SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14) Plats och tid Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 08.30 10.00 Beslutande M Margareta Lövgren C Anders Andersson FP Per-Elof Isaksson S Barbro Petersson Övriga närvarande M S MP S M S Övriga Tomas Johansson, ordförande Marks Bostads AB Bror-Eric Johansson, vice ordförande Marks Bostads AB Lars-Olof Sandberg, ordförande Mark Kraftvärme AB Rolf Wallerdal, vice ordförande Mark Kraftvärme AB Ann Iberius-Orrvik, ordförande Marks Fastighets AB Göran Andersson, vice ordförande Marks Fastighets AB Tjänstemän Haleh Lindqvist, verkställande direktör Spinnerskan i Mark AB Magnus Hjelmgren, verkställande direktör Marks Bostads AB och Marks Fastighets AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Martin Svenhed, redovisningschef Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Barbro Petersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 20-28 Tomas Persson Ordförande Margareta Lövgren Justerande Barbro Petersson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(14) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(14) Innehållsförteckning Mötets öppnande Fastställande av dagordning Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Aprilrapport Återrapportering och konsekvenser av konsolideringsplan Instruktion till ombud vid bolagsstämma för dotterbolagen avseende ändrade ekonomiska mål Information om projekt Marknet Övriga frågor Nästa sammanträde 20 21 22 23 24 25 26 27 28
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(14) 20/2015 Mötets öppnande Ordföranden inleder med att hälsa välkommen till dagens möte. Till dagens möte finns nya ledamöter och samtliga närvarande presenterar sig kortfattat.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(14) 21/2015 Fastställande av dagordning :s beslut Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende information om projekt Marknet. Dagens sammanträde Information har efterfrågats beträffande projekt Marknet och ordföranden föreslår att verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Bengt-Allan Frost gör en redovisning kring projektet. Beslutsgång Ordföranden föreslår att den inför mötet utskickade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende information om projekt Marknet. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(14) 22/2015 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 3 mars 2015 läggs till handlingarna. Dagens sammanträde Sammanträdesprotokollet från den 3 mars 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. Verkställande direktör Haleh Lindqvist informerar om uppdrag för bolagsledningen som beslutades vid förra styrelsemötet. Verkställande direktör gavs i uppdrag att se över bolagsordningar och ägardirektiv för koncernen som helhet gällande avsnitten om vinstbegränsning och vinstkrav. Verkställande direktör har diskuterat frågan med kommunjuristen och har därefter som inriktning att bolagsordningar och ägardirektiv ska analyseras och eventuellt korrigeras inför varje mandatperiod. Vid förra styrelsemötet beslutades att godkänna förslag till arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion samt instruktion för ekonomisk rapportering. Det beslutades också att en avstämning ska göras av överensstämmelsen i förhållande till styrsystemet för Marks kommun. Någon sådan avstämning har ännu inte blivit gjord, men verkställande direktör avser att återkomma i frågan. Beslutsgång Ordföranden föreslår att protokollet från den 3 mars 2015 läggs till handlingarna. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(14) 23/2015 Aprilrapport :s beslut Aprilrapport 2015, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt en prognos för hela året, för Spinnerskankoncernen, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen, med noteringen att rapporten från Marks Bostads AB har justerats i prognosen med 1 mnkr lägre resultat. Ärendet Ett förslag på aprilrapport, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader 2015 samt en prognos för hela året, för respektive dotterbolag i Spinnerskankoncernen och för koncernen som helhet, har skickats till styrelsen inför dagens möte. Dagens sammanträde Verkställande direktör Marks Bostads AB Magnus Hjelmgren, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Marks Fastighets AB Magnus Hjelmgren samt redovisningschef Martin Svenhed presenterar aprilrapport för Spinnerskankoncernen. Ärendet diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att aprilrapport 2015, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt en prognos för hela året, för Spinnerskankoncernen, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen, med noteringen att rapporten från Marks Bostads AB har justerats i prognosen med 1 mnkr lägre resultat. