1(12) Platina, för nya handläggare
2(12) INNEHÅLLSFÖRTECKNING STARTSIDAN ( HUSET ) ---------------------------------------------------------------------- 3 NAVIGERA TILL DITT ÄRENDE ----------------------------------------------------------- 4 SKAPA TJÄNSTESKRIVELSE --------------------------------------------------------------- 4 CHECKA UT DOKUMENT ATT ARBETA MED ETT REDAN SKAPAT DOKUMENT ------------------------ 6 Ladda upp dokument ------------------------------------------------------------------------ 6 SKICKA FÖR DIARIEFÖRING -------------------------------------------------------------- 8 ANMÄL ÄRENDET TILL NÄMND OCH ANGE HANDLINGAR TILL KALLELSEN --------------------------------------- 9
3(12) Startsidan ( huset ) Startsidan i Platina är uppbyggd av boxar. När du öppnar Platina för första gången kommer du få upp bilden nedan: Börja med att klicka på knappen i mitten av skärmen (Lägg till standardboxar på startsidan) för att lägga till de vanligaste boxarna. Vill du ändra vilka boxar som visas på startsidan går du till det övre högra hörnet. Klicka på symbolen med ansiktet och kugghjulet. För att lägga till de boxar du vill ha markerar du den du vill lägga till i den vänstra spalten, och klicka sedan på Lägg till. Som nämndsekreterare är modulen Möten viktig, lägg till den. När du är klar klickar du på Stäng längst ner i högra hörnet.
4(12) Navigera till ditt ärende Om du är angiven som handläggare på ett ärende kommer det att dyka upp på din startsida. Det finns olika sätt att navigera till ditt ärende. Dubbelklicka på ärenderaden för att komma till ärendekortet. Välj fliken Information för att komma till ärendets arbetsyta (mappen arbetsdokument) Högerklicka på ärenderaden för att komma till olika val genom att välja Öppna i nytt fönster kommer du direkt till ärendets arbetsyta (mappen arbetsdokument) och genom att välja Egenskaper kommer du till ärendekortet. Skapa tjänsteskrivelse Klicka upp ditt ärende enligt beskrivningen ovan. Klicka på mappen som heter Arbetsdokument så att du kommer till din arbetsyta. Välj den andra symbolen som ser ut som ett tomt blad (nytt dokument).
5(12) Under Dokumenttyp välj kommungemensamma mallar; under Mall välj tjänsteskrivelse. Under Rubrik i det vänstra fältet anger du den rubrik du vill att dokumentet ska ha i Platina. Fyll i signatur, titel och rubrik i Extradata, som sedan följer med till din tjänsteskrivelse. Observera att den rubrik som du sätter här också styr rubriken i kallelse och protokoll Klicka på OK (dialogrutan sparas och stängs). Din tjänsteskrivelse checkas nu ut till redigeringsläge. De rubriker som har en ruta runt texten kommer med till protokollet. Glöm inte att ange vilka som ska ta del av beslutet (ange funktioner). När du är nöjd med tjänsteskrivelsen spara och stäng. Det kommer då upp en dialogruta där du väljer att checka in dokumentet. Behåller du dokumentet utcheckad riskerar du att förlora den text du skrivit.
6(12) Checka ut dokument att arbeta med ett redan skapat dokument När du vill arbeta med dokumentet igen går du till ditt ärende och klickar på dokumentmappen Arbetsdokument i folderträdet. Det går att checka ut dokumentet på två sätt: Högerklicka någonstans på raden för det dokument som du vill checka ut och välj Checka ut i menyn som visas. Det går också att dubbelklicka någonstans på raden för dokumentet. En dialogruta kommer fram där du kan välja att visa dokumentet, checka ut eller visa dokumentkortets egenskapsflik. Klicka på Checka ut. Dokumentet öppnas och du kan göra dina ändringar/tillägg. Glöm inte att spara samt checka in dokumentet igen. Ladda upp dokument Alla dokument utom tjänsteskrivelsen kan laddas upp som beslutsunderlag till kallelse. I vissa fall kan dokument som ligger utanför Platina behöva laddas upp till systemet för att komma med i akten och läggas till kallelser. OBS! Tjänsteskrivelser måste skrivas utifrån ovanstående beskrivning för att texten ska komma med till protokollet. Använd aldrig ladda upp dokument för tjänsteskrivelser. Gå till mappen Arbetsdokument i ditt ärende, välj den tredje symbolen (Ladda upp).
7(12) I det nya fönstret som kommer upp letar du fram det objekt som du vill ladda upp. Dubbelklicka sedan på objektet, alternativt markera det och klicka sedan på knappen Öppna. Välj Uppladdade mallar under Dokumenttyp och passa på att ge dokumentet en bra (kort och kärnfull) rubrik. Klicka på OK (man behöver inte klicka i Checka ut dokumentet).
8(12) Skicka för diarieföring När du är klar med ditt dokument är nästa steg att diarieföra det. Om du är osäker på vad som ska diarieföras, ta kontakt med förvaltningens registrator. Tjänsteskrivelsen ska diarieföras efter behandling i utskott. När du är klar med dokumentet (gäller ej tjänsteskrivelser) vill du att det ska skickas till registrator för diarieföring. Det innebär att dokumentet fastställs och blir låst för redigering se därför till att dokumentet är klar för behandling. Utgå från mappen Arbetsdokument på ditt ärende. Högerklicka på handlingen och välj diarieför. Välj diarium, exempelvis Kommunstyrelsen, och postlista, exempelvis KS Postlista. Klicka på Skicka till diariet (då kommer registratorn få handlingen på sin att-registrera-lista).
9(12) Anmäl ärendet till nämnd och ange handlingar till kallelsen För att nämndsekreteraren ska veta vilka ärenden som ska tas upp på AU och nämnd måste handläggaren eller registratorn sätta mötesdatum på ärendet. Om du är osäker kontakta din registrator eller nämndsekreterare. Dubbelklicka på ärendet för att få upp ärendekortet. Ärendekortet innehåller information om ärendet, bland annat klassificering, rubrik och handläggare. Detta har registrator rättighet att ange. Handläggaren behöver dock hjälpa till med viss information för att nämndsekreterare ska veta när ärendet ska upp på ett sammanträde och vilka handlingar som ska med i kallelsen. Antingen tar du som handläggare kontakt med din registrator för att anmäla ärendet till ett möte, eller så gör du det själv. Välj fliken Möteshantering på ärendets egenskapskort.
10(12) Välj beslutsinstans och mötesdatum, klicka på Lägg till. Om ärendet ska till fler instanser (AU och nämnd) välj återigen instans och mötesdatum, klicka på lägg till. Dessa kommer då att listas under i rutan för beslutsinstans. Markera rätt beslutsunderlag till protokollet genom att klicka i rätt dokument under Välj förslag till beslut.
11(12) Ange vilket beslutsunderlag som ska med till sammanträdet genom att markera dokumentet under Välj beslutsunderlag och klicka på Bifoga (alternativt dubbelklicka på dokumentet). De dokument som kommer med till sammanträdet listas under Valt beslutsunderlag i ordningsföljd. Ändra ordningsföljden på dokumenten genom att klicka på uppåt- respektive nedåtpilarna. Tjänsteskrivelsen ska alltid komma först. Om man vill att det ska vara samma beslutsunderlag till både AU och nämnd kan man klicka i Kopiera mötesförberedelse. Klicka på OK för att spara och stänga. Du som handläggare är nu klar med din del i processen. Ärendet och tjänsteskrivelsen kommer att
12(12) komma upp i utskott och/eller nämnd och ett beslut kommer att fattas.