Kompetenslyftet ehälsa för våra våren 2013

Transkript

1 Kompetenslyftet ehälsa för våra våren 2013 Dialogseminarium tema 2 Informationssäkerhet Utse någon som dokumenterar de punkter som behöver föras vidare till APT, t.ex. frågor, förbättringsförslag, brister i kunskap eller rutiner. Detta är inte minnesanteckningar över allt som sägs. Utvecklingsledaren kan med fördel säga till när något ska skrivas ner för att även den som antecknar ska kunna fokusera på dialogen. Ta upp Tolvan eller Testa i TC. Glöm inte flaggan! Bild 1 Inledningsbild Kan ligga öppen när alla deltagare kommer in i rummet. Bild 2 Välkommen till dialogseminarium Ev. en kort presentation av dig själv och deltagarna. Syftet med dagens dialogseminarium = process INTE resultat! Bild 3 Dagens Agenda Dagens Agenda Informationssäkerhet Bild 4 Att arbeta i en sammanhållen journal. Nu ska vi prata om sammanhållen journal och allt som det inbegriper. När man började inse att det vore bra med sammanhållen journal, insåg man att de gamla lagarna inte räckte. De gamla lagarna var vårdregisterlagen och patientjournallagen. Man stiftade en ny lag 1 juli 2008, PDL, patientdatalagen. Bild 5 Patientdatalagen Introduceras genom Insidan. Visa de olika sökvägarna: Habnet sök på Patientdatalagen. Där finns länk till Insidan. Klicka sedan vidare på Patientdatalagen. Insidan, Sök på patientdatalagen Insidan. Sökväg: Vårt arbetssätt, Vård A-Ö, lagar och förordningar, patientdatalagen Insidan Sökväg: Journalföring under riktlinjer Vård A-Ö. Länk: Klicka på PP-bilden med länk till Insidan. Visa på länk vidare till vårdguiden under relaterad information på högersidan för patientinformation. Vårdguidens information om PDL detta är vad patienterna kan läsa om PDL. Där står bland annat att det går att spåra den som varit inne i journalen, att de kan spärra sin journal och att journalen är sammanhållen. Klicka på Vårdguidens information om PDL. Visa texten, bläddra ner till sista stycket under rubriken. Sammanhållen journalföring. Klicka på länken till de vårdgivare som använder TC.

2 2 (8) PDL innehåller tio kapitel. Utifrån PDL har funktioner i TakeCare anpassats för att följa lagen, exempel på detta är Aktiva val som vi kommer prata mer om senare. Anpassningar pågår fortfarande. Exempelvis ska rutan som visar senaste användarna tas bort. Bild 6 Olika vårdgivare Sammanhållen journal Den hälso- och sjukvårdspersonal, entreprenör, uppdragstagare eller annan som arbetar för en vårdgivare eller som har slutit avtal med en vårdgivare ska endast ta del av patientuppgifter, om han eller hon deltar i vården av patienten. Ovanstående är hämtat ur Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården; SOSFS2008:14, 2 kap 20. Detta innebär att du aldrig får titta i din egen journal, dina barns journal, chefens eller grannens journal. Här kommer viktiga begrepp att känna till och förstå i och med sammanhållen journal Vårdgivare Vårdgivare är den huvudman som bedriver vården. För oss är vårdgivaren Stockholms läns landsting (SLL). SLL består av Karolinska universitetssjukhuset och Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO). SLSO är en myndighet och inte ett bolag. Att vara myndighet innebär t.ex. att man ska kunna fatta olika myndighetsbeslut som t.ex tvångsvård, LSS o dyl. Samma gäller Karolinska. Det finns flera landstingsägda bolag i Stockholm som t.ex. SöS AB, Danderyd AB, St Erik m.fl. och de betraktas som egen vårdgivare i det här sammanhanget och ingår inte i SLL. Myndighetsutövning kan inte utövas av annan än landsting/kommun. Bolagen kan säljas. Vårdenhet En vårdgivare består av massa vårdenheter. Habilitering & Hälsa är en vårdenhet inom SLSO. Inre sekretess Behandlar elektronisk åtkomst inom en vårdgivare. Den som arbetar hos en vårdgivare får ta del av dokumenterade uppgifter om en patient endast om han eller hon deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården. (Exempel på annat skäl, t ex intygsskrivande av patient vi inte längre vårdar, assistentfunktionen och chef). Vi måste informera om inre sekretess, men inte fråga om tillstånd. Om patienten inte motsäger sig elektronisk åtkomst, så har vi rätt att ta del av journalföringen. Strecken visar att vi får kommunicera åt alla möjliga håll men när vi lämnar vår egen vårdenhet måste vi göra något. Tunt streck: elektronisk åtkomst inom en vårdgivare, första bocken i TC. Tjockt streck: andra bocken i TC, då kommer vi in på aktiva val. Då måste vi fråga patienten eller veta att det är okej. (Om inte patienten är under 18 år, då är det okej utan att fråga.) Det kommer mera nedan!