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(14) 24/2015 Återrapportering och konsekvenser av konsolideringsplan :s beslut Information avseende konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen noteras. Verkställande direktören får i uppdrag att till styrelsemötet den 17 juni presentera beslutsunderlag för upptagande av externt lån enligt konsolideringsplanen. Ärendet Kommunfullmäktige har 2015-04-23 beslutat om konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen. Planen överensstämmer med ett undantag från det förslag som styrelsen i beslutade om 2014-12-04. Undantaget avser förslaget avseende återställning av fritt eget kapital i moderbolaget. I det av styrelsen i beslutade förslaget sker detta genom återbetalning av aktiekapital med 40 mnkr och därefter en nyemission på samma belopp. I den av kommunfullmäktige beslutade planen sker däremot återställning av fritt eget kapital genom en direktöverföring från bundet till fritt eget kapital. Detta finns beskrivet i till dagens möte utskickade Följebrev till tjänsteskrivelse Konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen. I denna ingår även den av kommunfullmäktige beslutade planen, med ovan redovisade förändring markerad med streck i marginalen. Planen är också uppdaterad med aktuella siffror per 2014-12-31 och kompletterad med instruktioner till ombud vid :s bolagsstämma avseende överföring från bundet till fritt eget kapital. Planen omfattar också en nyemission i Mark Kraftvärme AB och därtill hörande nyemission i. Dessa ska dock genomföras först när Mark Kraftvärme AB kan lösa lån på 25 mnkr utan kostnad för bolaget. Något beslut avseende dessa nyemissioner ska därför inte ännu fattas av styrelserna eller bolagstämmorna i bolagen. Planen omfattar även upptagande av ett externt lån i. Detta skall dels ersätta det interna lån som i dag har mot kommunen, dels möjliggöra för att reglerar interna mellanhavanden gentemot dotterbolagen. Beslut om detta lån föreslås ske vid :s styrelsemöte 17 juni. Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 5 maj 2015. Förslag till beslut Informationen avseende konsolideringsplanen för Spinnerskankoncernen noteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(14) Verkställande direktören får i uppdrag att till styrelsemötet den 17 juni ta fram beslutsunderlag för upptagande av externt lån enligt konsolideringsplanen. Dagens sammanträde Redovisningschef Martin Svenhed redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att information avseende konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen noteras. Verkställande direktören får i uppdrag att till styrelsemötet den 17 juni presentera beslutsunderlag för upptagande av externt lån enligt konsolideringsplanen. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(14) 25/2015 Instruktion till ombud vid bolagsstämma för dotterbolagen avseende ändrade ekonomiska mål :s beslut Respektive styrelse i dotterbolag arbetar genom styrelsebeslut efter förslaget till förändring av ägardirektiv enligt nedan. Ombudet vid respektive bolagsstämma 2016 får instruktion att besluta om följande förändring av respektive bolags ägardirektiv. För Marks Bostads AB: Avsnittet "Avkastning på insatt och intjänat kapital" under punkten 3.1 Ekonomiska mål utgår och ersätts med följande text: Avkastningskrav. Bolaget ska drivas på ett sätt som ger marknadsmässig avkastning med hänsyn till de risker som verksamheten innebär och med hänsyn till kommunens övergripande mål. Avkastningskravet beräknas som direkt-avkastning på totalt kapital, det vill säga driftsresultat i procent av marknadsvärdet på bolagets fastigheter." Det ekonomiska målet balanslikviditet utgår ur ägardirektiven. För Mark Kraftvärme AB och för Marks Fastighets AB: Det ekonomiska målet balanslikviditet utgår ur ägardirektiven. Ärendet De av kommunfullmäktige beslutade ägardirektiven för bolagen i Spinnerskankoncernen är också fastställda av respektive bolags bolagsstämma. Av ägardirektiven framgår att ekonomiska mål i form av avkastning på eget kapital, soliditet och balanslikviditet ska gälla för bolagen. Kommunfullmäktige beslutade 2015-03-26 om förändring i dessa ekonomiska mål, denna förändring måste då också fastställas av bolagsstämmorna. För dotterbolagen sker detta genom att styrelsen i moderbolaget ger instruktion till ombuden vid bolagstämmorna. De förändringar som kommunfullmäktige beslutade om avser: För Marks Bostads AB ändras målet Avkastningskrav beräknas som resultat före bokslutsdispositioner och skatt i procent av eget kapital. I eget kapital ingår såväl av ägaren insatt som av bolaget intjänat kapital men inte obeskattade reserver till Avkastningskravet beräknas som direktavkastning på totalt kapital, det vill säga driftsresultat i procent av marknadsvärdet. För samtliga bolag: Det ekonomiska målet balanslikviditet utgår ur ägardirektiven. De av kommunfullmäktige beslutade förändringarna överensstämmer med det förslag som Spinnerskan lämnade vid styrelsemötet 2014-10-23. Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 5 maj 2015.
