1 (10) Kompetenslyftet ehälsa Habiliteringen Hösten 2013 Dialogseminarium tema 3: Dokumentation och uppföljning Förbered inför dagens seminarium: Fyll i namnet på dig som utvecklingsledare på powerpoint-presentationen under första bilden. Starta upp Habnet och lägg nere i listen (reserv om senare länk ej funkar!) Se till att papper och penna finns i rummet. Närvarorapportering från dialogseminariet via insidan i särskilt program. Mycket viktigt att registrera deltagarna: http://insidan.slso.sll.se/kompetenslyftet/projektadministration Du själv eller någon i gruppen sammanfattar seminariets slutsatser och vad som behöver föras vidare för diskussion/beslut/allmän information på APT och till verksamhetens ledning. Använd den fördefinierade mallen Mall för kom-ihåg från dialogseminarium, som ligger på Insidan under ehälsa/kompetenslyftet/för utvecklingsledare/projektadmin. Säg inget om detta förrän förslagen kommer upp, så att det inte är någon som sitter och tror att han/hon är sekreterare. Informera om mötesdisciplin (hålla tider, mobilsamtal, ev. gå tidigare m.m). Se till att ta pauser i tillräcklig omfattning! Bild 1 Välkomstbild Kan ligga öppen när alla deltagare kommer in i rummet. Bild 2 Välkommen till dialogseminarium Ev. en kort presentation av dig själv och deltagarna. Syftet med dagens dialogseminarium = process INTE resultat! (Inte utbildning.) Vi som utvecklingsledare tar också med oss en del av det ni pratar om till den lokala ledningsgruppen inom verksamhetsområdet. Bild 3 Dagens agenda Dagens Agenda Dokumentation och uppföljning. Upplys om att både fika och bensträckare kommer att ingå under dagen.
2 (10) Bild 4 Vad har hänt sedan de förra seminarierna? Dialog (alternativt bikupa): Vad har hänt på din enhet, några nya rutiner? Har du ändrat ditt arbetssätt, har det uppstått några nya frågor? Diskuteras ehälsa på din enhet, t.ex. APT? Berätta om några eller alla av följande olika saker som har hänt sedan de förra seminarierna och visa ev. samtidigt på Habnet resp. i TC: Vi har TC-ombud, vilket ska förenkla för dig som användare så att du har någon nära att fråga. På Habnets förstasida finns en egen TakeCare-ruta, med aktuell information samt länk till Rutiner för TakeCare. Meddelandefunktionen i TC används nu av de flesta. En fråga som kom upp under seminarierna var Hur vet jag att Kalle godkänt SMSpåminnelse från H&H? Svar: Det är något som syns i översikten HAB-Ny. Dessutom finns nya rutiner och instruktion angående SMS-påminnelser på Habnet Habiliteringsarbetet Manualer, rutiner och anvisningar. (Lotta kollar vidare kring påminnelser till föräldrar som vill ha till båda två man kan bara ha ett nummer nu - samt om det redan står ett nummer från annan verksamhet men personen vill ha påminnelse till ett annat nummer). Det var också oklart om rutiner för att informera om sammanhållen journal vid första besöket. Svar: Det finns en folder att beställa på Insidan. I tema 2 pratade vi mycket om sammanhållen journalföring, där har kompetensen helt klart ökat vi vet vilka lagar som gäller, hur vi ska jobba och var vi hittar mer information. Mail pratade vi också om. Det vi fick lära oss är att e-post räknas som vanligt post och därför omfattas av rutiner för allmänna handlingar. Vissa enheter har utvecklat egna lokala rutiner för e-post. Många frågor kom upp under seminarierna om Mina Vårdkontakter, som är relativt okänt både för våra brukare och för medarbetarna. Visa återigen texten som finns på Habnet under Habiliteringsarbetet Kommunikation och tillgänglighet Mina vårdkontakter. Sociala medier, vet ni att Forum Funktionshinder finns på FaceBook? Länk: Klicka på bilden för att komma till Forum Funktionshinder på Facebook. Synpunkter har förts vidare via olika kanaler t.ex. VO Ledningsmöten. Möte med infoenheten kommer att generera information på habnet inom en snar framtid. Bild 5 Vårdhemmet Gullvivan Länk: Klicka på blomman för att köra Youtube-klippet. Filmen är 1:17. Kommentera något om att vi ju inte vill hit. Det är ju inte det som är ehälsa. Inte ersätta det personliga mötet.