3 3 (8) Bild 7 Aktiva val i TakeCare Efter krav från patientdatalagen och datainspektionen har Aktiva val införts i TakeCare. När man öppnar TakeCare ska man i första hand se den information som är skapad på den egna vårdenheten, vilket innebär att vi direkt ser hela habiliteringens (undantag Kris- och samtal samt Linden) journaler då vi är en vårdenhet, dessutom patientuppgifter inkl. varningar, mätvärde- och laboratorielista samt läkemedel. För att se information från andra vårdgivare måste man göra ett aktivt val. Då finns följande filternivåer: Vårdenhet: den spärrgruppsnivå* man tillhör, kräver ej samtycke. Habiliteringen har tre spärrgrupper, Kris och samtalsmottagningen för anhöriga, Psykoterapimottagningen Linden samt alla resterande enheter inom H & H. Vårdgivare (juridisk indelning): SLSO + Karolinska sjukhuset Solna/Huddinge, kräver ej samtycke, patienten ska informeras om att man behöver ta del av journalen, men man behöver inte fråga. Patienten kan motsäga sig. (Patienten måste på eget initiativ säga ifrån) Alla: Alla anteckningar gjorda i TakeCare kring en vuxen patient, kräver samtycke om journal finns utanför SLSO + Karolinska sjukhuset Solna/Huddinge; tex privata aktörer, Danderyd mfl. *=En spärrgrupp är en administrativ gruppering av vårdenheter i TakeCare. Oftast är varje vårdcentral en egen spärrgrupp. Habiliteringen har som sagt tre spärrgruppen. Länken är till Insidan och information om Aktiva val. Tipsa om länk till en utbildningsfilm på 8 minuter. Bild 8 Samtycke från vuxna och barn med beslutskompetens Se text i pp-bild. Bild 9 Samtycke för personer med bristande beslutskompetens Läs första stycket i bilden. Detta förklaras med följande: Vårdgivaren måste tro att patienten vet vad han/hon svarar ja/nej på. För att samtycke ska kunna ges måste ett samtycke kunna kommuniceras. Får jag kolla vad doktorn har skrivit i journalen?. Patienten måste då kunna säga ja, visa en ja-bild, göra tummen upp. Det räcker alltså inte med att de inte sade nej. Läs andra stycket i bilden. Detta förklaras med följande: En annan vårdgivare kan lämna ut patientuppgifter till oss efter en bedömning om huruvida det är rimligt. Dvs stryka sådant som kan skada patienten s.k. menprövning. T ex det som inte angår oss. T ex jag ringer till annan vårdgivare och frågar något om en ortos och då får de inte berätta för mig att patienten är gravid även om de ser det i sin journal. Läs tredje stycket i bilden. Detta förklaras med följande: Presumtivt samtycke: En anhörig eller annan som känner patienten väl kan ge presumtivt samtycke, detta måste vara någon som kände personen innan han/hon förlorade beslutskompetens. En god man kan däremot aldrig ge samtycke. Personer som själv inte kan ge samtycke och som har en god man får man därför behandla som förr i tiden, dvs skicka journaler mellan vårdgivare.

4 4 (8) Dialog: Hur fungerar det? Vad betyder det för oss? Fördelar nackdelar? Integritet kontra patientsäkerhet? Påminn återigen om att man kan läsa mer om Patientdatalagen på Insidan. Bild 10 Spärrad journalinformation Länk 1: Till insidan där riktlinjer finns kring spärrar i TakeCare, med information om vad en spärrad journal innebär. Dokument längst ner på den sidan checklista och information till patient Länk 2: Till Habnet, Vårddokumentation, Manualer, rutiner och anvisningar. Bläddra ner på sidan och ta fram och visa Habiliteringens dokument Spärr av journalinformation Habilitering och Hälsa. (På sidan 2 finns ett flöde för hur spärr av journalinformation ska gå till. (Detta ska vi ta upp på nästa INKA 15/4 )) Dialog (hoppa över den när ni är på barnenheter) Har ni stött på att en patient har en spärrad journal? Hur ser man i TakeCare att patient har en spärrad journal? Flertalet av våra brukare gagnas av en sammanhållen journal. Det är viktigt att brukaren förstår vad han/hon gör när man begär en spärr. Sätter patienten en spärr så har patienten ansvar för att berätta för andra vårdgivare om den vård de får på olika ställen och ge den information som den andre vårdgivaren behöver. Flertalet av våra brukare kan inte göra den bedömningen så de gagnas av en sammanhållen journal. Viktigt att skilja på sin egen inställning till sammanhållen journal och vad som gagnar brukarna. Varför är det så hemskt att någon på vårdcentralen ser att en patient har kontakt med habiliteringen? Bild 11 TakeCare - överskrida journalspärr Man kan överskrida en journalspärr i nödsituationer. Inom H & H ska vi inte överskrida spärrar. Växla till TakeCare och visa hur man ser att patienten har en spärrad journal med låset uppe i namnlisten. Tryck på den så visas spärrarna som är upprättade inom den egna vårdgivaren. Bild 12 Vad är SALA Dialog: Vad är SALA? Är det någon som har blivit SALAd? (det vet man bara om systemet har reagerat och din chef har kontaktat dig). SALA = Systematisk Automatiserad LoggAnalys

