Protokoll nr 32013 fört vid styrelsesammanträde för Nora Fastigheter AB Tid: Plats: 15 april 2013 kl. 08.30-12.00 Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Hendrik Burgering Lars-Erik Larsson Kenneth Larsson Ulf Wilder Elisabeth Hoikkala (ej närvarande på 32 punkten Eliasonska/Gammelgåden) Frånvarande: Övriga närvarande: Ivar Fernemo Jeanette Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig 26 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 27 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 28 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 29 Val av justerare Till justerare att jämte ordförande justera protokollet utsågs Lars-Erik Larsson. 30 Föregående sammanträdesprotokoll Jeanette Berggren gick igenom protokoll nr 2, 19 mars 2013. Jeanette informerade om att avseende 19 Omsättning av lån, sjönk den slutliga räntan på omsättningen av lånet från 2,51 % till 2,47%. Avseende 20 Godsmagasinet så beräknas projektomslutningen bli ca 1,5 Mkr samt att ett arrendeavtal kommer att skrivas med kommunen och när det gäller BKThuset har ett 6-månaders avtal tecknats med Europrofil. Europrofil återkommer efter sommaren avseende ett eventuellt beslut om flerårigt hyresavtal. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 31 Ekonomi Månadsbokslut 2013-02 Lars Winell föredrog månadsbokslutet för perioden januari-februari 2013. Resultatet uppgår till plus 76 tkr, vilket är en förbättring jämfört med budget med ca 700 tkr. Huvudorsaken till att resultatet i dagsläget är bättre än budget är att reparations- och underhållskostnader understiger budget med ca 600 tkr beroende på att årets underhållsprojekt ännu inte kommit
igång ordentligt. Avseende räntekostnader är utfallet ca 100 tkr bättre än budget. Bedömningen är att räntekostnaderna kommer att öka i samband med att lån sätts om. Diskussion fördes om den detaljerade resultatrapport som skickats ut till styrelsen. Styrelsen ansåg att den var svåröverskådlig med många kolumner. Styrelsen efterfrågade också kortfattade kommentarer. att lägga månadsbokslutet till handlingarna. att ge företagsledningen i uppdrag att göra resultatrapporterna mer lättöverskådliga samt att ta med kortfattade kommentarer. Omsättning av lån Lars Winell informerade om att offertförfrågan avseende omsättning av sammanlagt 76 Mkr har gått ut till banker och kreditinstitut. I offerten har lagts in möjlighet att dela upp lånen på olika löptider. Förfallodagar på de nuvarande lånen är 16 Mkr 2013-05-10 samt 60 Mkr 2013-06-04. Offerttiden går ut den 2013-04-26. att fatta beslut om omsättning av lån på extra styrelsemöte den 2013-05-03. Inköp och reklamationer Jeanette Berggren gick igenom dokumentet Inköpsarbetet för Norabostäder och Nora Fastigheter. Styrelsen föreslog följande korrigeringar i dokumentet; Att under rubriken Beställning och tecknande av avtal i andra stycket lägga till "leveransvillkor" samt att i tredje stycket ändra "Dessa uppdateras av styrelsen minst en gång om året." till "Dessa uppdateras minst en gång per år och vid styrelsens första ordinarie sammanträde för året" Jeanette informerade om HBV (Husbyggnadsvaror) och de avtal som HBV handlar upp. Diskussion fördes om lokala entreprenörers möjligheter att bli leverantörer till HBV. På Nora Fastigheters hemsida har lagts ut hur företag kan bli HBV-Ieverantör. Styrelsen föreslog att även kalla in till informationsträff för de lokala entreprenörerna. att godkänna dokumentet "Inköpsarbetet för Norabostäder och Nora Fastigheter" med ovanstående kompletteringar. att ge verkställande direktören i uppdrag att bjuda in lokala entreprenörer till informationsträff. 32 Uthyrningsläget, lokalanpassningar och områdesutveckling EliasonskaiGammelgården Avseende Eliasonska finns en skada på putsen på fasaden. Jeanetle Berggren informerade att försäkringsanmälan gjordes 2010. Skadan har ännu inte åtgärdats. Förslaget är att åtgärda skadan under sommarperioden efter bussomläggningen samt efter Noradagarna och före marknadsdagarna. Orsaken till val av tidpunkt är att vägen delvis måste stängas av när arbetet utförs. Styrelsen förslog att använda tillfälliga stoppljus under den period som vägen måste stängas av. Intressenter finns till de två kontorlokalerna på övervåningen i Elisonska. Avseende Krukmakaren föreslås att annonsera fastigheten för uthyrning.