3 (10) Bild 6 ehälsa i habiliteringsprocessen Bilden visar habiliteringsprocessen, dvs. hur vi arbetar. Den matchar SLSOs vårdprocess. Länka enligt nedan och visa vad som står. Länk 1: Bilden länkar till SLSOs vårdprocessen på Insidan, dvs. vår gemensamma process. Länk 2: Länk till Habnet och Momenten i habiliteringsprocessen. Dialog: Har ni sett bilderna över habiliteringsprocessen resp. vårdprocessen? Stämmer det överens med hur vi faktiskt arbetar? Lokal praxis? Poängtera kring bilden över habiliteringsprocessen att habiliteringsplan sker innan vi ger de insatser som vi har kommit överens om. Kartläggning eller utredning kan också vara insatser, dvs. det finns vissa insatser som behöver göras innan habiliteringsplanering kan göras. Alla steg i habiliteringsprocessen journalförs. Bild 7 Journaldokumentation Vid tema 2 pratade vi lite om journaldokumentation. Det här gick vi igenom den gången: Varför skriver vi journal och för vem? Vad och hur skriver vi? Riktlinjer för SLSO. Länk 1: Journalföring. Klicka på länken till Insidan. Dokumentet Journalföring riktlinjer för SLSO öppnas upp. Påminn om det som står här. Länk 2: Klicka på bilden. Länkar till film som visar om förkortningar i journaler, som är helt oförståeliga. Filmen är 4:39 lång. Efter filmen en runda för reflektion: Journalen är till för patienten men betyder det att patienten måste förstå allt som står? Det kanske är mer patientsäkert om de korrekta termerna står. Bild 8 Hur skriver vi i habiliteringen? Bikupa (förslag på diskussionsämnen) Hur skriver vi? Har ni tänkt något på detta sedan förra seminariet, har ni kanske gjort någon egen förändring? Vilka styrkor respektive svagheter finns? (vi kanske är lite mindre formella, lite pratigare, kanske lite tydligare, svårt att hitta något snabbt) Förstår vi varandras journaler ( jag har mitt system, jag förstår vad jag menar )?
4 (10) Bild 9 På tal om förkortningar Bild 10 FIKA Bild 11 TakeCare Vårddokumentation strukturerad dokumentation och mallar Innan följande bild, öppna TC och ställ in under Systemmeny, personliga inställningar, skriva journal, så att du också kan visa andra yrkesgruppers mallar om du vill. Visa att mallarna ser olika ut för olika yrkesgrupper, och att även om mallen heter samma sak så finns det olika sökord. Bild 12 Journalmall Visa den för att se hur olika journalmallar kan se ut skillnad mellan olika yrkeskategorier. Gå tillbaka till bild 11 sen. Använd Tolvan eller Testa Testperson. (Det finns också en annan testperson, som dock inte har någon journaltext: 19100531-0600, Tian Tiansson). Visa mallarna och gå igenom dem utifrån punkterna på bilden, dvs. teamspecifika, yrkesspecifika och övriga. Flera av mallarna har alla i teamet, t.ex: Teamkartläggning, Teambedömning, Anteckning, Insatser, FNB, Habiliteringsplanering, Utvärdering, Journalkopia, Anhörigjournal, Berörda minderåriga. Exempel på yrkesspecifika mallar: bedömning (heter samma, innehåller olika sökord), hembesöksrapport (arbetsterapeuter), flerfunktionsbedömning (finns på ung/vux, men ej på barn sjg). Mallen Anhörigjournal ska alltid användas när man skriver journal på en anhörigs personnummer. Då får ingen annan mall användas. Anhörigjournal används aldrig för att skriva journal på en brukares personnummer. Varför är det så? Jo, våra rapportsystem plockar data från TakeCare utifrån bl.a. mallar. Om man då skrivit på en anhörig under mallen Insatser, så kommer systemet säga att vi inte har gjort någon habplan för denna person och våra siffror blir röda. Förskrivning heter mallen, som används av förskrivare, dvs. sjukgymnast, arbetsterapeut och logoped. Dessutom använder förskrivare något som heter aktivitetsplaner.