Förslag till beslut SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(14) Instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2015 för Marks Bostads AB att besluta om följande förändring av bolagets ägardirektiv: Avsnittet "Avkastning på insatt och intjänat kapital" under punkten 3.1 Ekonomiska mål utgår och ersätts med följande text: Avkastningskrav. Bolaget ska drivas på ett sätt som ger marknadsmässig avkastning med hänsyn till de risker som verksamheten innebär och med hänsyn till kommunens övergripande mål. Avkastningskravet beräknas som direktavkastning på totalt kapital, det vill säga driftsresultat i procent av marknadsvärdet på bolagets fastigheter." Det ekonomiska målet balanslikviditet utgår ur ägardirektiven. Instruktion till ombuden vid bolagsstämmorna 2015 för Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB att besluta om följande förändring av bolagets ägardirektiv: Det ekonomiska målet balanslikviditet utgår ur ägardirektiven. Dagens sammanträde Redovisningschef Martin Svenhed redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att respektive styrelse i dotterbolag genom styrelsebeslut arbetar efter förslag till förändring av ägardirektiv enligt nedan samt att ombudet vid respektive bolagsstämma 2016 får instruktion att besluta om följande förändring av respektive bolags ägardirektiv. För Marks Bostads AB: Avsnittet "Avkastning på insatt och intjänat kapital" under punkten 3.1 Ekonomiska mål utgår och ersätts med följande text: Avkastningskrav. Bolaget ska drivas på ett sätt som ger marknadsmässig avkastning med hänsyn till de risker som verksamheten innebär och med hänsyn till kommunens övergripande mål. Avkastningskravet beräknas som direktavkastning på totalt kapital, det vill säga driftsresultat i procent av marknadsvärdet på bolagets fastigheter." Det ekonomiska målet balanslikviditet utgår ur ägardirektiven. För Mark Kraftvärme AB och för Marks Fastighets AB: Det ekonomiska målet balanslikviditet utgår ur ägardirektiven. Styrelsen beslutar enligt förslagen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(14) 26/2015 Information om projekt Marknet :s beslut Information om projekt Marknet noteras. Dagens sammanträde Verkställande direktör Mark Kraftvärme AB presenterar projekt Marknet inom Mark Kraftvärme AB. En ny logotype har skapats för affärsområdet. Marknet finns på Mark Kraftvärme AB:s hemsida. En serverhall är klar att användas, vilket innebär att det nu finns två servehallar i kommunen. Resultatprognosen för 2015 är -120 tkr. Investeringar och budgetar för åren 2016-2019 beskrivs samt vilka områden som är aktuella. Mark Kraftvärme AB har kontakt med samtliga fiberföreningar i Marks kommun och man planerar tillsammans. Ordföranden tackar för presentationen och frågar om informationen kan noteras, och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(14) 27/2015 Övriga frågor :s beslut Tomas Persson får i uppdrag att kontakta de ledamöter som förmodas sakna läsplatta och därefter gör en beställning hos IT. Frågan om utbildning för styrelsen diskuteras i presidiet. Dagens sammanträde Ordföranden lyfter frågan om läsplatta för styrelseledamöterna i Spinnerskan i Mark AB. Vilka ledamöter saknar läsplatta? Verkställande direktör Haleh Lindqvist föreslår att Tomas Persson ges i uppdrag att kontakta de ledamöter som förmodas sakna läsplatta och därefter gör en beställning hos IT. Barbro Petersson lyfter frågan om utbildning för styrelsen. Beslutsgång Ordföranden föreslår att Tomas Persson får i uppdrag att kontakta de ledamöter som eventuellt saknar läsplatta och därefter gör en beställning hos IT. Ordföranden föreslår att frågan om utbildning för styrelsen diskuteras i presidiet. Styrelsen beslutar enligt förslagen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(14) 28/2015 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är den 17 juni 2015, klockan 08.30-12.00 ca. Lokalen är Örestensrummet, kommunhuset, Kinna.