Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL PERIODAVSTÄMNING
INNEHÅLL Periodöversikt & avstämning... 1 Periodöversikten... 1 Menyn... 2 Hantera perioder... 3 Periodöversikten... 4 Periodavstämning... 5 Anställdafliken... 8
1 Periodöversikt & avstämning Periodöversikten förändras., detta är en del i projektet att få till en ordentlig periodavstämning. Nyheter i denna vy är: Möjlighet att följa avvikelser från schemat. Schemalagd tid i jämförelse mot arbetad tid. Se den totala frånvaron. Ni kommer även kunna aktivera periodavstämningen som gör det möjligt att stämma av schemat, arbetad tid jämfört med avtalad tid och hantera över och underskott. Detta är ett stort hjälpmedel för att schemalägga rätt och spåra alla sorters avvikelser. Nedan följer en första manual på hur det kommer fungera. Periodöversikten Nedan bild visar hur periodöversikten ser ut när man inte har slagit på periodavstämning, denna vy ersätter den gamla periodöversikten och har nya funktioner: 1. Jämföra schemalagd tid mot arbetad tid. 2. Spåra avvikelser från schemat i form av frånvaro och märkningar (från dagsavstämningen). För att se specifikation klickar man plustecknet bredvid namnet. 3. Period du väljer att se görs nu datumvis istället för vecka. 4. Här väljer man vilken personallista man vill se på, fungerar som filter för att ta fram vissa anställda. Mer information om vad som menas de olika kolumnerna finner ni senare i denna manual.
2 Menyn 1. Vyn här väljer du vad du vill arbeta med, Översiktsvy, Schemaläggning, Bemanningsgrad, Ansökningsbara, Periodöversikt, eller Stationsöversikt. 2. Här väljs vilken period du vill arbeta med. (Namnet och periodens längd visas) 3. Gamla perioder som inte längre är aktuella visas ifall man klickar i "Visa äldre perioder" 4. Knappen "Hantera perioder" öppnar upp en ruta där man skapar och kopplar in personal till perioder. (Mer om detta senare) 5. Knappen "Periodavstämning" öppnar upp en ruta för att stämma personalen, hantera + och - tid samt godkänna perioden. 6. Kalendern för att styra mellan vilka datum man vill se inom perioden.
3 Hantera perioder... 1. Här väljs vilken period man vill administrera, siffran visar hur mycket personal som är kopplad till respektive period. 2. Ifall man vill se eller ändra i en gammal period görs detta genom att visa äldre perioder. 3. Bläddra mellan olika perioder. 4. Skapa en ny period. 5. Tar bort aktuell period. 6. Kryssa i här för att koppla personer. Vissa namn visas med grå text då tillhör de antingen en annan period eller har fel sorts sysselsätningsgrad för att tillhöra en period. 7. Personens sysselsättningsgrad i % 8. Visar hur många timmar i veckan en heltid består av. 9. Visar när den anställda går in i perioden 10. Visar antalet veckor perioden består av. 11. Visar när den anställda slutar i perioden. 12. Timmar period visar hur många timmar personen förväntas jobba inom dessa dagar. Det kan variera på sysselsättningsgrad och ifall personen arbetar röda dagar eller inte. 13. Föreg.period är ifall man dragit av eller lagt på timmar från en föregående period. 14. Summa timmar är Timmar i period + Föreg. period. 15. Ing. balans är personen timbalans från tidigare. Detta fält måste vara 0 för att kunna kopplas till en ny period. 16. Hanteringen i denna kolumn bestämmer vi vad vi ska göra med den ingående balansen. Vi kan efterskänka den helt, eller delvis, vi kan även betala ut timmar ifall det finns ett plussaldo eller delvis betala ut detta. 17. Värdet är den del vi beslutar att efterskänka eller betala ut. 18. Klickar man ur denna ruta visar man enbart personer som är kopplade till perioden.
4 Periodöversikten 1. Visar perioden start och slutdatum 2. Olika filter för att snabbt ändra mellan olika datum inom perioden. 3. Signerarad är antingen röd eller grön beroende ifall personen är godkänd eller inte. Klicka här för att komma till personens avstämning. 4. Personens sysselsättningsgrad per vecka, dra musen över för att se mer exakt. 5. Startdatum för den anställda i perioden. Behöver inte vara periodens starttid då personen kanske anställs mitt i en period. 6. Slutdatum för den anställda i perioden. Behöver inte vara periodens starttid då personen kanske anställs mitt i en period. 7. Avtalad tid är så många timmar personen förväntas jobba under perioden. 8. Beräknad tid är den totala tiden personen arbetat fram tills dagens datum + schemalagd tid framöver. 9. Diff är den Beräknade tiden - avtalad tid. Alltså hur personen kommer ligga till ifall han jobbar precis enligt schemat framöver. 10. Schemalagd är den totalt schemalagda tiden under denna period. 11. Total tid är all arbetat tid + frånvaro såsom sjuk, semester, mm. 12. Periodveckor, eftersom en period kan börja på en onsdag visar vi därför periodens veckor högst upp och vilka kalenderveckor dessa är nedanför. De gråa har passerat.