5 (10) Dialog (välj några av nedanstående): Vilka mallar använder du och när? Hur har det gått med att använda mallen Berörda minderåriga? Informera om att det pågår arbete för att i TC få en ny översikt som även visar denna journal. Informera också om att det är ett lagkrav att uppmärksamma barnen. I vår uppdragsbeskrivning står att Habilitering & Hälsa ska i journal dokumentera uppgift om närstående under 18 år för att uppmärksamma deras behov av information, råd och stöd. Står på Habnet under Manualer, rutiner och anvisningar för TakeCare, Barn som anhöriga. Det finns några enheter som inte skriver habiliteringsplaner eller FNB, vad behöver de enheterna kunna ta del av? På Habnet under Manualer, rutiner och anvisningar för TakeCare, Habiliteringsplan Rutin. Varför är det bra att vi mest har gemensamma mallar med samma sökord? Får man lägga till egna sökord? Behövs det? Hur gör man? Kan man ändra i en mall, lägga till mallar, helt nya sökord? Diskuterar ni era yrkesspecifika mallar vid yrkesträffar? Berätta om hur logopedgruppen under ett år nu har arbetat för ett helt nytt sökord, AKK, som ska in i deras Bedömnings-mall. Visa i TC under Avancerat filter hur man kan hitta journaltext på olika sätt tack vare sökord och mallar. I vänsterspalten journaltext och sedan avancerat filter högst upp, välj allt och skriv sökord Habiliteringsplan för att visa. Visa i TC hur man tar reda på vad ett sökord betyder. Högerklicka på ordet. Bild 13 Mallar och habiliteringsprocessen Dialog: Hur stöder mallarna habiliteringsprocessen? Teamkartläggning eller teambedömning hur använder man dessa? (Första besöket skrivs i teamkartläggning. Det är ett underlag till teamet för att underlätta den teamgemensamma bedömningen, dvs teambedömning. Teambedömningen är teamets gemensamma slutsats efter teamkartläggning och kan också vara grund för habiliteringsplanering). Insatser, Bedömning, Anteckning när använder man vilken mall? Vad står de för? Habiliteringsplanering, planering och utvärdering, när och hur används dessa mallar? Länk: Klicka på bilden. Länkar till Habnet och manualer, rutiner och anvisningar för TakeCare. Påminn om att det är här man hittar allt som rör arbetet i TC och sådant som anknyter till det. Bläddra ner till rubriken Habiliteringsplan.
6 (10) Öppna upp dokumentet som innehåller rutinen resp. instruktionen för habplaner. Rutinen berättar att vi gör och varför vi gör och är styrande. Betona särskilt första textstycket och titta igenom punktlistan på sidan 2, där det står att alla som får insatser ska han en habiliteringsplan. Dessutom ska alla habiliteringsplaner följas upp och utvärderas inom 12 månader. Öppna instruktionen. Instruktionen beskriver hur man gör, gå igenom och visa samtidigt i TC. Visa återigen hur man gör när man utvärderar habplanen, dvs. dubbelklicka Ja och skriv i kommentarsfältet. Visa också hur man gör utvärdering när ingen ny skrivs (finns i instruktionen). Vem gör habplanen när det är flera kontakter inom hab? Där man är huvudinskriven, samverkan när det är oklart. Inte alltid lätt att då veta vem som ska utvärdera. Alla inte ens habplan i sina mallar (finns exempel på Länscenter) bra att informera om att det då finns någon på lokalt HC som ska skriva habplan. När man har gjort en habplan har man en överenskommelse om insatser. Då kan det bli aktuellt med yrkesspecifika bedömningar, planeringar, insatser och utvärderingar. Bild 14 Funktionsnedsättningsbeskrivning Nu ska vi prata om två speciella journalmallar den ena har alla tillgång till, FNB och den andra används f.n. av förskrivare, dvs. arbetsterapeuter, logopeder och sjukgymnaster. Först funktionsnedsättningsbeskrivning, FNB, som är en journalmall som inte är till för patienten. Dialog: Hur tänker du kring FNB, varför finns den mallen? Vilka sökord innehåller FNB? Vem fyller i och hur ska man veta vad man ska skriva på olika sökord? När fyller man i? Hur gör ni på er arbetsplats, det ser olika ut på olika ställen finns exempel på att man gör alla samtidigt vid ett tillfälle, enligt instruktion ska det göras i samband med habiliteringsplan. Länk: Klicka på bilden, som går till Manualer, rutiner och anvisningar på Habnet. Bläddra ner till Funktionsnedsättningsbeskrivning och öppna manualen. Bläddra ner till texten under rubriken Bakgrund. Läs upp från tredje stycket som börjar: Habilitering & Hälsa kan redovisa hur vår målgrupp ser ut till sidans slut. Har kartläggningen gjorts korrekt kan vi göra en bra funktionsnedsättningsbeskrivning och på så vis beskriva vilka vi träffar för vår omvärld. Hur kan det gagna våra brukare? Om beställarna vet vilka patientgrupper som är stora, kan det användas för rätt resurser, att förstå svårigheterna som vi möter. Bläddra vidare i manualen och visa kort texten under rubriken Beskrivning. Visa sist Förklaringarna för de olika sökorden som börjar på sida 4.