att ge verkställande direktören i uppdrag att ta in offerter för lagningsarbete på Eliasonska samt att arbetet utförs under den ovan föreslagna tiden. att ge verkställande direktören i uppdrag att annonsera Krukmakeriet för uthyrning. Bergslagens Destilleri Jeanelte Berggren informerade alt hon tillsammans med Bror-Erik Israelsson och Håkan Kangert träffade Bergslagens Destilleris VD föregående vecka vilken då informerade om läget för Bergslagens Destilleri och meddelade alt pengar var på väg in men alt inget konkret kunde styrka det. Bergslagens Destilleri gav utfästelse alt de senast innevarande vecka skulle betala de tre förfallna månadshyrorna. Diskussion fördes om den uppkomna situationen. att uppdra åt vd att, utan dröjsmål, fortsätta med kravrutinerna. Brvggeriområdet Jeanelte Berggren informerade om det avtalsförslag som tagits fram från kommunen avseende skötsel och utveckling av allmänna ytor inom Bryggeriområdet. Samtal har förts med kommunen om en 3-års plan avseende utveckling av allmänna ytor och vilka prioriteringar som bör göras. Diskussion fördes i styrelsen om vilka ytor som bör anses vara allmänna ytor och vilka ytor som Nora Fastigheter fortfarande ska ha ansvar för. Större investeringar under 2013 i Bryggeriområdet alt sophus kommer alt byggas samt alt elt takbyte återstår. att godta avtalsförslaget avseende skötsel och utveckling av allmänna ytor inom Bryggeriområdet. Övrigt Jeanelte Berggren informerade alt Cecilia Peltersson arbetar med uthyrning lokaler och alt lediga lokaler läggs ut på hemsidan. 33 Formalia- och ansvarsfrågor Befogenhets och altestordning Jeanelte Berggren informerade om förändringar i Befogenhets- och altestordningen så alt den ska överensstämma med styrelsens arbetsordning. Förslag framfördes om alt höja beloppsgränsen för fastighetschefen från 50 000 kr till 200 000 kr med anledning av alt elt flertal rustprojekt ligger i intervallet 100 000-200 000 kr som denne fördelar till andra projektledare. Alla fakturor sakgranskas aven person och attesteras aven annan, överordnad, person. att godkänna befogenhets- och attestordningen med ändringen att höja fastighetschefens beloppsgräns till 200 000 kr.
VD- och styrelseansvarsförsäkring Jeanette Berggren informerade om att VD- och styrelseansvarsförsäkring ingår i företagsförsäkringen. Elbehörighet Jeanette Berggren informerade att en medarbetare som kvalificerat sig för elbehörighet bör ha anställning i båda bolagen. Orsaken är att elbehörigheten endast gäller i det bolag där den anställningen finns. Förslaget är att erbjuda den anställde 90 % tjänst i Nora Fastigheter och 10 % tjänst i Norabostäder. att ge verkställande direktören i uppdrag att ändra anställningen för den anställde med elbehörighet enligt ovanstående förslag. Övrigt Med anledning av den genomförda PCB-saneringen Hagby Ängar presenterade Jeanette Berggren ett förslag på brev att skicka till den tidigare ägaren Länsgården med krav på ersättning för de saneringskostnader som Nora Fastigheter haft. Detta då Länsgården haft vetskap om förekomsten av PCB, men inte underrättat Nora Fastigheter om detta i samband med fastighetsöverlåtelsen. att ge verkställande direktören i uppdrag att skyndsamt skicka brevet till Länsgården med begäran om svar senast 2013-05-24. 34 Aktuella projekt och processer Jeanette Berggren redogjorde för aktuella projekt och processer enligt utsänd handling. Det informerades om att administration av namnbyte sker successivt med bland annat skylt på fastighet, om loggning av arbetskläder och bilar. Nya anställningsavtal har tagits fram för personal anställd i Nora Fastigheter. Arbete pågår med ärendehanteringssystem och projekthanteringssystem. Avseende gränsdragningslistor för verksamhetslokalerna kommer det att tas upp på kommunens ledningsgrupp den 2013-04-22. 35 Övriga frågor Inköp från Skanska Jeanette Berggren informerade kring den mediauppmärksamhet som varit avseende inköp från Skanska. Rapporteringen i media avsåg belopp inklusive moms, avsåg både löpande underhållsprojekt inom ramen för rådande ramavtal, upprustningen av Kvarteret Bryggeriet där Skanska varit samordningsansvariga för ett tiotal underentreprenörer, vilkas tjänster fakturerats via Skanska, samt större projekt där upphandling skett i konkurrens för varje specifikt projekt. Utöver de belopp som anges i artikeln har ett flertal andra byggföretag också varit leverantörer till Norabostäder och Nora Fastigheter under den aktuella tidsperioden, 2009-2012, de största projekten är i dessa fall Peab för Järntorgsskolan och Nyombygg (gjorde konkurs) för Blomman. De större projekt Skanska har anlitats är utöver Kv Bryggeriget, industribyggnaden som hyrs av Gyttorp Cartridge, slutförandet av Blomman, upprustningen av Getingen vid Järntorgsskolan, nybyggnation av produktionsköket i Pershyttan och återuppbyggnad av de brandskadade bostäderna vid Soltunet. Bolagsstämma Bolagsstämma kommer att hållas den 29 april kl. 14.00.
36 Nästkommande styrelsesammanträden Fredag den 3 maj kl 08.30 extra sammanträde avseende beslut om omsättning av lån. Onsdag den 8 maj kl 08.30 extra sammanträde om bolagets långsiktiga utveckling och behov av lönsamhetsbefrämjande åtgärder. Torsdag den 30 maj ordinarie möte med tertialbokslut. att fastställa ovanstående datum. 11-.25" Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet lqnj w- Lars Winell Justeras ~d~m>~ Bror-Erik Israelsson ~t;;[~ Lars-Erik Larsson