och hotellkostnader. I två fall har fakturor skickats till verksamheten och följer därmed inte landstingets faktureringsrutin. Enligt rutinen ska pappersfakturorna sändas direkt till skanning på särskild faktureringsadress. En faktura (två verifikat) har betalats två gånger och behöver korrigeras. Det är viktigt att konteringen följer samma principer inom landstinget för att kunna få jämförbara och rättvisande räkenskaper. För att säkerställa gemensam hantering av dessa kostnader bör det finnas dokumenterade anvisningar för detta. Interna kurser (personalutbildning) Kontot består av två interna debiteringar och en extern faktura på tillsammans 23 tkr. Kontot har använts för kostnader för D-datas utbildningar och fika till internt möte. Vi rekommenderar att förtydliga anvisningar avseende externa och interna kurs-, utbildnings- och konferenskostnader samt informationsmöten för vilka kostnader som ska bokföras på respektive konto. Detta för att underlätta konteringen samt säkerställa hantering av avdragsgill moms vid representation. 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr 2011-033 2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(8)
Uppvaktning personal Kontot består av två verifikat på tillsammans 4 tkr. Vi har granskat två verifikat. Vår granskning visar att i båda fall saknas uppgifter om syfte och/eller mottagare. På grund av saknade uppgifter går det inte att bedöma om kontraattest varit nödvändigt. I ett fall följer inte inköpet hälso- och sjukvårdens anvisningar avseende uppvakning. Informationsmöten, personalfester Kontot består av fem fakturor på tillsammans 10 tkr. Vi har granskat alla fakturor i syfte att bedöma kontotillämpning. Vår granskning visar att uppgifter som deltagare och syfte framgår tydligt men momshantering har blivit felaktigt i ett fall. Tre av fem verifikat avser fika/smörgås och borde ha konterats på konto för trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 69 verifikat på tillsammans 139 tkr. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. 29 transaktioner avser kaffe från avtalade leverantörer och därför har vi granskat ett urval av verifikationer från andra leverantörer. Vi har granskat fyra verifikat. Vår granskning visar att i ett fall avses kaffekostnader från leverantör som landstinget inte har avtal med och i ett fall avser fakturan hyresavtal för kaffemaskin från leverantör som landstinget inte har avtal med. Kostnader för hyresavtal ska bokföras på ett annat konto. Resekostnader, biljetter m.m. Kontot består av 377 verifikat på tillsammans 413 tkr. Även kostnader för sjukresor har bokförts på kontot. Vi har granskat 38 transaktioner och noterat följande: I ett fall saknades kontraattest, i ett fall saknades syfte med resan, i ett fall har fakturan bokförts på fel konto då den avser logikostnader. I ett fall avser fakturan taxiresor till Arlanda och följer inte landstingets instruktion för hållbara resor och möten i tjänsten. Enligt instruktionerna ska prioritering av färdsätt ske i första hand med buss eller tåg. Tre verifikat avser månadskort och uppgifter som resenär och syfte framgår tydligt. Vi noterade vid föregående års granskning att förvaltningen köpt månadskort till anställda för tjänsteresor och hantering av korten har varit SID 4(8)
olika. Vi rekommenderade då att upprätta gemensamma rutiner för hantering av månadskorten som säkerställer att det skattemässiga regelverket följs. Enligt hälso- och sjukvårdsförvaltningens svar skulle gemensamma rutiner för hantering av månadskort upprättas. I årets granskning har vi inte funnit rutiner för detta. Under 2016 ändrades delegationer och rutiner kring beslut om konferensoch studieresor utanför Danmark, Finland och Norge. Landstingsdirektören har vidaredelegerat beslut om utlandsresor till hälso- och sjukvårdschefen för personal inom hälso- och sjukvården efter godkännande av respektive divisionschef 3. Under granskningen har vi fått ta del av en sammanställning över godkända utlandsresor, där klinik, namn, land, datum, diarienummer och godkännande finns angivet. Vi har gjort stickprov på sammanställningen och har inget att anmärka på. Hotell och logikostnader Kontot består av 130 verifikat på tillsammans 395 tkr. Vi har granskat 13 transaktioner. Kostnader för sjukresor har bokförts på konto. I ett fall har landstinget betalat extern konsults logikostnader. Vi rekommenderar att konsulter debiterar sina egna kostnader i samband med sin fakturering till landstinget i stället för att landstinget betalar fakturan som avser konsultens kostnader. Detta för att underlätta landstingets avtalsuppföljning och minska risken för en felaktig skattehantering. Övriga transporter Kontot består av 85 verifikat på tillsammans 177 tkr. I stort används kontot för interna debiteringar. Ett verifikat avser faktura avseende flytthjälp till en anställd. Enligt hälso- och sjukvårdens anvisning 4 ska personalchefen besluta om flyttersättning efter samråd med divisionschef och ersättningen utbetalas till arbetstagaren i efterskott mot kvitto och kopia på räkning från flyttfirma. Fakturan från flyttfirman har ställts till Landstinget Sörmland. Av attesterna framgår inte att personalchefen har beslutat om ersättningen. Vi rekommenderar att landstinget uppdaterar anvisningen och ser över rutinen utifrån landstingets nya organisation och delegationer. 