Upphandling av värdetransporter med kontanthantering

1 (11) Datum 04.00 2016-12-12 Diarienr (åberopas) 939-A242.907/2015 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Bjarne Norrgård E-post bjarne.norrgard@polisen.se Upphandling av värdetransporter med kontanthantering 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår i detta dokument jämte tillhörande bilagor. 2 INLEDNING Polismyndigheten hanterar idag kontanter inom flera delar av sin verksamhet men främst inom tillståndsgivning samt vid utfärdande av identitetshandling. Inom dessa verksamheter har Polismyndigheten behov av hämtning av dagskassa samt lämning av växelkassa. Utöver detta hanterar Polismyndigheten även beslag av svenska samt utländska kontanter som ska utan dröjsmål sättas in på ett räntebärande konto i bank. Målet med upphandlingen av kontanthanteringstjänster är att säkerhetsställa Polismyndighetens behov av kontanter i form av hämtning och leverans under ramavtalsperiod. Planerad ramavtalsperiod är 2017-04-03 till och med 2021-04-02. Upphandlad leverantör förväntas tillse att Polismyndighetens kontantflöde, i sin helhet, fungerar. Ett fungerande kontantflöde ska säkerhetsställas genom att kontanter transporteras till/från Polismyndighetens angivna upphämtningsadresser runt om i Sverige utefter beställning. 3 OMFATTNING Upphandlingen av kontanthanteringstjänster omfattar huvudsakligen följande delar Hämtning av dagskassa/dagskassor i SEK på Polismyndighetens upphämtningsadresser enligt överenskommet schema alternativt enligt be- Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 ställning samt transport till uppräkningscentral för vidarebefordran till av Polismyndigheten angivet bankkonto/bankkonton Redovisning av totalsumma (antal sedlar, värde på kontanter totalt, värde per valuta) efter hämtning/lämning från respektive upphämtningsadress Hantera beställning av växelkassa i SEK och tillse att Polismyndighetens övriga behov av försörjning av kontanter fungerar Lämna växelkassa och hantera Polismyndighetens övriga behov av försörjning av kontanter utifrån fastställd rutin Hämta/lämna utländsk valuta i form av sedlar Uppdraget avser kontanthanteringstjänster till 132 stycken upphämtningsadresser i Sverige enligt bilaga 6. Verksamheten för Polismyndigheten kommer till viss del vara föränderlig under en längre period vilket innebär att antalet upphämtningsadresser samt upphämtningsfrekvens kan komma att förändras under avtalstiden. Hämtning och lämning sker i hela Sverige. 4 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 4.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 4.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 4.3 Avtal och tid Avtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter, och gäller i tjugofyra (24) månader. Polisen äger rätt men har ej skyldighet att vid två (2) tillfällen förlänga avtalet upp till tolv (12) månader i taget upp till sammanlagt 24 månader. Maximal avtalslängd är således 48 månader. Anbud lämnas på hela uppdraget enligt Förfrågningsunderlaget. Alternativa anbud accepteras ej. Polisen avser att teckna avtal med en (1) leverantör. 4.4 Annonsering Annonsering sker i databasen TED samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT).

3 4.5 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens fil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/ Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 4.6 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress bjarne.norrgard@polisen.se Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 2017-01-18. Observera att under vecka 52-01 är möjlighet att besvara frågor begränsat då personal har julsemester. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 2016-01-19. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 4.7 Anbudets form och struktur Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 4.12. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 939-A242.907/2015 - ANBUD Värdetransporter med kontanthantering 4.8 Anbudets giltighet Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 2017-06-13 om

4 inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 4.9 Anbudets avlämnande Anbud ska ha ankommit till Polisen senast den 2017-01-25. Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 4.10 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 4.11 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer 4.12 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes.

5 5 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 5.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och bilaga 2 Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 5.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 5.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende

6 part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 5.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 5.5 Personal Anbudsgivare och underleverantörer ska tillhandahålla erforderligt antal personal för uppdragets genomförande under hela avtalstiden. Detta gäller även vid semester, sjukdom samt vid ej planerad frånvaro. Samtlig personal för uppdraget vid hämtning och lämning ska vara klädd i för uppgiften lämplig klädsel samt annan personlig utrustning som krävs för arbetet. Klädseln ska vara försedd med antagen leverantörs logotyp. Om Leverantören använder underleverantör ska dennes logotyp var väl synlig. Väktare ska medföra legitimation som är tillverkad enligt Svensk Standard SS 614314 eller motsvarande. Väktare ska på begäran visa upp legitimationen vid anmodan. 5.6 Tillstånd Antagen leverantör ska ha auktorisation enligt lag (1974:191) om bevakningsföretag. Leverantören ska i övrigt följa de förändringar i lagstiftning och förordningar som beslutas under hela avtalsperioden.