5 5 (8) Länk: Till Insidan Läs om SALA högt från texten på Insidan. Förklaring: Varje månad slumpas vissa personer och blir SALAde, d.v.s. granskade, denna information skickas inom H & H till enhetschef som i sin tur kontrollerar om journalöppningarna förefaller OK. Posterna signeras av enhetschef. Därefter kontrasignerar verksamhetschef. För det mesta får du aldrig reda på att du blev SALAd, för journalöppningarna är ok. Vanligt scenario: jag har stängt av min dator, men så kommer jag på att jag behöver ett telefonnummer till brukaren jag ska besöka. Får jag be en kollega att kolla telefonnummer åt mig? Be kollegan logga ur TC så jag kan logga in snabbt och kolla och undvika en onödig journalöppning. Lämna aldrig din dator utan att låsa datorn (om journalen är öppen).och gå alltid ur någons journal när du lämnar datorn en längre stund. Bild 13 Fika Bild 14 Vårddokumentation Länk till IBM-filmen från 1966 på bilden. Bikupa (förslag på diskussionsämnen) Varför dokumenterar vi? För vem dokumenterar vi? Förkortningar i journalen? Dubbeldokumentation? Dokumentera mitt eget slit? Prestationer mäts inte i längd av journaltext. Allt vi gör behöver inte skrivas om det inte för vårdprocessen framåt. Alltså dokumenterar man inte att man har försökt vid ett flertal tillfällen att nå en läkare/distriktsarbetsterapeut el.dyl. om det inte är något väldigt speciellt. Kom ihåg att journalen är brukarens. Dubbeldokumentation: två vårdpersonal skriver samma information vid två olika tillfällen p g a att man inte har läst journal. Teambesök: en anteckning av en person. I PDL kapitel 3, 13: De journalhandlingar som upprättas inom Hälso-och sjukvården ska vara skrivna på svenska språket, vara tydligt utformade och så lätta som möjligt att förstå för patienten. Länk 1: Journalföring riktlinjer SLSO Länk 2: Handbok till SOSFS 2008:14, informationshantering och journalföring Den handlar om informationshantering och journalföring och hänvisar till en mängd olika lagar och författningar. Klicka gärna på någon av länkarna och visa vad som står.

6 6 (8) Bild 15 Varför ska vi ha strukturerad vårddokumentation? (Länk till filmen om Karin som matar sin egna mätvärden finns på bilden.) Man måste enas om sökord, journalmallar och inte skriva allt under daganteckning, aktuellt. Beskriv om verksamhetsutveckling, KOL-exemplet. Kunna föra ihop olika parametrar. Bestämt sig för att patienter med diagnos KOL ska få ett stödsamtal av SSK. Om alla skriver strukturerat på ett bestämt sökord kan man i kvalitetsuppföljning se hur många patienter med diagnos KOL har fått detta stödsamtal. Verksamhetsutveckling och kvalitetsuppföljning: antal % av alla som ska ha en habplan. Så här kan det se ut, visa bild 16: Bild 16 Rapportverktyg Främst för husläkarverksamhet, medicinsk uppföljning och statistikrapporter, både per enhet och enskild medarbetare. Vi använder inte Rave, vi har ett liknande program, men i framtiden kan man koppla detta till habprogrammen eller liknande. Dialog: vad skulle vi kunna använda ett liknande system till, vilka parametrar skulle vi vilja följa upp mer? Bild 17 Datorn i mötet Först och sen eller samtidigt Dialog: när kan vi använda datorn när vi träffar brukare Habiliteringsplanering Skriva journal tillsammans (Kommer disk på nästa INKA 15/4.) Skriva minnesanteckningar dela ut direkt Visa hjälpmedel Boka möten, resurser Bild 18 TakeCare Picsara Picsara är ett bildhanteringssystem som är kopplat till TakeCare. Länk: Till Habnet där det finns att läsa mer om Picsara och anvisningar för hur det ska användas. Klicka på länken till dokumentet Hantering av film, foto och ljud anvisning. Välj själv om du har tid och lust att visa mer. Öppna journal för Testperson Testa Picsara multimedia Visa t.ex , Ögonbottenfoto eller , Handortos. Ej bilder från smartphones, kamera måste användas. Dialog Vem är case-användare hos er? Finns det lokala rutiner?