5 13. Periodveckor som ännu inte avslutats, alltså kommande. 14. Schemalagd tid och arbetad tid bredvid varandra som jämförelse, inom varje periodvecka. 15. Specifikation av vad som hänt inom varje periodvecka. 16. Specifikation av vad som hänt under denna period hittills. Periodavstämning 1. Namnet på personen och vilken period den tillhör. 2. Förklaring av rubrikerna betyder. 3. Perioden totala siffror, perioden jämför mot den avtalade tiden. Det går att balansera eventuellt underskott och överskott i de olika redigeringsfälten. 4. Periodens månader månad för månad. I dessa kolumner jämförs den arbetade tiden mot schema och inte avtalad tid. Det går att balansera eventuellt underskott och överskott i de olika redigeringsfälten. 5. Övertidshantering görs månadsvis eller i periodens slut. 6. Skriv en kommentar för den anställde på hela perioden eller månadsvis 7. Godkännande fält för hela perioden. Görs i periodavslut. 8. Godkännande per månad, ska göras innan lön betalas ut. 9. Månader som ännu inte är godkända markeras med rött färg. Alla förändringar och Godkännande i denna vy loggas och visar den senaste ändringen och vem som gjort dessa.
6 Förklaring av de olika raderna i periodavstämningen. Sysselsättningsgrad Den anställdas sysselsättningsgrad Periodstart När perioden drar igång och även vilket datum månaden börjar Antal veckor Visar hur många veckor perioden innehåller samt antal veckor i månaden Periodslut När perioden avslutas och även vilket datum månaden slutar Avtalad tid Visar den avtalade tiden, i perioden och månadsvis Timmar från föreg.period Visar eventuellt flyttade saldon från förra perioden Summa avtalad tid Visar den avtalade tiden plus flyttade timmar(visas ej per månad) är intressant enbart vid periodslut. Schemalagd tid Visar den schemalagda tiden i period och per månad, mest intressant är den månadsvis. Tillkommer frånvaro utan schema,
7 se underlag Total tid Presenterar frånvaro såsom semester, f-ledig utan att ha ett vanligt schema. Arbetad tid Personens arbetade timmar exklusive frånvaro. I hela perioden och månad. Specifikation av + - tid Visas i hela perioden och månad. Frånvaro Sedan följer en listas med anmärkningar såsom frånvaro. Total tid Summan av arbetad tid + frånvaro visas per månad och period. Avgår timmar utöver avtal för Denna rad finns bara när en person är timanställd och timanställd, inkluderas i ordinarie utbetalning jobbar mera än schemat betalas ut som vanligt med timlön. Summa redan utbet Total summa som redan är utbetalat. Plus-/minustimmar Totalt saldo av plustimmar och minustimmar. Specifikation av dessa plus och En lista med olika sorters minustimmar och plustimmar. minustimmar. Avgår/tillkommer tidigare månaders Visar totalt vad som efterskänkts under perioden utbetalningar, löneavdrag och korrigeringar Korrigera/efterskänk plus-/minustimmar Fält för att korrigera eller efterskänka tid som personen ej lyckats jobba Summa Är totalen av vad personen har för saldo. Utbetala timme Fält för att betala ut timmar timme för timme Utbetala mertid tjänsteman Fält för att utbetala mertid tjänsteman (används när man har mertid) Utbetala timme *1,55 Fält för att betala ut timme *1,55 ska användas i periodavslut. Utbetala undertid Används på timanställda (garantilön) Löneavdrag Används ifall vi ska göra löneavdrag då personen kommit för sent och inte kommit upp i rätt timmar.
8 Lägg till dra kommande periods Överför timmar till nästa period avtalade tid Totalt saldo Summan +- utbetalningar. Avstämning övertid Rubrik Ackumulerad övertid från Ackumulerad sparad övertid timmar från tidigare föregående månader månader (de som ännu inte betalats ut). Utbetalad övertid ersättning Betalda övertidstimmar. Sparad övertid timmar Antalet sparade övertidstimmar. Uppräkning övertid timmar Antalet uppräknade övertidstimmarna. Saldo sparad övertid timmar Totalt antal sparade övertidstimmar. Utbetala sparad övertid timersättning Fält för att betala övertid timersättning. Kommentar Fält för att skriva in valfri kommentar. Attest Godkännande vem som godkänt månaden och perioden. Anställdafliken 1. Personens sysselsättningsgrad. 2. Ifall personen tillhör en period så hanteras lönesaldon lite annorlunda 3. För att komma till den anställdas periodavstämning så klickar man på pratbubblan. 4. Timsaldo mot avtal. 5. Timsaldo mot schema. 6. Övertid/utbetala fältet är låst då personen tillhör en period och ska hanteras i periodavstämningen.
9
POSTADRESS: 753 21, Uppsala BESÖKSADRESS: S:t Olofsgatan 9 TELEFON: 018-10 00 18 info@caspeco.se www.caspeco.se