7 5.7 Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 5.8 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren ska bifoga anbudet uppgifter från minst två (2) referensuppdrag för vilka anbudsgivaren har utfört motsvarande efterfrågade tjänster under de tre (3) senaste åren. I varje referens ska ingå en kort beskrivning av uppdragets karaktär och omfattning, tidsperiod, namn på beställare/uppdragsgivare samt kontaktperson med kontaktuppgifter. Anbudsgivare kan redovisa tidigare åtaganden i bilaga 2 Formulär för anbudsgivare. Polisen kan komma att kontakta angivna referenser för verifiering av lämnade uppgifter. 5.9 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska arbeta efter ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven enligt SS-EN ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet Anbudsgivare ska styrka att kravet uppfylls genom att till anbudet bifoga intyg om giltig certifiering enligt SS-EN ISO 9001 eller annat likvärdigt intyg från andra organ som är etablerade inom EES. Polisen godtar även andra bevis som lämnas av anbudsgivaren och som styrker att anbudsgivaren arbetar efter ett likvärdigt kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven enligt SS-EN ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet.

8 5.10 Miljöledning/miljökrav Se bilaga 5 Miljökrav. 5.11 Underleverantör Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantör för utförande av hela eller delar av tjänsten under förutsättning att de redovisas i anbudet. Antagen leverantör ansvarar mot Polismyndigheten för underleverantörs arbete som för eget arbete. Anbudsgivaren ska uppge alla nedan, det vill säga punkterna 1-3, efterfrågade uppgifter: 1. uppgifter om samtliga underleverantörer som anbudsgivaren kommer att anlita för att utföra tjänsterna, 2. en specificering av vilken del av tjänsterna som underleverantören kommer att utföra, 3. en specificering om hur stor del av tjänsterna, i procent, som underleverantören kommer att utföra samt Uppgifter för punkt 1 till 3 kan förslagsvis lämnas i bilagda Formulär för Underleverantör. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilaga 2 Formulär för underleverantör mångfaldigas. De krav som i tillämpliga delar ställs på underleverantören vid anbudsprövningen framgår av följander punkter: 5.2 Uteslutningsgrunder 5.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter 5.4 Registrering 7.3 Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3 6 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilaga 4 Kravspecifikation. 7 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 7.1 Priser Anbudsgivaren ska ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilagt Formulär för anbudsgivare.

9 Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Pris är uppdelade i följande tre (3) prisposter: 1. Pris för värdetransport med hämtning och eller lämning utifrån fastslagen frekvens på angivna orter enligt bilaga 6. 2. Pris för värdetransport då extra hämtning av valuta är nödvändig för angivna orter enligt bilaga 6. 3. Pris för värdetransport då extra lämning av valuta är nödvändig för angivna orter enligt bilaga 6. 7.2 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 7.2.1 Särskilda kontraktsvillkor 7.2.1.1 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polisen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Polisen ska enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Polisen i punkten 18 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren ska acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 7.2.1.2 Miljövillkor Se bilaga 5 Miljökrav.

10 7.3 Förutsättningar för att teckna avtal Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska acceptera samtliga villkor i bilagt Säkerhetsskyddsavtal utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare och eventuellt Formulär för underleverantör godtas som accept av villkoren i bilagt Säkerhetsskyddsavtal. Observera att bilaga 7 Säkerhetsskyddsavtal är bifogat i upplysningssyfte och behöver ej fyllas i vid anbudslämning. 8 ANBUDSPRÖVNING 8.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 8.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 8.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta totalpriset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. 1. Det angivna priset för värdetransport med hämtning och eller lämning kommer att med uppskattad frekvens på 3500. 2. Pris ska även lämnas för extra hämtning då pris multipliceras med uppskattad frekvens på 120. 3. Pris ska även lämnas för extra lämning då pris multipliceras med uppskattad frekvens på 60.

11 Ovan tre prisposter summeras och den anbudsgivare som redovisar lägst totalpris antas för uppdraget. Totalpris = anbudssumma. Exempel: Anbudsgivare anger 245 kronor för prispost 1 Anbudsgivare anger 205 kronor för prispost 2 Anbudsgivare anger 195 kronor för prispost 3 Uträkning blir följande: 245 * 3500 = 857 500,00 kr 205 * 120 = 24 600,00 kr 195 * 60 = 11 700,00 kr Totalpriset = 893 800,00 kr. I detta exempel är anbudssumman 893 800,00 kr. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag, jämte bilagor 4. Kravspecifikation 5. Miljökrav 6. Orter och frekvenser 7. Säkerhetsskyddsavtal Nivå3