7 7 (8) Använder ni detta? Vad kan man använda det till? T.ex. sittanpassning, utprovning ögonstyrning, felställningar, före och efter botox/op, kommunikationskartor Bild 19 PhysioTools Länk: Anvisning på Habnet Hantering av film, foto och ljud på Habnet (Hör ihop med ovanstående bild och länken från den.) Således samma regler för Picsara och PhysioTools. PhysioTools är en bildbank för träningsprogram. Gå till insidan och skriv Physiotools - Webbutbildning på Insidan. Klicka på punkt 1 Lär dig det grundläggande arbetsflödet och visa några sekunder av YouTube-filmen. Bild 20 Pausgympa Klicka på länken på bilden och följ tipsen. Bild 21 TakeCare Nyheter Fraslexikon, 500 st!! Direkt till kassan från bokningen. Högerklicka i bokningen på besöket du vill kassaregistrera. Bild 22 KVÅ-registrering När du efter att du kassaregistrerar ett besök kommer till rutan, där eventuella KVÅ-koder läggs till besöket, trycker du ALLTID på Godkänn. Detta även om du inte lägger till en KVÅ-kod. Alltid och endast knappen Godkänn. (Detta för att minska möjligheten att missa och att man alltid gör på ett och samma sätt, förenkla för användarna helt enkelt). Bild 23 Berörda minderåriga Länk: Habnet och rutin som finns där Berörda minderåriga, (barn som anhöriga) skärmdump på journalmallen med länk till rutinen. Visa mallen. Visa rutin. Dialog: Vem är barnombud på er arbetsplats? Är du på ett barnställe räcker det att visa pp:n. Bild 24 Publikationer i TakeCare. Funktionsbeskrivning (manualer) Gå till TakeCare och klicka på jordgloben (publikationer). Manualer och beskrivningar finns att läsa under TakeCare Funktionsbeskrivningar. Bild 25 E-post Dialog kring följande frågor:

8 8 (8) E-posten är en offentlig handling vad innebär det? (Privatpersoner har möjlighet att begära ut våra e-postmeddelanden. Därför får inga patientuppgifter skickas per e-post. Enligt SLSOs jurist Rut Forsström så kan man lägga ev privat e-post i en mapp som döps till Privat för att undvika att den räknas som offentlig.) H & H har en rutin som heter Hantering av allmänna handlingar - rutin. (Länk finns på bilden.) Där ser man att patienthandling som ska förvaras i journal inte ska föras på postlista eller diarieföras. Det är alltså inte en allmän handling utan en journalhandling. Om vi får mail från brukare med personuppgifter kan vi ta emot denna information men vi kan inte fortsätta en dialog via mail. Radera mailen! Om du svarar på mailet så ta bort historiken! Kopiera in mailet eller skriv en sammanfattning under HAB-Habanteckning och under sökordet Kontaktorsak ELLER skriv ut och lägg i pappersjournalen. (t ex en utredning som har mailats i en bilaga, protokoll m.m.) Skriv en HAB Hab-anteckning om detta. Vi kan maila ut träningsprogram och info om hjälpmedel, generell info om funktionsnedsättning etc förutsatt att det finns i en bilaga till mailet, som inte innehåller information om avsändare eller mottagare, personuppgifter m.m. I själva mailet kan man skriva mvh från Lisa Larsson HC Nacka. Bilagan får inte innehålla något som röjer avsändare eller mottagare. Om det kan likställas vid en vårdåtgärd, glöm inte att skriva en kort journalanteckning. Bild 26 Datorstödd informationssäkerhetsutbildning DISA Detta är obligatoriskt för alla anställda. Går att hitta från Habnet genom att söka på DISA. Länk på bilden till SLL. Bild 27 Tips och trix Har ni några tips? Vi har ett tips idag: tangentbordsträning. Bild 28 Tangentbordsträning Länk: Bilden är länkad till en pp-presentation som visar olika kortkommandon med hjälp av tangentbordet. Det finns också andra interaktiva utbildningar på Insidan, t ex miljöutbildningar Bild 29 Vad har vi gått igenom idag? Bild 30 Sammanfattning Dialog: Har vi behov av specifik utbildning med anledning av dagens tema, beslut, nya rutiner m m? Dokumentera vad gruppen kommer fram till hur förvalta? Återrapportering av att-göra-punkter på APT. Bild 31 Reflektion efter seminariet En runda i gruppen så att alla får säga hur de upplevt dagen, reflektion kring seminarieformen.