1.0 ANBUDSFÖRESKRIFTER

1.0 ANBUDSFÖRESKRIFTER 1.1 INFORMATION OM MYNDIGHETEN Den upphandlande myndigheten: Huddinge kommun Socialnämnden Social- och äldreomsorgsförvaltningen 141 85 Huddinge Huddinge är en modern storstadskommun med 100 000 invånare, den näst största kommunen i Stockholms län. Här finns kunskapsstaden Flemingsberg och handelsplatserna Länna och Kungens kurva. Kommunen är den näst största arbetsgivaren i Huddinge med cirka 6 000 anställda och består av fem förvaltningar: Barn- och utbildningsförvaltningen(buf) Kommunstyrelsens förvaltning (KSF) Kultur- och fritidsförvaltningen(kuf) Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen(msb) Social- och äldreomsorgsförvaltningen(säf) Läs mer om Huddinge kommun på www.huddinge.se 1.2 ALLMÄN ORIENTERING 1.3 OMFATTNING Huddinge kommun inbjuder till anbudsgivning avseende vikariehantering som tjänst enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Huddinge kommun är i behov av ett nytt IT-stöd för vikariehantering. Syftet är att matcha tillgänglig personal (ordinarie övertalig, pool och timvikarier) mot ett behov av ersättare/vikarie hos beställaren/brukaren. ANTAL ANVÄNDARE I SYSTEMET Det nya systemet ska kunna registrera minst 2000 användare. Systemet ska även klara av att utöka antalet användare. 1.4 SYFTE MED UPPHANDLINGEN Huddinge kommun behöver stödsystem för planering av vikarier. Syftet är att få en lösning som stödjer effektiv planering av personal/vikarier där behovet hos kunden matchas med kompetensnivå hos personalen. Lösningen behövs för att: Följa arbetstidslagen. Kunna göra LAS-uppföljning. För effektivt nyttjande av vikariers arbetstimmar och att kunna kontrollera att vikarier inte arbetar mer än 165 timmar per månad. Säkerställa att personlig information inte är tillgänglig för obehöriga. Kunna kommunicera beställningar och bekräftelser med vikarier och enheter via SMS. Effektivisera registrering av underlag för löneutbetalningar Nuvarande system (PAN) kan inte vidareutvecklas enligt nya behov, då systemet är utvecklat av enskild utvecklare och systemet är inte heller kompatibelt med Windows 7 som nu är IT-plattform i Huddinge kommun 1 (7)

1.5 ANTAL LEVERANTÖRER Huddinge kommun avser att teckna avtal med en leverantör. 1.6 AVTALSTID Avtalet gäller från och med dagen för undertecknande och i 36 månader. Därefter har kommunen möjlighet att förlänga avtalet ytterligare 12 månader i taget vid tre (3) tillfällen. Kommunen aviserar begäran om förlängning sex (6) månader för respektive period utgång. Maximal avtalstid är 72 månader. Om det sker en överprövning eller om upphandlingen av andra skäl blir försenad förskjuts avtalstiden i den omfattning upphandlingen blivit försenad. 1.7 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) med ett öppet förfarande. 1.8 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Förfrågningsunderlaget omfattar samtliga handlingar inklusive eventuella frågor och svar som per sista anbudsdag är publicerat i upphandlingsverktyget, www.eavrop.com. Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits. Förfrågningsunderlaget innehåller följande handlingar: - Anbudsföreskrifter (denna handling) - Elektroniskt formulär Skallkrav - Elektroniskt formulär Utvärderingsmodell - Prisbilaga - Avtalshandlingar innehållande: Huvudavtal Definitioner Priser och betalning Säkerhetsavtal Personuppgiftsbiträdesavtal Policy för informationssäkerhet HKF 9810 Underavtal IT-tjänster Bilaga tjänstespecifikation IT-tjänster vikariehantering 1.9 TILLHANDAHÅLLANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlaget rekvireras och hämtas av presumtiv anbudsgivare själv. För att hämta förfrågningsunderlaget och för att lämna anbud måste presumtiv anbudsgivare registrera sig på e-avrop.com. Vi rekommenderar att konto registreras i god tid före sista anbudsdag. LÄNK TILL INFORMATION OM KONTOREGISTRERING www.e-avrop.com/information/upphandling/anbudsinlamning/registrera_konto.htm 2 (7)

