Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård

Transkript

1 Beslut Diarienr Vuxennämnden Eskilstuna kommun Vuxenförvaltningen Eskilstuna Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Vuxennämnden, Eskilstuna kommun (nämnden) föreläggs att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 1 för Viva och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 2 kap. 4 första stycket 1 och 2 patientdatalagen. Datainspektionen förutsätter att nämnden ser till att det finns loggar i respektive system i enlighet med 2 kap 11 SOSFS 2008:14 och som gör det möjligt att utreda om åtkomsten till patientuppgifter har varit befogad att det finns en dokumenterad rutin för logguppföljning som används i verksamheterna att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: Webbplats: Telefax:

2 Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso-och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 27 maj Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Nämnden har ett övergripande ansvar för vård och omsorg om äldre och vuxna med funktionsnedsättning i Eskilstuna kommun. I de hälso- och sjukvårdsverksamheter som nämnden bedriver används nio system som innehåller uppgifter om patienter. I journalsystemet Viva har 3200 anställda åtkomst till uppgifter om 2424 patienter. De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter i Viva är undersköterska, vårdbiträde, sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast, personlig assistent, kvalitetssamordnare, chefer, medicinskt ansvarig sjuksköterska, kurator, dietist och systemförvaltare. Skäl för beslutet Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. På frågan om tilldelningen av behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys har nämnden för Viva svarat att man inte har gjort en skriftlig analys, utan diskuterat muntligt och kommit fram till en lösning. Nämnden Sida 2 av 6

3 har dock inte redogjort för vad man kom fram till. Nämnden har uppgett att behörigheter tilldelas utifrån bland annat roller och professioner. När det gäller övriga system har Nämnden inte svarat tydligt på frågan om behovsoch riskanalyser har genomförts, eller svarat nej. Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. I ärendet har framkommit att nämnden inte har genomfört en dokumenterad behovs- och riskanalys för Viva. Det har inte heller framkommit att en sådan analys har gjorts för de andra systemen. Nämnden har inte heller uppgett om en sådan analys planeras. Det har inte framkommit att nämnden har analyserat vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver, eller att nämnden har tagit hänsyn till risker förenade med tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. En generös behörighetstilldelning innebär ofta en obefogad spridning av personuppgifter (aa s. 240). Datainspektionen konstaterar därför att behovsoch riskanalyser har en avgörande betydelse för en väl avvägd behörighetstilldelning. Mot bakgrund av det ovanstående förelägger Datainspektionen nämnden att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Viva och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 4 kap. 3 första stycket 1 och 2 patientdatalagen. Sida 3 av 6

4 Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om det finns dokumentation om åtkomst (loggar) i respektive system har nämnden svarat ja när det gäller Viva och två ytterligare system. Nämnden har inte svarat på frågan om vilken information som framgår av loggarna, utan endast hänvisat till de loggutdrag från Viva och ett annat system som getts in i ärendet. Av loggutdragen framgår dock inte i det ena fallet att patientens identitet och vårdenhet loggas, och i det andra fallet att användarens identitet loggas. Vidare framgår inte om de åtgärder som vidtas med patientuppgifterna loggas. För övriga system finns enligt uppgift inte loggar, alternativt har vårdgivaren inte tillgång till dessa. Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, samt användarens och patientens identitet. Detta framgår av 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av loggen ska alltså framgå om anställda till exempel har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte framkommit att det finns sådana loggar i bland annat Viva som föreskrivs ovan och som gör det möjligt att utreda om åtkomsten har varit befogad. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Sida 4 av 6

5 På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har nämnden svarat att skriftliga rutiner håller på att tas fram för Viva. Nämnden har dock inte beskrivit vilka regler och rutiner som ska följas. Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Datainspektionen förutsätter att det numera finns en dokumenterad rutin för logguppföljning som används i verksamheterna. Det har inte framkommit i ärendet att det finns några riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Sida 5 av 6

6 Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även IT-säkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6