7 (10) Bild 15 Aktivitetsplaner Hur används aktivitetsplaner idag och vilka använder aktivitetsplaner? Länk: Klicka på bilden som går direkt till Hjälpmedelsmanualen. Säg att även denna manual ligger på Manualer, rutiner och anvisningar på Habnet. Manualen beskriver förskrivning av hjälpmedel, som en process innehållande flera aktiviteter. Visa det som står på sidan 1. Det är också viktigt att man inte dubbeldokumenterar, det ska inte stå samma sak både i journaltext och aktivitetsplan. I TC, visa journalmall Förskrivning och en lämplig aktivitetsplan. Visa exempelvis för Testa journalanteckning 130408 (arbetsterapeut) och den tillhörande aktivitetsplanen kring Förflyttning. Berätta varför aktivitetsplaner används istället för vanligt journaltext det är ofta fleråriga processer. Om man skulle försöka följa hur det går med arbetet kring en ny rullstol, slipper man leta länge i löpande journaltext. Processen hålls ihop och blir överblickbar. Bikupa (förslag på diskussionämnen) Hur kan aktivitetsplaner användas framöver? Checklistor, habiliteringsplaner, habprogram, paketering ex.vis av olika gruppverksamheter? Hur skulle olika yrkesgrupper ha nytta av aktivitetsplaner? Ta VUB som ett exempel. På VUB har man en ärendeprocess som ofta innehåller likartade moment. Hela ärendeprocessen blir en aktivitetsplan, där de olika aktiviteterna kan vara planering, besök på daglig verksamhet, nätverksmöte. Man har koll på var i processen ärendet befinner sig i och man kan lätt markera att det är utfört. När ett ärende avslutas får man bra överblick över hela ärendet och alla delar som det bestod av. Visa i TC på Tolvans journal. Se till att ha markerat så att du ser journaler från hela SLSO. Visa ex.vis aktivitetsplanen för Inskrivning, som ASIH använder. Finns en daterad 130912 som visar olika aktiviteter som måste göras vid en inskrivning. 130926 finns en Utskrivningsplan (inkl. mål och utvärdering) från Kvalitet och Patientsäkerhet. Bläddra och visa de olika exemplen. Hur skulle detta kunna användas hos oss (varje problemområde som är kopplat till åtgärder/aktiviteter i en aktivitetsplan)? Blir det tydligare och mer strukturerat? Bild 16 Pausgympa klicka på bilden, länk till folkhalsan.fi Välj ex.vis film nr 9. Avspännaren. Tid 2:58 Bild 17 Uppföljning Mycket av det vi gör följs upp. Bl.a. för att vi får viss ersättning som är relaterad till vissa mål.