1.10 KOMMUNIKATION OCH ANBUDSINLÄMNING M.M. Den e-postadress som anbudsgivaren använt vid registrering av kontot i systemet, används av upphandlaren vid all kommunikation mellan upphandlaren och anbudsgivaren. Anbudsmeddelanden, frågor & svar, eventuella kompletteringar av underlaget samt tilldelningsbeslut med mera är exempel på sådan kommunikation. Frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt genom att du klickar på knappen Ställ en fråga som du finner till vänster i annonsen. Frågor som ställs på detta sätt skickas omedelbart till upphandlaren. När frågan besvarats meddelas du via e-post. Alla som hämtat underlaget meddelas också om din fråga och svaret. Frågan och svaret publiceras därefter och blir en del av annonsen. Frågeställaren är anonym. Avtal kommer att tecknas för så kallat helt anbud. Det betyder att vinnande bud måste kunna leverera allt det som efterfrågas. Du besvarar anbudet genom att fylla i formuläret Svarsbilaga skallkrav (Sparas som skallkrav.pdf av systemet) och Svarsbilaga utvärdering (Sparas som anbud.pdf av systemet). Formulären ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen på www.eavrop.com När du besvarat formulären har du också en möjlighet att bifoga filer till ditt anbud. Säkerställ att bifogade bilagor bara innehåller information som efterfrågas och att informationen är relevant. Innan anbud lämnas uppmanas presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. 2.0 FORMELLA KRAV OCH REGLER ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Anbud ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Anbudet ska vara skriftligt, formulerat på svenska och innehålla efterfrågad information. Anbud lämnas på hela uppdragets omfattning. 2.1 SISTA DAG ATT STÄLLA FRÅGOR Sista dag för frågor är 2014-11-03. Frågor som inkommer efter denna tid kommer inte att besvaras. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande. 2.2 SISTA ANBUDSDAG Anbud ska vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast 2014-11-11. 2.3 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt 180 dagar efter planerad avtalsstart. Om leverantör begär överprövning av upphandlingen, ska dock anbud vara bindande tills dom eller beslut i överprövningsärendet har vunnit laga kraft. 2.4 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING 3 (7)

Huddinge kommun äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, inte uppfyller ställda obligatoriska krav (s.k. ska-krav) eller om budgeterade medel eller politiska beslut förändrar förutsättningarna för upphandlingen eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. Avbryts upphandlingen kommer samtliga leverantörer att underrättas. Leverantörer har ingen rätt att begära ersättning om detta skulle inträffa. 2.5 TILLDELNING AV KONTRAKT M.M. Tilldelningsbeslut utgör accept av anbud. Accepten är emellertid villkorad av att Huddinge kommun inte enligt nästa stycke ändrar sitt tilldelningsbeslut eller återtar sin accept eller att dess innehåll förändras genom dom eller beslut som har vunnit laga kraft. Tilldelningsbeslutet utgör inte avslag av övriga anbud. Så länge som avtalsspärr föreligger får Huddinge kommun ändra sitt tilldelningsbeslut eller återta sin accept. Detsamma gäller om leverantör har begärt överprövning och dom eller beslut i överprövningsärendet inte har vunnit laga kraft. 2.6 SEKRETESS Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Efter det att upphandlingen har avslutats är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. 3.0 REGLER FÖR ANBUDSINLÄMNING OCH ANBUDSÖPPNING När du lämnar anbud elektroniskt genereras ett inlämningsbevis (PDF) när du skickar anbudet. Detta inlämningsbevis innehåller information och instruktion riktad till dig som anbudslämnare. LÄNK TILL INFORMATION OM ANBUDSINLÄMNING www.e-avrop.com/information/upphandling/anbudsinlamning/lamna_anbud.htm Anbudsgivaren kan men bör inte lämna anbud för tidigt. Under annonseringstiden kan det ske förändringar i skakraven eller i utvärderingen på grund av inkomna frågor. Anbud som inkommit innan förändringen måste då kompletteras eller inkomma med ett nytt anbud för att vara giltigt. Av den anledningen bör anbud inte lämnas före en eller ett par dagar före sista anbudsdag. Om anbud lämnats i ett tidigt skede och förfrågningsunderlaget väsentligt förändrats och det innebär att anbudet behöver kompletteras eller att ett nytt anbud behöver lämnas kommer det att meddelas per e-post till anbudsgivarna. 3.1 ANBUDSINLÄMNING En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat. Leverantören är registrerad och inloggad på e-avrop. Leverantören är prenumerant på förfrågningsunderlaget eller har inbjudits att delta i upphandlingen. Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud samt radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat. 4 (7)

Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades eller loggar in med anbudets lås och nyckel som står på anbudets inlämningsbevis. Leverantören kan alltid generera kopior av inlämningsbeviset - i alla upphandlingar där anbud lämnats - förutsatt att: 3.2 LEVERANTÖREN LOGGAR IN MED SAMMA INLOGGNINGSUPPGIFTER SOM NÄR ANBUDET LÄMNADES. 3.3 ANBUDSÖPPNING En upphandlare kan öppna leverantörens anbud förutsatt att: Sista anbudsdag har passerat. Anbudsöppning kommer att ske tidigast Varje leverantör som lämnat e-anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas dels via e-post dels efter inloggning på e-avrop.com. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 4.0 ANBUDSUTVÄRDERING Vid prövning av anbud kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta och att ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls eller kommer att uppfyllas under avtalstiden. Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1) Kvalificering, som är en prövning av anbudsgivaren, där uteslutningsgrunderna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kapitel samt anbudsgivarens lämplighet enligt lagens 11 kapitel prövas. Syftet är att fastställa om anbudsgivaren har den kapacitet, erfarenhet, organisation med mera som uppdraget kräver. 2) Prövning av anbudet där det kontrolleras att alla obligatoriska krav (så kallade "ska-krav") uppfyllts. För steg 1 och 2 framgår ställda krav på leverantören och på tjänsten av det elektroniska formuläret Skakrav. Leverantören ska kunna bevisa att ställda krav uppfylls genom föreskriven beskrivning/verifikation. 3) Utvärdering (tilldelning av kontrakt) där anbuden utvärderas enligt beskriven utvärderingsprincip under rubrik 4.1. En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. 4.1 UTVÄRDERINGSPRINCIP I upphandlingen kommer anbuden att utvärderas utifrån principen ekonomiskt mest fördelaktiga. Vid prövning av anbud kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Utvärderingen sker i enlighet med angiven utvärderingsgrund i bilaga Utvärderingsmodell. Utvärderingsmetoden bygger på monetär utvärdering med prissatt kvalitet. Offererat pris blir ett jämförelsetal. Jämförelsetalet påverkas av varje bedömningsfråga i utvärderingen. Anbudet med lägst totala jämförelsetal är bäst. 5 (7)

Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta och att ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls eller kommer att uppfyllas under avtalstiden. 4.1.1 Pris Priset värderas utifrån de prisuppgifter som anbudsgivaren lämnar i bilaga Prisbilaga och den summerade anbudssumman som anbudsgivaren överför till bilaga Utvärderingsmodell. Totalsumman av priserna ger jämförelsetalet (se punkt 4.1). Anbudspris ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt och inkludera samtliga kostnader som är förenade med uppdraget (även eventuella rese- och traktamentskostnader samt övriga direkta kostnader) Inga tillkommande kostnader accepteras. Anbudssumman utgörs av tre delsummor: Engångskostnader Månadskostnader Sms-kostnader 4.1.2 Kvalitativ mätning av integrationstid med nuvarande verksamhetssystem I det elektroniska svarsformuläret Utvärderingsmodell ska anbusgivaren ge hur långlång tid det tar för anbudsgivaren att integrera vikariehanteringssystemet med Huddinge kommuns nuvarande verksamhetssystem (Heroma) från effektiv leveransdag. Utvärdering kommer att göras genom mätning i intervallet 0 till maximalt 10 veckor där varje vecka ger en uppräkning av jämförelsetalet med 20 000 SEK. Minvärde 0 ger ingen uppräkning. Maxvärde 10 ger full uppräkning 200000. Det maximala värdet, 10 veckor, är ett ska-krav som inte får överskridas. 4.1.3 Kvalitativ bedömning av användarvänlighet En kvalitativ mätning av systemets användarvänlighet kommer att göras. Med kvalitativ användarvänlighet avser vi i vilken utsträckning och på vilket sätt de olika rollerna kan använda lösningen för vikariehantering. Kvalificerade anbudsgivare kommer att bjudas in till Huddinge kommuns lokaler för en demonstration av det offererade systemet i skarp miljö. Vid demonstrationen ska systemet vara anpassat så att test av systemet ska kunna utföras enligt de utvärderings/bedömningsfrågor som anges i bilaga Utvärderingsmodell. Demonstrationen ska max ta 30 minuter. Vid demonstrationen ska anbudsgivaren gå igenom och visa utvärderingsgruppen de olika momenten, som framgår i bilaga Utvärderingsmodell. Efter demonstrationen kommer utvärderingsgruppen att självständigt genomföra testet. Testet kommer att utföras av en utvärderingsgrupp bestående av 5-6 användare inom kommunen. Gruppen enas om en utvärderingspoäng av användarvänligheten för respektive delfråga och anbudsgivare. Varje delfråga (1.1.1 26) bedöms enligt betygsskalan: 0 poäng Inte användarvänligt, upplevs krångligt, många moment (+5%) 1 poäng Inte helt användarvänligt, upplevs lite krångligt, många moment (+3,33%) 2 poäng Bra användarvänlighet, relativt enkelt (+1,67%) 3 poäng Mycket bra användarvänlighet, pedagogiskt och lättförståeligt (+0%) 6 (7)

Detta innebär att varje delfråga räknar upp anbudssumman med erhållet betygs procentuella värde. Noll poäng ger en uppräkning på 5 % per fråga. Full poäng ger ingen procentuell uppräkning av den specifika frågan. 4.1.4 Referenternas utlåtande De referensleveranser som anbudsgivaren angivit i referensformuläret kommer att användas i kvalitetsutvärderingen. Referenterna kommer att få lämna omdöme om anbudsgivarens kvalitet och förmåga i tidigare utfört uppdrag. Huddinge kommun kommer att ställa nedanstående frågor via e-post under vecka 47 2014 till de angivna referenserna. Svar ska erhållas senast den 27 november 2014. Endast en påminnelse kommer att skickas ut. Om inte något svar inkommit den 27 november 2014 erhåller anbudsgivaren 0 poäng från angiven referent. Följande frågor kommer att ställas till respektive referens: 1. Hur har ni upplevt samarbetet generellt med företaget? 2. Hur har du upplevt tillgängligheten/samarbetet avseende möten, e-post, telefon och support? 3. Hur har ni upplevt viljan att åtgärda avvikelser? 4. Hur har förmågan att hålla överenskommen tidsplan/dead-line varit? 5. Hur fungerade införandet av funktionen? Betygsskala 0= obefintlig, 1 = bristfällig, 2 = godtagbar, 3 = mycket bra, 4 = över förväntan. Varje fråga får en poäng som läggs samman från varje referent. Den sammanlagda poängen från de två referenterna adderas till en totalsumma. Totalsumma 0-9 ger 0 poäng Totalsumma 10-24 ger 1 poäng Totalsumma 25-34 ger 2 poäng Totalsumma 35-40 ger 3 poäng Vid totalsumma noll uppräknas jämförelsetalet med 20 % av anbudspriset. Full poäng ger ingen procentuell uppräkning. 7 (7)