3 Landstingsstyrelsen 7/16, Landstingsstyrelsens delegationsordning 4 Gemensamt divisionsledningsinfo nr 2007/010 Flyttersättning i samband med nyanställning SID 5(8)
Extern representation På kontot finns inga bokförda kostnader. Förtäring, konferenslokal vid möten/sammankomster Konto består av 129 (varav 107 interna) verifikat på tillsammans 315 tkr. Kontot används både för intern debitering genom det s.k. TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer. Vi har granskat fyra av de externa leverantörsfakturorna och har inget att anmärka på. Arvode uppdragstagare Kontot består av 27 verifikat på tillsammans 833 tkr. Fakturor som bokförts på kontot kommer från sex leverantörer på tillsammans 759 tkr. Vi har granskat fakturor från alla leverantörer. Enligt underlag avser fakturerade kostnader läkartjänster, konsultarbete, tjänstgöring på kliniker, arvode för osteoporosmottagning och utförd assistans enligt LSS. Nio verifikat på 74 tkr har hanterats via löner, vilket bedöms att vara korrekt. Enligt landstingets anvisningar redovisas i kontoklass 4 samtliga kostnader för landstingets personal och förtroendevalda. Med landstingets personal menas både anställd och tidigare anställd (pensionerad) personal och uppdragstagare, som enligt lagstiftning om sociala avgifter likställs med anställda. Lön i bokslutsstatistiken definieras som kontogrupperna 40,41 och 43 enligt L-Bas 2013, kontoplan för landstingens externredovisning. Flera av fakturorna som bokförts på kontot motsvarar inte denna definition. Enligt Definitioner av Inhyrd personal, anvisning inom hälso- och sjukvården, bokförs kostnader för konsulter i sjukvårdsverksamhet som har annan kompetens än Landstinget Sörmlands anställda på konto 4351 exempelvis radiologens bilddiagnostik och specialistkompetens. Vi noterar att denna definition inte följer definition enligt L-Bas 2013 kontoplanen. Vid föregående års verifikationsgranskning noterade vi att tillämpning av kontot inte följer anvisningarna helt, att kontoplanen har tillämpats inkonsekvent men delvis enligt hälso- och sjukvårdens anvisningar. Vi rekommenderar att landstinget ser över definitioner och harmoniserar kontotillämpningen samt upprättar anvisningar för kontotillämpning. Extern föredragshållare Inga bokförda kostnader på kontot. SID 6(8)
Inhyrd personal, läkare Kontot består av 34 verifikat på tillsammans 393 tkr. Vi har granskat fakturor från alla åtta leverantörer som bokförts på kontot. Tre av åtta leverantörerna har avtal med landstinget. Vi har noterat att tillämpning av kontoplanen är inkonsekvent därför att fakturor från samma leverantörer som fakturerat liknande tjänster också har bokförts på kontot Arvode uppdragstagare. Inhyrd personal, sjuksköterskor Kontot består av 152 verifikat på tillsammans 2,1 mnkr. Vi har granskat fakturor från alla de tre leverantörer som finns bokförda på kontot. Fakturorna kommer från leverantörer som landstinget har avtal med. Konsultarvode Kontot består av sex verifikat på tillsammans 140 tkr och vi har granskat dessa verifikat. Vår bedömning är att kontot tillämpas korrekt och vi har inget att anmärka på. Extern handledning Kontot består av 40 verifikat på tillsammans 253 tkr. Vi har granskat fyra transaktioner. Vår bedömning är att kontot tillämpas korrekt och vi har inget att anmärka på. Hyra/leasing bilar, korttid Kontot består av 155 verifikat på tillsammans 198 tkr. Både interna debiteringar (69 st.) och externa fakturor finns bokförda på kontot. Vi har granskat nio verifikat från de externa leverantörerna och noterat följande: I ett fall saknades uppgift om syfte med resan och i ett fall kommer fakturan från leverantör landstinget inte har avtal med. Momskorrigering har inte gjorts på fakturan. Granskningen visar att alla fakturor utom en kommer från leverantörer som landstinget har avtal med. Hyra/leasing bilar, långtid Kontot består av 21 transaktioner på tillsammans 152 tkr och alla utom en avser interna fakturor. Denna faktura avser hyrbilskostnader för korttid och borde ha kontraattesterats då denna avser attestantens egna kostnader samt bokförts på kontot för hyrbilskostnader för korttid. SID 7(8)