8 (10) Dialog: Vet du vilka målen är? Om inte, vet du var du hittar dem? Hur blir du informerad om hur vi ligger till och hur vi på bästa sätt når målen? Om ni blir informerade, hur används den informationen och statistiken? Arbetar ni gemensamt på enheten kring målen? Länk 1: Klicka på bilden som länkar till Habnet, Stöd och service, Verksamhetsuppföljning, Verksamhetsplan. Visa vad som står här: Verksamhetsplanen beskriver nuläget och fokusområden för 2013. Styrkortet anger de mål och mått som kommer att följas upp under året. Det finns ett övergripande styrkort för SLSO 2013 som innefattar gemensamma strategiska mål för samtliga verksamheter inom SLSO Patientens fokus Allas lika värde Arbetsglädje. Varje verksamhet tar sedan fram styrkort där målen är anpassade till den lokala verksamheten. Öppna excel-filen Styrkort för H&H 2013. Visa några olika mål. Visa hur det i kolumnen längst till höger står Utdatarapport lite längre ner. Berätta att detta är olika rapporter, som går att hitta på insidan. Länk 2: Rapporter på Insidan. Här finns Habiliteringens uppföljningsrapporter. Bläddra ner och läs vad som står under Rapport för Funktionsnedsättningsbeskrivning, FNB resp. Rapport för Habiliteringsplaner. Bild 18 Kvalitetsbokslut Länk 1: Klicka på vänstra bilden, som går till Kvalitetsbokslutet. Visa kort inledningen och bläddra sedan till sidan 36 där Habiliteringens mål redovisas. Här står det om NYSAM och samlad utvärdering av habiliteringsplan. Om någon frågar så står våra mål i styrkortet. Länk 2: Klicka på högra bilden, som länkar till text om Samlad utvärdering av habiliteringsplan på Habnet. Läs längst ner under Bakgrund. Till höger på denna sida finns mer information, visa och länka vidare till Rutin och blanketter. Bild 19 TakeCare nyheter och repetition Följande nyheter/repetitioner kring TakeCare kom precis före sommaren. Vissa kanske känner till det, men en snabb repetition skadar aldrig. Länk: Klicka på bilden, som länkar manualer, rutiner och anvisningar för TC på habnet.
9 (10) Visa samtidigt i TakeCare: När man skriver journal var noga med att ändra datum och tid så att det motsvarar den tid som besöket var bokat. Dubbeldokumentation var uppmärksam för att undvika när det ska undvikas När man av- eller ombokar kom ihåg att ange avbokningsorsak: om det är brukaren som ändrar tiden, välj Privata skäl, om det är vi på enheten som ändrar, välj Vårdenhetens skäl. Tryck alltid på Godkänn, även om KVÅ-kod inte ska läggas till. Inloggning med etjänstekort kommer när som helst, du har väl sett till att kolla upp alla koder? Kom ihåg att använda era TC-ombud! Senast uppdaterade anvisningar för KVÅ-registrering är från juni 2013. Se alltid till att öppna detta dokument, ha inga gamla utskrifter liggande. De som arbetar med TC-förvaltningen har som mål att inte införa förändringar för ofta, utan att vi alla får en möjlighet att arbeta in det nya innan nästa kommer. Men en liten blänkare för ett par nyheter som är på gång kan ges: Journalmallen FNB kommer att ändras något när det gäller sökorden. SMS-texten automatgenereras och skickas för närvarande 2 dagar innan besökstiden. Det kommer att ändras, så att den ska skickas ännu närmre besökstiden (24 timmar). Önskemål är också lagt om att utveckla funktionen så att vi kan välja själva när det ska skickas. Bild 20 Framtiden? Bikupa (förslag på diskussionämnen) Vad känns bökigt och omständigt i det vardagliga arbetet, som kanske kan göras i TC eller på något annat sätt? Journal på nätet, vilka känslor väcker det? Det perfekta journalsystemet, finns det? Länk: Klicka på bilden, som länkar till filmen IBM Watson (börja vid ca 32 sekunder och sluta vid 3.35). Är det här framtidens melodi? Bild 21 Vad har vi gått igenom idag? Bild 22 Sammanfattning Dialog: Har vi behov av specifik utbildning med anledning av dagens tema, beslut, nya rutiner mm?
10 (10) Dokumentera vad gruppen kommer fram till hur förvalta? Återrapportering av att-göra-punkter på APT. Bild 23 Reflektion En runda i gruppen så att alla får säga hur de upplevt dagen, reflektion kring seminarieformen. Berätta att ehälsa-arbetet och dialogseminarierna kommer att fortsätta efter nyår, men inte längre som ett EU-projekt.